成果につながる「営業支援」で働き方を改善

ここ数年、どの企業でも「働き方改革」がテーマとなっています。コロナ禍以降は特に、コストやマンパワーを抑えながらどのように業務を効率化し、売上や利益を確保していくかは、業種や規模を問わずあらゆる日本企業で課題となっているはずです。
そんな中、本稿でご紹介したい対策がSFA…つまり「営業支援」とよばれるツールの活用です。
PCアプリケーションの力で営業プロセスを改善し、コストをかけずに受注増をめざす有効な戦略としてのSFA＝営業支援について、初心者の方にも分かりやすくお伝えしていきます。

営業支援とは？

「営業支援」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？
読んで字のごとく「営業活動を支援する一連の取り組み」のことですが、多くの場合、ビジネス用PCアプリケーションの世界でよく使われる言葉です。
ビジネス用アプリケーションの人気ジャンルの1つにSFA＝「Sales Force Automation」というものがあり、日本ではこれを指して「営業支援ツール」「営業支援システム」などとも呼ぶのです。
SFAは企業の営業部門に寄り添い、1つ1つの業務を管理・効率化するための様々な機能を内包しています。
製品によっても微妙に異なりますが、おおむねSFAには下記のような機能が備わっています。

●顧客管理

営業の対象となる顧客の基本的なデータや、商談履歴等を記録・管理する機能です。

●活動履歴

営業マンの毎日の活動履歴やその成果を記録・管理する機能です。

●営業日報

毎日提出する営業日報を、ネットワーク上で作成・提出・閲覧する機能です。

●見込案件管理

個々の案件がどんな状態にあるか、成約の確度がどの程度か、顧客が何を希望しているか…など、案件のステータスを管理する機能です。

●営業活動分析

すべての営業マンの行動や受注成績を客観的に分析し、ひいては組織の分析や、行動目標の設定をサポートする機能です。

●名刺管理

商談で受け取る名刺をスキャナやスマートフォンでデジタルデータに変換し、顧客名簿として管理する機能です。近年Web商談が増えており名刺を受け取れないケースが多いですが、オンライン名刺交換が出来るツールも増えてきました。

近年、SFAの導入企業数は拡大の一途をたどっています。
市場には多種多様なSFAがリリースされており、私たちブルーテック株式会社がリリースする総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』もその1つです。
こうしたツールは「どうせ資金に余裕がある大企業だけが導入するものでしょ？」と思われがちなのですが、特に『Knowledge Suite』は圧倒的な低コストと、PCの知識がほとんどなくてもお使いいただけるシンプル操作を実現しており、中小規模の企業様がメインユーザーとなっています。
SFAの導入は今や他人事ではありません。どんな規模の企業も、すぐに検討すべき業務改善施策の1つなのです。

営業支援ツールの種類

上で「営業支援」とは、ＰＣアプリケーションの世界でよく使われる言葉であると述べました。
実際、市場には営業活動を支援する目的で利用されるツールがたくさんリリースされています。
特に下に分類した３種のツールは、企業の営業活動をスムーズに、効率的にしてくれるものとして一般的です。
それぞれの特徴を理解し、自社の営業業務にマッチするツールはどれか、把握しておくとよいでしょう。

【営業支援ツール】SFA

本稿冒頭でご紹介したSFAは、営業業務を支援するツールとしては最もメジャーなものです。
営業プロセスを可視化することで、効率化や生産性の向上を目指すツールと言えます。
個々の営業マンの業務を様々な機能で軽減してくれますが、一方でマネジメント層にも有効な業務可視化機能や、データ分析機能を搭載しています。
「Sales Force Automation」の名が示すとおり、最初から営業部門に対する支援を目的に設計されたツールなので、営業活動との親和性は完璧です。
SFAに関するより詳しい説明は、こちらのコラムでご覧いただくことができます。

【営業支援ツール】MA

「MA」は、「マーケティングオートメーション」の略で、マーケティングの自動化や効率化を実現するためのツールです。
その名の通り企業のマーケティング活動を支援するツールであり、具体的にはアクセス解析、Web行動解析、キャンペーン管理、マーケティングシナリオ作成などの機能が搭載されています。
これらの機能により、MAは見込み客の創出から育成、分類や管理までを一手に補助してくれるのです。
基本的には顧客の志向や行動傾向を分析できるツールなので、営業活動にも有効なデータを提供してくれます。
特に営業部門とマーケティング部門とのシームレスな連携を求める組織においては、利用価値の高いツールであると言えます。 と言えます。

