タスク管理におすすめのツール・アプリ12選｜導入するメリットや選ぶ際のポイントも解説

仕事を抱え込んだ結果、何から手を付けてよいかわからずに業務が滞ってしまった経験はありませんか。業務を効率よく進めたり、プロジェクトを成功させたりするうえでは、タスク管理が必要です。

特に、複数人で1つのプロジェクトを手分けすると、お互いの進捗状況や残りの業務量を把握するのが難しい場合があります。こういった場合には、タスク管理ツールの利用がおすすめです。

そこで、この記事では、仕事効率を上げるためにおすすめなタスク管理ツールを紹介します。また、無料で使えるツールや導入するメリット、ツールを選ぶ際のポイントについても触れています。

業務可視化のためのタスク管理を徹底していきたい方は参考にしてみてください。

タスク管理とは？

すぐに取り掛かれるように細かく分けた作業をタスク、タスクの把握・整理・実行する過程をタスク管理と呼びます。

業務を効率化したりプロジェクトを成功させたりするためには、タスクの進捗状況や優先順位、業務量などを管理することが大切です。

例えば、タスクの洗い出し、期日の確認、いつまでに何を終わらせるのかのスケジューリング、進捗状況の確認をすることで、タスクのやり漏れをなくすことができます。

タスク管理がうまくいかない場合やタスク管理に費やす時間を短縮したい方は、ツールの導入がおすすめです。

ツール以外にタスクをうまく管理する方法が知りたいならば、以下の記事でタスク管理をうまくいくポイントを解説していますので参考にしてみてください。

＞タスク管理（To Do管理）とは？営業がタスク管理するポイントとコツ

プロジェクト管理との違い

タスク管理と似た言葉にプロジェクト管理という言葉があります。タスクとプロジェクトの違いは以下の通りです。

・タスク：プロジェクトを進めるための1つの作業
・プロジェクト：複数のタスクをこなすことで1つの目標達成を目指すもの

例えば、CRMツールの導入により営業活動の効率化を目指すプロジェクトがあったとしましょう。

・プロジェクトメンバーの選定
・プロジェクトの方針や目的の決定
・CRMツールの選定
・テスト導入の期間や時期の決定
・効果測定の項目の決定
・CRMツールの操作マニュアル作成
・社員研修の実施

これら1つひとつがタスクです。これらのタスクは、CRMの導入による営業活動の効率化というプロジェクト達成のために、必要な作業になっているのがわかるでしょう。

そして、これらのプロジェクトやタスクをスムーズに遂行するため、期日や誰がどういった方法で行うのか、について決めて行動していくのがプロジェクト管理・タスク管理です。

タスク管理とプロジェクト管理では、裁量権を持っている方が違います。タスク管理は、担当するチームメンバー個人に裁量が任されていることがほとんどです。

しかし、プロジェクト管理はチームリーダーが、振り分けたタスクの進捗や業務量の裁量を管理します。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理は全てのタスクを洗い出すのに時間がかかったり、人と共有する際はさらに大変だったりします。そのため、タスクを管理する時間を短縮するためには、タスク管理ツールを導入するのがおすすめです。

タスク管理ツールを導入することで以下のメリットが得られます。

・タスクの進捗状況が整理できる
・業務の効率が良くなり生産性が向上する
・社内のコミュニケーションが円滑になる
・タスク進行中にトラブルが起きても臨機応変に対応できる

