情報共有を効率よく！成果の出る適切な情報共有とは

2020年のコロナ禍以降、急激に注目度が増したビジネスシーンの課題の1つが「情報共有」です。
社会の動きが自社や業界にどのような影響を与えるのかをいち早く察知・共有する必要が出てきた他、普及したテレワークにおいてどのように適切な情報共有を行なうかが模索されています。
本稿ではこの情報共有をテーマに、その基礎知識と実践のポイントをご紹介していきます。
最後までお読みいただければ、適切な情報共有によってあなたの組織がもっと活性化するかもしれません。

情報共有の目的を明確にしよう

貴社では情報共有を意識して行なっているでしょうか？
ビジネスにおいて最も基本的であり、また欠かせないものが情報共有です。
近年、この情報共有をあらゆる手段で強化・最適化することに注目が集まっています。
高度情報化社会・SNS社会と言われて久しいですが、ことビジネスシーンにおいては社員同士の情報共有にまだまだ改善の余地があるケースが多いようです。
「自社の情報共有のあり方を見直したい」という方は、まずはその目的を考えてみましょう。
自社は何のために情報共有を強化したいのか、その結果どんな成果を上げたいのかという指標を作っておくことは大切です。
例えば、下記のような目的で情報共有の強化を行なう企業も多いようです。

●意思決定を高速化したい

情報共有が高速化するということは、伝達、報告、確認、あるいは企画や稟議の提出、決裁が素早く行なわれるということです。
つまり企業や組織の意思決定が高速化し、PDCAサイクルを高速で回すことができます。
市場や競合他社の状況を踏まえ、「意思決定を早めたい」という目的で情報共有を見直す企業はよくあります。

●ムダなリソースを排除したい

情報共有には、意外と多くのムダが含まれているものです。
ムダを排除することによるリソースの有効活用<.と、生産性向上を目的に情報共有を強化する企業も多いようです。
例えば毎日的確でリアルタイムな情報共有が行なわれていれば、毎週末に長い時間をかけて行なう情報共有会議のようなものは必要ないでしょう。
また、フロアが異なる他部署との連携も常日頃からスムーズにできていれば、「人づて」や「たらい回し」といったリソースのロスを防ぐことができるのです。

情報共有の強化によるメリット

つづいて、情報共有を強化することで企業や組織はどのようなメリットを得ることができるのかを、具体的に理解しておきましょう。
様々なメリットが生じる中でも、代表的なところは下記のようなものです。

●気軽に情報発信できる環境

例えばSNSや社内掲示板を導入するのも情報共有強化に効果的です。
特にデジタルネイティブと呼ばれる若い世代はオンライン上での発言は得意で、活発化するでしょう。
立場や上下関係にかかわらず誰でも気軽に情報や意見を交換できるようになれば、思わぬところから思わぬアイデアが生まれる可能性も高まります。

●情報のアクセス性が高まり業務効率化になる

Aさんが知っていることをBさんが知らなかったために、Bさんはムダな仕事をしてしまった…そんな場面も職場ではしばしば見られるのではないでしょうか。
しっかりとした情報共有を行なうことは、知識や経験を共有することにもつながり、こうした「二度手間」を防ぐことができます。
また情報の一元管理ができていれば、1人1人の情報へのアクセス性が高まり、業務におけるムダ、ムラを排除します。
「蓄積されたノウハウ」に「誰でもすぐにアクセスできる」ようにしておけば、業務効率は各段に向上するわけです。

●知識の共有による教育コストの削減

新人が入るたびに、先輩が一から十まで教えている…
新人から大量の質問を投げかけられる…
こんな新人教育にかかる時間的・人的コストにお悩みの企業も多いかもしれません。
前述のようにノウハウの蓄積と共有が正しく行われていれば、長い時間をかけて新人にすべてを教える必要はありません。
共有情報をマニュアルとすることで新人自らが学べる範囲が増え、教育コストの削減と育成期間の短縮につながります。

情報共有を効率化するためのポイント

ここからはより実践的な内容となります。
企業が情報共有の強化に取り組む際、どんなことに注意するとスムーズに実現することができるのか、そのポイントをいくつかご紹介します。
せっかくの取り組みに失敗がないよう、事前に心得ておくことをおすすめします。

●情報共有ツールの導入

何はともあれ、まずはおすすめしたいのが何らかのデジタルツールの導入です。
今やITの活用は、スムーズな情報共有に不可欠と言えるものです。
最近は情報共有に活用できる多種多様なアプリケーションがリリースされていて、無料で利用できるものもあるので、経済的損失はさほど大きな問題にはならないでしょう。
とはいえ、実際に企業または部署で利用するツールはたった1つに統一してください。
バラバラに複数のツールを使っていると情報が共有されるどころか、かえって散在することになってしまいます。

