営業日報とは何？目的や例文、ツールを用いた効率化の方法を解説

営業部門での重要な業務の一つに「営業日報」の作成があります。
多くの営業職の方は毎日、業務内容や成果を報告書にまとめていますが、その目的や必要性が見直されることは少ないでしょう。
しかし、営業日報の効率化は業務全体の改善に直結します。特に営業日報の作成・提出を効率化することで業務全体を効率化できることはご存知でしょうか？
本記事では、営業日報の意義や具体例、さらにツールを活用した効率化の方法について詳しく解説します。
この記事を読むことで、営業日報の作成が簡単になり、業務の効率化を実現する方法が見つかります。
ぜひ最後までご覧ください。

営業日報の目的とは？

そもそも営業日報を書く意味や目的について、考えたことがあるでしょうか。
「これは毎日必ず書くものだ」と先輩から教えられ、それから毎日何の疑問もなく書きつづけていると、改めて「なぜ書かなければならないのか」「書くとどうなるのか」についてまで考えが及ばないかもしれません。
そうした目的意識の欠如は、やがて「書くのが面倒」「明日書けばいいや」という怠慢につながりかねず、営業日報が持つ本来の効果が失われてしまいます。
ここで改めて、営業日報を書く目的についておさらいしてみましょう。
まず覚えておかなければならないのは、営業日報を書く目的は組織側、そして営業マン側の双方に存在するということです。
それぞれの目的を、以下にまとめます。

■組織側の目的

・営業マンが毎日正しく稼働しているかどうかを確認する。
・営業部門全体の活動を見える化し、戦略の立案・実践に活用する。
・営業マン１人１人の知見を蓄積し、部署共有のものとする。

■営業マン側の目的

・自身が正しく活動していることを上司に明示する。
・課せられた目標に対して、どの程度進捗しているか、また課題は何かを自覚する。
・その日の活動を振り返り、翌日以降に反省として活かす。

営業日報効率化の方法とは？

営業日報の効率化には、現状の課題を整理し、適切な改善策を見つけることが重要です。

以下では、営業日報の作成や提出に関する問題を解決するための具体的な方法を3つ提案します。

営業日報の仕組みそのものを刷新する

営業日報の効率化には、書き方や仕組みそのものの見直しが必要です。デジタル操作に慣れている従業員が多い場合は、スマホやタブレットで日報を作成できるツールを活用することで、日報作成を効率化することが可能になります。また、営業管理システム（SFA）を利用することで、入力した内容が案件リストやスケジュールに自動で反映されるため、社内の情報共有の円滑化にも役立つでしょう。

営業日報の項目や記入方法を統一する

営業日報の書き方が定まっていないと、何をどう書けばいいのか、悩むこともあるでしょう。あらかじめ営業日報のテンプレートを用意することで、日報の書き方で戸惑うことも少なくなり、結果として日報作成時間の削減につながります。テンプレートを作成する際には、営業部だけでなく他部署とも協力し、報告すべき項目の決定をするとよいでしょう。さらに、プルダウンメニューを利用して入力内容を簡素化し、作業の負担を軽減することも大切です。

他システムとのデータ連携

営業日報に入力した情報がスケジュールに自動で反映されるシステムを導入すれば、会議用資料の作成やグループウェアへのスケジュール登録の手間が減り、作業時間の削減が期待できます。
特にファイル共有やカレンダー機能との連携などは、業務効率を大幅に高められるでしょう。

【上司側】営業日報のチェックを効率化するポイント

一方で、営業マンが書いた営業日報をチェックする上司側の工数もなるべく削減したいものです。
大勢が提出してくる日報にすべて目を通し、正確に状況を把握し、戦略を練る…ということを毎日１からやっていては、時間がいくらあっても足りません。
マネージャー側は営業日報に関してやるべきことを整理し、毎日のルーチンに組みこんでしまう必要があります。
以下の「やることリスト」を参考にしながら「毎日やること」「毎週やること」「毎月やること」を決め、効率的なフローで営業日報を活用しましょう。

■毎日やること

　・営業日報の確認、承認
　・日報の内容で気になる部分をフォローする
　・営業マンの業務の漏れを確認する

■毎週やること

　・各営業マンのスケジュール確認
　・案件の進捗を確認、適宜指示出しをする
　・各営業マンの次のアクションを確認する

■毎月やること

　・新規案件の情報を部内で共有する
　・訪問の件数や新規案件など、実績を確認する
　・顧客ごとの対応状況を確認する
　・受注、失注状況を部内で共有し、以降のアクションに活かす

営業日報の効率化に専用ツールがおすすめな理由と利用ポイント

営業日報の効率化については本稿で繰り返しご説明してきました。
その効率化においてもっともシンプルで、有効な方法として、本稿では専用ツールの導入をおすすめします。
表計算ソフトなどでも営業日報の運用はできます。
しかし営業日報提出のために開発された専用ツールには、それを上回る導入メリットがあるのです。
特に大きなメリット２点について、以下にまとめます。

■入力が簡単

多くの営業日報ツールでは、入力項目をフォーマットとして自由に設定することができます。
また、選択肢のチェックボックスやプルダウンを簡単に設定して、テキスト入力の手間を削減することもできます。
これらの入力業務を簡便にする機能は専用ツールならではのもの。
入力業務の時短に大いに貢献してくれます。

