名刺管理ツールの導入目的やメリット・デメリットを解説！

コロナ禍以降は交換の機会が減ったとはいえ、「名刺」はまだまだビジネスの中心にあり、現代社会の大切なコミュニケーションツールの1つになっています。
その名刺の管理、貴社ではどのように行なっていますか？
本稿では「名刺管理」をテーマに、そのデジタル化の提案やデジタル化によるメリット・デメリットについてご説明していきます。
交換する名刺の枚数が一時的に減少している今こそ、管理方法を一新するチャンスかもしれません。
本稿をヒントにあなたの、そして貴社の名刺管理を今一度見直してみてください。

そもそも名刺管理の目的とは？

日本のビジネスには付き物である名刺。
業務で受け取る名刺は、増えることはあっても減ることはないものです。特に営業職に就かれている方は、日々たくさんの名刺を渡し、また受け取っているのではないでしょうか。
名刺は、見方を変えれば1枚1枚が顧客情報とも呼べるような重要なものです。こうした名刺の管理、貴社では充分な体制の下に行なえているでしょうか？
実は日本のオフィスで年々あらゆる業務がPC化、デジタル化されていく中にあって、名刺管理はそうした潮流から取り残されがちな業務の1つです。
仮に充分なものではないとしても、社として何らかの名刺管理ルールを設けている企業はまだ優秀です。
多くの場合、名刺は個々の社員の管理に委ねられており、もらった名刺は個人の机の引き出しにしまいこまれています。
こうした、「管理」とも呼び難いようなアナログ名刺管理には実は課題や危険が山積みであり、一刻も早くデジタル管理に移行すべきである、と本稿では提案いたします。
ではアナログ名刺管理にはどのような課題が潜んでいるのでしょうか？　以下にまとめてご紹介します。

欲しい名刺が出てこない

在社年数を重ねれば重ねるほど、当然ながら名刺は増えていきます。
新入社員の頃はまだしも、2年、3年と経つにつれ名刺ファイルも増えていき、引き出しの中を圧迫していくことでしょう。
こうなると、アナログ名刺管理ではどの名刺がどこにあるのかまったく分からなくなります。
いざ、ある1枚の名刺が必要になった時、名刺ファイルをひっくり返してあれでもないこれでもない…と時間を費やして探した経験、あなたにはないでしょうか…？
そもそもたくさんの名刺にデスクを圧迫されること自体、あなたの業務効率全体を下げている可能性もあります。

名刺に紐づく情報の管理ができない

名刺に書かれている情報はごく限られたものです。社名・氏名・会社所在地に電話番号…といったところが一般的ではないでしょうか。
ところが私たちが名刺をきっかけに引き出したい情報は、意外と多岐にわたります。
例えば1年ぶりに商談で訪問することになった顧客企業。1年前の名刺を引っ張り出して担当者の氏名と住所を思い出した…まではいいですが、1年前にいったいどんな商談をしたのか、顧客はどんな課題やニーズを持っていたのか、期せずして盛り上がった雑談の内容は何だったか…といった情報までは、当然ながら名刺には書いていません。
しかし、こうした情報こそが商談には重要であり、またアナログ名刺管理ではここまでの情報を名刺と紐づけて管理することは難しいでしょう。

紛失・流出の危険

アナログ名刺管理の場合、どうしても社員個人による管理になりがちです。
その場合、前述のように、もらった名刺をかたっぱしから机にしまっていくような運用になってしまいます。
結果、紛失・流出の危険がつきまとうのです。
名刺は1枚1枚がビジネスに活用できる大切な顧客データであり、また顧客の個人情報でもあります。
紛失・流出はビジネスチャンスを失う可能性があるばかりか、昨今問題視される個人情報の流出にもつながります。悪用され、顧客企業に迷惑をかけてしまう可能性もゼロではありません。
たかが紙1枚…と名刺管理を軽視していると、大きな問題が発生する危険をはらんでいるのです。

ここではアナログ名刺管理に潜む3つの課題をご紹介しました。そして、本稿でご提案する「デジタル名刺管理」の目的は、これらの課題を一掃することにあります。

名刺管理ソフトはなぜ注目される？

前述の通り、名刺管理を行なうためのソフトは近年導入社数を急激に増やし、大きな注目を集めています。
いったいなぜそんなにも注目を集めているのでしょうか。
最も大きな理由は、管理が効率化できる点にあると言われています。
紙の名刺管理は量が多くかさばり、特定の名刺を探すにもひと苦労するものですが、デジタル化することによって瞬時に整理できる上、必要な情報も検索機能ですぐに取り出すことができます。
あらゆる業務において…とりわけ営業部門ではスピードが大切です。
毎日のように利用する名刺関連の業務が効率化できれば業務全体で大きな成果が見込まれるため、多くの企業で注目されているわけです。

