業務効率化とは？進め方やアイデア7つ、成功ポイントを詳しく解説

企業の業種や規模を問わず、また管理職か一般職かを問わず、あらゆる企業・個人にとってビジネスの大きな課題といえば「業務効率化」ではないでしょうか。
特に「働き方改革」「ワークライフバランス」といったキーワードが話題となる昨今、業務においてムダを排除し、労働時間を短縮させることは、時代に取り残されないためのサバイバル術とも言えます。
本稿では「業務効率化の重要さは理解しているけど、いったいどうすれば…？」というビジネスパーソンの皆様に向け、業務効率化の基礎知識や、基本的なテクニックを分かりやすくお伝えしていきます。

そもそも業務効率化って？

業務効率化とは、業務における無理・無駄・ムラを無くすことです。
無理・無駄・ムラを無くすためには、具体的に以下の3点に着目します。
　・無理……社員に過度な負担がかかっていないかどうか
　・無駄……資金、人員、時間を無駄に消費していないかどうか
　・ムラ……時期によって、または人によって、業務量に偏りが出ていないかどうか
これらを発見した場合、ITツールの導入やアウトソーシングの活用によって改善することができます。
改善により業務のボトルネックを解消し、生産性を向上させる取り組み…それが業務効率化です。

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業務効率化はなぜ必要とされる？背景と目的

なぜ今、多くの企業で業務効率化が注目されているのか、その背景を探ってみましょう。
まず１つには「少子高齢化」というキーワードが挙げられます。
労働人口がどんどん減少していく今、業務を効率化させなければ、多くの企業では事業の継続が困難になってしまいます。
もう１つは本稿冒頭で触れた「働き方改革」です。
連日の残業で大量の業務をこなす時代はすでに終わりを告げ、今やどんな企業にも労働時間を減らす努力が求められており、だからこそ業務効率化が必要なわけです。
最後の１点は、2020年に発生した感染症の拡大です。
テレワークの普及により、生産性が下がる可能性も指摘されています。
業務効率化により、自宅で業務を行なっても生産性を落とさない仕組み作りが求められています。

業務効率化のメリット

多くの企業で業務効率化が実践されていますが、それにより企業が得られるメリットにはどんなものがあるのでしょうか？ 業務効率化に目的意識を持って取り組むためにも、ここで具体的な３つのメリットを理解しておきましょう。

コストの削減

前述のように、業務の無理、無駄、ムラを排除することができれば、業務にかかる時間を短縮することができます。
その結果、残業が減り残業代を削減することができるでしょう。
また業務中に発生する光熱費なども削減できます。
さらに、今まで２人で行なっていた作業が、業務効率化により１人でできるようになれば、社員の人件費そのものを削減することもできるでしょう。
「時は金なり」の格言どおり、時間を節約することで経済的なコストも大きく節約することができるのです。

社員のモチベーション向上

業務効率化に成功すると、社員１人１人のモチベーションが向上します。
その理由の１つは、ライフワークバランスの充実です。
今まで残業や休日出勤の連続でこなしていた業務が規定時間内に終わるとすれば、社員は自分のため、家族のための時間をもっと確保できるようになります。
その結果心身ともに満たされ、仕事に対するモチベーションが向上するのです。
それに伴って、会社への定着率も向上することでしょう。
また短時間で成果が上がるようになると、社員は自分の能力が会社の成長につながっていると実感しやすくなります。
これもモチベーションを向上させる要因の１つです。

企業のステップアップ

業務を効率化させることによって、時間や人員に余裕が出てきます。
これらを有効活用して、新規事業の開拓や技術的なイノベーションといった、会社がステップアップするための業務に充てることもできるのです。
人や時間に余裕がない企業は、このような未来への投資ができず、先細りになってしまう可能性があります。
業務効率化は単なる「節約」ではなく、会社にとって必要不可欠な推進力とも言えます。

業務効率化のアイデア

実際に業務効率化に取り組む際、いったい何をどうすればいいのか迷ってしまう企業も多いようです。
ここでは、業務効率化のための具体的なアイデアを豊富にご紹介します。
自社の業務内容や社風に合わせ、これらを組み合わせて実践してみましょう。

■無駄な業務は省く

業務効率化において基本中の基本と言えることですが、まず組織として考えた場合は従業員が行なっている業務全体を精査し、単純に切り捨ててしまってよい業務、また他の業務と合併させられるような業務は省くべきです。
また、個人の業務についても同様のことが言えます。
あなたが持っている業務の中で、「これ、本当に必要？」「いったい何のための業務なんだろう？」という業務はないでしょうか？
もしあるのなら周囲の人と協議のうえ、なくしてしまうことができないかどうか検討してみてください。
特に「不要な会議」「不要な資料作り」などは、オフィスの中でよく見られます。

