名刺の管理方法とは？アナログ式・デジタル式別にメリットや具体的な方法を解説

ビジネスを進める中で、名刺の量は日に日に増えていきます。なかには整理が追いつかず、必要なときに見つけられずに焦ってしまう人も多いのではないでしょうか？

名刺の管理には、アナログ式とデジタル式の2種類があります。どちらの管理方法も一長一短があり、効果的な管理にはそれぞれの特徴を理解することが重要です。

そこで本記事では、名刺を効率的に管理するための方法を、アナログ式とデジタル式に分けて詳しく解説します。これらの方法を取り入れることで、名刺管理が楽になり、ビジネスシーンでの対応力が向上するでしょう。

おすすめの名刺管理ツールも紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

名刺管理を行う際の3つのコツ

名刺管理を効率的に行うためには、いくつかの工夫が必要です。適切な方法で名刺を管理することで、業務効率は大幅に向上します。以下の3つのポイントに注意しましょう。

コツ①：もらった名刺はその日のうちに整理

名刺を受け取ったら、その日のうちに整理することが大切です。

「後でまとめて整理しよう」と思うと、記憶が曖昧になり、重要な情報を忘れてしまうことがあります。

名刺を受け取った後は、余白部分に会った日付・場所・仕事の要件などの情報を書き込んでおきましょう。特徴的なエピソードや印象に残ったことも付け加えると、記憶がより定着します。

コツ②：効率的に検索できるように整理する

名刺を保管する際は、必要になったときに、簡単に見つけられるように整理することが大切です。

整理する際は、五十音順・会社別・エリア別など、自分が探しやすい方法で分類するとよいでしょう。名刺管理アプリを使用する場合は、名前や会社名、業種などをタグ付けできるので、検索をより効率化できます。

名刺を見つけやすく整理しておくことで、いざというときに慌てなくて済みます。

コツ③：自分に合った保管方法を見つける

名刺を整理する際は、自分が使いやすく、見つけやすい方法を選びましょう。

名刺ファイルや回転式ホルダーなどのアナログ管理はもちろん、昨今ではさまざまな名刺管理アプリも登場しており、物理的なスペースを取らずに効率的に整理ができて便利です。

どちらの方法を選んでも、名刺は常に最新のものにアップデートしておくことが重要です。同じ人物から新しい名刺をもらった際には、最新のものを一目で識別できるように整理しましょう。

この習慣を続けることで、ビジネスの場面で迅速かつ適切に対応できるようになります。

名刺管理の方法は主に2つ

名刺の管理方法には、大きく分けて「デジタル式」と「アナログ式」の2種類があります。

以下では、それぞれの特徴について解説しますので、自分にとって最適な名刺の保管方法を見つける参考にしてください。

1.アナログ式

アナログ式の名刺管理は、名刺ホルダーや収納ボックスなどを使用して物理的に名刺を保管する方法です。

アナログ式の利点は、特別なデジタル操作が不要である点です。手作業でメモを書き込んだり、ファイリングを行ったりすることで、名刺に直接触れる機会が増え、相手の情報を記憶しやすくなります。

これらの点からも、アナログ管理は視覚的かつ物理的な管理を好む人や、デジタルツールに頼らずに管理したい方向けの管理方法といえるでしょう。

2.デジタル式

デジタル式の名刺管理は、名刺をデータ化して効率的に保管する方法です。

デジタル化することで、名前順や五十音順に整理する手間が省け、必要な名刺に瞬時にアクセスできます。さらに、PCだけでなくスマホやタブレットからもアクセス可能なので、どこにいても名刺情報を確認できるのが大きな利点です。

大量の名刺を管理する必要がある方や、外出先でも名刺情報にアクセスしたい方には、デジタル式の名刺管理が最適です。

名刺管理の方法:アナログ式のメリットとデメリット

メリット

アナログ式で名刺管理をする際のメリットは、以下のとおりです。

メリット	説明
低コストで管理が可能	アナログ式は名刺ホルダーや収納ボックスなど、基本的な文房具だけで管理できるため、費用が抑えられます。
枚数が少なければ管理は容易	名刺の数が少ない場合、シンプルに整理・保管ができ、必要なときにすぐに取り出せるため、手間がかかりません。

アナログ式の名刺管理は、管理する名刺の枚数が少ない場合に適しています。名刺ホルダーや収納ボックスを使用することで、簡単に整理・保管ができ、必要なときにすぐに見つけることが可能です。