名刺管理ツールのメリット・デメリット

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトを導入した場合どのようなメリットを享受できるのか、具体的にいくつかの例をお伝えしていきます。
自社で利用価値が高いものであるかどうか、ご確認ください。

■物理的な場所をとらない

紙の名刺は年々量が増え、かさばって机を圧迫していきます。
しかもそのほとんどは、１年に１度見るかどうか…？という方も多いのではないでしょうか。
しかしデジタル化すれば何千枚、何万枚と名刺が増えても物理的に場所をとることがありません。
紙の名刺は必要最低限なものだけを保管し、あとは廃棄してしまうこともできます。

■データベース化することができる

紙の名刺で困ることの１つが、「名刺探し」の手間でしょう。
「あの人の名刺はどこにいったっけ…？」と大量の名刺をひっくり返して探した経験のある方は多いのではないでしょうか。
名刺が増えれば増えるほど整理や管理は大変になり、そろそかになりがちです。
しかしデジタル化はすなわち名刺をデータベース化することです。
必要な情報は、検索機能で瞬時に探し当てることができるのです。

■名刺情報を共有することができる

デジタル化した名刺の情報は、部署内で共有することもできます。
営業マンそれぞれが持っている名刺の情報を共有することができれば属人化を防ぐことになり、顧客の引継ぎが楽になります。
また併せて顧客との商談内容なども記録しておけば、各営業マンが自身の商談時に似た事例を参考にしたり、新人が先輩の商談から学んだりすることもできるのです。

名刺管理ソフトのデメリット

何事もメリットがあればデメリットもあります。
名刺管理ソフトを導入した場合のデメリットも導入前に知っておき、対処できるように準備しておきましょう。

■デジタル化に時間がかかる場合もある

導入するソフトによりますが、紙の名刺をデジタルデータ化する際の作業に時間がかかる場合もあります。
特に古い名刺まで遡ってデジタル化する場合は、より多くの時間がかかる可能性があります。
この作業は業者に代行を依頼することもできますが、それなりのコストがかかります。
なるべくならスキャナやスマートフォンのカメラを使って、名刺を瞬時にデジタルデータ化できるソフトを選ぶことをおすすめします。

■有料ソフトの場合はコストがかかる

個人向けの名刺管理ソフトは多くが無料で利用できますが、法人向けの場合は有料のソフトが多い傾向にあります。
有料ソフトでは、導入コストの他に毎月の運用コストもかかることを覚えておきましょう。
どうしてもコストを抑えたい場合は個人向けの無料ソフトを利用するのも手ですが、やはり有料ソフトの方が機能が充実しているケースが多いようです。
また、名刺管理ソフト導入の大きなメリットである「業務に活かせる名刺情報の共有」ができるのは法人向けソフトだけです。

名刺管理ツールの選び方

前章でご紹介したような悲劇を回避するためにも、導入前に知っておきたい名刺管理ツールの選び方を3つのポイントでご紹介していきましょう。

（1）シンプルで使いやすいものを

名刺管理ツールを導入する大きな目的の1つは、ツールにより蓄積したデータを顧客情報として組織全体で共有し、ビジネスに活用することです。すなわち、みんなで使ってこそツールの真価が発揮できます。
ところが初めての導入にも関わらずいきなり高機能・高コストなツールを導入してしまうと、前述のように現場の社員が使いこなすことができず、そのうえ高い月額料金ばかりが消費されていくという悲劇につながってしまいます。
まずはシンプルで使いやすいツールを選びましょう。
導入担当者の方はあくまでメインユーザーである現場社員の視点から、使いやすいツールを選ぶべきです。そのために導入前には必ず現場社員から聞き取りしたり、テスト運用などをしてみることをおすすめします。

（2）OCRだけではなく人間の補正チェックは絶対必要

名刺をスキャンする際の精度…つまり文字が正しく認識されるか、どんな書体・形式の名刺でも対応するか、文字化けしてしまうことはないか…といった点の良し悪しが、名刺管理の運用に大きく影響します。
スキャンするたびにエラーが発生するようなツールでは正しい顧客名簿ができないうえに、そのエラーへの対応に手間をとられ、アナログ管理よりも効率の悪い管理方法になってしまうかもしれません。
デジタル名刺管理は、そのすべての工程がスームーズに行く前提で企業にメリットをもたらすものです。
精度に関してはホームページやカタログをよく読んで検討し、できればOCRだけではなく人間が補正する名刺管理ツールを選びましょう。