■他システムとの連携が可能

営業日報ツールは他のシステムと連携し、データを共有できるものもあります。
例えば日報で入力した行動予定がスケジュール表に自動で反映されたり、逆に顧客リストの顧客情報が日報に瞬時に反映できるような使い方ができるのです。
つまり日報で入力した情報をもう一度他のシステムに記入したり、忘れてしまった企業担当者の名前を調べるために名刺をひっくり返したり…といった余計な手間も削減することができます。

営業日報専用ツールについてより詳しく知りたい方は、以下のコラムもご参照ください。
【無料の日報管理・営業日報でどこまでできる？ アプリ比較からテンプレートまで】

日報管理ツールは『Knowledge Suite』がおすすめな理由

前述のとおり、すでにたくさんの種類の日報管理ツールがリリースされています。その中でどれを選ぶかは貴社の課題やコストを考慮して決めることになるかと思われますが、最後にどのような課題も広くカバーし、低コストで運用できるため、あらゆる企業におすすめできるツールとして『Knowledge Suite』をご紹介します。
私たちブルーテック株式会社が提供する『Knowledge Suite』は、3種類のビジネスアプリケーションがワンセットでご利用いただける総合ビジネスアプリケーションであり、もちろん日報管理機能も搭載しています。
他のアプリケーションにはない、『Knowledge Suite』ならではの魅力を以下にまとめますので、ぜひ導入の参考にしてみてください。

シンプル操作で入力も閲覧も戸惑わない！

『Knowledge Suite』が持つ最大とも言える特徴は、どなたでも使いこなせるシンプル設計です。PCでの作業に不慣れな方でも、マニュアルを読む必要もなく直感的にお使いいただけるので、組織に確実に定着します。

3大ビジネスアプリケーションがワンセットに！

『Knowledge Suite』は「グループウェア」「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」の3大ビジネスアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーション。日報以外のあらゆる業務を効率化できるうえに、SFAやCRMで入力した企業情報や顧客情報を日報にすぐに引用でき、日報の作成効率や内容の精度が違います。

ユーザー数無制限で何人でも使い放題！

ビジネスアプリケーションの多くは、「ユーザー1名につき〇円／月」といった「ID課金制」の課金方式をとっています。しかし『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円／月～で固定です。コストを気にせず社員全員でのびのびと使えるので、日報による情報の収集・交換がはかどります。

クラウドサービスだから共有性は万全

『Knowledge Suite』は「クラウドサービス」として提供されています。すべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供され、PCにソフトウェアをインストールする手間がありません。さらにあらゆる入力情報がリアルタイムで安全に共有され、日報による情報共有のメリットを存分に発揮します。

時間を無駄にしないマルチデバイス対応

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォンやタブレットなどの携帯端末からの操作にも対応しています。移動中や外出先でのわずかな空き時間にも日報の記入・閲覧ができ、効率アップは確実。情報交換もより密に、正確なものになります。

『Knowledge Suite』の営業日報成功事例

ここで『Knowledge Suite』を実際に導入いただいた企業様の、営業日報成功事例をご紹介しましょう。
３つの異なる事業を平行して展開しているA社様では、それぞれに性質の違う営業の活動情報をひとまとめに管理することに苦労されていました。
報告に使うツールや記載項目も統一されておらず、部門間の壁は厚かったと言います。
『Knowledge Suite』のSFA並びに営業日報の導入後は、報告類をここに記載するルールに統一。
メールで行なわれていた報告に比べ提出とレスが高速化した他、記入項目や商談確度などの定義も整理・均一化され、管理も容易に。
また多彩な検索機能を使って過去の事例を参照することで、商談のクオリティも向上したそうです。
ツール導入のメリットを上手に活かした好例と言えるでしょう。

まとめ

本稿では、営業日報の意義や作成方法、加えて日報作成の効率化について解説しました。

営業日報は、営業活動の記録だけでなく、業務改善やチームのコミュニケーション強化に重要な役割を果たします。

営業日報の効率化には、デジタルツールの活用やテンプレートの整備が必要不可欠です。SFAなどのシステムを導入することで、自動反映や他システムとの連携が可能となり、業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。

どんな企業でも業務の効率化や生産性向上が課題になっている今こそ、まずは身近な「営業日報」から見直してみてはいかがでしょうか。

もしも貴社でツール導入をご検討の際は、ぜひ『Knowledge Suite』の導入も併せてご検討いただけると幸いです。

『Knowledge Suite』についてより詳しく知りたい方は、下記のサービスサイトからどうぞ。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html

営業日報についてのよくある質問

• ・営業日報とは

  営業担当者が日々の営業活動や業務の進捗状況を記録し、上司や関係者に報告するための報告書のことです。

• ・営業日報のメリットは

  組織や上司にとっては、日報から得られる情報によって営業状況の管理や営業戦略の立案に役立つ情報を手に入れることができます。また、営業担当者にとっては日々の営業状況を記録し、組織・上司と共有することで、適切なアドバイスをもらえたり、トラブルの早期解決にも役立てることができます。