CRMツールによる案件管理のメリットは？活用方法や選び方も解説

日々多くの商談が行なわれる中で、貴社の営業マネージャーは「誰がどの商談を担当しているのか」「どのクライアントがどのような進捗状態にあるのか」「部署全体で今、どのくらいの商談が進行中なのか」…といった事を具体的に把握できているでしょうか？

なんとなく把握できているけど、具体的というほどには…といった企業も多いかもしれません。そんな企業には正確な「案件管理」が必要でしょう。案件管理を徹底することで、企業にとって（とりわけ営業部門には）数多くのメリットが得られます。

本稿では、近年多くの企業がPCアプリケーションによって実践している「案件管理」を取り上げ、その有効な実践方法やアプリケーション選びのポイントをご紹介していきます。
ちょっとしたポイントをおさえることで、貴社の案件管理は大きく変わり、思いもよらなかった成果を生み出すはずです。

案件管理をする必要性・メリット

貴社ではどの程度、案件管理を実践していますか？ そもそも案件管理とは何なのか、それをする意味はどこにあるのか…そうした基本をまずはご説明していきましょう。

案件管理という言葉をどのように理解するかは企業や部署によっても微妙に差異があるものですが、おおむね自社と顧客との商談の実態を管理する行為と考えてまちがいないでしょう。

特に営業部門において行われるのが案件管理ですが、つまり営業マン1人1人が日々行なっている商談について、いつ、どの顧客と、どんな商談をして、その結果現在顧客がどのような状態にあるのか…といった項目をつまびらかに管理する行ないのことです。

一昔前ならば分厚いファイルに収められた顧客台帳によってこのような情報が管理されていましたが、現在では多くの企業がPCアプリケーションを導入してより効率的に、効果的な案件管理を行なっています。

商談のサイクルが早く、顧客の価値観や金銭感覚も多様化している現代において、案件管理はますます重要なものになっていると言われます。

では、こうした案件管理はなぜ必要とされているのでしょうか。

案件管理を行なう最終的な目的は売上向上です。個々の商談の現状を明らかにし、打つべき次の一手を的確に決定して、営業活動を効率化・確実化することによって売上げを向上させるために案件管理を行なうのです。

決して毎日の商談の記録を残して終わり…ではなく、それを様々な角度から検証することで活用し、明日の指針としなければ意味がないわけです。

そうした売上向上の他にも、正しい案件管理を行なうことで様々なメリットを得ることができます。

その1つに営業活動の効率化があるでしょう。「数撃ちゃ当たる」の精神で闇雲に足を使って営業をかけるのではなく、過去の案件データを活用して「どんなステータスの顧客に」「どんなタイミングで」アプローチすべきかが見えてくれば、無駄な営業を減らし、成約の確度を上げることができるでしょう。これは成約数の向上につながる他、営業マンの無駄な時間的負担を避けることもでき、今注目されるワークライフバランスの最適化にもつながります。

さらに、正しい案件管理には脱・属人化というメリットもあります。営業部署では個々の営業マンがそれぞれ自分の商談を自分の頭の中で管理しており、1人が異動または退職ということになると、彼が持っている顧客情報、商談情報が完全に失われてしまう…という事態が起こりがちです。

これがいわゆる「属人化」ですが、PCアプリケーションを使って正しい案件管理を実践すれば、属人化を防ぐことができます。

営業マンそれぞれが決められた書式に従い、自分の案件情報を細かに記録していれば、誰がいつ不在となっても情報はスピーディーに正確に他の誰かに引き継ぐことができます。どんなアクシデントがあっても、商機の途絶を防ぐことができるわけです。

正しい案件管理のやり方

案件管理は企業ごとに様々な方法で行われています。では正しい案件管理とはどのようなものでしょうか？

それは、前章に挙げた案件管理のメリット…すなわち「売上向上」「営業活動の効率化」「脱・属人化」…といった項目を、漏れなく確実に実践できるものだと言えます。ここでは、どうすれば正しい案件管理が行なえるのか、そのヒントをお伝えします。

まず手始めに、分厚いファイルやノートを使ったアナログ案件管理を行なっている企業は、すぐにPCアプリケーションを使ったデジタル管理に切り替えることをおすすめします。場所をとらず、検索性に優れ、社外からも閲覧することができるデジタル管理の優位性は計り知れないものがあります。

そもそもアナログ管理では「効率性」「脱・属人化」といった案件管理のメリットが得にくくなってしまいます。現状でアナログ管理中の企業様は、次章を参考にしながら貴社に適したアプリケーションを選び、お早めに導入された方がよいでしょう。

