無料で使えるプロジェクト管理ツールをご紹介！有料無料比較や選び方も

企業向けに開発されたPC用ビジネスアプリケーションの世界には、様々な種類があります。そんな中でも「プロジェクト管理ツール」と呼ばれるアプリケーションのジャンルをご存じでしょうか？
その名の通り社内の業務プロジェクトを管理するためのツールですが、実はこのジャンル、使われている業界・使われていない業界がハッキリと分かれるのが特徴です。
これをお読みの方の中でも「ああ、ウチの会社はもうずっと前から使ってるよ？」という人と、「そんなツール、聞いたこともない」という人に極端に分かれるかもしれません。
使ってみれば実はとっても便利なプロジェクト管理ツール。一部の業界の方だけが使っているのはもったいない！…ということで、本稿では「プロジェクト管理ツール」にフォーカスし、その基礎知識や導入の際の選び方をご紹介してまいります。

プロジェクト管理ツールとは？

数ある企業向けビジネスPCアプリケーションの中でも、すでに人気ジャンルの1つとなっているのがプロジェクト管理ツールです。企業が行なう業務プロジェクトを正確に管理し、円滑に進めるためのアプリケーションですが、特にクリエイティビティが高く、1つのプロジェクトに多くのメンバーが関わるような業態・組織の中で多く使われる傾向にあるようです。例を挙げるなら建築業界や製造業、ソフトウェア開発の現場などがこれに当たります。
逆にそれ以外の業界には意外と知られていないのもプロジェクト管理ツールの特徴です。実はプロジェクト管理ツールは幅広い業務をカバーすることができ、業務の効率化やコスト削減にもつながる、利用価値の高いツールです。このような成果は、とりわけ人手不足の問題が深刻化する現代日本において、企業そのものを救う救世主にもなりうるかもしれません。
さてそのプロジェクト管理ツールですが、かつてはマネージャーがペンを片手に紙の工程表に書き込んだり、表計算ソフトにチクチクと入力していたような予算や進捗の管理を、より高速かつスマートにITの力でサポートしてくれるツールです。マネージャーを助けるものでもありますが、同時にプロジェクトに参画しているスタッフ全員で利用し、すべての人を助けるものでもあります。
プロジェクト管理ツールはよく「案件管理ツール」と混同されがちですが、実は似て非なるものです。案件管理ツールはどちらかというと営業部門で導入されることが多く、顧客側のデータや成約の進捗といった1件1件の商談を詳細に管理するツールです。一方でプロジェクト管理ツールは「自社内の工数・予算の管理」に主眼が置かれており、一部の例外を除けば自社内の事象のみを管理するためのものです。
プロジェクト管理ツールはすでに様々な種類がリリースされていますが、国内製のものはもとより、海外製のものも目立ちます。特に、やはり効率が重視される欧米の国々で作られたツールが多く見られ、それらも含めて今日本でも導入社数を日に日に伸ばしています。
今後の盛り上がりが大いに期待できるプロジェクト管理ツール、貴社でも導入を検討してみてはいかがでしょうか。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、いつ誰が何をやっているのか、自分が今やるべきことは何なのか、今このプロジェクトは順調なのか遅れているのか…といったことがスタッフ1人1人にとって見えにくくなってしまいます。またその見えにくさそのものがプロジェクトの進行を妨げる原因にもなります。
こうした「見えにくさ」を取り除き、またスタッフ間の情報交換を活発にすることで連携を強めることがプロジェクトをスムーズに進め、また工数・コストの削減にもつながる…というのがプロジェクト管理ツールの基本的なコンセプトであり、導入のメリットです。
こうしたメリットを実現するために、プロジェクト管理ツールは様々な機能を搭載しています。具体的な機能はアプリケーションによっても異なりますが、大まかにまとめれば下記の3項目が主となります。

進捗状況の管理

スケジュールの進行や、コスト、工数の管理を一元的に行ない、それらを見える化してくれる機能です。

情報の交換

スケジュールの進捗度をメンバー間に公開したり、テキストによるコメントの交換などの機能です。

情報の通知

メールやSlackなどを通じてスタッフ全体に向けて情報を共有したり、個人に対してこなすべきタスクなどを通達する機能です。

いずれの機能にせよ、プロジェクト管理ツールが実現してくれるのはプロジェクト全体を俯瞰することと、必要な情報をリアルタイムで共有することです。逆を言えば、この2項目が滞っているようでは、プロジェクトは円滑に進まないということになります。グラフィカルな表現力とITインフラを活用した情報伝達能力で、複数名が関わる業務を円滑にするプロジェクト管理ツールは、効率化が求められるあらゆる職場で利用できます。

プロジェクト管理ツールの選び方

もし貴社でプロジェクト管理ツールを導入しようと考えた時、多種多様なプロジェクト管理ツールの中からどれを選ぶかは重要です。それぞれに搭載されている機能や得意分野が異なりますから、自社の業務内容やプロジェクト規模に見合ったものを選ばないとミスマッチを起こしてしまう可能性があります。
特に重要視すべきは情報共有機能の充実です。プロジェクト管理の本質は多種多様な情報の共有であると言い換えることができますから、共有できる情報の多彩さ、リアルタイム性などはよく調べてから導入を決めましょう。
また、使いやすさも大きなポイントです。プロジェクト管理ツールは誰か1人が使いこなせていればよいものではなく、プロジェクトに関わるみんなが等しく活用できるものでなければ意味がありません。PCでの業務に慣れている・いないに関わらず、老若男女どんな社員でも使えるものを選びましょう。ちなみに海外製のツールは、一部日本語に対応していないものもあるので、その点でも注意が必要です。また、建築業など屋外での作業が多い業種の場合はスマートフォンやタブレットに対応しているサービスの方が使い勝手はよいはずです。