アナログ式の最大のメリットは、低コストで管理が可能な点です。手作業でメモを書き込むなど、名刺に直接触れる機会が増えることで、相手の情報を記憶しやすくなるのも大きな利点でしょう。

アナログ式の名刺管理は、シンプルでありながら効果的な方法として、多くのビジネスパーソンに支持されています。

デメリット

では、アナログ式で名刺管理をする際のデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

主なデメリットは以下のとおりです。

デメリット	説明
紛失する恐れがある	手作業で管理するため、紛失するリスクが高くなります。また、保管場所を間違えると見つけるのが難しくなります。
持ち歩くのに不便	保管するのに物理的なスペースを必要とし、多数の名刺を持ち歩くのには限界があります。
共有しにくい	名刺を他人と共有する場合は、手渡しやコピーが必要なため、情報共有に手間が生じます。
名刺を探す手間がかかる	名刺を見つけるために手作業で探さなければならず、検索機能もないため効率的ではありません。

アナログ式の名刺管理には、手作業での整理によって記憶に残りやすいというメリットはありますが、紛失のリスクが高まります。また、名刺の枚数が増えると必要な名刺を見つけるのに時間がかかり、作業効率が悪くなるでしょう。

さらに、個人間での名刺管理では、社内での情報共有が難しくなり、データの活用が難しくなります。

名刺管理の方法:デジタル式のメリットとデメリット

メリット

デジタル式で名刺管理をする際のメリットは、以下のとおりです。

メリット	説明
持ち運ぶ必要が無い	名刺情報はクラウド上に保存されるため、物理的な名刺を持ち運ぶ必要がありません。
名刺の保管場所に困らない	名刺の情報をデータ化するため、保管場所に困りません。
共有が容易	デジタルデータのため、必要なときに誰でも名刺情報にアクセスできます。
SFAやMAツールと連携可能	名刺管理ツールは、営業支援システム（SFA）やマーケティングオートメーション（MA）ツールと連携でき、業務の効率化を図れます。

デメリット

では、デジタル式で名刺管理をする際のデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

主なデメリットは以下のとおりです。

デメリット	説明
導入コストがかかる	専用アプリやソフトウェアの導入費用がかかります。また、月額料金が発生する場合もあります。
データを取り込む手間がかかる	スキャンや撮影など、名刺をデータ化するための作業が必要になります。

デジタル式の名刺管理は、名刺管理アプリやソフトウェアの導入にコストがかかるため、導入をためらう人もいるかもしれません。

しかし、一度デジタル化してしまえば、物理的な保管場所が不要で、チーム全体で名刺情報にアクセスできるので便利です。また、SFAやMAツールと連携することで、業務の効率化も図れます。

名刺の枚数が多い方や、効率的に管理・共有したい方には、デジタル管理が断然おすすめです。

名刺管理の具体的な方法:アナログ式

名刺の整理方法によって、最適な保管方法は異なります。

アナログ式の名刺保管方法は、主に以下の2パターンがあります。

• 名刺ホルダー
• 名刺収納ボックス

それぞれの保管方法について解説します。

名刺ホルダー

アナログで名刺を管理するのであれば、時系列で並べられるホルダータイプがおすすめです。名刺の整理方法は五十音順や会社別などさまざまですが、新しい名刺を追加する際に差し替えの手間がかかります。そのため、名刺ホルダーを使って名刺管理をする際は、新しい名刺を順番に差し込める時系列順の方が、より管理しやすくなるでしょう。

名刺収納ボックス

名刺ホルダーとは異なり、名刺ボックスのような専用ケースを使用すると、簡単に整理ができます。名刺ボックスは大量の名刺を一度に保管できるため、大量の名刺を持っている場合におすすめです。インデックスを用意することで、どこにどの名刺があるかを把握しやすくなるため、管理がさらに便利になるでしょう。

名刺管理の具体的な方法:デジタル式

デジタル式の名刺保管方法は、主に以下の2パターンがあります。

• エクセル
• 名刺管理ソフト＆アプリ

それぞれの保管方法について解説します。

エクセル

エクセルを使うことで無料で名刺情報を整理・検索できますが、手入力には手間とミスのリスクがあります。また、名刺情報はデータ化すると個人情報保護法の対象となるため、適切な管理が必要です。エクセルを使う際には、これらの点に注意して効率的に管理しましょう。