【営業支援ツール】CRM

「CRM」は「Customer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)」の略で、日本語では「顧客管理ツール」などと呼ばれるものです。
主に顧客との関係性を中長期的に管理・改善するためのツールで、顧客情報のデータベース化や商談内容の詳細な記録と共有、様々なステータスごとの顧客データの検索・抽出…といった機能が搭載されています。
SFAと併用されることも多く、営業活動を通じて入手した各種顧客情報をCRMで管理し、またCRMで管理されている情報を元にさらなる営業活動を展開する…といった使い方が一般的です。

よくある営業業務のボトルネック・効率化すべきこと

では、こうしたSFAの導入にはどのような効果があり、どのような問題を解決してくれるのかを具体的にご説明しておきましょう。
どんな企業の営業部門も抱えがちな、営業業務における課題やボトルネックの例と、SFA導入によりそれらにどのような解決が見込めるかをお見せしていきます。

営業にムダが発生している

例えば「他の営業マンが一度訪問し非常に反応が悪かった顧客を、知らずに他の営業マンが複数回訪問してしまった」…または「せっかく初回商談で反応が良かった顧客が忘れられ、放置されている」…そんなケース、貴社にはありませんか？
SFAは顧客の情報を商談に紐づけて管理する機能が搭載されています。どの顧客といつ、どのような商談が行なわれ、感触はどうだったのか、といった情報が部署内の全員に共有する形で保存されるため、ムダがなくなります。
また、顧客情報のソートやピックアップも簡単なので、例えば感触の良かった顧客だけをリストアップしたり、1か月以上訪問していない顧客だけをリストアップするようなことも可能です。
これらの機能で営業活動のムダが排除され、効率化を図ることができます。

異動、転職が多くノウハウが蓄積されない

ある1人の営業マンが異動や転職によって部署を去ってしまった場合、彼が抱えていた顧客の情報や、これまでのコネクションが途切れてしまう…。こうした「属人化」「ブラックボックス化」というのも営業部門でよく聞かれる課題の1つです。
SFAを使えば、1人の営業マンが行なった営業活動の記録や、会話を含めた具体的な商談の内容、成約の確度などなど…仔細な顧客の情報が部署の共有財産として蓄積されていきます。
ある1人の業務を他の誰かに引き継ぐのがとてもスムーズで、しかも確実なのです。
こうした情報は、新人に対する自社の営業傾向の共有やロールプレイングなど、教育目的でも活用することができます。

成績の良い者・悪い者の差が埋まらない

ごく一部のデキる営業マンだけが部門の売上を支え、他が育たない…という課題に悩むマネージャーの方は多くいらっしゃいます。
過去に誰が、どのような商談を何度行ない、結果はどうだったのか、という情報を保管・共有することができるSFAなら、それらの情報を集合知として有効に活用することができます。
成績のよい営業マンが成功した商談のプロセスをたどっていけば、おのずと傾向が見えてくるはずです。その傾向を周知するだけでも部署は活気づいていき、さらなる知見の積み重ねにつながることでしょう。

残業が減らない

営業マンとはとかく忙しいものです。「働き方改革」という世間の潮流に反し、どうしても営業部門の残業が減らない…とお嘆きの企業も多いことと思われます。
ここまで述べたように、SFAとは情報やノウハウを共有することでムダを排除し、理論的・効率的に業務を行なうためのものです。
導入により残業が減り、なおかつ売上が増えたという企業もたくさんあります。
加えて『Knowledge Suite』を始めとするいくつかのSFAはスマートフォンやタブレットにも対応しています。
外出が多い営業マンにとって、場所を問わず業務の処理や顧客情報の閲覧ができることは、それだけでかなりの時間短縮・残業削減につながります。

営業支援を行う流れ

SFAは、導入すれば黙っていても営業成果がグングン上がるというものではありません。
あくまで人が行なう活動を支援するためのツールであり、使う側が積極的に動き、正しい使い方をしなければ効果を生み出してはくれません。
では実際にSFAを導入して営業支援を行なう場合、どのようなプロセスで行なうのがよいのでしょうか。
以下に、基本的な流れをご紹介します。

①導入準備

SFA導入に当たり、その準備をしましょう。
どのような業務にSFAを適用するのか、利用者は営業部門全体なのか一部のチームに限るのか、ツールの使い方に疑問があった際の問い合わせ担当者は誰なのか…など、事前に計画を立てておくことが大切です。
また詳しくは後述しますが、利用者の間で「何の目的でSFAを使うのか」という意識の統一も、必ずしておくべきでしょう。

②営業活動の可視化

SFAを実際に使い始めるにあたり、手始めに習慣化したいのが「営業活動の可視化」です。
どの営業マンがどんな顧客に対し、どんな商談を行なっているのか…という記録を日々蓄積していくのです。
すでに営業日報を提出しているという組織は多いと思われますが、その代替として各営業マンが日々の営業活動をSFAに記録していきます。
そうすることで、例えば「既存顧客との関係性は良好だが新規顧客が獲得できていない」「一部の営業マンに対する負担が大きすぎ、顧客の一部を取りこぼしている」…といった営業の課題が見えてくるはずです。

