クラウドサービスを導入するメリット、デメリットをわかりやすく解説

近年、業務効率化やコスト削減の手段として、クラウドサービスを導入する企業が増えています。クラウドサービスが気になっているものの、いまいちどのようなメリットがあるのかわからず、導入に踏み切れないという方もいるでしょう。

本記事では、クラウドサービスを導入するメリット・デメリットについて解説します。導入を検討する際のポイントやサービスの選び方についても紹介するため、クラウドサービスの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

クラウドを導入するメリットとは？

クラウド導入の代表的なメリットは、初期コストを抑えられることです。しかし、その他にも多くのメリットがあるため、ここでクラウドを導入するメリットについて見ていきましょう。

初期コストを抑えられる

クラウドサービスであればインターネットを経由してサービスを利用できるため、サーバーやソフトウェアなどを独自に手配する必要はありません。導入後に月額費用は発生しますが、オンプレミスよりも大幅に初期コストを抑えられる点はメリットです。

簡単にデータを共有できる

クラウド上のデータはどこからでもアクセスできるため、社外からでもデータを確認できます。データを確認するために出社する必要はなく、業務効率の向上につながります。

容量を柔軟に拡張できる

プランを変更するだけで簡単に容量を変更できます。オンプレミスのように容量の大きいサーバーへ移行する必要はなく、拡張コストを抑えることが可能です。

運用・管理の手間を削減できる

ベンダーがメンテナンスを行うため、自社での人的・時間的リソースを削減できます。社内に運用・管理の知識を有する担当者がいなくても利用できます。

最新のセキュリティ環境を得られる

ベンダーが定期的にメンテナンスを実施しており、常に最新のセキュリティ環境で利用できます。

スムーズに運用を始められる

オンプレミスの場合、導入に数か月から1年かかることもあります。一方、クラウドサービスは新たにシステムを構築する必要がなく、導入するとすぐに利用を始められます。

クラウド導入のデメリットは？

クラウドの導入にはメリットだけではなく、デメリットも存在しています。メリット・デメリットを比較したうえで自社に合っているか検討しましょう。

カスタマイズに制限がある

クラウドサービスではパッケージ化されたサービスを利用するため、自社の要件に合わせてカスタマイズできる範囲が制限されています。自由にカスタマイズしたい場合にはオンプレミスを検討しましょう。

インターネット環境がなければ利用できない

利用にはインターネットへの接続が必要であるため、インターネット環境がなければ利用できません。また、オンプレミスよりもサイバーテロのリスクが高く、セキュリティを強化する必要があります。

既存システムと連携が取れないことがある

パッケージ化されたサービスを利用するため、既存システムと互換性がないことがあります。サービスを選ぶ際は、既存システムと連携できるか確認しておきましょう。

そもそもクラウドとはなにか？

クラウドとは、インターネットを経由して提供されるサービスのことです。もともとITシステムの構成図において、外部ネットワークを雲のアイコンで表現していたことに由来しています。

クラウドは、プライベートクラウドとパブリッククラウドという2つの種類に大別できます。それぞれ特徴が異なるため、それぞれどのようなものか確認しておきましょう。

種類	概要
プライベートクラウド	社内でクラウド環境を構築し運用する。自社の都合に合わせてカスタマイズしやすく、さらに高度なセキュリティ環境を構築できる点がメリット。
パブリッククラウド	ベンダーから提供を受けて、不特定多数で利用する。クラウド環境を構築する必要がなく、さらに初期費用がかからないことが多いことから、導入コストを抑えられる点がメリット。

クラウドの導入を検討する際のポイント

クラウドサービスを導入して効果を得るためには、導入目的を達成できるサービスを選び、さらに社内に定着させる必要があります。ここでは、導入を成功させるためのポイントについて紹介します。

導入目的を明らかにする

クラウドサービスによってサービス内容は異なります。導入目的を明らかにすると、必要な機能がわかるため、必要な機能を備えているサービスを選びましょう。

導入計画を立てる

サービスが社内に定着しなければ、効果は得られません。従業員がスムーズに操作に慣れるように、導入計画を立てましょう。研修を実施し、操作方法を説明するのもおすすめです。

クラウドサービス・ツールを選ぶ際のポイント

クラウドを提供しているベンダーは数多く存在しており、料金体系やサポート体制、セキュリティ対策はさまざまです。導入後に後悔しないために、以下のポイントを踏まえてサービスを選びましょう。

予算に合致したサービスを選ぶ

クラウドサービスの利用には、導入コストのほかにランニングコストが発生します。継続的に利用するために、利用にかかるコストを正確に見積もり、無理なく利用できるサービスを選びましょう。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

サービスを導入する際に不明点が発生したり、運用中に不具合が起こったりする可能性があります。そのようなときにすぐに相談できるように、導入後のサポート体制について確認しておきましょう。

セキュリティ対策が万全なものを選ぶ

暗号化通信やIPアドレスの制限、ワンタイムパスワード認証サービスなど、セキュリティ対策が万全なものを選びましょう。実績に行政や金融などが含まれる場合、機密情報を扱える安全性があると考えられます。

オールインワンのクラウドツールなら『Knowledge Suite』

クラウド型のSFAやCRM、グループウェアをお探しの場合には、「Knowledge Suite（ナレッジスイート）」がおすすめです。Knowledge Suiteは、SFAとCRM、グループウェアといったビジネスに必要なアプリケーションを1つのツールに集約しています。

顧客情報と営業報告を入力するだけで、営業プロセスを可視化し、PDCAサイクルの高速化を実現します。それぞれのアプリケーションは連携しており、SFAとCRMにデータを二重で入力する必要はありません。また、スマートフォン対応により、外出先からでも営業報告の登録や、顧客情報の確認が可能です

SFAスタンダードプランであれば、月額60,500円（税込）から利用を始められます。クラウドサービスを導入して営業活動を効率化させたい場合には、ぜひ利用を検討してください。

まとめ

クラウドサービスの導入には、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット	デメリット
初期コストを抑えられる簡単にデータを共有できる容量を柔軟に拡張できる運用・管理の手間を削減できる最新のセキュリティ環境を得られるスムーズに運用を始められる	カスタマイズに制限があるインターネット環境がなければ利用できない既存システムと連携が取れないことがある

初期コストを抑えられるなど多くのメリットがある反面、カスタマイズに制限がある、既存システムと連携が取れないことがあるといったデメリットもあります。クラウドサービスの導入を検討している際は、これらのメリット・デメリットを比較したうえで自社に適切か判断しましょう。

クラウドサービスは導入したからといって、必ずしも効果を得られるとは限りません。大きな効果を得るために、本記事で紹介したサービス導入のポイントや選び方もぜひ参考にしてください。

【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html