名刺管理ソフト＆アプリ

名刺管理ソフトは、スキャナーやスマホを使って名刺の情報を読み込み、クラウド上で管理を行えます。取り込んだ名刺データはPCやスマホからでも閲覧可能で、重複した名刺を整理する機能も備わっているため、効率的な名刺管理が可能です。

スマホアプリには名刺データと連絡帳を連携させる機能や、Excelに名刺情報を書き出す機能など、便利な機能が多数あります。

利用シーンに応じたツールを活用することで、名刺管理をより効率的に行うことが可能となるでしょう。

デジタル式で名刺管理を行う際のポイント

デジタル式で名刺管理を行う際のポイントは2つあります。

1つは、名刺をもらったら、遅くても当日中にはデータ化することです。

名刺データをスキャンしたり手入力したりする手間は発生しますが、後回しにせずにその都度処理することで、相手の情報を忘れるリスクを減らせます。

名刺の枚数が多くてデータを取り込む時間が取れない場合は、外注サービスを利用するのも1つの方法でしょう。

2つ目のポイントは、デジタル式の名刺管理ツールは、有料のものを選ぶようにすることです。

無料ツールよりも有料ツールの方が、セキュリティ面・サポート面ともに優れているため、問題が発生した際にも迅速に対応してもらえる利点があります。

ただし、自社のニーズに合った価格帯のツールを選ぶことが重要です。

高機能すぎるツールは現場で使いこなせない可能性があるため、シンプルで使いやすいものを選ぶようにしましょう。

名刺管理の方法に迷った場合

名刺管理の方法に迷ったら、デジタル式の管理がおすすめです。

名刺情報をクラウド上で管理できるため、どこにいてもアクセスが可能になります。また、重複した名刺の整理やスマホアプリを利用した連絡帳との連携など、便利な機能が充実しています。

とくに有料ツールはセキュリティ面とサポート面が充実しており、問題が発生した際にも迅速に対応してもらえるため、安心して利用できます。さらに、人間による補正チェックがあるツールを選ぶことで、正確なデータ管理が可能です。

名刺情報は重要な個人情報であり、適切なセキュリティ対策を施して安全に管理することが求められます。デジタル式の名刺管理を導入し、効率的かつ安全に情報を管理しましょう。

参考：無料で名刺管理を管理する方法は？

参考：名刺管理ツールの導入目的やメリット・デメリットを解説！

マーケティング分析なら”ナレッジスイート”

名刺を効率的に管理できるシステムとして、現在さまざまな名刺管理ツールが提供されています。

しかし、機能が不十分なツールでは業務の効率化が難しく、セキュリティ対策も不十分なため、情報漏えいや不正アクセスのリスクも懸念されます。

そこでおすすめするのが、ブルーテック株式会社が提供しているナレッジスイートです。

ブルーテック株式会社が提供するナレッジスイートは、名刺情報をクラウド上で安全に管理できる総合ビジネスアプリケーションです。

ナレッジスイートの名刺管理ツールは、スマートフォンやスキャナーを使用して名刺情報を簡単に取り込むことが可能で、高速にデジタル化します。また、エラー文字は国内オペレーターが目視補正するため、非常に高い精度で管理が可能です。

データの暗号化やアクセス制限などの徹底したセキュリティ対策が施されており、取り込んだ名刺情報を安全に管理できます。

名刺交換日やメモを記録する機能も備わっており、いつどこで誰と名刺交換をしたか、どんな会話を交わしたかといった情報を詳細に記録できます。顧客との関係構築に役立ち、次回の商談やフォローアップの際に有効に活用できるでしょう。

名刺管理にお困りの方は、ぜひナレッジスイートをお試しください。

まとめ

本記事では、名刺を効率的に管理するための方法を、アナログ式とデジタル式に分けて詳しく解説しました。

名刺管理には、アナログ式とデジタル式の2種類があります。

アナログ式での名刺管理は低コストで手軽ですが、紛失の恐れや検索の手間が難点です。

一方、デジタル式は名刺情報をクラウド上で効率的に管理でき、どこからでもアクセス可能です。とくに有料ツールはセキュリティとサポートが充実しており、データの安全性が高まります。

この記事を参考にして、自社のニーズに合ったツールを選び、名刺情報を効率的かつ安全に管理していきましょう。