無料で名刺管理を管理する方法は？

どんな組織にとっても、名刺は資産とも言えるものではないでしょうか。企業では毎日多くの名刺がやりとりされ、その名刺が業務を生み出しています。
あらゆる企業活動において非常に重要な意味を持つこの名刺を、貴社ではどのように管理されていますか？　分厚い名刺ホルダーに収納している方もいれば、机の中に無造作にため込んでしまっている方もいるかもしれません。
名刺は適切な管理を行なうことによって、業務効率や業績を向上させることもできます。本稿ではPCの名刺管理ツールについて取り上げ、その基礎知識や機能、選び方のコツなどをご紹介していきます。
そもそも名刺管理ツールとはどのようなものなのか？　何ができるのか？　無料でもできるのか…？　などなど、名刺管理に関する様々な疑問を解決いたします。

名刺管理ツールの意味

企業活動に付き物の「名刺」。あなたはもらった名刺をどのように管理しているでしょうか？　大切なものということは分かっているけど、キチンと管理できていない…というご意見が多いかもしれません。多くの企業ではまだ分厚い名刺ファイルに収納するような、アナログな管理をしている企業が多く見られます。
本稿で企業への導入をおすすめする「名刺管理ツール」とは、PCを使って名刺をデジタル管理するソフトウェアや、そのために必要なシステム全体を指します。「たかが名刺をPCで管理するなんて面倒…」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、決してそんなことはありません。名刺はPCで簡単に管理できますし、それによって名刺を今の何倍も活用することができるのです。 名刺管理ツールはすでに多くの企業で導入されており、その種類も豊富に発売されています。多少の機能の差こそあれ、名刺に書かれているテキストをデジタルデータに変換し、顧客情報として保存・管理する…というのが大まかな名刺管理ツールの仕組みです。

ではここで、この名刺管理ツールを企業が導入するメリットの例を、いくつかお見せしましょう

かさばらない／無くさない

とてもシンプルなメリットですが、PCの名刺管理ツールを使って名刺を管理していけば、名刺が積み重なっていくことはありません。デジタルデータとしてPCの中やサーバの中に格納されていくので、何百枚、何千枚の名刺を管理するとしても空間を圧迫することはないのです。
もちろんデジタルデータですから情報検索もクリック1つ。「あの名刺はどこへ…？」と名刺の束と格闘する必要はないわけです。さらに、名刺を無くしてしまう危険からも解放されます。ひとたびデータに記録された顧客情報は、半永久的に残りつづけます。

顧客情報の整理整頓

実は、「過去に社内で取引のあった顧客をすべて把握できている」という企業はほんの一握りにすぎません。想像してみていただきたいのですが、貴社ではすべての社員が出会い、名刺を交わした顧客を、漏れなく把握しているでしょうか？　きっちりと成約した企業は把握できていても、交渉中や失注した企業はどうでしょう？　企業という大きな単位を例に出すまでもなく、営業チームの中でもこれが徹底できていないケースがあるかもしれません。
しかし名刺管理ツールを正しく運用すれば、過去数年にわたって全社員が名刺交換した顧客の完全リストを作ることも簡単にできます。情報を持つものが勝利する今の時代、この膨大な顧客データが、使い方によっては企業の大きな武器になるはずです。

顧客情報の共有化

名刺管理ツールで蓄積された顧客情報は、チームの共有物にすることができます。チームのみんなが日々登録するサーバ上の顧客情報に、みんながアクセスすることができるのです。
例えば営業活動において、新規顧客だと思ってその準備をして訪問したところ、実は他の社員がすでに何度も訪問していて、慌てて商談を軌道修正…といった場面、あなたは経験したことがないでしょうか？　すべての顧客情報が共有されていれば、このような失敗は未然に防ぐことができます。
また、名刺管理ツールに蓄積されたデータは、多くの場合スマートフォンやタブレットなどの携帯端末で閲覧することもできます。営業先から営業先へ、移動の合間に次の顧客の情報を参照することが可能になります。「うっかり訪問先の部署名を忘れてしまった…」というミスとも無縁になります。

無料で名刺管理する方法

名刺管理ツールを導入すれば、前項でご紹介したようなメリットをどんな企業でも享受することができます。「でも、タダというわけにはいかないんでしょ…？」という方に向けて、本章ではなんと無料でできる名刺管理の方法をいくつかご紹介していきます。

