オンプレミス型の名刺管理ソフトおすすめ4選！メリット・デメリット、比較ポイントを紹介

「名刺管理ソフトを導入したいけど、オンプレミス型とクラウド型ってどう違うの？」「自社に合ったオンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶには、何を比較すればいいの？」とお悩みではありませんか？

名刺管理ソフトは、ビジネスの効率化に欠かせないツールとして注目を集めています。なかでもオンプレミス型は、カスタマイズ性の高さとセキュリティの堅牢さが魅力です。

しかし、名刺管理ソフトには一長一短があり、導入を検討する際は、自社のニーズに合ったソフトを選ぶことが重要になります。

そこで本記事では、オンプレミス型の名刺管理ソフトの特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説します。おすすめのソフトも紹介するので、比較検討する際の参考にしてみてください。

この記事を読むことで、オンプレミス型の名刺管理ソフトの選び方がわかり、自社に最適なツールを見つけることができるでしょう。

名刺管理ソフトとは何か

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデジタルデータ化し、効率的に管理するためのソフトウェアのことです。

名刺交換で得た情報を単にデータ化するだけでなく、顧客情報としてCRMやSFAと連携させ、営業活動に活かすことができます。

従来の紙の名刺管理方法では情報の検索や共有が難しく、人事異動などで情報が古くなるリスクがありました。しかし、名刺管理ソフトを導入することで、これらの課題を解決し、ビジネスの生産性を高めることができるようになるのです。

名刺管理ソフトを導入するメリット

ここからは、名刺管理ソフトを導入するメリットを3つ紹介します。

• 社内情報を効果的に共有・活用
• 顧客情報の更新が反映される
• 作業プロセスの効率化

社内情報を効果的に共有・活用

名刺管理ソフトを導入することで、営業担当者個人が持つ名刺情報をチーム全体で共有できるようになります。これにより、社員一人ひとりが受け取った名刺を集約して管理し、過去の営業履歴や顧客情報を効果的に活用できる環境が整います。たとえば、「A社のBさんとは、過去に誰かがコンタクトしているだろうか？」といった内容も、簡単に確認可能です。さらに、担当者が不在でも他のメンバーがスムーズに顧客対応できる点も大きなメリットです。過去にどのようなやり取りがあったのか、どのようなネットワークが広がっているのかを可視化することで、その後の営業戦略をより効果的に立てられるでしょう。

顧客情報の更新が反映される

人事異動などで顧客先の担当者が変更になった場合でも、名刺管理ソフトを利用すれば、簡単に情報を更新できます。常に最新の顧客情報を把握でき、必要なときにいち早く情報にアクセスできるため、ビジネスチャンスを逃すリスクを減らすことが可能です。最新情報を常に維持し、スムーズかつ正確な対応を可能にする名刺管理ソフトの導入は、ビジネスにおいても大きなアドバンテージとなるでしょう。

作業プロセスの効率化

名刺のデジタル化により、情報の検索や分類が容易になり、営業活動のスピードアップが期待できます。さらに、OCR機能を活用して名刺データを自動入力することで、手間を省き、業務効率を大幅に向上させることが可能です。紙媒体では難しい、過去に受け取った人物の昇進や異動の管理も、名刺管理ソフトを導入すれば、データが自動で更新されるため安心です。多くのソフトには人事異動の通知機能も備わっており、これにより常に最新の顧客情報を把握でき、ビジネスチャンスを逃すリスクを軽減できるでしょう。

名刺管理ソフトのオンプレミス型とクラウド型の違い

名刺管理ソフトには、オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがあります。それぞれの特徴について確認しておきましょう。

オンプレミス型とは

オンプレミス型の名刺管理ソフトとは、自社のサーバーやコンピューターにソフトウェアをインストールして使用するタイプのシステムです。自社ネットワーク内で運用されるため、カスタマイズの自由度が高く、セキュリティ面でも自社の基準に合わせた対策を講じることができます。また、第三者による不正アクセスに対しても強固な防御が可能です。ただし、システムの保守やサーバーの運用は自社で対応する必要があり、構築には時間や初期費用がかかります。一方で、月額利用料のようなランニングコストを抑えられるため、長期的に見た場合、コストパフォーマンスに優れている製品も多くあります。とくにセキュリティを重視する法人利用に向いているといえるでしょう。

クラウド型とは

クラウド型の名刺管理ソフトは、インターネット経由でサービスを利用するタイプのシステムです。システムやサーバーの管理は提供元が行うため、自社での保守作業が不要です。GoogleドライブやGmailのように、インターネットさえあればどこでも利用できる手軽さが魅力で、利用開始までの時間や初期費用を抑えられます。ただし、カスタマイズの自由度はオンプレミス型に比べると低く、セキュリティ面では提供元の対策に依存する部分が大きいです。そのため、セキュリティ性が求められる場合には「プライバシーマークを取得している」「システムの監視体制が整っている」といった、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。