タスクの進捗状況が整理できる

タスク管理ツールを導入すると、タスクの進捗状況が整理できます。

タスク管理ツールでは、タスクを登録するとその進捗度合いが一目でわかるよう一覧表示されるからです。

この機能は特にプロジェクト単位で効果を発揮します。ツールなしの場合には、メンバーそれぞれにタスクの進捗を尋ねなければいけません。

その情報をまとめ、どこが遅れているのかを確認し、人員の再配置を行うなどの微調整が必要になります。

しかし、タスク管理ツールがあれば、プロジェクトに参加しているメンバーのタスクの進捗状況が共有されているため、そういった手間はありません。

リーダーを含め、メンバー全員が常に進捗状況を把握できるため、遅れているところがあれば自身がフォローに回るのも容易です。

プロジェクトメンバーも常に進捗が見られているという意識から、集中してタスクに取り組めるのも魅力です。

業務の効率が良くなり生産性が向上する

タスク管理ツールを導入すると、業務効率アップにつながります。

・業務の全体像がわかり適切なスケジュール管理ができる
・複数のタスクがあっても抜け漏れなく実施できる
・優先度の高いタスクから迷いなく取り掛かれる

これらの要因から、スムーズに業務を進められるのです。

人の集中力は限られています。何か業務に取り組んでいる最中も他のやらなければいけないタスクが浮かんでくる状態だと、目の前の業務に集中できません。

その点、タスク管理ツールでタスクの全体像を把握していれば「この通りに進めれば大丈夫」という安心感があり、目の前のタスクに集中できます。

全体像の把握・抜け漏れの防止・優先順位の明確化といったこれら3つによって、社員が集中しやすくなり、業務の効率も質も高まる効果が期待できます。

社内のコミュニケーションが円滑になる

タスク管理ツールを導入すると、社員同士のコミュニケーションが円滑になります。

社員同士がどういったタスクを抱えていて、進捗はどうなのかを共有できるからです。

遅れをとっている人や進めるのが難しいタスクを抱えている人に、自然と皆が手を差し伸べる状態を作れます。

また、業務内容を共有することで属人化を防ぐ効果もあります。

メンバーも自分がまだ経験できていない業務について意識できますし、メンバーの一人であるという感覚から貢献度アップへのモチベーションも高まるでしょう。

タスク進行中にトラブルが起きても臨機応変に対応できる

タスク管理ができていれば、トラブルが起きても臨機応変に対応ができます。スケジュールや手が空いている人の把握がスムーズにできるからです。

例えば、タスクを進めていく中で新たなタスクが発生したり、タスクの進捗が思うように進まなかったりすることもあるでしょう。

そういった時でも、余裕がある人に新たなタスクや遅れているタスクの担当になってもらうことができます。

タスクの担当変更についても、タスク管理ツールを使えばリアルタイムでチームメンバーに共有されるため、情報共有の手間もありません。

自然と助けに入る人が出てきたり、全員の仕事状況を知っていることで人事評価に対する不満を抱く人が減ったりといった効果も得られるでしょう。

タスク管理ツールでできることや必要な機能

タスク管理ツールでできる機能は以下の通りです。

・プロジェクト管理
・ToDoリストの作成
・レポート機能
・ガントチャート
・コメント
・ファイル添付
・詳細情報の記入
・検索機能

それぞれ、タスクを管理するうえで必要な機能です。どんな機能か解説しますので、業務がどう変わるのか考えながら読んでいただけると幸いです。

プロジェクト管理

プロジェクトごとにタスクが管理できる機能です。業務に参加する人を追加したり削除したりできます。

プロジェクトに参加する人だけに情報共有できるようになり、情報伝達の効率が上がります。

ToDoリストの作成

やるべきタスクを可視化する機能です。

チームや個々にタスクを一覧で表示できるので、担当者をすぐに調べることも可能です。

レポート機能

すでに完了したタスクについて、かかった時間やコストなどを記録に残す機能です。

どの業務にコストや時間がかかっているかを把握することで、業務効率アップで何をすればいいのかが明確になります。

ガントチャート

ガントチャートは、作業内容を縦軸、時間を横軸にしてタスクのスケジュール感をわかりやすく表示したものです。

一目で業務の進捗状況がわかり、リアルタイムで共有できるので話し合いの手間もなく、スムーズにプロジェクトを遂行できます。

コメントの管理

タスクにコメントを残す機能です。進捗状況や補足事項、上司からのフィードバックを共有するのに役立つでしょう。

コメントは全体や特定の人向けに送信できるので、状況によって使い分けが可能です。

ファイル添付

会議資料や情報などのドキュメントファイルや画像などを添付できる機能です。

タスクの手順書などのタスク遂行に役に立つ情報を共有すれば、あまり慣れていないタスクを実行する人がいる時でも、コミュニケーションコストを最低限に抑えられます。

詳細情報の記入

タスクに詳細な情報を記入する機能です。

期日や担当者、ラベルなどの情報を記入し、タスクについて皆がわかりやすい形で共有できます。

検索機能

ツールに登録されたタスクの検索ができる機能です。過去に完了したものから現在進行中のものまで検索できます。

タスクが膨大になった時でもすぐに目当てのタスクを見つけられます。

また、過去のタスクの進め方を参考にして、これからのタスクのスケジュール感などを決めたい時などにも役立ちます。

タスク管理ツールの導入で大切なこと

タスク管理ツールを導入するうえで、注意してほしい3つのポイントは以下の通りです。