●まずは上長やリーダーが積極的に共有する

上記のようにツールを導入した場合は特に言えることですが、まずは上長が積極的にそのツールを使い、ノウハウを共有していくべきです。
上長が「先生」となりお手本を示していくことで、ツールの使い方も情報共有の仕組みも素早く浸透していきます。
これは従業員の「意識改革」にもつながる、重要なポイントです。

●情報共有のルールを設定する

みんなで同じツールを使っていたとしても、ある程度のルールがあった方が集積された情報にまとまりが出ます。
とはいえ、ガチガチに厳しいルールを定めて情報共有を強く義務化してしまっても、逆に情報の共有そのものが敬遠されてしまいます。
例えば「商談に行ったら何か一言は所感を共有すること」など、ルールは少なく、シンプルに設定してください。

●共有された情報を整理できる仕組みを作る

情報共有がうまく回れば回るほど、情報はどんどん蓄積されていきます。
後で検索することを考えると、情報はきちんと整理されているに越したことはありません。
使用しているツールにもよりますが、情報にタブやインデックスを付けたり、保存場所を目的別に分けておくなど、情報整理の仕組みはあらかじめしっかりと作っておきましょう。

生産性向上を目指すなら『Knowledge Suite』

情報共有の強化について、ポイントはご理解いただけたでしょうか？
文中で「ITツールの導入」もおすすめしましたが、最後にご紹介したいのは私たちブルーテック株式会社が提供する企業向けPCアプリケーション『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はグループウェア、SFA（営業支援システム）、CRM（顧客管理システム）の3つのアプリケーションが1つになった総合ビジネスアプリケーションです。
企業活動を幅広く支える様々な機能を搭載しており、情報共有に関するサポート力にも自信があります。
中でもSFAやCRMに含まれる顧客情報の共有、商談内容の共有、社員スケジュール管理、日報提出の機能は、営業組織の情報共有を一新し、生産性を大幅に向上させます。
『Knowledge Suite』の特長を以下に分かりやすくまとめますので、ぜひご参照ください。

みんなで使えるシンプル操作

PCでの業務に慣れていないという方にも、必ず使いこなせるのが『Knowledge Suite』です。
画面構成も操作方法も非常にシンプルなため、業種や部門を問わず、どなたにもお使いいただけます。
だからこそ社内みんなで使うことができ、情報共有が活性化するのです。

3つのアプリケーションを1本で

ビジネスシーンで非常によく使われるグループウェア、SFA、CRMという3本のアプリケーションが、『Knowledge Suite』ならワンセットでお使いいただけます。
経済的にお得であることに加え、入力したデータが3つのアプリケーションで共有され、検索性や作業効率を向上させます。

ユーザー数は無制限で低コスト

多くのビジネスアプリケーションの利用料金は「ユーザー1人につき〇〇円」といった「ID課金制」です。
しかし『Knowledge Suite』は、月額料金50,000円～固定で何名様でもお使いいただけます。
料金を心配することなく大勢でお使いいただければ、より多くの情報が交換・蓄積されていくことでしょう。

メリット多数のクラウドサービス

『Knowledge Suite』は全機能がインターネットブラウザを通じて提供される、いわゆるクラウドサービスです。
クラウドサービスの強味といえば低コストやセキュリティの安全性に加え、情報共有が高速であること。
今や情報共有ツールの主流でもあるクラウドサービスの実力を、ぜひご体感ください。

スマートフォン・タブレットでどこでも利用可能

『Knowledge Suite』はPCの他にも、スマートフォンやタブレットといった携帯端末でもご利用いただくことができます。
いつでもどこでも情報にアクセスできるから意思決定はより高速になり、あらゆる業務を効率化させることができます。
移動中や外出先でのちょっとした待ち時間にも業務を遂行することができ、時間のムダも徹底的に排除します。

本稿では「情報共有」をテーマに、そのスムーズな実践法などをご紹介してきました。
特に目的意識を持つこと、ルールを定めることは情報共有強化のうえで非常に大切なポイントですので、ぜひ忘れずに覚えておきましょう。

またITツールの導入も、高度な情報共有には不可欠です。
導入をご検討の際は、『Knowledge Suite』をご選択いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のトライアル版もご提供中です。
トライアル版では「グループウェア」のみがご利用いただけますが、これにより情報共有機能の一環はご体感いただけます。
トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html