スケジュール管理におすすめのアプリ・ツール（仕事向け）をご紹介

あらゆるビジネスマンに、成果だけでなく業務の時短や効率化が求められる現代。
必要なのは、おのおのが自己の時間と業務を正確に管理し、滞りなく処理することです。
本稿では近年ますます注目される「スケジュール管理」について取り上げ、そのメリットや実践のコツを解説していきます。
基本中の基本だから…と見過ごされがちですが、意外とキチンとできている人の少ないスケジュール管理を、この機会におさらいしてみましょう。

スケジュール管理（ツール・アプリ）とは？

スケジュール管理ツールとは、カレンダーやToDoリストなどを活用して、スケジュールを容易に管理できるツールです。

会議やミーティング・納品日などが多くある時でも、ツールを活用することで抜け漏れや予定が被ってしまうダブルブッキングをなくせます。

繁忙期などでもスムーズに業務を進めるために欠かせないツールと言えるでしょう。

スケジュール管理を行う目的

スケジュール管理の目的は次の通りです。

・把握漏れや失念を防ぐため
・期日内に必要な業務を終わらせるため
・業務の全体像を把握するため

行わなければいけない業務を忘れずに実行したり、納期を守ったりするために大切です。

適宜メモを取ったり、カレンダーを活用したりなどの方法がありますが、ツールの利用がおすすめです。

と言うのも、ツールを活用すると情報が1点に集まるため「どこにメモをしたんだっけ？」といったロスがなくなります。

また、メモをした時には覚えていても、タスクの実行まで期間がある場合、途中で忘れてしまうこともあるでしょう。

こういった時でもツールを使用していれば、通知によって次の予定を知らせてもらえます。

そのほか、業務の全体像を把握して計画的に進めたり、業務改善やマネジメントに役立てたりするのもスケジュール管理の目的と言えるでしょう。

スケジュール管理を行うメリットとは？

自己のスケジュール管理をキチンと遂行することは、それなりの手間がかかります。
「面倒だから…」と、特にこれといったスケジュール管理をせずに次から次へと目の前の業務に取り組んでいる方も多いかもしれません。
そこで、まずはスケジュール管理を行なう意義やメリットについて改めて意識しておきましょう。

●やるべきタスクが明確になる

今日やるべきことは何と何と何か…。こうしたタスクが頭の中で整理され、きちんと認識できているのとできていないのとでは、業務効率も成果も違ってきます。
「午後に重たい業務が待っているから、午前中の業務は早めに片づけてしまおう」
…といったリソースの調整をすることもできますし、1日のタスクが少ないのであれば、余白時間をどう使うかを先回りして考え、有効活用することもできるでしょう。
またタスクを洗い出すことで、タスクの抜け・漏れを防いだり、無駄なタスクを消去や延期する…といったタスクの最適化作業を行なうこともできます。

●優先順位が把握できる

上記のように整理されたタスクには、必然的に優先順位が付与されるはずです。
「何からとりかかるべきで、何は後回しでいいのか」が分かっていると、自分が進むべき道筋が明確になり、業務を次から次へとスムーズに回転させることができます。
冷静な判断で優先順位付けができてれいば、「お前、そんなことをやっているヒマがあったらアッチを先にやれ！」と上に叱られるようなこともなくなるでしょう。

●業務を効率化できる

「タスクを明確にする」「優先順位を把握する」ということは、すなわち「無駄をなくすこと」につながり、ひいては業務を効率化することにつながります。
やるべきことをやるべき順序とスピードでこなしていれば、そこに時間のロスや、本来やるべきでない無駄な業務が発生する確率はかなり低くなるでしょう。
「急がば回れ」のことわざが示すとおり、スケジュール管理を入念にしておけば結局は1日の業務を無駄なくスムーズに終わらせることができるのです。

スケジュール管理アプリ・ツールの選び方は？

一口にスケジュール管理ツールといえど、近年では数多くの製品がリリースされています。初めての導入であれば特に、どれを選べばいいのか迷ってしまうでしょう。そこで本項ではツール選びに失敗しないために、導入前に知っておきたい３つのポイントをそれぞれご紹介します。