・シンプルな操作で誰でも使えるか
・使用目的に合った機能が備わっているか
・使用料金が予算感にマッチしているか

シンプルな操作で誰でも使えるか

シンプルな操作で誰でも使えるツールを選びましょう。

操作が難しいと、社員が思うように使ってくれず、ツールが社内に浸透しない可能性があるからです。

多機能なツールほど使いこなせれば便利なのも事実ですが、機能が多いほど操作も難しくなりやすいです。

自社が業務効率化を図るためにどんな機能が必要なのか、一度洗い出し、なるべく過不足のないツールを選ぶと良いでしょう。

また、多機能なツールを選ぶ際には、操作マニュアルを整備したり社員研修を行ったりして、操作方法を覚えられるようにしてみてください。

使用目的に合った機能が備わっているか

ツールによって搭載されている機能が異なるため、自社の使用目的に合った機能が搭載されているツールを選ぶことが大切です。

例えば、コミュニケーションを円滑にすることが目的ならば、チャットやコメント機能が使いやすいものを選びましょう。

また業務の可視化や効率化が目的であれば、ToDoリストをカード形式で表示するカンバン方式のツールや、ガントチャートがみやすいツールを選ぶと良いでしょう。

このように、導入前に必ず使用目的を確認してから、使い勝手の良いものを選んでみてください。

使用料金が予算感にマッチしているか

タスク管理ツールは、機能や提供している業者によって料金が様々です。利用人数によって料金が変動するものもあれば、一律料金のものもあります。

また、人数が多くなるほどお得に使えたり、無料トライアルを実施していたりするものもあります。

利用規模により費用が変わってくるため、自社が利用する際の費用を気になるツールで算出してみると良いでしょう。

無料トライアルが可能であれば使用感まで確かめた上で、費用対効果を感じられるツールを選べます。

タスク管理におすすめのツール10選

この章では、タスク管理におすすめなツールを10個紹介します。

・eセールスマネージャー
・Redmine
・Jira
・Backlog
・TASKWORLD
・Asana
・Jot
・Brabio!
・Trello
・Wrike

また、下記記事でプロジェクト管理におすすめなツールも紹介していますので、導入の参考にしてみてください。

＞無料で使えるプロジェクト管理ツールをご紹介！有料無料比較や選び方も

eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、営業部門のタスク管理におすすめなツールです。「見せる化」「超速情報共有」によって無駄を省くことができます。

【スタンダート】
・料金：月額11,000円/人
・機能：顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュール、TODO管理、日報週報、月間行動予定、案件管理、商談登録

【ナレッジシェア（閲覧のみ）】
・料金：月額6,000円/人
・機能：顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュールTODO管理、日報週報、月間行動予定

【スケジュールシェア（閲覧のみ）】
・料金：月額3,000円/人
・機能：顧客管理、タイムライン、Excel連携、スケジュール、TODO管理

Redmine

Redmineは、課題やタスクを登録することでプロジェクトの進捗を把握しやすくなります。ガントチャートやチケットパネルで仕事の見える化が可能です。

【スタンダード】
料金：11,000円
機能：ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境：容量200GB、ユーザー数1000、IPアドレス100個

【ミディアム】
料金：15,400円
機能：ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境：容量400GB、ユーザー数、1000、IPアドレス100個

【エンタープライズ】
料金：30,800円
機能：ToDoリスト、ガントチャート、コメント、ファイル添付、ワークフローロードマップ、Wiki
環境：容量800G、Bユーザー数2000、IPアドレス200個

Jira

開発やエンジニアのタスク管理におすすめなツールがJiraです。本来エンジニア向けではありますが、多機能で便利なためそのほかの業種にも活用できるでしょう。

【Standard】
料金：11,770円〜（ユーザー数により変動）
機能：タスク管理、課題管理、インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、情報共有セキュリティ＆アイデンティティ管理

【Premium】
料金：22,990円（ユーザー数により変動）
機能：タスク管理、課題管理、インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、情報共有セキュリティ＆アイデンティティ管理、Gitコード管理

【Enterprise】
料金：問い合わせ
機能：インシデント管理、ITサービス管理、ナレッジ共有、情報共有

Backlog

Backlogは開発者向けに、国内で製造されたツールです。ユーザーが無制限で利用できることと多機能な点で人気が高く、業界を問わず導入されています。

【スタンダード】
料金：月額17,600円
機能：ガントチャート、カンバンボード、ファイル共有、Wiki、バーンダウンチャート、Git / Subversion親子課題、課題ごとのコメント、お知らせ機能、モバイルアプリ、IPアドレス制限、2段階認証