■業務に優先順位をつける

無駄な業務を省き、必要最低限なものだけに絞ることができたら、次は優先順位づけです。
優先順位を正しくつけ、整然と業務を行なうことで業務効率化もはかどります。
一例ですが、内容が複雑で時間がかかる業務と、短時間で終わる単純作業があった場合、時間がかかる業務から先に取り組んでしまうのが良いかもしれません。
そもそも時間がかかる作業は所要時間の予測が難しいことも多く、すぐ終わる作業を優先していた結果、時間がかかる作業に意外と手間をとられ、期日までに終わらなかった…ということも考えられます。
実際に優先順位を決める際は、スケジュールと組み合わせて考えることをおすすめします。
〇時から〇時まではこの作業…という要領で決めていくことで、自分の頭の中でペース配分ができるようになるはずです。
これをつづけると時間感覚が身に付く他、各業務にどの程度の時間がかかりそうか…という勘もよく働くようになり、業務効率化がより進みます。

■自動化を取り入れる

たくさんの業務の中で、「頭を使わない単純作業」「毎日繰り返しの作業」はないでしょうか？
こうした業務は人間が行なうまでもなく、ITの力を使って自動化できるかもしれません。
「そんなSFみたいな話…」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、業務の自動化は現在、日本企業において積極的に活用されているIT技術の１つです。
ごく単純な話で言えば、みなさんが使い慣れたExcelやWord、Power Pointの中にも、単純な作業を自動化してくれる機能はたくさんあります。
こうした機能を知るだけでも、かなりの業務効率化が果たせます。
また、近年企業で導入が進む「RPA」と呼ばれるジャンルのツールは、人がＰＣで行なう作業の手順を覚えさせれば、ツールがそれを再現し、自動で延々と実行してくれるものです。
プログラムの知識等をまったく必要とせず、さほどコストも必要とせず使うことができますので、ＰＣでの単純作業が多い企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

■業務をマニュアル化する

業務の進め方やルールをマニュアル化することで、誰かに何度も教える、同じ質問に何度も答える…といった無駄な手間を省くことができます。
図や表を使い、分かりやすいマニュアル作りを心がければ、それを見て作業をする側も無駄な失敗やリトライを省くことができます。
またマニュアルと併せ、フローチャートやスケジュール表を作成することも有効です。
マニュアルにあるどの業務を、１日の中でいつやらなければならないのかまでフォローすることで、作業の流れがよりスムーズになります。

■ツールを活用する

自動化については前述しましたが、自動化されないまでも複雑な業務を単純化してくれるようなITツールはたくさんあります。
業務の中で、ITツールを活用できる余地がないかは積極的に検討すべきです。
例えば顧客情報はCRM（顧客情報管理ツール）を導入してデータベース化しておけば、情報検索の手間が省けたり、今アプローチすべき顧客が見える化されたりと、業務効率化に大きく貢献してくれます。
過去の商談の履歴なども蓄積することができるため、次の商談で何を話せばよいのか迷わず理解でき、似た属性の他の顧客に過去の成功事例を応用することもできます。
顧客管理に限らず、経理処理、勤怠処理、日報授受やスケジュール管理など、今やツールで効率化できる業務は多々ありますので、一度はこうしたツールについて調べてみるのもいいでしょう。

■業務を分割する

１つの大きな業務は、いくつかに分割すると効率化できるケースがあります。
例えば電話オペレーターの業務で、ある１日に集中的に電話がかかってくるとします。
この場合、１人のオペレーターがすべての対応を請け負うのは非効率です。
朝・昼・夜と電話対応を交代制にし、電話対応以外の時間は保留している問い合わせの処理に充てるなどした方が、業務効率は向上します。
また社員Aが作った50枚の書類を上司Bが見るとしましょう。
この場合は徹夜をして一気に50枚作って渡すよりも、10枚ずつ５回に分けた方が、作る方も見る方も業務効率は向上します。
このような事例に当てはまる業務はないかどうか、確認してみましょう。

■業務の担当を変える

当然のことですが、誰にでも得意・不得意があるものです。
Aさんが何度やっても手間取っていた作業を、Bさんがやってみたらあっという間に片付いた…などということも往々にしてあります。
もちろん、担当変更によって当事者のモチベーションが著しく失われてしまうようなことがあってはいけませんが、状況が許すのであれば業務の担当者の割り当てを再考してみるのも業務効率向上において欠かせない手段です。

業務効率化を促進する6つのポイント

業務のスピードアップ、またはムダの排除を行ない、業務時間を短縮させることができれば、企業の生産性は上がり、社員の時間にもゆとりができます。
生産性を上げ、少ないリソースで多くの利益を上げることは企業活動の基本中の基本とも言える命題でしょう。
また社員一人一人にとっても、業務にかける時間を減らすことは自分の時間を確保したり、自己の成長のためにも必要なものです。
こうした理論は頭では分かっているものの、実際に何から手を付ければ業務が効率化するのか分からない…という方は多いのではないでしょうか。
ここではまず、業務効率化を実践するための基本的な考え方を6つの項目にまとめてご紹介していきます。