有料か無料か、自社の予算に合わせて選ぶ

スケジュール管理アプリには有料と無料があります。無料のツールは機能がシンプルかつ、個人から数人単位の少人数のスケジュール管理に適したものがほとんどです。一方で、有料のツールは多機能であったり、対応人数が多かったり、はたまだセキュリティやサポートが充実してたりと様々なため、まずは自分がどれくらいの人数のスケジュール管理を行いたいのかを洗い出しましょう。

そして、有料の場合は人数に応じてコストがかかる場合も多いので、年間でかかる料金を試算してみて自社予算と比較してみることをオススメします。

目的に合う機能があるかで選ぶ

アプリにどのような機能があるのか事前に把握していなければ、導入後に「欲しい機能が備わっていなかった」という事態になりかねません。そのため、アプリを選ぶ前に目的と必要な機能を洗い出しましょう。また、必要な機能を抽出する際は、アプリによって解決したい課題を明確化するのが大切です。たとえば、会議のスケジュールを共有したい場合は「日程調整だけでなく関連資料の蓄積もできるか」などを確認しましょう。

使い勝手が良いかで選ぶ

スケジュール管理は毎日行う業務ですので、使い勝手が悪くストレスフルなツールは社内に定着しません。UIは見やすいものか、機能が複雑すぎないか、直感的に操作できるかという点に注意して選びましょう。また、導入前にトライアルなどで実際に触れる機会がある場合は、試しに自分のスケジュール管理を行ってみて、クリック数や画面遷移の数もチェックすると良いでしょう。

頻繁に使う動作でクリック数や画面遷移数が多いというサービスは、操作性があまり良くない可能性が高いです。

スケジュール管理におすすめのツール・アプリをご紹介

ここまでスケジュール管理の方法について解説してきましたが、ここで解説したことを押さえつつ、スケジュール管理用のITツールを活用すれば、更に効率的にスケジュール管理ができるようになります。
そこで、本項では誰でも簡単にスケジュール管理ができるITツール5選をご紹介します。

プロジェクトごとにタスクやスケジュールを管理したい場合には、プロジェクト管理ツールの方が使いやすいかもしれません。
次の記事では無料で使えるツールを比較していますので、ツール選びの手間を省きたい方は参考にしてください。
＞無料で使えるプロジェクト管理ツールをご紹介！有料無料比較や選び方も

KnowledgeSuite

■特長
ブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』は、充実したスケジュール管理機能を搭載しています。『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA（営業支援ツール）、CRM（顧客管理ツール）という3つのジャンルの業務用アプリケーションが1本でお使いいただけます。基本的なスケジュール管理は「グループウェア」で行なえる他、SFAと一体化していることで営業担当者の訪問日などもスケジュールに自動連携されます。また、ユーザー数無制限のため、利用人数がどれほど多くても料金が変わらないという特長があります。

■料金体系
・グループウエア
月額10,000円
ID数：無制限／容量：10GB
(超過1GBあたり2,000円/月)

・SFAスタンダード（グループウェア+SFA機能+CRM機能）
月額50,000円
ID数：無制限／容量：5GB
(超過1GBあたり8,750円/月)

料金プラン詳細は下記をご覧ください
https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/price.html

Googleカレンダー

■特長
シンプルにスケジュール管理だけしたいという場合は、『Googleカレンダー』を活用するといいでしょう。
Googleアカウントがあればほとんどの機能は無料で使えますし、Google ToDo リストと連携すればタスク管理もできます。
また、Googleカレンダーを利用しているユーザー同士であればスケジュールの共有もできるため、社内での使用も可能です。

