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※InCircle導入事例

教育サービス・保育・介護事業を手掛ける株式会社京進様では、約3,000人ほどの職員が『InCircle』で情報交換されています。
多様な職員がいる中でも、使い方が分からなかった方はごくわずか。
『InCircle』のシンプルさ・浸透しやすさを最大限に活かし、様々なシーンで成果を挙げていると言います。

導入目的
- それまでメールとグループウェア頼りだったテキストコミュニケーションの強化。
- 自然災害が発生した場合も、情報交換のためのインフラとして機能するツールの導入。
課題
- リアルタイム性がある、社内統一のコミュニケーションツールが導入されていなかった。
- 過去に起きた自然災害で、情報交換の手段が脆弱であることが露呈していた。
導入効果
- 情報交換が活発化。職員ごとにバラバラな勤務日時にもしっかり対応でき、外出時の連絡もスムーズにとれるようになった。
- 非常時にも最小限のタイムロスで安否確認や、必要な情報の収集ができるようになった。
運用方法
- 各職員のスマートフォンにに『InCircle』をインストール。業務連絡や出退勤の報告をトークルームで行なうようにした。
- 非常時専用のトークルームを立て、不慮の事態が起きた際にはそこで情報交換するというルールを周知徹底した。

導入しやすさ・使いやすさに見出した『InCircle』の価値
3,000人利用でも問い合わせはごく少数
まずはコミュニケーションツールを探し始めたきっかけを教えてください。
山本様　もともと社内のコミュニケーションの主体はメールと、グループウェア内のメッセージ交換だけだったんです。
しかし、もう少しリアルタイムで実用的なコミュニケーション専用のツールを導入したいと探し始めたのが、2017年頃ですね。
ツールにもいろいろありますから、あれがいいか、これがいいか…と情報収集している矢先に、大阪で大きな自然災害があったんです。
これがさらにツール導入の推進力となりました。
当時、メールとグループウェアだけでは、職員の安否確認や情報伝達があまり素早くできなかったんですね。
特に非常時には社内ネットワークだけでなく、みんなが即座にコミュニケーションをとれるような仕組みが必要だと、社内の誰もが確信しました。
経営陣からも「すぐにツールを導入して欲しい」というオファーがあり、検討が急ピッチで進みました。

災害時には、実際にどのような不便があったのでしょうか。
山本様　まず、電話は非常につながりにくくなってしまいましたね。
また、そもそもメールとグループウェアばかり使っていたので、職員個人個人の連絡先があまり把握できていなかったんです。
特に当社では関係会社も含め、全国各地に職員が点在しているので、その誰とでも即座に連絡がとれる手段が必要であると痛感しました。

そんな中、『InCircle』のに踏み切られた決め手は何でしたか？

山本様　先ほど述べたように、経営陣からは「早く導入してほしい」と言われていました。
次の災害がいつやってくるか分からないので。
なので『InCircle』の「すぐに導入できる」という点は、当社では非常に高く評価させていただきました。
もう１点は、使い勝手がシンプルな点です。
当社内で『InCircle』を使用する職員約3,000人の中には、普段メッセージアプリを使わない者もいれば、スマホを使わない高齢の方もいます。
そんな誰もが操作に迷わず使えるツールが欲しかったんですね。

廣澤様　ちなみに私は情報システム部所属で、職員からのツールの問い合わせに答えるのも仕事なのですが、『InCircle』に関しては3,000人という人数で使っているにも関わらず「使い方が分からない」という問い合わせは今のところごくわずかです。
今までITツールはいくつか導入してきましたが、こんなことは初めてですね。
『InCircle』はあれもこれもと不要な機能がありすぎず、主にメッセージの送受信に特化しているのが良いのだと思います。

山本様　またオンプレミスに対応していたことも導入の決め手の１つです。
大勢で利用するので、ユーザー数に応じて利用料が増えるようなクラウドサービスと比較して、コストが抑えられますよね。
今後の人数の変化にも対応しやすいですし。
社内の様々なシステムとの連携も想定していたこともあり、セキュリティを重視する意味でもオンプレミスを選びました。

業務用・非常用・出退勤管理…と広く活用
コロナ禍においても役立った
現在、社内で『InCircle』をどのように使われていますか？
廣澤様　まずは導入のきっかけにもなった、非常時の連絡手段としてですね。
非常時専用のトークルームを作成してあり、何かあった場合はそこでコミュニケーションをとるように周知してあります。
導入後に発生したコロナ禍においてさっそくこの仕組みを使うことになり、円滑に連絡をとることができました。

山本様　別の災害用ツールも導入していて、例えば大規模な地震などが起きた場合は各職員にまず第一報として一斉にメールが配信されるようにしてあります。
その後の情報交換の場として『InCircle』を使うようなイメージです。
コロナ禍の初期には政府が緊急事態宣言を発出した際、都道府県別に休校するかどうか、どのような対応をとるかなどの検討に非常時用のトークルームを利用しました。
その月は、投稿されたメッセージ数が通常の２倍に跳ね上がりましたね。

