営業日報・業務報告書の意味や必要性について

営業職に就かれている方の多くは日々「営業日報」を記入されているのではないでしょうか。業種に限らず、「業務報告書」のようなものを記入している方も多いかもしれません。毎日記入するこのような報告書ですが、習慣のように当たり前に記入しているため「書いて終わり」という風に形骸化してしまっている企業も多いようです。
実は使い方次第で大きな力を発揮する営業日報・業務報告書を見直し、どうすれば貴社にピッタリなものになるのかを考察していきましょう。

営業日報・業務報告書の目的

貴社の社員の方々は、営業日報や業務報告書を書いていますか？
多くの企業では現場スタッフが日々何らかの報告書を書き、それを上司に提出しています。これらの報告書、貴社では本当に使いこなせていると言えるでしょうか？　「昔からの習慣だから書いていた・書かせていた」「スタッフが書いた日報を誰も見ていない」…そんな企業もあるかもしれません。毎日やる業務はやがて習慣化し、疑問を抱くことが少なくなってしまいがちです。しかし日本中で「働き方改革」が叫ばれる今、意味のない業務を見直し、改革しなければなりません。
本稿では、営業日報・業務報告書の活用について考察していきます。
そのためにはまず始めに、報告書はなぜ書かなければならないのかその目的や意義を今一度しっかりと認識しておく必要があります。

報告書の存在意義は、その人が置かれている立場によって様々にあります。
例えば、実際に報告書を書いている現場のスタッフたちにとっては「日々の自身の業務内容・成果を客観的に見直し、反省・改善するためのもの」「上司や他社に伝達すべき情報を伝達するためのもの」という意義があります。日々業務に追われる中で、誰しも自分がやっている業務を自分で振り返る時間というのはなかなか作れないものです。そこで1日の終わりに今日という日を振り返り、自分が行なった業務について客観的な視点で分析することには大きな価値があります。そこには次につなげるべきナイスプレーもあれば、改善すべき反省点もあることでしょう。

一方でマネージャー職の方にとっての報告書とは、「全体を知り方針を定めるためのもの」です。
報告書なくして1人1人のスタッフの細かな業務内容を知ることには、限界があるはずです。ましてや近年、「プレイングマネージャー」という言葉が取りざたされることからも分かるようにマネージャーは自分の仕事で手一杯で、スタッフ個々の業務内容を詳細に聞き取るような時間はないのではないでしょうか。
報告書を活用して短時間でスタッフの動きを把握し、それぞれのやるべきことや部署の方針を決定することがマネージャーに求められます。 また、トラブルを事前に回避する危機管理の面からも報告書は役立つことでしょう。
想像したくないことですが、例えば新人の営業マンが顧客とトラブルになりそう…報告書をきちんと運用すれば、そんな火事になる前の「くすぶり」の状態をいち早く察知し、適切な対処をすることができます。

そして特に営業日報においては、究極の目的は「売上げを伸ばすこと」にあります。
報告書が形ばかりのものになっていると、意外とこれを忘れた運用になりがちです。「売上げ」をしっかりと意識するだけでも、マネージャーも現場スタッフも報告書への取り組み方は変わってくるのではないでしょうか。
その他の報告書にも様々な最終目的があるはずです。
「より良い組織作りのため」や「業務効率改善」、「お客様にとって快適な店舗作りのため」「サービス内容向上のため」などなど…。ここで今一度、貴社で毎日運用している報告書の最終目的を考えてみてください。それが報告書の運用を見直すきっかけになるはずです。

営業日報・業務報告書のメリット／デメリット

営業報告・業務報告書の運用を改善するためには、その性質や特徴についてもより具体的に知っておく必要があるでしょう。
ここでは分かりやすく報告書という業務のメリットとデメリットを見直してみます。

営業日報・業務報告書のメリット

報告書業務のいちばんのメリットは、やはりスピーディに情報共有ができることでしょう。
スタッフ1人1人が手早く報告内容をまとめて提出すれば、マネージャーは全員分の報告書に目を通し、特に重要なポイントに気を留めて対処することができます。時間がかかる「報告会議」を毎日行なうわけにはいきませんから、その代用・短縮版として機能するのが報告書です。
また、業務内容が可視化されることにも大きなメリットがあります。
日々の流れの中で行われている雑多な業務が文章化・数値化されることで誰の目にも明らかになり、それによって個々人や組織が次のアクションを決定しやすくなります。また可視化された情報を共有することは、あらゆるスタッフにとってノウハウの蓄積や作業効率の向上につながります。可能な範囲内でより大勢に可視化することができれば、報告書のメリットもより大きなものになるでしょう。