■注意点
・カレンダーの共有設定はPCからでないと行えない
・Googleアカウントをもっていないカレンダーを共有できない

■料金体系
Google Workspace
月額680円～2,040円
※ユーザー 1 人あたりの月額（1 年契約の場合）

料金プラン詳細は下記をご覧ください
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

LINE WORK

■特長
LINE WORKSは、LINEと同じような感覚で使えることが最大の特長です。なによりスケジュール管理がわかりやすく、スケジュール管理をするための多様な機能が備わっています。
予定の件名や日時の登録、参加者の招待はもちろん、会議室などの社内設備をカレンダー上で予約したり、会議資料のファイル添付などが可能です。
さらに、予定ごとに公開/非公開なども選択でき、プライベートの予定を非公開に設定すれば、仕事もプライベートもひとつのカレンダーで管理ができるようになります。

■注意点
LINEは個人使用率が高いため、プライベートの端末とビジネス用の端末で利用を分けないと、情報流出などの可能性がある点は留意しておくべきです。

■料金体系
フリー：0円
スタンダード：540円（月額）
アドバンス：960円（月額）

Asana

■特長
『Asana』はタスク管理ツールですが、カレンダー機能で各タスクの進捗と納期を確認することができます。
また、カレンダーはGoogleカレンダーとも連携できるので、普段Googleカレンダーを使っている人が活用するといいでしょう。
無料版では15名まで共有することができるので、低コストで始めることができます。

■注意点
無料版では15人までしか共有できない為、無制限にするには、有料版を使用する必要があります。

■料金体系
・Basic：無料
・Premium：月額9.99ドル
・Business：月額19.99ドル
※ユーザー1人当たりの月額

Taskworld

■特長
『Taskworld』はその名の通りタスク管理機能をメインとしたツールですが、カレンダー機能を活用することで登録したタスク全てをカレンダーに表示することが可能になります。
ドラッグ&ドロップの直感的操作で期日の変更もできるので操作性もわかりやすいのが特長と言えます。

■注意点
無料プランがなくすべて有料での利用になる点には注意が必要です。

■料金体系
・プロフェッショナル：月額1,050円
・ビジネス：月額2,300円
※ユーザー1人当たりの月額

Time Tree

■特長
Time Treeはコミュニケーションツールが一体となった、スケジュール管理アプリです。

スケジュール調整をする際もTime Treeひとつで完結するため、画面切り替えの手間がありません。

■注意点
無料版は広告が表示されたり、添付ファイルの送付ができなかったりなど、機能に制限があります。

スムーズな利用を希望される場合には、有料プランへの移行を検討しましょう。

■料金体系
プレミアム月額4.49米ドル（年間44.99米ドル）

サイボウズ Office

■特長
累計7万社が導入している人気のグループウェア。

「誰でもかんたんに使える」がコンセプトである通り、直感的な操作が可能なのが特徴。

■注意点
最低5ユーザーからの契約が必要。

■料金体系
1ユーザー500円（月額）

TeamOn

■特長
中小企業に最適化されたスケジュール管理アプリです。

多言語での利用が可能、またスマートフォンにも対応しており外出時でも手軽に利用できます。

グループチャットのSlack、カレンダーアプリのGoogleカレンダーと連携可能です。

■注意点
利用する人数ごとに料金プランが異なります。

■料金体系
ビジネス15：2,500円（月額）
ビジネス20：3,000円（月額）
ビジネス30：4,500円（月額）
ビジネス50：7,000円（月額）

スケジュール管理の手順

ではつづいて実際にスケジュール管理を行なう際の基本的な手順について見てみましょう。

（1）作業を分解する

それらの業務を細かく分解する必要があります。
例えば単に「A社との商談」という業務も、商談に向けた資料の作成・確認やA社に関する情報収集、移動時間、実際の商談…など、実はいくつものタスクに分解することができるのではないでしょうか。
おおざっぱな業務管理では、実際にやってみたら意外な作業で時間をとられてしまった…ということにもなりかねません。
きめ細やかなスケジュール管理を実践するためにも、作業の分解はなるべく綿密に行ないましょう。

作業を細かく分解したものをタスクと呼びます。タスク管理のコツについては次の記事をご覧ください。
＞タスク管理（To Do管理）とは？営業がタスク管理するポイントとコツ