オンプレミス型の2つのメリット

名刺管理ソフトのオンプレミス型を導入するメリットは以下の２つです。

• カスタマイズ性の高さ
• 万全のセキュリティ機能

順番に解説していきます。

カスタマイズ性の高さ

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、自社のやり方に合わせて思い通りにカスタマイズできるのが魅力です。SFAやCTIのような社内のシステムとも、スムーズに連携させられます。自分たちで必要な機能を追加したり、使いやすい画面にアレンジしたりと、自由自在に設定できるのも嬉しいポイントです。名刺管理を会社の業務スタイルに合わせたいのであれば、オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶのがベストでしょう。とくに、特殊な業務の流れをシステムに反映させたい、セキュリティを最優先したいといった企業にはおすすめのソリューションだといえます。

万全のセキュリティ機能

クラウド型の名刺管理サービスは、ネット経由で利用するため、どうしてもセキュリティ面に不安が残ります。暗号化や監視体制など、対策は取られていますが、リスクがゼロになるわけではありません。しかし、オンプレミス型であれば自社のネットワーク内でシステムが完結するため、外部からの攻撃リスクを大幅に減らすことができます。厳重な管理体制のもとで安心して運用できるのが、オンプレミス型の大きなメリットです。情報漏洩は避けたいトラブルの1つですので、より高いセキュリティ対策を求める企業には、オンプレミス型の導入をおすすめします。

オンプレミス型の2つのデメリット

次に、名刺管理ソフトのオンプレミス型を導入する際のデメリットも見ていきましょう。

• 社内でトラブル解決を行う必要がある
• 長期的な利用を前提としている

社内でトラブル解決を行う必要がある

オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入すると、システムトラブルが起きた際に自社で対応しなければならず、IT担当者に負担がかかる可能性があります。クラウド型ならトラブル対応はサービス提供元に任せられますが、オンプレミス型ではそうもいきません。特に緊急のトラブルが発生した場合、素早い対応が必要になります。ITの専任担当者がいない場合は、保守作業をほかの業務と兼任する社員が担うことになり、その結果ほかの業務が滞る可能性もあります。オンプレミス型を導入する際には、システム導入後の保守や運用についても、しっかりと計画しておくことが大切です。

長期的な利用を前提としている

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、自社サーバーにソフトウェアを導入するため、長期的な利用を前提としたシステムです。初期導入にかかるコストが高くなる傾向があり、さらにバージョンアップやメンテナンス費用も定期的に発生します。クラウド型は利用期間に応じた料金体系が多いので、短期的な利用に向いていますが、長期的に見るとオンプレミス型のほうがコストを抑えられる可能性は高いです。ただし、短期間で使用をやめてしまうと、高い導入費用が無駄になるリスクもあります。オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入する際は、長期的な利用を前提とする必要があるでしょう。

オンプレミス型名刺管理ソフトのおすすめ

ここからは、さまざまなオンプレミス型名刺管理ソフトのなかでも、おすすめの4つのツールをご紹介します。

• THE 名刺管理 On-premise
• TantCard Gulliver
• 名刺えびす
• WorldCard V8 Ultra Plus

関連リンク：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/service/meishi/article/meishi-app/

THE 名刺管理 On-premise

THE名刺管理On-premiseは、NTTデータNJKが手掛ける名刺管理ソフトで、金融や社会インフラなど幅広い分野で実績を積んできた信頼のツールです。オンプレミス型のため、セキュリティ面においても安心感があります。さらに「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」をデータベースとして活用することで、自社サーバーでの名刺管理がスムーズに行えます。名刺のデジタル化は、複合機のスキャナーやスマホ撮影でも対応可能で、万が一データに誤りがあっても、訂正サービスを利用できるため心配ありません。また、業務フローに合わせたカスタマイズも可能なので、自社に最適な名刺管理システムを構築できる点も大きな魅力です。
THE 名刺管理 On-premise：https://mediadrive.jp/products/mfs

TantCard Gulliver

TantCard Gulliverは、下田OAシステムが提供する名刺管理ソフトで、多機能性が大きな特徴です。名刺データの追加や管理だけでなく、検索機能やリンク管理、さらには関係者のデータ管理まで幅広く対応しています。加えて、日報作成や商談履歴の管理などのCRM機能も備わっており、TantCard Gulliverひとつで業務の効率化が図れる点が大きな魅力です。また、導入サポートや年間サポートも用意されており、安心して導入・運用を進められる名刺管理ソフトの1つです。
TantCard Gulliver：https://www.shimoda-oa.co.jp/tcgulliver/index.html