営業日報・業務報告書のデメリット

反対に報告書を書くことによるデメリットがあるとすればどんなことでしょうか。
それは報告書というものに頼りすぎてしまう危険があることです。
毎日報告書を書くことで安心してしまい、現場スタッフもマネージャーも「報告書さえあればすべて伝わり、すべてが順調に進む…」と考えているならば、それは間違いと言えます。例えば報告書はあくまでテキストや数字でまとめられているものですから、現場の微妙な空気感やニュアンスが伝わらない場合もあります。営業日報に「〇〇社との商談は、良い雰囲気で終わりました」と書かれていた場合、最低でも追い出されるような事態にならなかったことは分かりますが、実際に何％くらい成約の確率があるのかということまでは把握できません。

また、書き手の文章力によっても伝わる情報が変わってくるので、まったく偏りのないフラットな報告ではないとも言えるでしょう。文章が上手な書き手は、さしてうまくいっていない商談をあたかも絶好調のように見せることができるかもしれませんし、逆のパターンでは非常にうまくいっている商談を、文章でうまく伝えられない書き手もいるかもしれません。
人が書いたものであって、しょせんは「テキストの集合体」であることを意識し、報告書と適度な距離感を持って付き合うことが必要とされます。

営業日報・業務報告書の書き方

ではここで、良い報告書・悪い報告書について考えてみたいと思います。
ここまでお知らせしてきた内容を踏まえたうえで、企業ではどんな報告書を書くべきなのでしょうか？
貴社の現状の報告書を今一度チェックしてみてください。

業務改善や売上げ向上に活かすべきであることを考慮すると、報告書はまず毎日必ず書くことを徹底しなければなりません。書くことに時間がかかる報告書や、多くの項目を記入しなければならない報告書は悪い報告書と言うことができるでしょう。こうした報告書は、現場スタッフを記入作業から遠ざけてしまいます。なるべく記入しやすい、短時間で作業を終えることができる報告書こそが良い報告書です。
そのためにはまず、テキストで記入する項目はなるべく減らすことがポイントです。
ダラダラと長い文章で書く報告書ではなく、例えばプルダウンやチェックボックスを利用して、大半はクリックだけで済むような報告書にすれば、記入にかかる時間が短縮できますし、文章内容に依らない、よりフラットな報告書を形作ることができます。

また報告する項目についても検討が必要でしょう。
いくら短時間で書ける報告書であるとはいえ、無駄な情報が羅列されているものは悪い報告書です。前述の「この報告書を書く目的」を見つめなおして、そのためにどんな報告が必要なのかを逆算して決定することをおすすめします。
特に経験の少ない若いスタッフは、上司が「事細かに報告しなさい」と言い聞かせても、何をどう報告すればいいのかが分からないケースが多いでしょう。報告すべき内容を絞り、確定させることはマネージャーの責務であるとも言えますから、報告項目の検討は慎重に行なうようにしてください。

記入項目の検討に関連して、もう1つ気を付けるべきことは書き手にとって有用なものであるかという点です。
先述のように「必ず書くこと」は何にも増して大事なことですが、実際「しつこく言ってもスタッフが書いてくれない…」とお悩みのマネージャーの方も多いのではないでしょうか。多くの場合、その原因はスタッフが「やらされている」「自分のためではない」と考えているからです。社やマネージャーは必要であると判断して書かせている報告書ですが、一般的にスタッフにとっては面倒ごと以外の何物でもありません。
そこで、「自分のため」になることが分かる報告書を書かせることを意識してみてはいかがでしょうか。自分に役立つ業務であることを理解したスタッフは、必ずや積極的に記入してくれるはずです。
例えばスタッフが自分の行動記録として使うことができ、後でさかのぼって必要な情報が検索できるような報告書であれば、自分の業務を効率化させるためにも、欠かさず記入するはずです。

まとめると、良い報告書とは記入に手間がかからず、目的遂行に必要充分な情報を含んでおり、書き手の役にも立つようなものであると私たちは考えます。悪い報告書はその逆と言えるでしょう。
報告書とは目的達成のための「集合知」として機能しなければなりません。そのためには「毎日記入」が大前提であり、その前提が守られていないようであれば、最初に改善するべきでしょう。はじめはたった2～3項目の報告でもいいのです。そうして記入のクセさえついてしまえば、項目が5つ、6つに増えてもスタッフはさほど抵抗なく記入しつづけるはずです。その際、「なぜ書くのか」の意識づけもしっかり行なうようにしましょう。

営業日報・業務報告書を改善するために最適なツールとは？

さて、本稿では営業日報・業務報告書といった報告書についての分析や、改善の方向性についてご案内してきました。
最後にお知らせしたいのが、これらの報告書業務を改善するために、貴社でもきっと役立つツールについてです。