（2）各作業の締め切りを把握する

多くの場合、業務には締め切りの日や時間があるはずです。
こなすべき業務1つ1つの締め切りは、情報収集や確認作業を積極的に行ない、正確に把握しておくことが大切です。
「締め切り」こそがスケジュール管理の土台となるものであり、あらゆる業務はそこに向かって走っていくからです。

（3）各作業の時間を設定する

（2）で把握した締め切り日時をベースとして、（1）で分解した1つ1つのタスクに開始時間と終了時間を設定していきます。
なるべく短時間で終わらせるように設定することは大事ですが、あまりにも非現実的な設定にしてしまっても意味がありません。
業務を行なう時間帯や飛び込み仕事の可能性も考慮し、リアルな時間設定をすることが大切です。

（4）スケジュール通りに実践する

（1）～（3）を実践すればスケジュール管理は終わり…と考えてしまう人も多いようです。
しかし、（3）まではあくまで「準備段階」に過ぎないことを改めて認識しておきましょう。
最も重要なのはその後…つまり実際にスケジュール通り動けるかどうかです。
せっかく立てたスケジュールをないがしろにして、場当たり的に業務を行なっていては本末転倒です。
業務を行ないながらも逐一スケジュールを意識し、道筋に沿って業務を進めていきましょう。

スケジュール管理実践のコツ

前章で、スケジュール管理において最も大切なのは（4）の実践であることをご説明しました。
では、（4）の実践を的確に行なうにはどうすればよいのか？そのポイントをいくつかご紹介します。

●優先順位を意識する

「今日中に今日やるべきタスクが上がっていればいいはず」と、優先順位を考慮せずに作業にとりかかってしまう人が意外と多いようです。
スケジュール上の優先順位は、それなりの根拠があって設定されているはずなのです。
作業時の気分で簡単に入れ替えてしまっていいものではありませんし、スケジュール作成の際にはしっかりと根拠を検証して優先順位を設定するようにしましょう。

●予定は一括で管理する

個人の予定は手帳で、チームの予定はPCで…などと、複数のスケジュールを別々の場所で管理することにはリスクが伴います。
スケジュール確認が必要な際、複数のスケジュール表を確認しなければならない煩雑さが発生し、またその煩雑さがダブルブッキングの元になります。
スケジュールは必ず一元管理を心がけましょう。

●前倒しを意識する

予期せぬ事態に備え、スケジュールは前倒しを意識しておくに越したことはないでしょう。
進行状況に余裕がある時には先のタスクに早めに手を付けるなど、若干の前倒し状態を常にキープするくらいの意識で業務を進めるのが成功の秘訣です。

●難しいタスクは早めに着手する

前述の「前倒し」の補足となりますが、最初から「時間がかかる」「重い」と分かっている業務については、なるべく早めにとりかかるのがよいでしょう。
時間がかかる業務とは、複雑だったり、分量の多い作業です。
つまりそこには思わぬ大きなアクシデントが潜んでいる可能性もありますので、備えあれば憂いなしの精神で取り組むようにしましょう。
またスケジュールを立てる段階で、難しいタスクについてはさらにタスクを細分化し、それぞれに時間設定をするのもテクニックです。

●バッファを設ける

予期せぬ事態への対応についていくつか述べましたが、そもそも最初にスケジュールを立てる段階で、バッファ（余白）を設けておくことも大切です。
自身やスタッフの体調不良、PCトラブルなど、ハプニングはいくら回避する努力をしていても必ずどこかで発生します。
バッファのない高密度のスケジュールでは、何かの拍子で遅れが発生するとその後ドミノ倒しのように大規模なスケジュール破綻と化してしまいます。
「簡単なタスクばかりだから大丈夫」「この精鋭メンバーならきっと大丈夫」…などと過信せず、どんな時もある程度のバッファは用意しておきましょう。