アナログ管理は脱却したものの、現在多くの企業が案件管理に利用しているツールがExcelなどの表計算ソフトです。表計算ソフトによる案件管理は、アナログ管理と比較すればだいぶ良質なものであると言えますが、一方でまだ充分ではないとも言えます。

表ソフトを使った案件管理のデメリット

例えば「効率化」の面で見てみましょう。

表計算ソフトを使った案件管理では、どうしてもフォルダが増えてしまいがちです。顧客ごとや期間ごとに案件のファイルを分けていった結果、PCのデスクトップや部署の共有フォルダがファイルであふれてしまった…という経験、お持ちではないでしょうか？

これでは後になって何かの情報を見返す際、「あの情報はどこにしまってあるんだっけ…？」と混乱してしまい、保管場所の特定に無駄な時間がかかってしまいます。また表計算ソフトによる管理では、各営業マンが自分のPC内であらゆる情報を管理してしまいがちです。

そうなると「脱・属人化」についても対策ができているとは言い難く、結局誰かが異動・退職してしまうと、その人が持つ案件情報は永遠に閉ざされてしまう可能性が高いわけです。

これらのデメリットをすべてカバーし、「効率化」「脱・属人化」そして「売上向上」といった目的をクリアする「正しい案件管理」を実践するためにはPCアプリケーション、とりわけきちんと案件管理の専用機能を有したものを利用することをおすすめします。

案件管理のコツ

オマケとして、アプリケーションを使った案件管理の成功のコツを1つご紹介しておきます。
それは現場スタッフの手間にならない運用をするということです。

とかく営業マンとは忙しいものです。そして、煩雑な事務作業に時間をとられるくらいなら、1つでも商談を増やしたい…と考える人が多いことでしょう。

そんな彼らに毎日詳細な案件管理情報を入力させるのはあまりに酷と言えます。アプリケーションでの案件管理を実践するならば、入力項目は極力少なく、またテキストで文章を入力させることは控えて、チェックボックスやプルダウンの選択で入力が完結するようなシステムを構築するのがベストです。

結局、営業マン一人ひとりが毎日キチンと情報を入力してくれなければ、そもそも案件管理は機能しません。入力に時間や手間がかかる案件管理は、やがて現場の営業マンから敬遠され、誰も実践しなくなってしまうことでしょう。

楽に入力できる管理システムを作り、営業マンたちに毎日入力するクセがついてしまえば、後々少しずつ入力項目を増やしたり、テキストで詳細な商談を報告する仕組みを足していってもいいでしょう。