私たちブルーテック株式会社は、創立以来、日本中の企業様の業務をサポートするために様々なサービスを展開し、おかげ様でその多くで支持をいただくことができています。こうした企業活動に関する知見やノウハウをまとめ、ビジネスアプリケーションの形に組み上げたのが、総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』です。

『Knowledge Suite』は低価格でご利用いただけるクラウドサービスで、報告書はもちろん、その他にもビジネスを円滑に、効果的に押し進めるための様々な機能を搭載しています。
すでに全国で5,000社以上にご利用いただいている『Knowledge Suite』を、私たちが自信を持っておすすめできる理由をご説明いたしましょう。

低コストだからみんなで使える！

まずはコスト面についてです。
営業日報や業務報告書をネットワーク上で提出できるアプリケーションは世にたくさんありますが、その中でも『Knowledge Suite』が他の追随を許さない最大の特長といえば低コストです。月額利用料はなんと6,000円から。さらに、多くのアプリケーションの利用料金は「ID課金制」…つまり「利用者1人につき●円」という料金形態となっている中、『Knowledge Suite』は定額のまま「ユーザー数無制限」でご利用いただけます。
最初は営業部門でご利用いただいた後、使いやすさを実感されて開発部門、管理部門…と利用範囲を徐々に拡大していただいた企業様も多くあります。その場合も利用料金が上昇することはないからです。大勢で毎日提出する報告書こそ、低コストの『Knowledge Suite』をぜひお使いください。

オールインワンならただの報告書で終わらない！

そして機能面で言えば、オールインワンであることが大きな武器です。
営業日報や業務報告書を提出・共有できる機能を搭載している他、商談管理やスケジュール管理に代表されるSFA（営業支援）機能、顧客管理や名刺管理に代表されるCRM（顧客管理）機能など、企業活動に有効な多彩な機能をワンパッケージでご利用いただけます。
また、それぞれをデータ連携させて併用することができるので、営業日報と顧客管理システムを連動させてより便利に、手際よくお使いいただくようなことも可能です。もちろん、どの機能を使う・使わないという選択は企業様ごとにお決めいただけます。自社にピッタリ合ったシステムを構築し、誰でも毎日使えるシステムとして運用できるのです。

マルチデバイス対応でいつでもどこでも報告書提出！

さらに『Knowledge Suite』は、スマートフォンやタブレットといった端末にも対応しています。
外回りの途中、5分で済む営業日報・業務報告書の記入のためにわざわざオフィスに戻ったという経験、ありませんか…？
オフィスの中でも外でもほぼ同等のパフォーマンスが発揮できる『Knowledge Suite』なら、こんな非効率とはサヨナラです。場所を選ばず業務を遂行でき、在宅ワークにも活用いただけるので「働き方改革」に効果を発揮すること間違いナシです。

万全のセキュリティで機密情報の記入も安心！

最後にご注目いただきたいのは、セキュリティ面についてです。
業務でやりとりされる報告書には、機密事項が含まれていることも多いはずです。しかし、だからといってネットワークを利用せずに報告書を紙で提出…というのも時代錯誤になってしまいます。『Knowledge Suite』は、情報のデジタル化、ネットワーク化の利便性を最大限に活かしながらも、どなたにも安心してお使いいただけるよう、万全のセキュリティシステムが敷かれています。24時間監視の国内データセンターにて運用されており、第三者機関の監査によるセキュリティ対策も実施。
さらにご利用企業様のセキュリティーポリシーに応じたカスタマイズも自由自在。特定のIPアドレス以外からのアクセスを制限したり、パスワードの文字数・形式を変更するなど、フレキシブルに対応することができます。

いかがでしたでしょうか。
何気なく記入・確認している営業日報・業務報告書ですが、よく見てみるとまだまだ改善の余地があることがお分かりいただけたかと思います。毎日の業務だからこそ、なかなかイチから見直す機会もないかもしれません。ぜひ本稿をお読みいただいたことをチャンスととらえ、貴社の報告書にも今一度注目してみてください。本来の目的に沿った内容になっているかどうか、また書く側が面倒を感じずに「自分ごと」として書ける内容であるかどうかを確認しましょう。オフィスの皆様でマネージャーの立場、現場スタッフの立場から意見を出し合ってみるのもよいのではないでしょうか。
その際、もしも報告書のシステムを一新したい…という結論が出た場合は、ぜひ私たちが提供する『Knowledge Suite』の導入をご検討ください。書く側も見る側も納得することができ、また目的達成のために活用できる本当の報告書運用がきっと実現できるはずです。

『Knowledge Suite』の詳しい情報は、下記サービスサイトよりご確認ください。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/sfa.html