（3）セキュリティ性能に注意

昨今、個人情報の流出は企業の信頼を損ね、場合によっては経営そのものをおびやかしかねません。
繰り返し述べているとおり、名刺に書かれている情報は重要な個人情報です。万が一にも流出があってはならないのです。
情報セキュリティの方式やレベルはツールによってまちまちですから、事前によく調べておいた方がよいでしょう。
一概に言えることではありませんが、無料ツールよりも有料ツールの方がセキュリティレベルが高い傾向にあり、その意味でも本稿では有料ツールの利用を推奨しています。

名刺管理ツールなら『Knowledge Suite』をおすすめする理由

私たちブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』も名刺管理ツールを搭載しており、多くの企業様に優れたツールとして評価をいただいています。
前章で名刺管理ツールの選び方を3項目ご紹介しましたが、それらと照らし合わせても『Knowledge Suite』がこれらを高い水準でクリアしているのです。
最後になりますが、ツール選びに迷った際は『Knowledge Suite』を選ぶべき理由を、前章の3項目に対応した3項目でご説明します。

（1）マニュアルいらずで誰でも使えるシンプル操作

『Knowledge Suite』の画面や操作方法は、PCに不慣れな方にもすぐに使いこなせるように設計されています。
マニュアルを読むこともなく、あらゆる部門・あらゆる年代の方が自由自在に使えるツールだからこそ企業に確実に定着し、企業の名刺管理レベルを一気に底上げすることができるのです。

（2）ほぼ100％成功の高度なスキャン精度

正確で高速なスキャンが『Knowledge Suite』の自慢です。
前述のとおり複数のOCR（光学文字認識機能）や名刺辞書の併用により、まず初期のスキャンエラーを排除するほか、万が一エラーが発生した際には国内オペレーターが目視で確認・訂正を行なうため、読み取り精度はほぼ100％。
名刺に手書きしたメモまで正確にテキスト化してしまうほどの認識力で、デジタル名刺管理を確実なものにします。

（3）国内運用で安心のセキュリティ

『Knowledge Suite』は、第三者機関によるセキュリティ外部診断（脆弱性監査）を実施する強固な設備で、万全のセキュリティをお約束。
国内法が適用される国内データセンターにて24時間監視の運用をすることで、安全で安定した稼働を実現しています。
不安なくのびのびと使えるからこそ、名刺管理ツールの積極的な活用につながるのです。

また『Knowledge Suite』は名刺管理ツール以外にも、様々な機能、様々な魅力を持っています。

3大ビジネスアプリケーションをワンセットに

『Knowledge Suite』は「グループウェア」「SFA（営業支援システム）」「CRM（顧客管理システム）」の3つのビジネスアプリケーションがワンセットで利用できる総合ビジネスアプリケーションです。様々な業種の様々な業務を効率化し、企業の持つ力を最大限に引き出します。

何人で使ってもリーズナブルな同一料金

多くのビジネスアプリケーションの料金体系は、「ユーザー1名につき〇円／月」といった「ID課金制」をとっています。ところが『Knowledge Suite』は何名でお使いいただいても料金は50,000円／月～で固定。部門を問わず、あらゆる現場でご活用ください。

クラウドサービスでリアルタイムに情報共有

『Knowledge Suite』はすべての機能がインターネットを通じてブラウザ上で提供されるクラウドサービスです。あらゆる入力情報がリアルタイムで組織内に共有され、誰でも積極的に活用できるようになります。

マルチデバイス対応で業務を効率化

『Knowledge Suite』はPC以外にもスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末からも利用することができます。移動中、または外出先でのわずかな空き時間で業務を処理することができ、作業効率は各段にアップ。テレワークにも対応できます。

本稿では名刺管理のデジタル化をテーマに、その意義や目的等をご説明してきました。
たかが名刺の管理と考えてしまいがちですが、正しく活用すれば名刺は無限のビジネスチャンスを生み出す金の卵となります。
これを機会に貴社でも名刺管理のデジタル化をご検討してみてはいかがでしょうか。
その際はぜひ『Knowledge Suite』の導入もご検討いただけると幸いです。
『Knowledge Suite』は無料のお試しトライアル版もご利用いただけます。トライアル版は「グループウェア」の機能のみご利用可能ですが、シンプルな画面や操作感、クラウドサービスの魅力は存分にご体感いただけることでしょう。

トライアル版のお申込みは下記の『Knowledge Suite』サービスサイトから。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://bluetec.co.jp/knowledgesuite/