1度入力が日課になり、その必要性が理解できた営業マンたちは、入力項目が増えても前向きに入力をつづけてくれるはずです。

案件管理の課題を解決する「CRM」とは？

CRM（Customer Relationship Management）は顧客関係管理と訳され、顧客との関係性を記録するツールです。

顧客との接点や営業活動の履歴などのデータをまとめて管理することで、次にどんなアプローチをすべきなのかが明確になります。

デジタル上での管理となるため、目的の情報をすぐに見つけられ、資料などが嵩張ることもなく出先でも簡単に操作できるのが魅力です。

CRMの導入メリット

前述の通り、CRMを導入すると案件管理が容易になります。

データを一元管理できるため、迷わず業務に取り掛かれるようになります。そのため、管理業務の時間短縮・営業活動の属人化防止といった効果が得られます。

また、CRMで集めたデータを分析・活用することで、成功率の高いマーケティング施策の立案や市場ニーズに適した経営戦略の立案も可能です。

実際の顧客が持っているニーズを調査するため精度が高く、自社独自のリストなので競合他社との差別化も図りやすいという側面もあります。

そのほか、CRMを導入するメリットや導入時のよくある失敗事例については、次の記事で紹介しています。

CRMが本当に自社に必要なのか判断したい方や、導入時の失敗を防ぎたい方はぜひご覧ください。

＞CRM（顧客管理）システム導入のメリット・デメリットは？

CRMの導入で実現できること

CRMのメリットについて紹介しましたが、「では実際にCRMで何をすることでこれらのメリットが得られるのだろうか？」と感じた方もいるでしょう。

本章ではCRMの利用で何ができるのか、現場の業務がどう変化するのかをご紹介します。

リアルタイムで情報を確認できる

CRMに蓄積したデータはクラウド上に保存されているため、外出時などでもリアルタイムで情報にアクセスできます。

例えば複数の顧客と商談の予定がある時でも、移動中の電車などでスマートフォンから商談の結果を入力し、次に向かう顧客情報を閲覧するといった利用が可能です。

重たいパソコンを持ち歩く必要もなく、デスクのない場所でもパッと情報を閲覧できるのは大きな強みでしょう。

ロスが発生しやすい移動中も案件管理に取り組めるようになり、営業マンが商談など注力すべきメインの業務に集中できるようになります。

データの抽出・活用ができる

CRMでは蓄積しているデータを抽出したり並べ替えたりでき、状況に応じてデータを活用できます。

・1ヶ月以上接触していない案件
・直近1週間で受注した案件
・来月にかけて成約する見込みの案件

こういった任意の条件を設定し、細かくデータを抽出できます。Excelなどの表計算ソフトに転写する必要もないのです。

接触頻度が下がっている案件に対してフォローアップしたり、受注直後の案件について不明点がないかと問いかけたりして、顧客満足度アップを目指せます。

データの抽出は地味な作業ではありますが意外と時間がかかるものです。データ分析をする際に必要な単純作業はCRMで自動化してしまい、実際に思考が必要になる分析に力を注げば大幅な効率化を目指せます。

案件の進捗を管理できる

当然ながら案件の進捗管理も可能です。ツールにより細かな表示方法は異なりますが、CRMは基本的に時間軸が見やすい表示となっています。

・営業プロセスのどの段階にいるのか
・次に取るべき行動は何か
・どのくらいまでに受注を目指していくか

これらのことが視覚的に整理されており、瞬時に理解できます。複数の案件をこのように確認するのであれば、営業部全体の取り組みがどうなっているのかもすぐにわかるでしょう。

目標達成に向けてどの程度の進捗があるのか、今のペースで良いのかなどもリアルタイムでわかるため、PDCAサイクルを従来よりも高速で回していけます。

CRMを導入していない他社と比較して、業務効率アップの幅が段違いなのは明白でしょう。

営業向け案件管理ツール、システムの選び方とおすすめ

すでに日本のPCアプリケーション市場では、案件管理の専用機能を搭載したツールがいくつもリリースされています。

ほとんどの案件管理機能は、SFAというジャンルのアプリケーションの中の1機能として組み込まれており、企業で案件管理ツールを導入するということは、すなわちSFAを導入することとほぼ同義と言ってよいでしょう。

ちなみにSFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、企業で導入される「営業支援アプリケーション」のことを指します。その名の通り営業マンの営業活動をサポートするような様々な機能を搭載したアプリケーションのことです。

具体的には顧客情報の管理機能や、営業マンのスケジュール管理機能、営業結果の分析機能などを搭載しており、案件管理機能もそのうちの1つに含まれるケースが多いのです。

さて、現在日本で多くの企業が導入している代表的なSFAがいくつかあります。私たちブルーテック株式会社が提供する『Knowledge Suite』もその1つです。

もちろん、アプリケーションによって搭載している機能や操作方法はまちまちですが、特に大きな差異が出る項目の1つに「カスタマイズに対する考え方」があります。

ここでは「カスタマイズ」という観点で、現在主力とされている市販のSFAの特徴をご紹介しますので、アプリケーション選びの参考にされるのもよいでしょう。日本の主なSFAは、カスタマイズに対する考え方によって下記3種に分類することが可能です。

カスタマイズ自由自在型SFA

一口にSFAと言っても、導入する企業によって利用目的も違えば、扱う情報の種類も違うでしょう。SFAの中には、そんな企業のリクエストに応えてありとあらゆるカスタマイズができるものがあります。

SFAという枠を越え、企業活動における多彩な業務に対応できるアプリケーションもあり、業務に独自性の強い企業は重宝することでしょう。

ただし、カスタマイズはSFA利用料とは別にカスタマイズ料金がかかり、複雑なカスタマイズになるほど料金は高額になります。

そのためある程度の資金力があり、ある程度長期的視野で導入することを前提とした企業に向いているかもしれません。

営業支援特化カスタマイズ型SFA

上記のように「自由自在」とはいかないまでも、あくまでSFA（営業支援）というジャンルの範疇においてカスタマイズが可能なアプリケーションもあります。

ある程度限られた選択肢からカスタマイズ項目を選ぶような形になりますが、その分カスタマイズ料金は抑えることができます。

アプリケーションの導入目的が、最初からSFA1本に絞られているような企業に向いていると言えるでしょう。

案件管理特化カスタマイズ型SFA

こちらはさらに範囲を絞り、「案件管理」という機能の中でカスタマイズに応じるパターンです。より充実した案件管理や、案件管理に不随する業務で役立つ機能をアプリケーションで実践することができます。