プロジェクト管理ツール「無料」「有料」のメリット/デメリットは？

さて、大きなくくりで言えばプロジェクト管理ツールには「無料のもの」と「有料のもの」の2種類があります。無料のものは、多くが「有料版」をベースとした「無料版」というパターンです。つまりＡという有料アプリケーションの、一部機能のみ利用できたり、期間限定で利用できたりする「お試しバージョン」が「無料版」であるというパターンです。一方で、最初から最後まで完全に無料で提供されているアプリケーションも存在します。
無料のアプリケーションがあるなら、有料版を導入する必要などないのではないか？　と考えてしまいがちですが、有料版はやはりそれなりに充実した機能や、どんなに大きなプロジェクトでも対応できるスケール感を持っている傾向にあります。
どちらを選ぶかは企業の状況しだいですが、今までまったくプロジェクト管理ツールを使ったことがなく、これから初めて使うという企業はまず無料版で試してみて、プロジェクト管理ツールとはどのようなものなのか…、また自社に本当に必要なものなのか…という点を確認してみてもいいかもしれません。
その参考まで、本稿では無料で利用できるプロジェクト管理ツールを下記に3例ピックアップしてご紹介します。

～無料プロジェクト管理ツール例～

『trello(トレロ)』
https://trello.com/
カード化されたタスクをドラッグ＆ドロップするだけでタスク管理ができてしまうという、直観的な操作性が魅力のツールです。完全無料提供のアプリケーションで、コストをかけることなく全機能が利用できます。比較的小規模のプロジェクトにマッチすると言われています。

『Brabio！(ブラビオ)』
https://brabio.jp/
「ガントチャート」と呼ばれる形式の表でタスクを管理していく、国産のツールです。国産だけに使いやすさには定評があり、複数のプロジェクトや複雑なプロジェクトにも対応できます。ユーザー５名までは無料での利用が可能です。

『Producteev(プロダクティブ)』
https://www.jivesoftware.com/producteev/
何人で使っても、永年無料というお得なツールです。タスク管理に重点が置かれており、Googleカレンダーとの連携などにより、誰にでもわかりやすい情報共有も実現しています。世界中で広く使われているツールですが海外製であり、日本語には対応していない点には注意が必要です。

プロジェクト管理もできる『Knowledge Suite』

それでは最後に、突然ではございますが私たちブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』のご紹介をもち、結びに代えさせていただきます。

『Knowledge Suite』は、社員同士のコミュニケーションを円滑にする「グループウェア」、営業マンの業務を支援する「SFA」、顧客情報を効率的に管理し活用する「CRM」という3つの機能がワンパッケージで、しかも低コストでご利用いただけるアプリケーションです。純粋なプロジェクト管理機能は搭載していませんが、ビジネスマンのあらゆる業務をスムーズにし、情報共有の高速化を実現する様々な機能を搭載しています。
プロジェクト管理ツールをご検討ならば、併せてそれを下支えする『Knowledge Suite』の導入も検討してみてはいかがでしょうか。1人1人の業務をソフトウェアの力で円滑にすることによって、プロジェクトの進行はより効率的なものになるはずです。またシンプルなプロジェクト管理であれば、SFAの機能を活用して『Knowledge Suite』内で行なうこともできます。
「漠然と社全体の効率化を考えているが、何から手を付けていいかわからない…」そんな時は『Knowledge Suite』をお試しいただき、まず社員1人1人の業務効率化とプロジェクト管理の必要性の検証を行ない、本当に必要を感じたら専用のプロジェクト管理ツールの導入を検討していただくというのも手かもしれません。
その他、『Knowledge Suite』の魅力を以下にまとめさせていただきます。

シンプル・快適で誰にでも使える

PCの作業に不慣れな方でも必ず使いこなせるシンプル設計が『Knowledge Suite』最大の魅力です。多くの場合、マニュアルを読まずにお使いいただけます。だからこそ企業に定着し、利用価値が高まります。

マルチな機能であらゆる業務を支援

「SFA(営業支援システム)」「CRM(顧客管理システム)」「グループウェア」の3大ビジネスアプリケーションがたった1本で使える『Knowledge Suite』。データは各機能で共有しているので、CRMに入力した顧客情報をSFAで活用するような使い方もスムーズにでき、業務の効率化に役立ちます。

ユーザー数無制限の圧倒的コストパフォーマンス

ビジネスアプリケーションの多くのは「ユーザー1名につき〇円／月」といった、「ID課金制」の料金体系を採用しています。一方『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても月額料金は50,000円／月～で固定という低コスト。企業規模や業種を問わず、安心して導入いただけます。

クラウドサービスだからラクラク導入

『Knowledge Suite』は、すべての機能がインターネットを介してブラウザ上で提供されるクラウドサービスです。PCにソフトウェアをインストールする手間がなく、高性能なPCも必要ありません。情報共有が完全リアルタイムとなることもクラウドのメリット。活発なコミュニケーションで、プロジェクトの遅延を防ぎます。

マルチデバイス対応だからどこでも使える

『Knowledge Suite』はスマートフォンやタブレットにも対応しています。PCとほとんど同じパフォーマンスでお使いいただけるので、移動中や外出先でもプロジェクトの進捗確認、情報交換などがリアルタイムででき、作業の効率化を助けます。

本稿をお読みいただき、メール配信システムの基礎知識はご理解いただけたでしょうか。労働人口が減少し、あらゆるプロジェクトに効率化と正確さが求められる今後の社会においてますます注目度が高まるプロジェクト管理システム。貴社で導入をご検討の際には、併せてぜひ『Knowledge Suite』の導入もご検討ください。
『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」機能だけがご利用可能いただけますが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力はきっとお分かりいただけます。

トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html