廣澤様　現在もテレワークの職員と出社する職員がいるので、各職員の出社と退社のタイミングをメッセージで伝え合っています。
災害時以外でも、例えば電車の遅延など、想定外な事が起きた場合はこのルームを使うようにしています。
そしてもちろん、現在は通常の連絡手段としても『InCircle』を使っています。
業務連絡や打ち合わせなどですね。

山本様　先ほど述べたようにもともとは社内コミュニケーションの活発化が目的でしたので、普段使いも積極的に行なうようにしています。
職員がみんなそれぞれ忙しく動き回っているので、とりあえずポストしておくから見られる時に見て…、みたいな使い方をみんなしていますね。
いずれにせよ、当初の目標はおおむね達成できているのではないでしょうか。

廣澤様　コロナワクチンの職域接種の時も『InCircle』を使ったんです。
運営メンバーとして職員20名ほどが接種会場に行ったのですが、運営マニュアルを画像付きで『InCircle』上で共有していました。

導入後、現場に変化はありましたか？

廣澤様　恥ずかしながら当社はあまりITツールの面で先進的ではなかったのですが、『InCircle』導入後は社内から「京進がこんなアプリを使うようになったんだ、スゴイ」という声がよく聞かれるようになりました（笑）。
以前使っていたグループウェアはグループ各社と共用できなかったのですが、『InCircle』はグループ内で連携して使っているので、グループ各社からの反応が特に大きいですね。
逆に当社の職員はグループウェアでのメッセージ交換に慣れきっていたので、まずグループ各社が積極的に『InCircle』を使ってくれて、それが当社に波及していった…という側面もありました。

山本様　当社はこの３・４年、IT投資を活発にしているのですが、『InCircle』はその象徴的な存在だと思っています。
あまりツールに慣れていなかった社員たちの意識も『InCircle』のおかげで、「これで連絡していいんだ」と、徐々に変わっていきましたね。
電話の伝言なども紙で行なっていたのですが、もう社内からメモ用紙は消えました（笑）。
今は伝言用のトークルームを作って、そこでやりとりするようにしています。

廣澤様　それからちょっと変わった使い方ですが、当社は職員により勤務時間や曜日が異なるので、各職員がプロフィールの「その他」の欄に、自分の勤務時間の定時を記入するようにしています。
そうすることで誰がいつ出社しているのかを全員で把握することができ、勤務時間外や休日の業務連絡を避けられるようになりました。
また職員が外出する案件も多いのですが、『InCircle』のおかげで外出中のコミュニケーションが各段にとりやすくなり、その点はよく職員から「すごく便利になりました。ありがとうございます」と声をかけられています（笑）。

社員が自然に触り始めるシンプルさ…　
構えずにまずは使ってみてほしい

今後このように使いたい…という展望はありますか？

山本様　コロナ禍以降、現状で当社にはテレワークができる職員とできない職員がいることが明らかになったんですね。
バックオフィスの職員は比較的テレワークに対応できますが、やはり教育の現場にいる職員は難しいんです。
また、例えば廣澤のような情報システム部の職員ですが、現場職員から「ＰＣが動かなくなってしまった」という問い合わせがあった際、「テレワークなのでいません」というわけにもいきません。
でも私個人としては、なるべく全員がテレワークに対応できる職場を作っていきたいと思っています。
そうなると、「どこで働いていても必ず連絡がとれる」という環境作りが重要になってくるわけです。
今もそれに近い環境にはなりましたが、今後『InCircle』がもっと進化し、私たちも使い方を工夫して、どのような働き方にも対応できるような環境にしたいと思っています。

最後に『InCircle』ユーザーとして、未導入の方々に向けてコメントをお願いします。

山本様　まずは構えずに使ってみてはいかがでしょうか、と言いたいですね。
そうすれば操作のシンプルさは体感できるし、コスト面でも非常に高パフォーマンスであることも理解できると思います。
心配しなくても、思った以上にみんな使ってくれますよ。
特に年齢が若い職員たちは何の抵抗もなく、マニュアルも読まずに使い始めます。
勇気を出してまず使ってみることで、得るものは大きいと思います。

廣澤様　私も『InCircle』の「使いやすさ」という点には大変助けられています。
企業によっては多機能で、高性能なチャットツールを求めるかもしれませんが、当社には『InCircle』のシンプルさが非常にマッチしました。
まずシンプルで使いやすくなければ職場に浸透しませんから、このポイントはどんな企業にとっても一定の価値があると思うんですよね。

本日はありがとうございました

山本様・廣澤様　ありがとうございました。
※本取材は感染症対策に十分な配慮をしたうえで行なっています。