【プレミアム】
料金：月額29,700円
機能：同上

【プラチナ】
料金：月額82,500円
機能：同上

TASKWORLD

TASKWORLDは、高度チャット機能やファイルの共有などチームでプロジェクト管理をするときにおすすめなツールです。チームのコミュニケーションが円滑に進みます。

【プレミアム】
料金：880円
機能：プロジェクト作成、テーブル表示、サブタスク、プロジェクト分析、プロジェクトテンプレート、プライベートプロジェクト概要、ダッシュボード、ワークロードレポート

【ビジネス】
料金：1,650円
機能：タイムラインビュー(ガント)、カレンダー表示、タスクの依存関係、カスタムフィールドオートメーション、複数のプロジェクト内のタスク

【エンタープライズ】
料金：問い合わせ
機能：SAML 2.0 シングル サインオン、VPC / オンプレミスカスタムオンボーディング、高度な管理コンソール

Asana

Asanaはタスク管理に必要な機能を複数搭載しています。機能が充実していますが、誰でも直感的に操作が可能なツールです。

【Personal】
料金：0円
機能：無制限のタスク、無制限のプロジェクト、無制限のメッセージ、無制限のアクティビティログ、無制限のファイルストレージ、無制限の担当者と期限プロジェクトのリストビュー、プロジェクトのボードビュー、カレンダービュー、基本的な検索条件ステータス、更新iOS と Android のアプリ

【Starter】
料金：1,475円
機能：Personalの機能に加えてタイムラインビュー、ガントビュー、Asana Intelligenceワークフロービルダー、プロジェクトダッシュボード、高度な検索、グローバルカスタムフィールド、フォームオートメーション実行回数上限 250 回 /月、開始日と開始時間カスタムプロジェクトテンプレート、管理者コンソール、非公開チームとプロジェクト無制限の無料ゲスト

【Advanced】
料金：3,300円
機能：Personalの機能に加えてゴール20 件のポートフォリオ、Asana Intelligence新機能、ワークロードオートメーション実行回数上限 25,000 回 /月、フォームのブランチおよびカスタマイズ承認、校正カスタムフィールドのロック、高度なレポート機能、タイムトラッキング、強化されたセキュリティ機能

Jooto

カンバン方式でタスク管理ができ、シンプルな操作とデザインが魅力です。ただし、カンバン方式のため、他のツールに比べて複雑な情報入力ができないことに注意してください。

【スダンダードプラン】
料金：417円
機能：プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数1名〜、ストレージ5GB×人数、アップロード制限300MB、外部連携CSV,API

【エンタープライズプラン】
料金：980円
機能：プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数1名〜、ストレージ10GB×人数、アップロード制限1GB、外部連携CSV,APISSO,IP制限,添付禁止サービス品質保証

【タスクDXプラン】
料金：問い合わせ
機能：プロジェクト作成、タスク保存、ユーザー数無制限、ストレージ2TB、アップロード制限1GB、外部連携CSV,APISSO,IP制限,添付禁止サービス品質保証専任担当による導入･活用支援

Brabio!

タスク管理のなかでも、ガントチャートの作成がメイン機能として搭載されているツールです。5人までが無料で使えて、人数によってアップグレードできます。

【エントリープラン】
料金：3,300円〜/人
機能：ToDoリスト作成、ガントチャート管理、コメント管理、ファイル添付、レポート作成

【ミッドレンジプラン】
料金：33,000円/人
機能：同上

【エンタープライズプラン】
料金：問い合わせ
機能：同上

Trello

タスク管理のなかでも、カンバン機能をメイン機能としているツールです。無料で利用できる機能が多いのが特徴です。

【無料プラン】
料金：0円
機能：カード作成、ワークスボードPower-Up、無制限のストレージ、ワークスペースでのコマンドの実行、カスタム背景とスタンプアクティビティ、ログ担当者と期限モバイル、アプリ2 要素認証

【STANDARD】
料金：$5USD
機能：無料プランに加えて詳細チェックリスト、カスタムフィールドシングル、ボードゲスト検索条件の保存

【PREMIUM】
料金：$10USD
機能：無料プランに加えてカレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップワークスペース、テーブルとカレンダー、ワークスペースのコマンドの実行が無制限、管理者とセキュリティの各機能、レベルのテンプレート、コレクション閲覧者Priority、単体データのエクスポート

【ENTERPRISE】
料金：$17.50USD
機能：無料プランに加えて組織全体の権限公開範囲が組織のボード公開、ボード管理、マルチボード、ゲスト添付ファイルの権限、Power-Up の管理無料、SSO と Atlassian Access を使ったユーザープロビジョニング