（1）業務全体を見える化する

見える化とは、業務のプロセスや目的等を誰の目から見ても明らかな形（例えば図や表なども用いて）で可視化させることです。
業務効率化を行なうには、まず業務を見える化することから始めましょう。
自分の部署や自分自身が抱えている業務には、どのようなものがどれだけの数あり、それぞれにどのくらいの時間を要しているのか、詳細に洗い出すことで以降の業務効率化プロセスを正しく行なうことができます。

（2）ムダやムラを明確にする

業務を見える化することができたら、それらを俯瞰してムダやムラ、またはムリのある業務をチェックします。
「長年やっていることだから…」などの理由で行なっている事実上ムダな業務はないか、特定の曜日や特定の人に偏っているムラのある業務はないか、仕事量やスケジュールにムリがある業務はないか…といった点がチェックポイントです。
これらは、業務効率化をいちじるしく阻害する要因であることを覚えておきましょう。

（3）まとめられそうな業務をまとめる

業務の項目を減らすことは、業務効率化に大きな効果を発揮します。
複数ある業務のうち、1つにまとめられるものはないでしょうか？
例えば2人の社員が似たような業務を行なっているケースがあれば、どちらか1人がやれば済むことではないかどうか、検証が必要です。
また、毎日日報を提出しているのに週に1度週報も提出している…というようなケースも、どちらか一方で事が足りるようであればそうすべきでしょう。

（4）マニュアルを作成してクオリティを担保する

複雑な作業であればあるほど、マニュアルの制作が必要です。
特に複数の人で取り組む業務の場合、それぞれが「あのデータはどこにあるんだっけ…？」「こんな場合はどうすれば…？」と業務の進め方の部分で悩んでいるような時間はムダと言えるでしょう。
こうした混乱は対応のバラツキを生み、業務の質の低下の原因にもなります。質の低下は、引いてはそのリテイクやクライアントからの問い合わせに対応する手間と時間を要し、非効率化の温床にもなるわけです。
業務をマニュアル化することは、作業の混乱をなくし時短できるうえ、成果物のクオリティの平均化にもつながります。
また、新入社員に対するコーチングの時間も短縮できるなど、マニュアル化のメリットはたくさんあるのでぜひ活用してみましょう。

（5）ルーチン化させてミスや抜け漏れを低減する

マニュアル作成に加え、業務内容そのものの改善も必要です。
煩雑な業務内容は系統立てて整理し、誰が見ても明らかな、たった1つの定まったルーチンに落とし込むことを心がけましょう。
言い換えれば、従業員個人による「アドリブ」が入る隙を極力減らすということです。
これも業務を効率化させるとともに、ミスの低減、クオリティの均一化につながるテクニックです。

（6）職場環境や現場との相性を考慮する

さらにもう一歩踏み込んで、従業員の業務環境についても考える必要があります。
従業員の性格や技術などの個性をしっかりと把握したうえで、配置されている現場や業務内容がきちんと「適材適所」になっているかどうかを確認してみましょう。
誰しも得意分野の仕事はモチベーションが上がり、スムーズに遂行することができます。
この「モチベーション」というものも業務効率向上に大きく寄与する要素で、個人であれば自分の、企業であれば従業員たちのモチベーションをいかに上げるかは常に考慮するべきでしょう。

業務効率化の効果の検証方法

業務効率化施策を実施した後は、必ずどれくらいの効果があったのかを検証し、さらなる改善を図り続けなければ効果を最大化させることはできません。
効果検証を行うのなら、目標の達成度を測る評価指標である「KPI」を利用すると良いでしょう。
KPIは、重要達成度指標とも呼ばれ、「営業利益率」「人件費」など様々なものを指標として設定できます。
例えば、業務効率化のKPIとして良く設定されるのは「効率化により削減できた業務時間」「効率化により削減できた人件費」等が挙げられます。
その場合、施策を行う前の業務時間や業務に関わる人件費を計測しておくことで、施策実施後の効果がどれほどあったのかを計測できるようになるでしょう。

業務効率化を成功させる具体的な方策

業務効率化の基本的な考え方については前章でご理解いただけたでしょうか。
つづいて本章ではそれを「実践」するうえで価値のある、具体的な方策をいくつかご紹介していきます。

業務のマニュアル・フローチャートを作成する

「何から手を付けていいか分からない」という場合は、前章の繰り返しになりますが、まずは業務の洗い出し、マニュアル化、フローチャート化…といった資料の作成からとりかかることをおすすめします。
こうした多角的な「業務の見える化」は効率化において基本であり、どんな局面でも大きな役割を果たします。
業務効率化は1回やれば終わりというものではなく、日々工夫と失敗を繰り返してゴールを目指すものですから、改善の土台としてもこうした資料作りは必須と言えます。