③顧客情報の管理・分析

営業活動が可視化されていくに伴い、顧客情報も蓄積されていくはずです。
その中で、「特定の業種からの反応がいい」「商談はスムーズに行くが、クロージングで覆されるケースが多い」「好感触だったにも関わらず、半年も放置されている顧客がいる」…など、顧客のステータスや傾向も分析できるようになるでしょう。
なお顧客情報管理の際は、商談の進捗状況や受注確度、担当者の個性など、なるべく具体手的に記録しておくと、営業担当者の引継ぎが発生した際にスムーズです。

④ノウハウの共有・蓄積

②③を繰り返すことで、自社ならではの有効な営業手段やトークスクリプトなども見えてくるはずです。
そうしたノウハウは個々が抱えるのではなく、SFAを通じて組織内で積極的に共有するべきでしょう。
それにより営業成績のバラつきをなくし均一化することができる可能性がありますし、また新人営業マンの成長をうながすことにもなります。

営業支援のポイント

ここまでの説明をお読みになり、SFAに興味がわいた、または導入を具体的に検討したいという方に向け、失敗しないSFAの導入や活用のポイントをいくつかお教えしておきます。
SFAは非常に便利なツールですが、業務改革には失敗の可能性もつきまとうことを年頭に置きながら、慎重・確実な取り組みをおすすめします。

導入は現場の意見を聞きながら進めること

企業に何らかのソフトウェアを導入する際、その検討・選択は企業の代表者やシステム担当者が中心になって進められることでしょう。
しかし特にSFAの導入に際しては、担当者の一存で決めず、実際に利用する現場営業マンの意見も積極的に取り入れながら決めることを心がけてください。
SFAは企業の売上をも左右する重要なアプリケーションであり、現場営業マンが毎日利用するものです。
営業マンにとって操作しにくい、活用しにくいものであった場合、やがて誰も使わなくなってしまい、導入計画が失敗に終わってしまうこともあるのです。

何のために、どんな業務に活用するのか周知徹底を

導入にあたり、意思統一をしておくことも大事です。せっかくのSFA導入も、現場の営業マンにとって「なんだか面倒な作業が増えた…」などと思われてしまっては、まったくの無駄になってしまいます。
使う意義や、何のためにどんなオペレーションをするべきなのかを事前に利用者みんなで理解しておくことで、利用率は各段に上がります。
また、いきなり業務のすべてにSFAを活用しようとするとハードルが上がり、現場から敬遠されがちです。
まずは自社の業務を系統立てて分解し、どの部分にSFAを活用すべきなのかを把握したうえで、まずは必要最小限の範囲でSFAを活用し始めましょう。
営業マンにとってSFAの利用が日常化していくに従い、その範囲を徐々に広げていくのが上手な運用方法です。

運用しながらもヒアリングと改善を継続すること

「導入したからあとはよろしく」では、現場もついてこないでしょう。SFAは導入時よりもむしろその後が重要です。
管理者が現場営業マンから定期的な聞き取りを行なって、利用範囲は適切かどうか、業務に負担になってはいないか、改善を希望する点はないか…といったポイントを常に把握し、改善していくようにしましょう。
とにかく現場が長くつきあえるシステムにしていくことが成功のコツです。
また、SFAの入力項目やその方式は企業がカスタマイズすることができます。例えばテキスト記入の項目を減らし、選択式を多くするなど、データ入力者にとって負担にならないやり方を模索しつづけることが必要です。

SFAの選び方

貴社でSFAの導入が決定したと仮定しましょう。
ところが、すでに市場にはたくさんのSFAがリリースされており、いったいどれを選べばいいのか迷ってしまうはずです。
そこで、SFAを選ぶ際に注意すべきポイントを以下にまとめます。
せっかくのSFA導入を失敗に終わらせないため、これらの点に注意しながらじっくりとSFAを選んでください。

操作が簡単かどうか

SFA導入に当たり、「使いやすさ」は最も重要なポイントです。
どんなに高機能なSFAであっても、操作が複雑であったり、画面が見にくかったりすれば、やがて誰も使わなくなってしまいます。
特に初めてSFAを導入する組織では、ほとんどの利用者はSFAというものを見たことも触ったこともないはずです。 そんな中で、いきなり複雑な操作を突きつけられても動揺するばかりでしょう。
導入前に無料で利用体験できるSFAもあるので、こうしたサービスを利用しながら、使いやすさは実際に体験して確認することをおすすめします。

