独立行政法人国立病院機構 四国がんセンター様

当病院では、10年ほど前からサイボウズで院内の情報共有を行ってきましたが、IT の世界は移り変わりが早いので、戦略に基づいた組織化、人員の確保、長期的展望をきちんと持ってやっていかないと、継続は難しいと感じていました。実際、導入当初のサイボウズは、誰でもゲスト入力で掲示板を見ることができたのですが、次のバージョンアップのとき、これができなくなってしまったんです。当時職員は約400 名でしたが、パートや契約社員は頻繁に入れ替わるので、ユーザー数やメンバーは不定、掲示板しか利用しないという人も多くいました。つまり、メンバー登録するほど利用しないけれど、掲示板が見られなくなると困るという職員が多いという状況でしたので、イントラネットを構築して、独自の対応をしました。しかし、サイボウズがユーザー数に応じた年契約に変わって以来、継続的にバージョンアップしていくことが予算的に困難となりました。そのため、この5～6年はシステムは古びていく一方でした。そこへ来て、クラウドの時代になりましたから、これは乗換える必要があるなと感じて、検討を開始したのです。もちろん、複数の製品を比較検討しましたが、職員はさらに増大し600 人超、相変わらずユーザー数・メンバー不定という状況でしたので、金額面がいちばんのネックでした。そんなとき、目に留まったのが、『Knowledge Suite』でした。

ユーザー数無制限に加えて、「これは素晴らしい！」と思い、導入の決め手となったのは、ひとつの組織の中だけではなく、さまざまな組織を対等な関係でつなげて使えるということでした。というのも、当病院は、都道府県がん診療拠点病院の指定を受け、愛媛県のがん地域医療連携のリーダー的な役割を担っていますので、その地域医療連携のためのツールとして最適だと思ったからです。早速、地域内の病院をお誘いして勉強会を開催するとともに、まずは当病院が導入して使い勝手を検証することにしました。

『Knowledge Suite』の運用開始にあたっては、半年間の登録期間を設けました。半年後、敷地内に地域医療連携研修センターが完成する予定があり、カンファレンス室や研修室が増設されることになっていましたので、このオープンに合わせて、設備の予約管理はすべて『Knowledge Suite』で行おうと決めたからです。

半年前に切り替え宣言をし、前日に明日から切り替えますという通達を出しただけでパッと切り替えましたが、不満は一切なかったです。それは、皆がこういうシステムを待ち望んでいたからです。

『Knowledge Suite』で管理するようになってからは、いつでも、外出先からも、自分の端末で空き状況が確認でき、そこからすぐ予約もできるようになりました。
業務効率がよくなったのは、明白です。また、設備予約画面を見ると、いつ、どのようなカンファレスや研修会があり、誰が出席するかというのがひと目でわかりますので、私はここを見てその日の院内の動きを把握するという使い方もしています。

クラウドというインターネットのグローバルな世界の中で、600名を超える組織が手頃な価格でこのような使い勝手のよいグループウェア使えるということは、すごく時代の流れを感じるし、『Knowledge Suite』を導入して、本当によかったと思っています。

ただ、我々の究極の目的である地域医療連携に関しては、残念ながらまだそこまで使えるようにはなっていません。これには、医師会のネットワークが古くて、クラウドに対応できていなかった状況も影響していたと思われるのですが、実は最近ようやく、ユーザーに特別な知識や設定が不要のVPN の仕組みを備えた形で立ち上がりました。保険診療情報を連携できる愛媛県医師会のネットワークが動き出しましたので、医療の世界もインターネットで情報共有するということが当たり前のことになっていくはずです。そうなると、患者情報は医師会のネットワークで、医療連携など地域での情報共有は『Knowledge Suite』でというようOutlineな使い方ができていくのではないかと思っています。

当病院が『Knowledge Suite』を導入してから2年弱経ちますが、その間も『Knowledge Suite』は、どんどん進化していますよね。我々は、この進化に大いに期待していますので、ぜひ続けていってほしいと思います。この進化を見ながら、時代の変化はどういう方向を向いているのか勉強しながら、地域医療連携のためによりよい使い方を考えていきたいと思っています。

※掲載内容は取材当時のものです。（2011年3月時点）