無料の名刺管理ソフトウェアを利用する

PCやスマートフォンに向けて、無料の名刺管理ソフトウェアというものもいくつか配布されています。もちろん、無料で利用することができるのでありがたい存在であると言えるでしょう。ただし、これらを正式に導入している企業は少数派のようで、どちらかと言えば個々の社員が個人的にインストールして使っているケースが目立ちます。
個人的な利用の場合、前述のデータ共有のメリットを得ることはできません。また、もし社員が退社してしまった場合、ため込んだ顧客データをそのまま次の職場に持ち去ることも可能で、これは企業によっては致命的な事故になってしまうかもしれません。

無料の表計算ソフトで管理する

多くの企業のPCには、「Excel」に代表されるような表計算ソフトがインストールされているのではないでしょうか。この表計算ソフトを使った名刺管理というものも、一般的に行なわれています。要するに表計算ソフトで顧客名簿のテンプレートを作成し、もらった名刺を目で見ながらキーボードで入力していく…というやり方です。
基本的な名刺管理機能としては十分かもしれませんが、手打ちの入力はとかく手間がかかります。たくさん入力していれば、タイプミスも発生するでしょう。
さらに情報共有の面でも万全とはいえません。表計算ソフトで管理する場合、サーバ上にチーム共有のフォルダを作って、そこに顧客名簿ファイルを設置したり、メールで回覧するなどの情報共有方法があります。
また最近はインターネット上にデータが保存され、それを直接ブラウザで編集するようなクラウド型の表計算ソフトもあり、その場合も1つのファイルにみんなでアクセスするような形になります。こうした共有では、検索がスムーズではないというデメリットがあるでしょう。業種ごとにファイルが分かれていたり、営業チームごとにフォルダが分かれていたりする場合も多く、「あのデータはどこにあるんだ…？」と探すだけで数時間を費やしてしまうことも…。
加えて、多くの人が1つのファイルを編集すれば、人によって表記の違いもでてきます。「株式会社」と書く人もいれば「（株）」と書く人もいて、同じ会社が二重三重に入力されてしまうことも多々あります。これでまた検索が困難になってしまうわけです。

名刺を画像化して管理する

これも個人で行なわれているケースが多いようですが、もらった名刺をスマートフォンでカメラ撮影したり、スキャナーでスキャンしたりして、画像化してPC内に保存していく形です。これなら、どんなに名刺をもらってもかさばることはないでしょう。紛失防止にも役立つはずです。
しかし、検索する際には非常に非効率です。たとえこの画像をチームに共有したところで、検索性が不十分な以上は、みんなで活用することは難しいでしょう。
また、画像ではデータを編集することが難しいので、顧客の部署異動などにはスムーズに対応できないという弱点があります。

名刺管理ツールの選び方

私たちブルーテック株式会社が提供する総合ビジネスアプリケーション『Knowledge Suite』にも名刺管理ツールが付属しています。そのため、私たちは長年にわたりユーザーにとって最良の名刺管理ツールのあり方を追い求めてきました。
ここで私たちの知見を元に、上手な名刺管理ツールの選び方を3つのポイントでご紹介していきます。

無料より有料ツールがオススメ

まずに申し上げたいのがこれです。前項でご紹介したような無料名刺管理も、コスト削減という面では確かに効果がありますし、「名刺管理とはどういうものか」を学ぶような用途であれば十分かもしれません
ただ、良質な名刺管理の在り方<が実現できるかといえば、やはり物足りない面があるのも事実です。名刺管理をきちんとした形でおこないたいのであれば、やはりそれ相応のツールを利用するべきです。
有料ツールはユーザーに対するサポートが手厚いことが多く、また名刺の読み取り精度やセキュリティ面でかなり高性能な傾向にあります。せっかく思い立った以上は、有料ツールで本格的に名刺管理することを私たちはおすすめします

自社に見合った価格帯

有料ツールをおすすめはしましたが、あくまで「自社に見合った価格帯」で選ぶことは大切です。最初は「結局、いちばん高価なものを選べば高機能で、後々まで使えるのではないか」と考えてしまいがちですが、あまりに高機能ゆえに現場のスタッフが使いこなせずにツールを敬遠してしまうというケースもあります。
そうなった場合、誰も使わないツールに毎月の利用料金ばかりがかさむようになり、あまりにも無駄なコストになってしまうでしょう。まず、自社はどのような目的で名刺管理ツールを導入するのか、そしてどのツールにどのような機能があるのかをよく調べ、自社とツールとのバランスをよく考えるのが賢明と言えます。