自社に見合ったコスト感

どんな組織でも、導入コストに関しては気になる項目でしょう。
導入前に必ず確認されるはずですが、特にSFAにおいては「自社に見合ったコストで導入できるかどうか」を検証してみましょう。
一概には言えませんが、SFAは高機能であればあるほど導入コストも高まる傾向にあります。
そして高機能であれば、それだけ操作や取り扱うデータが多く、複雑になっていきます。
初めてSFAを導入する場合、高いコストを支払って高機能なものを導入する必要はないかもしれません。
逆に数年にわたってSFAを使いつづけている組織が、さらにワンランク上のSFAを導入するという場合は、利用目的を明確にした上でそれ相応のコストと機能のSFAを選ぶべきです。
このあたりのバランスは事前によくシミュレートしてみましょう。

マルチデバイス対応

マルチデバイス…、つまりスマートフォンやタブレットといった携帯端末にも対応したSFAかどうかも重要です。
営業マンは外出の機会が多く、オフィスの外で操作できるSFAであるか否かが、業務効率化に大きく影響するからです。
「ＰＣでしか商談内容が記録できないので、忙しいけどいったん社に戻らなければ…」というのでは効率化も本末転倒でしょう。
営業マンの外回りが多い組織ほど、マルチデバイス対応のSFAを選ぶようにするべきです。

SFAなら『Knowledge Suite』をオススメできる理由

それでは、SFAを選ぶ際に当社が自信を持ってオススメする『Knowledge Suite』のご紹介を以て本稿の結びに代えさせていただきます。
『Knowledge Suite』はSFAに加え、CRM（顧客管理）、グループウェアという3つのビジネスアプリケーションをワンパッケージでお使いいただける総合ビジネスアプリケーションです。
特にSFAの利用をきっかけに導入いただく企業様が多く、営業活動の効率化において数多くの実績を出しています。
以下、特に『Knowledge Suite』ならではと言える強味をご案内していきますので、参考になさってください。

誰でも使いこなせる簡単・シンプルな操作

『Knowledge Suite』はPCの作業に不慣れな方でもすぐに使いこなせる、どこまでもシンプルな操作性が特長です。画面構成も直観的で分かりやすく、マニュアルを読まなくとも誰でも使いこなすことができます。だからこそ業種や企業規模を問わず、あらゆる企業様に長くお使いいただいています。

3大アプリケーションが1本で使える

『Knowledge Suite』1本でSFA、CRM、グループウェアの3大ビジネスアプリケーションがすべてご利用いただけます。非常に経済的であることに加え、顧客データを名刺管理から取り込みSFAに連携して活用することができ、いままで手入力で手間だった顧客データ入力の時短に繋がります。

低価格＆ユーザー数無制限

ビジネスアプリケーション市場において、ほとんどの製品は「ユーザー1名につき〇円／月」といった、「ID課金制」を採用しています。ところが『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金50,000円の固定料金。大勢で利用しながら、多くの情報を集めることが営業のノウハウを蓄積することにつながります。

情報の共有・交換に長けたクラウドサービス

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットブラウザ上で提供される、「クラウドサービス」です。PCにアプリケーションをインストールする手間がなく、あらゆる情報がリアルタイムで安全に共有されます。迅速な情報共有は営業活動成功のカギを握る、重要なポイントです。

スマートフォンやタブレットにも対応

『Knowledge Suite』はPCの他、スマートフォンやタブレットにも対応しています。こうした携帯型端末で利用しても、使い勝手はPCとほぼ同じ。移動中、または外出先でも様々な業務を処理したり、情報を閲覧・交換することができるため、時短や効率化に有効です。

本稿ではSFA＝営業支援について、基本的な情報や導入のポイントをお伝えしてきました。
多くの企業で「改革」が求められている今こそ、SFA導入のご検討をおすすめします。
その際、まずは『Knowledge Suite』の導入をご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』はトライアル版を無料でご利用いただくこともできます。トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、操作感、クラウドサービスの利点などは充分ご体感いただけるでしょう。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本稿では「営業支援」をテーマとして、主に営業支援ツールSFAの活用方法やツールの選び方などをご紹介してきました。
本文内でも述べたように、SFAを導入すれば自動的に営業支援が行なわれ、黙っていても営業成績が上がる…というものではありません。
自社の活発で健全な営業活動がまずあってこそのSFAである、という点はよく覚えておいてください。
本稿で述べてきたような正しい目的、正しい使い方、正しい選び方を実践しながら、SFAをよきパートナーとし、貴社の営業成果が向上することをお祈りいたします。
なお、SFA導入をご検討の際は、低コストで誰にでも操作しやすい『Knowledge Suite』の導入も併せてご検討いただけると幸いです。
本稿をお読みいただき、誠にありがとうございました。