SFAで日報管理をするには

営業日報、活動報告、コミュニケーションノート…。呼び方は様々ですが、業種や企業規模を問わず、多くの企業で「日報」に類する報告書は導入されています。
この日報、貴社ではどのように記入・管理されていますか？　昔から存在するものだからか、今でもノートやファイルといった紙媒体で管理されている企業も意外と多いようです。
今回は「SFAで日報管理」をテーマに、日報管理のデジタル化のやり方、またそのメリットなどを分かりやすくお伝えしていきます。
実はごく簡単に低コストでできる日報のデジタル化、貴社でも検討してみてはいかがでしょうか？

SFAとは？

本稿をお読みのあなたの会社でも、日報のたぐいは存在するのではないでしょうか。特に営業部門に所属されている方には、一日の終わりにその日の営業日報を文書にまとめ、上司に提出するような作業が付き物かもしれません。
その日報ですが、貴社ではどのような形で管理されていますか？　紙で管理されている企業の方には特にお読みいただきたいのが本稿です。紙の日報から脱却し、デジタル化することで得られる多くのメリットを分かりやすくお伝えしていきます。
「ウチは紙じゃなくてExcelで管理しているから大丈夫」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、実はいくら細かいデータをExcelに入力しても7割以上意味がないと言われています。
では、日報管理はどのようにデジタル化すればよいのでしょうか。やりかたはいろいろありますが、本稿でおすすめしたいのは「SFA」を使った日報管理のデジタル化です。
SFAとは、企業向けのビジネスPCアプリケーションの1つのジャンルを指す名称で、ここ数年で盛り上がりを見せる一大ジャンルとも言われています。
SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略で、日本語では「営業支援システム」などとも称されます。
1つのSFAにたくさんの機能が搭載されていますが、そのいずれもが企業の営業マンの活動をサポートするためのものです。SFAを導入することにより、営業マンの作業効率・生産性が上がり、売上の最大化にもつながると言われています。

※詳しくは以下のコラムを御覧ください。
■SFA (Sales Force Automation)とは

SFAで日報管理を行なうメリット

本章ではSFAで日報管理をデジタル化することのメリットをより詳しく、3つのポイントに絞ってご紹介していきましょう。

（1）情報のアーカイブ性

ノートやファイルなどの紙を使った日報管理の最大の弱点は検索性・保存性の不足です。
紙の場合、日報を記入する側の人も、それを確認・管理する側の人も、過去の日報を見直すことがスムーズにできません。明日の商談に備えて、2か月前の同じ顧客との商談内容を振り返っておこう…と考えたとしても、何冊もあるノートのうちどこにそれが書かれているのかが分からず、机をひっくり返して右往左往…となってしまいます。毎回こうでは、そのうち振り返ることそのものをやめてしまうことでしょう。
また紙では「紛失」も大きな問題となります。５年前、６年前のノートがどこにいったのか分からない…というのもありがちなケースです。そしてノートやファイルは永久に保存しておくわけにもいきませんから、古いものは廃棄してしまうこともあるでしょう。これらの場合、せっかく社員1人1人が蓄積してきた活動の記録がこの世から失われてしまうことになります。
一方、デジタルテキストで記入・管理された日報の方を見てみましょう。
まず検索は得意中の得意です。インターネットの検索エンジンのように、キーワードで検索をかければ、合致する日報を一瞬で閲覧することができます。過去の振り返りや特定の情報のピックアップが気軽にできることは、日々の業務内容のクオリティアップにもつながります。
また一度保存された日報は紙とちがって、よほどのことがない限り何年でも何十年でも保存されつづけます。保存することが物理的な空間の圧迫にはつながらないからです。
膨大な活動記録のアーカイブ中から必要な情報だけを一瞬でピックアップして閲覧することができれば、日報の活用方法そのものが大きく変わってくるのではないでしょうか。

（2）情報の共有性

紙での日報管理では、1人の日報を大勢の人が見る機会は少ないでしょう。せいぜいが記入者本人とチームリーダー、そして組織長の計3人といったあたりではないでしょうか。
日報管理をデジタル化すれば、1人が書いた日報をネットワーク経由でみんなで閲覧することも可能になります。
そもそも日報とは、組織みんなで共有するべき宝の山なのです。そこには商談での会話のやりとりや顧客の反応、案件の進捗状況、次への課題などなど…、営業ノウハウの蓄積や組織としての戦略組み立てに役立つたくさんの情報が書かれています。
例えば営業マンであるあなたが明日商談に訪れるA社は、1か月前に別の社員が訪問していたとしましょう。その時、どのような会話がなされており、どのような結果に終わったかを事前に知ることができれば、明日の商談に向けた対策をいくつも練ることができるはずです。
少なくとも商談の際に「1か月前に弊社社員の〇〇がお世話になりました」と一言添えるだけでも、お客様が持つ印象や信頼感はだいぶ変わってくるのではないでしょうか。紙の日報では1か月前に誰かが訪れていたこと自体、あなたが知るすべはないかもしれません。
また商談において営業マンたちがどのようなトークを展開してきたのか、先輩社員たちが日々どのように業務をこなしているのかといった情報は、新人教育にも役立ちます。
「このような場合はこう立ち回ればよい」「こういう困難はこのように切り抜ければよい」といった生の現場の声は、どんな指導書よりもリアリティがあり、圧倒的な説得力で新人を育成してくれます。
こうした情報共有は、実はExcelなどの表計算ソフトで日報管理をしている企業でも事実上、あまり行なわれていません。どうしても社員が個人のデスクトップで日報を作成し、上司にメールで送信する…という1to1の運用になってしまいがちなのです。
その点、ほとんどの場合最初から広く大勢で閲覧する事が可能となっている点もSFAでの日報管理が優位なポイントです。
今まで日報の共有を考えていなかったという企業の担当者様は、こうしたメリットを踏まえ、改めてデジタル化・共有化のご検討をおすすめします。