Wrike

タスク管理の機能だけでなく、マネジメント管理にも役に立つツールです。世界で、20,000社、日本国内でも1,000社で導入されています。

【Free】
料金：0円
機能：ウェブ、デスクトップ、モバイルアプリプロジェクトおよびタスク管理、ボードビューテーブルビュー、有効なタスク数に制限あり

【Team】
料金：$9.80
機能：プロジェクト数の上限なし、タスクとサブタスクの上限なし、カスタムフィールドの上限なし、リクエストフォームの上限なし、20人のコラボレーターが無料、インタラクティブなガントチャート、自動化カスタムワークフロー、分析ビュー、カレンダービュー、ダッシュボード、使用事例のテンプレート、Google サインイン、外部リクエスト者とのコラボレーション、連携とオープンAPIユーザーごとのストレージ：2 GB

【Business】
料金：$24.80
機能：フォルダー構造およびネストされたプロジェクト、クロスタグプロジェクト、ブループリントカスタム、項目タイプ自動化エンジン（ひと月のユーザーごとのアクション数：200）、AIによるリスク予測とタスクの優先順位付け、承認およびゲスト承認ファイルとビデオの校正（30以上のファイルフォーマット）、リソース管理、作業負荷、タイムトラッキングレポートおよび無制限のダッシュボードユーザーグループと権限、DAMの連携およびクラウドコンテンツコネクタ、Adobe Creative Cloudの拡張機能、ユーザーごとのストレージ：5 GB

無料で使えるタスク管理アプリ4選

いきなり有料のタスク管理アプリを使うのは抵抗がある方向けに、無料で試すことができるアプリを4つ紹介します。

・Google ToDo リスト
・Todoist
・Any.do
・Notion

Google ToDo リスト

Googleが提供している、ToDoリスト管理ツールです。Googleのアカウントがあれば、誰でも無料で利用することができます。

特徴は、GmailやGoogleカレンダーと連携できることです。シンプルな操作画面で誰でもスムーズにタスク管理ができます。また、ToDoリスト作成以外にもタスクの共有や細分化が可能です。

Googleのアカウントも10分ほどで無料作成できるので、タスク管理ツールを試してみたい方は導入してみてください。

Todoist

世界で3,000万人以上がタスク管理ツールとして利用しています。タスクの追加や整理がしやすい、シンプルなデザインのツールです。

音声入力にも対応しているため、キーボード入力が苦手な方でも安心して操作できるでしょう。また、タスクを管理するうえで必要な以下の機能が備わっています。

・リマインダー機能
・タスクの繰り返し
・タスクの共有
・納期の記録や完了したタスクのチェック

Any.do

Todoistと同様に世界で3,000万人以上がタスク管理ツールとして導入しています。WindowsやMacなどの端末以外にも、iPhoneやandroidなどのスマホでも対応可能です。

リマインド機能があり、タスクの漏れを防げます。また、Any.doの有料版では、外部共有や連携がしやすいのが特徴です。

チャット機能もあるため、うまく活用すれば業務が円滑に進むことでしょう。無料版を試してみて、気に入ったら有料プランに変更ができますので導入を検討してみてください。

Notion

メモ機能やデータベース管理など多彩な機能が備わっているツールです。簡単なチェックリストから詳細なToDoリストまで、業務に合わせて幅広く作成できます。

また、チームでタスクをこなす場合でも、共有しやすいのが特徴です。チームメンバーに編集権限を与えれば、それぞれが編集することができます。

チームでの仕事が多い職場でおすすめのツールです。

タスク管理なら『Knowledge Suite』がおすすめ

タスク管理なら弊社の『Knowledge Suite』がおすすめです。『Knowledge Suite』ならば以下のメリットがあり、タスク管理を簡単に行うことができます。

・操作が簡単で誰でも使いこなせる
・ユーザー制限がなくコストパフォーマンスが高い
・スマートフォンに対応可能
・「グループウェア」「SFA」「CRM」がワンパッケージ
・ソフトウエアをダウンロードする必要がない

『Knowledge Suite』はユーザーは無制限で利用できるので、社員が増えてもプランを変更せずに利用することが可能です。

また、操作が簡単なため、誰でもすぐに使いこなすことができます。無料のお試しトライアル版もありますので、操作感、クラウドサービスの魅力が体感可能です。

無料トライアルのみの利用、他社様との相見積もりも歓迎ですので、興味がある方は以下のリンクよりお申し込みください。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html