上記の営業支援特化型よりもさらに限られたカスタマイズ項目になる代わりに、カスタマイズ料金はさらにリーズナブルになります。

導入目的が案件管理のみに限られている場合（例えば、他の業務にはすでに他のアプリケーションを導入しているような場合）にはよい選択肢ではないでしょうか。

ご覧いただいたようにカスタマイズ性はコストに直結しているため、導入前にどのアプリケーションを導入するか、慎重に判断する必要があります。

CRMの選び方や導入手順については次の記事を参考になさってください。

＞顧客管理システム（CRM）8選！選び方やおすすめツールも紹介

また、私たちブルーテック株式会社が提供するSFA『Knowledge Suite』は、実は上記3つのどれにも属さない、独自のコンセプトで開発されています。

次章では当社が自信を持っておすすめする『Knowledge Suite』の特性をご紹介します。

『Knowledge Suite』がおすすめな理由

『Knowledge Suite』はSFAの他にもグループウェア、そしてCRM（顧客管理）の機能も1パッケージで搭載している総合ビジネスアプリケーションです。

SFAに関して言えば、『Knowledge Suite』は前章でご紹介した3パターンのどれにも当てはまらないと申し上げました。なぜなら『Knowledge Suite』は「どんな企業でも安心して導入できるビジネスアプリケーション」を目指して設計されているからです。

正直なところ、『Knowledge Suite』では利用企業に応じた自由自在なカスタマイズというものには対応しにくいのですが、それは数多くのSFA導入企業の事例を研究して導き出した結論です。

実は企業の業務内容に応じてあれもこれもとアプリケーションを高度にカスタマイズした結果、機能が複雑化して実際に利用する現場スタッフが使いこなせず、アプリケーションが放置されてしまう…といった事例が、日本企業において数多くあります。

『Knowledge Suite』は「どんな企業でも安心して導入できるアプリケーション」を目指す過程で、利用者にとって高度すぎるカスタマイズ性をあえて切り捨てました。「みんなに使われなければ意味がない」と考えたからです。

結果、利用料金もユーザー数を問わず50,000円～／月という業界トップクラスのリーズナブルなものになりました。これも導入しやすさの1つと言えます。

前述のように、ビジネスアプリケーションは使われてこそ効果が最大化し、使われなければただの金食い虫になってしまいます。その現実を知っているからこそ『Knowledge Suite』はシンプルでリーズナブルなアプリケーションに仕上げました。

豊富なカスタマイズを重視される企業様には向かないかもしれません。しかし、企業規模や業種を問わず必ずお喜びいただけるシンプルで使いやすいという条件が、『Knowledge Suite』では最大限に重視されているのです。

ほかにも、『Knowledge Suite』には下記のような魅力的な特徴を備えています。

情報共有性の高いクラウドサービス

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネット上で稼働する、いわゆるクラウドサービスです。だからこそ情報共有はお手の物。

どんな情報もリアルタイムで組織間に共有されますから、「脱・属人化」に大きな効果を発揮します。

もちろん、セキュリティ面でも万全の体制が敷かれていますので安心して情報を共有し、業務を円滑にすることができます。

あらゆる業務をこれ1本で効率化

「グループウェア」「CRM」「SFA」の3つのアプリケーションが『Knowledge Suite』1本でご利用いただけます。入力データもそれぞれのアプリケーションで連携されるので、使い勝手もバツグンです。

PCのデスクトップにアプリケーションやファイルがあふれることもありません。また、使う機能・使わない機能を企業ごとに選択することも可能ですので、最初は必要最低限の機能だけで運用するスモールスタートも可能です。

マルチデバイス対応で外出先でも利用可能

スマートフォンやタブレットでも、『Knowledge Suite』はPCとほぼ同じパフォーマンスを発揮します。

外出先や移動中にちょっとした業務をこなすことができ、今日求められる働き方改革やテレワークにおいて、重宝します。

まとめ

本稿では正しい案件管理を実践できるPCアプリケーションをご紹介してきました。

中でも当社が提供する『Knowledge Suite』は、案件管理はもちろん、あらゆる業務を効率化する様々な機能が搭載されています。初めて案件管理にPCアプリケーションを導入するという企業様には特におすすめできるアプリケーションですので、ぜひご検討ください。

また『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版も用意しています。トライアル版でご利用いただけるのはグループウェア機能のみとなりますが、シンプルな操作感や、クラウドサービスの利便性を必ずやご体感いただけることでしょう。

無料トライアルのお申込み方法は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html