（3）日報管理の効率性

日報の作成・閲覧は、デジタル化することでそれらをより効率的に行なうことができるようになります。
例えば前述のように、1か月前に別の社員が訪問したA社との商談を日報にまとめるとしましょう。報告のためにはA社の業務内容や規模、過去の商談の履歴について触れなければならないかもしれません。
紙の日報の場合、A社のパンフレットやホームページを見て改めてこうした情報を調べる必要が出てきますが、SFAでデジタル化された日報であれば、SFAに登録されているA社の情報を閲覧すればすぐに分かります。
そもそも日報の中で企業情報をリンクさせることができるので、改めて記載するまでもなく、日報確認者が企業の情報をすぐ閲覧できます。
また、スマートフォンやタブレットといった携帯端末での操作が可能なSFAであれば、日報をいつでもどこでも記入・閲覧することができます。
わずか数分で済む日報提出のために、外出先からわざわざ社に戻ったような経験、あなたにもないでしょうか…？　デジタル化により、こうした非効率とはお別れできるわけです。
これもExcel等による日報管理では実現しにくい、SFAならではの日報運用の1つです。

SFAでの日報管理なら『Knowledge Suite』

さてここまでお読みいただき、紙の日報管理をデジタル化することの重要性や、Excelなどの表計算ソフトでもまだ不可能なSFAによる日報管理の優位性をご理解いただけたでしょうか。
ここからは「じゃあ、SFAで日報管理を始めてみよう」とお考えの企業担当者の方に向け、日報管理に最適なSFAをご紹介させていただきます。
ビジネスソフトウェアの市場には、様々なSFAがリリースされています。無料で利用できる手軽なものもあれば、高機能・高価格なものもあります。日報管理機能を搭載するものも多いので、その中で何を選ぶかは誰しも迷うところですが、ここでおすすめするのは私たちブルーテック株式会社が提供している『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』は、SFAに加え「CRM（顧客管理システム）」、「グループウェア」の機能がワンセットになった総合ビジネスアプリケーションで、すでに全国7,500社もの企業様にお使いいただいている実績があります。
『Knowledge Suite』ならではの、おすすめできる理由を以下にまとめさせていただきます。

シンプルな操作で入力・閲覧が楽々

『Knowledge Suite』の最も大きな特徴が、直観的に使えるシンプル設計です。マニュアルを読む必要もなく、PCでの作業に不慣れな方にもすぐに使いこなしていただけます。だから入力する側も閲覧する側も抵抗がなく、日報のデジタル化が円滑に進みます。

3つのビジネスアプリケーションが1本で使える

「グループウェア」「SFA（営業支援システム）」「CRM（顧客管理システム）」の3大ビジネスアプリケーションをワンパッケージでご利用いただけるのが『Knowledge Suite』です。SFAやCRMで入力した企業情報や顧客情報を日報にすぐに流用できるため、日報の作成効率や内容の理解度に差が出ます。

ユーザー数無制限だから何人でも使い放題

ビジネスアプリケーションの世界では、利用料金は「ユーザー1名につき〇円／月」といった、「ID課金制」の方式を採用するのが一般的です。ところが『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円／月～で固定。コストの上昇を気にすることなく、社員全員でのびのびとお使いいただけるのです。

クラウドサービスだから共有性は万全

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供される、いわゆる「クラウドサービス」です。PCにソフトウェアをインストールする手間がありませんし、あらゆる入力情報は安全に共有されることが前提となります。前述のような日報共有のメリットを存分に引き出すことができるのです。

時間を無駄にしないマルチデバイス対応

PC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末に対応する『Knowledge Suite』。携帯端末でもPCとほとんど同じパフォーマンスでお使いいただくことができます。移動中や外出先でのわずかな空き時間にも日報の記入・閲覧ができ、業務効率化と生産性向上を実現します。また情報交換が今よりもっと密に、高速になることでしょう。

本稿では日報管理のデジタル化をテーマに、SFAを使った日報管理の有効性をご紹介してきました。
ビジネスシーンにPCアプリケーションが浸透して長い年月が立ちましたが、日報管理は依然としてアナログ傾向にあります。
しかし、本稿をお読みいただければお分かりいただけるように、日報管理こそすぐにデジタル化すべき業務の1つです。貴社でもぜひ、SFAを使った日報管理の実践をご検討ください。その際はぜひ『Knowledge Suite』のご利用も併せてご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」の機能だけがご利用いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力は存分にご体感が可能です。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html