商談における議事録の書き方｜事前に書いてトークを円滑に進めよう

議事録をしっかり書くことで、商談内容を上司にわかりやすく報告できます。

しかし「議事録のまとめ方がわからない」という人もいるでしょう。

そこでこの記事では、商談における議事録の書き方を紹介していきます。

議事録をうまく活用すると、商談の成功率がアップします。

記事中では、成功率が高まる議事録の活用方法も紹介するので、成果をあげたい方はぜひ参考にしてみてください。

商談における議事録の基本

議事録は、商談前につくり始めるようにしてください。

商談前に枠組みをつくっておくことで、商談で話すべき内容が明らかになるからです。

商談の事前準備が自然にできますし、商談後に議事録をまとめる手間も省けます。

また、作成した議事録の枠組みは、商談前の確認メールにて顧客にも知らせましょう。

商談内容を顧客にも事前に確認してもらうことで、モチベーションをあげてもらえるからです。

枠組みに書くべき内容については、後ほど紹介します。

オンライン商談は記憶に残りにくい

オンライン商談は対面の商談よりも五感を刺激されないため、記憶に残りにくいです。

議事録をしっかりと作成しないと、顧客との認識にズレが生じてしまう可能性があります。

認識にズレが生じると、意見が食い違って商談がスムーズに進みません。

商談を問題なく進めていくためにも、議事録を残しておくことが大事なのです。

商談における議事録の書き方3ステップ

議事録の基本がわかったところで、具体的な書き方について紹介していきます。

議事録を作成する場合には、以下3ステップでおこないましょう。

すでに紹介したように、議事録は商談前からつくり始めるのがおすすめです。

そして、商談中に内容を整理しておき、商談後にまとめやすいようにしておきましょう。

それぞれのステップについて、紹介していきます。

商談における議事録の書き方①商談前に枠組みをつくる

まずは、商談前に議事録の枠組みをつくっておきましょう。

議事録の枠組みとは、以下のような内容です。

以上の内容を見ると、商談で話すべき内容をまとめられることに気づくでしょう。

議事録は商談前にも書けることがかなりあるのです。

ゴールや提案内容をしっかりと決めておけば、商談中もスムーズに話ができるようになります。

議事録を事前につくって、商談に備えてみてください。

商談前の確認メールで話す内容を顧客にも伝えておくと「しっかり考えてくれている」と顧客も安心します。

商談後の報告だけでなく、事前準備にも議事録を活用していきましょう。

商談における議事録の書き方②商談中に重要な点をまとめる

商談が始まったら、話をしながらメモなどに内容をまとめていきます。

見やすいように箇条書きを活用して、重要な点を書き残しておきましょう。

顧客にもメモを共有しながら話せば、話がそれてしまうリスクも減らせます。

議事録は話をスムーズに進めるためにも役立つのです。

話がしやすくなるので、顧客にも喜ばれます。

メモにかかる時間が気になる場合は「話しやすくするためにまとめを書きますね」などと伝えておきましょう。

また、オンライン商談の場合にはチャット機能を活用しましょう。

ツールにもよりますが、チャットの内容は記録に残ることが多いです。

重要な点をまとめたチャットをピックアップするだけで、議事録の概要が完成するのです。

もし、チャットの履歴が残らない場合には、ほかのメモアプリなどにコピーしておくとよいでしょう。

商談後の事務作業を減らせるので、営業効率もアップします。

ぜひ実践してみてください。

商談における議事録の書き方③商談後にまとめなおす

商談が無事に終わったら、メモやチャット履歴の中から話の要点をまとめましょう。

事前につくっておいた枠組みに当てはめながら整理すれば、議事録が完成します。

整理する際には、以下3点を意識してみてください。

3つのポイントを押さえると、わかりやすい議事録が完成します。

議事録ができあがったら、顧客に知っておいて欲しい部分をお礼メールに記載して送りましょう。

認識のズレをさらに修正できて「言った言わない」の揉めごとを減らせます。

顧客との関係構築にも議事録を活用してみてください。

まとめ｜商談前や後も議事録を活用しよう

商談における議事録の書き方と活用方法を紹介しました。

議事録は上司への報告のためだけにあるものではありません。

商談前の準備に活用したり、話がそれないようにするために活用したりできるのです。

活用方法を少し工夫するだけで、商談をスムーズに進められるようになるでしょう。

ぜひ、次回の商談から実践してみてください。