津市教育委員会様

前任校に勤務している時のことになります。
平成21 年度に、津市全小中学校に『Knowledge Suite』が導入されました。導入以前は、朝の打ち合せ（職員打ち合わせ）で伝えたい内容を紙に書いて前日のうちに専用BOX に入れ、翌日の早朝に教務主任がその紙をまとめて印刷、配布し、朝の打ち合わせで共有するというアナログ的な運用を行っていました。
『Knowledge Suite』導入後は、伝えたい内容をメッセージに書きこみ、朝の打ち合わせの際に、「詳しくはメッセージを確認してください。」と伝えるだけの運用に変更しました。
おかげで、毎朝10 分ほどかかっていた朝の打ち合わせ時間を2、3 分に短縮することができました。
現任校においても、このような運用方法を取り入れています。担任の先生が、学級で子どもたちと一緒に行っている「朝の会」に遅れると、子ども同士のトラブルが起きる確率が高くなります。子どもたちが教室に入ってから、担任が教室に行くまでの空白時間を生まないように、打ち合わせをいかに早く終わらせて教室に向かうかが、学校ではとても重要です。朝の打ち合わせ時間を短縮できたことで、「朝の会」に遅れることもなく、スムーズに情報が共有できています。メッセージ機能では、「未読・既読」の確認ができるので、未読のままになっている先生をフォローすることができ、情報の共有漏れもなくすことができます。
また、印刷、配布を行っていた教務主任が朝早く出勤する必要もなくなりましたし、印刷しなくなったことで、紙の使用量が格段に減少し、業務効率化、コスト削減という意味でも大きな効果を発揮しています。
教育委員会から届くデータファイルは、セキュリティ対策から校内の特定のPC でしか受理できず、そのデータを使用する際、各自の校務用PC までUSB メモリ等で移動させる必要がありますが、自動的に暗号化処理が行われます。
USB メモリを使わず、『Knowledge Suite』のファイル共有機能を利用することで、データを受理したPC で『Knowledge Suite』にログインしてデータをアップロードしておき、自分のPC で再度ログインしてデータを取り出す操作をすることが効果的です。そして、編集したデータを教育委員会に送信する際も、『Knowledge Suite』にデータをアップロードして特定PC から送信するだけで済むので、業務がスムーズに進んでいます。

職員間の情報共有では、回覧表を使い、紙媒体で各種文書を回覧することがあります。全員を回覧して戻ってくるのに時間もかかるし、時には、いくら待っても回覧が戻らず、ある先生の机上の書類に埋もれていたという場合もあります。これも、『Knowledge Suite』のメッセージ機能とファイル共有機能で解決しています。確認してもらいたいデータをメッセージに添付し、口頭で、「メッセージに添付したので、確認してください。」と伝えるだけで、共有したいメンバーで同時に共有することができ、タイムロスをなくすことができました。

このようなシステムは、導入しても定着が難しいという声を聞きますが、学校現場で活用せざるを得ない状況を意図的に作り出すことがある意味重要だと考えます。はじめは抵抗感があっても、活用しているうちにその利便性が理解され、定着はスムーズに進みます。

教育機関で利用するシステムでインターネットを利用できるのはとても画期的なことだと思います。校長は、諸会議等のため学校を離れる機会も多いので、そのような時にはスマートフォンから『Knowledge Suite』にログインしてメッセージの書き込みや確認を行っています。そうすることで、学校現場を離れていても情報共有ができ、スムーズな学校経営に繋がっています。
まだまだ活用方法がありそうですので、今後も活用することでその幅を広げていきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。（2009年9月時点）