読み取り精度

さまざまな名刺管理ツールの性能を見比べる中で、「読み取り精度」は特に注意深く見てください。名刺管理ツールの多くは、スキャナーやスマートフォンを使って紙の名刺をデジタルテキスト化する機能を持っていますが、その際にどこまで正確に名刺の内容を読み取り、正しいテキストにできるかという精度が「読み取り精度」です。
せっかく読み取ったテキストに誤字脱字が多いと、ユーザーがそれを確認・修正する手間が発生してしまい、もはや本末転倒です。名刺管理ツールの生命線とも言えるのが「読み取り精度」です。

名刺管理で選ぶなら『Knowledge Suite』

名刺管理選びのポイントをいくつかお知らせしましたが、これらすべてを踏まえて総合的に判断すると、やはり当社のいちばんのおすすめは『Knowledge Suite』です。
『Knowledge Suite』はあらゆる企業活動をサポートする総合ビジネスアプリケーションです。名刺管理ツールを含め、組織のコミュニケーションを円滑にする「グループウェア」や、営業活動を支援する「SFA」、高度な顧客管理を実現する「CRM」がワンパッケージでご利用いただけます。
『Knowledge Suite』を使った名刺管理には、具体的に下記のような利点があります。

優れた読み取り精度

『Knowledge Suite』に含まれる名刺管理ツールは、読み取り精度が自慢です。もらった名刺はスマートフォンまたはスキャナで手間なく読み取ることができ、即座にテキストデータ化されます。
また万が一読み取ったテキストデータにエラーが発生しても、国内オペレーターによる目視確認で、エラーが修正されます。安心して使えるからこそみんなが毎日使うことができ、業務の効率化、名刺の資産化が確実に進みます。

名刺管理だけじゃないオールインワン

『Knowledge Suite』の名刺管理機能で入力された顧客データは、SFA（営業支援機能）、CRM（顧客管理機能）など、『Knowledge Suite』に含まれる様々なビジネスサポート機能の間で共有することができます。
売上げ管理、商談管理、スケジュール管理…等々、名刺から読み取った顧客情報は日々、利用価値を高めていくことでしょう。
もちろん、どの機能も使いやすさはバツグン。ほとんどのユーザー様が、マニュアルを読まずに直感的に使いこなせています。
さらに、豊富な機能がありながらも使う機能・使わない機能はいつでも自由に選択／変更が可能です。使い始めは最小限の機能から…、やがて使い慣れていくにしたがって少しずつ適用範囲を広げていく…といった、確実な利用定着に向けたスモールスタートも可能です。

クラウドサービスならではの高い共有性

『Knowledge Suite』はインターネットに接続することで機能し、あらゆる入力・出力がインターネット上で完結するクラウドサービスです。だから蓄積されるあらゆる情報は、組織内の共有物となり、誰でもアクセスすることができます。
例えば誰がいつ訪問した顧客で、その時はどんな商談が行なわれたのか…といった、営業活動にあたり重要な情報をチーム内の誰でもすぐに参照できるのです。
もちろん、アクセス権限を持たせる範囲は自由に設定できるほか、セキュリティ面も万全です。第三者機関によるセキュリティ診断や、国内サーバの利用により、貴社の大切な顧客情報を徹底的にガードします。

ユーザー数無制限の低コストサービス

名刺管理ツールを含む様々なビジネスアプリケーションは、「ユーザー1人につき月額〇円」という仕組みの「ID課金制」をとっているケースがほとんどです。一方で『Knowledge Suite』は、何名でお使いいただいても月額料金に変動はなし。月50,000円～という低コストで、ユーザー数も無制限、機能も無制限にてご利用いただけます。
コストの心配なく大勢で使えるからこそ、顧客データはどんどん蓄積し、共有のメリットが活きてきます。

本稿では名刺管理ツールを取り上げ、無料で実践する方法や、選択のポイントなどをお知らせしてきました。「これから名刺管理ツールを導入しようか」「どの名刺管理ツールを導入すればいいのか迷っている」そんな企業担当者の皆様、選択の重要ポイントとなる「企業に見合った機能／価格」も「読み取り精度」も高度にクリアできる『Knowledge Suite』をぜひご検討ください。
また、名刺管理機能はお使いいただけないものの、『Knowledge Suite』には無料トライアルのご用意もあります。操作感やクラウドサービスのメリットを体感してみたいという方は、まず無料トライアルをお試しください。

無料トライアルのお申込み方法を含め、『Knowledge Suite』のより詳しい情報は、下記の『Knowledge Suite』サービスサイトからご確認ください。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
【『Knowledge Suite』サービスサイト】https://bluetec.co.jp/knowledgesuite/