名刺えびす

名刺えびすは、eBASEが開発した名刺管理ソフトで、業務効率化を求める企業に向けて提供されています。このソフトの特徴は、クラウド型とオンプレミス型の両方を選べる点にあります。クラウド型は1ユーザー月額1,000円からと手軽に始められるため、予算に余裕がない企業でも導入しやすい点がポイントです。オンプレミス型の初期費用は200万円からと高額ですが、すでに自社でeBASEserverを使用している場合は、費用を半額以下に抑えられます。名刺管理だけでなく、案内状や写真などもデータ化して集約管理できるため、紙媒体の情報を一元管理できる点も魅力です。全文検索機能も搭載しており、必要な情報にすぐにアクセスできる便利さも備えています。
名刺えびす：https://resource-cloud.jp/product/detail/27

WorldCard V8 Ultra Plus

WorldCard V8 Ultra Plusは、ウインディーネットワークが開発した、多言語に対応している名刺管理ツールです。日本語・英語・中国語をはじめとする25カ国語に対応しており、グローバルなビジネスシーンで役立つのが特徴です。たとえば、海外との取引が多い企業でも、言語の壁を感じることなくスムーズに名刺管理ができるでしょう。また、セキュリティ面も強化されており、アクセスログの管理や細かい権限設定が可能です。これにより、誰がどの情報にアクセスしたのかをしっかり把握できるので、機密データの安全な運用が期待できます。重要な情報を扱う企業にとって、この安心感は大きなメリットといえるでしょう。
WorldCard V8 Ultra Plus：https://www.justmyshop.com/camp/worldcardv8/

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイント

以下からは、オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイントを3つ紹介します。

• 動作環境
• 操作性
• 費用対効果

動作環境

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際には、まず動作環境の確認を徹底することが重要です。もし、「自社で使用しているPCに対応していない」という事態になれば、新たにPCを導入する必要が生じ、余計なコストと時間がかかってしまいます。とくに社内のPCが統一されておらず、機種が混在している場合は、さらに慎重に検討する必要があります。IT資産の管理がこれまであまり行われていなかった企業にとっては、動作環境の確認は重要です。

操作性

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際は、使いやすさをしっかり確認することが大切です。営業の現場では名刺を受け取る機会も多く、あとから情報を見返すケースも多くあるでしょう。そのため、日常的に使うツールが操作しにくいと、業務の効率が低下する可能性もあります。名刺管理ソフトの効果を十分に発揮させるためにも、誰でも簡単に操作できるものを選ぶことが重要です。導入前には、無料デモやトライアルを利用して、実際の操作感をしっかりと確認しておくことをおすすめします。

費用対効果

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際には、費用対効果をしっかり見極めることが大切です。オンプレミス型は、どうしても初期導入費用が高くなりがちで、100万円以上のコストがかかることも少なくありません。たとえ運用コストが抑えられるとしても、初期費用が大きいと、全体のコストバランスが気になります。そのため、見積もりが予算を超える場合には、その費用が提供される機能に見合っているかをしっかりとチェックし、納得できるかどうかを考える必要があります。

CRM・SFAツールで業務を効率化

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、カスタマイズ性やセキュリティの強さが魅力です。

しかし、システム保守やサーバー管理に手間がかかり、初期費用も高額になることが多いです。その結果、担当者の負担が増えるリスクも考えられます。

クラウド型名刺管理ソフトは手軽さと低コストが魅力です。なかでも【ナレッジスイート】は、SFAやCRMを1つのプラットフォームで提供し、名刺のデジタル化や目視確認で入力ミスを減らします。

セキュリティが心配という声もありますが、【ナレッジスイート】はデータ暗号化やアクセス制限など強固なセキュリティ対策を施しており、万が一のトラブルにも迅速に対応できます。また、名刺交換日やメモの管理機能も備えており、名刺管理以上のビジネスツールとして活用できます。

オンプレミス型も優れたツールですが、多機能でセキュリティも安心なクラウド型の【ナレッジスイート】なら、手軽に効率的な名刺管理が可能です。

名刺管理ソフトの導入を検討中の方は、ぜひ【ナレッジスイート】を選択肢に加えてみてはいかがでしょうか？

まとめ

本記事では、オンプレミス型の名刺管理ソフトの特徴やメリット・デメリット、そしておすすめのソフトについて解説しました。

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、カスタマイズ性の高さやセキュリティの堅牢さが魅力ですが、初期導入費用や運用面での負担が大きい場合もあります。また、クラウド型と比べて、セキュリティ面では優れているものの、導入後のメンテナンスやトラブル対応を自社で行う必要がある点も考慮する必要があります。

自社のニーズや予算に合わせて、どのように名刺管理ソフトを選定していくかが重要です。

今回紹介した内容を参考に、最適な名刺管理ソフトを導入し、業務の効率化を進めていきましょう！