スケジュール管理の見直しのポイント

スケジュール管理がうまくいっていない時には、次のポイントを意識してやり方を見直してみてください。

考える前に手をつけていないか？

いますぐやるべきもの・後回しでかまわないもののように、業務には優先度に応じてさまざまな種類があります。
優先度の高いものから取り掛かることで、多少の遅れが生じてしまっても、後々のスケジュールにあまり影響のない形で進められます。

タスクを洗い出したら、何が優先度の高いタスクなのかを考え、優先順位をつけてから取り掛かるようにしましょう。
優先度については、緊急性と重要性の2軸から考えるのがおすすめです。

ついつい緊急性の高いものばかりを先に進めてしまい、抜本的な解決につながる重要性の高いタスクがなかなか進まないといった状況を防げるようになります。
長期的に見ればこういった重要性の高いタスクに早く取り掛かることで、業務効率が格段にアップします。

作業分解ができているか？

作業分解とは、ひとつの業務を細かいタスクに分解することです。例えば商談という業務はかなり抽象的で一見すると何から始めれば良いかわかりません。

・顧客情報のリサーチ
・顧客ニーズの推測や分析
・提案内容の決定
・スクリプトの作成
・トークの練習
・スケジュール調整

以上のように、商談を始めるまでのタスクだけでもこれだけあるのです。
このように、細かく分解し具体化することでやるべきことが明確になり迷わずタスクに手をつけられるようになります。

スケジュール管理には『Knowledge Suite』を

では最後に、当社の提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』を紹介いたします。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA（営業支援ツール）、CRM（顧客管理ツール）という3つのジャンルの業務用アプリケーションが1本でお使いいただけます。
基本的なスケジュール管理は「グループウェア」で行なえる他、特に高度な管理が必要となる「営業マン」のスケジュール管理については、顧客データとスケジュールとをスムーズに連動させる「SFA」の機能がおすすめできます。
その他、『Knowledge Suite』が持つ特徴を以下にわかりやすくまとめますので、ぜひご参照ください。

誰でも使えるシンプル操作！

あまりPCの操作に慣れていない方でも、必ず使いこなせるシンプル画面・シンプル設計が『Knowledge Suite』の特徴の1つです。社員みんなで使うことができるから、全社のスケジュール一元管理が難なく実践できます。

3つのアプリケーションを1本で利用可能！

ビジネスアプリケーションの3大ジャンルである、グループウェア、SFA、CRMをワンパッケージでご利用いただけます。導入コストが削減できる他、入力データがアプリケーション間で連携するので、情報の活用範囲が広がり、さらなる業務効率化を実現します。

ユーザー数無制限だから低コスト！

ビジネスアプリケーションのほとんどは「ID課金制」…つまり「ユーザー1名につき〇円／月」という料金形態となっています。一方で『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても50,000円～／月で固定。少人数で使い始めて、徐々に社内全体に浸透させていくような導入手法も負担なく実践できるのです。

リアルタイムコミュニケーションが可能なクラウドサービス！

『Knowledge Suite』は全機能がインターネットブラウザを通して提供される、クラウドサービスとよばれるサービスです。低コスト運用かつ即時導入が可能で、場所を選ばずリアルタイムで情報交換ができるなど、スケジュール管理に活かせるクラウドサービスのメリットが豊富に用意されています。

スマートフォン・タブレットなどにも対応！

PCの他、スマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応しています。移動中または外出先等でもスケジュール管理や業務の処理が可能で、業務効率化・生産性向上を促進します。

まとめ

本稿では「スケジュール管理」をテーマに、その実践方法やコツをお伝えしてきました。
組織で動くことが求められるビジネスシーンにおいて、スケジュール管理は個人の課題ではなく、社員全体で向き合うべき課題です。
その際に大きな効果を発揮するのがPCアプリケーションの活用です。
アプリケーションでのスケジュール管理に興味をお持ちになられたら、ぜひ『Knowledge Suite』の利用をご検討ください。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、シンプルな操作感覚やクラウドサービスの利便性、基本的なスケジュール管理は充分にご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html