業務の優先順位を決定する

効率の良い作業を行なううえで、「迷い」は効率化の天敵です。
1日の業務をスタートする前に、何をどういう順番で処理するべきか、その優先順位を決定しておけば迷いなく進められます。
単に締め切りが遅い業務を後回しにするのではなく、どの程度の時間を要する作業か…、万が一その業務が時間内に終わらなかった場合、どのような影響が出るか…などを総合的に判断して優先順位を定めないと、予期せぬアクシデントが起こり、逆に業務効率を下げてしまうことも覚えておきましょう。

自動化させる

人の手で行なっている業務の中で、機械化、IT化できるものについては積極的にそうするべきでしょう。
IT面でいえば、例えばオフィスでよく使われるPCアプリケーション『Excel』や、写真加工アプリケーション『Photoshop』などには、繰り返し行う動作をアプリケーションに記憶させ、自動で実行させる機能があります。
特定のアプリケーションだけでなく、PCの操作そのものを自動化させる「RPA」というシステムも、近年何かと注目を集めています。
こうした自動化の実践によって従業員の業務量が減らすことのみならず、ヒューマンエラーを低減し、より正確な成果を期待することもできます。

適切にデータベースを活用する

前述の「自動化」にも関連しますが、データベースの作成と活用も業務効率化には欠かせません。
複数の社員が活用できるような汎用的な情報（例えば顧客名簿など）はぜひデータベース化し、みんなが閲覧できる状態にしておきましょう。
ある人が知っている情報を、別の誰かが知らないためにムダな時間が生じるようなケースも往々にしてあるからです。
また、従業員の誰かが異動や転職で組織を離れてしまった場合にも、こうしたデータベースが用意してあれば、後任への引き継ぎがスムーズになるという利点もあります。
ただし、データベースの運用には閲覧者の制限や記入の際の表記など、いくつかのルールを制定する必要があります。
重要な情報が外部に流出してしまったり、記入者によって記入方法が異なり、情報検索性が低下してしまうような事態は避けなければなりません。

業務効率化には『Knowledge Suite』を

前章にて、PCアプリケーションの自動化についてお伝えしました。
最終章となる本章では、業務効率化に最適なアプリケーションの1つとして、私たちブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』をご紹介します。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA（営業支援）、CRM（顧客管理）という3本のアプリケーションをたった1本でお使いいただける、総合ビジネスアプリケーションです。
顧客情報や商談の履歴、社員のスケジュールやタスクといった情報を誰でも簡単に管理することができるほか、社内提出書類のオンライン化、プロモーションメールの自動配信、名刺のスキャンとデータベース化などなど…あらゆる角度から業務の効率化をサポートします。
特にSFAの領域では、営業マンの多様な業務を自動化する様々な機能をご利用いただくことができます。
以下に『Knowledge Suite』ならではの特長をまとめますので、ぜひご参照ください。

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誰でも使えるから社内に定着

PCの操作に慣れていないという方でも、すぐに使いこなせるシンプルな設計が、『Knowledge Suite』の特徴です。人を選ばず、誰でも使えるから情報共有がスムーズで企業に定着します。

3つのアプリケーションをワンパッケージで

グループウェア、SFA、CRMという、ビジネスに必要な3つのアプリケーションがワンパッケージでご利用いただけます。経済的にお得であることはもちろん、加えて各種入力データがアプリケーション間で連携するため、情報の活用範囲が広がって業務の効率化が進みます。

低コストだから安心導入

ビジネスアプリケーションというと、「ユーザー1名につき〇円／月」という「ID課金制」の料金体系が一般的です。しかし『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても月額料金は50,000円～で固定。最初は少ない人数で使い始めて、徐々に利用規模を拡大させていくような導入方法も、料金の変動なく実現できます。

業務効率化に適したクラウドサービス

『Knowledge Suite』は、あらゆる機能がインターネットブラウザを通して提供されるクラウドサービスです。業務の処理や情報の閲覧・交換を素早く、リアルタイムで行なうことができ、業務の効率化が加速します。

携帯端末にも対応

『Knowledge Suite』はPCの他、スマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中または外出先等でも業務の処理や情報交換が可能で、ちょっとした空き時間もムダにしません。

本稿では「業務効率化」をテーマに、その基本的な考え方や方法を解説してきました。
業務効率化には、何はともあれ業務を「見える化」し、そのうえで業務そのものを最適化することが必要です。
業務最適化の際には、その一助としてぜひ『Knowledge Suite』の導入もご一考ください。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、業務効率化をサポートする機能の一端をご確認いただけることと思われます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。 【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html