web会議とは？導入するメリットや注意点・導入方法を解説
オンライン商談
「web会議を導入するとどんなメリットがある？」
「web会議を導入する場合の注意点を知りたい」
以上のように感じている方もいるでしょう。
この記事では、web会議とは何か、導入するメリットや注意点について解説していきます。
web会議の導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
web会議とは？
web会議とはインターネットを活用してweb上で行う会議のことです。
パソコン・タブレット・スマートフォンといった端末を介して行います。
また、テキストチャットや音声通話・ビデオ通話など、会議のやり方も複数あります。
web会議を行う際には、多くの場合アプリやツールを使用するため、手軽に始められるのも大きな特徴です。
使用するツールにもよりますが、デジタルファイルを用意しておけば資料を共有することも可能です。
遠く離れた人とも気軽に会議ができますよ。
web会議とテレビ会議の違い
web会議と似た言葉としてテレビ会議が挙げられます。
テレビ会議は映像と音声を通じて遠隔で行う会議のことです。
遠隔で行う会議という点ではweb会議と同様ですが、いくつか異なる点もあります。
| web会議 | テレビ会議 | |
| 導入方法 | ツールor自社サーバー | 専用機材 |
| デバイス | PC・タブレット・スマホ | 専用機材 |
| 特徴 | 少人数を多数つなぐ | 大人数同士をつなぐ |
| 会議方式 | チャットや音声も使用可能 | 高画質・高音質でビデオを通話 |
| 場所 | ネット環境があればどこでも | 専用機材のある部屋 |
| 初期費用 | 比較的安い | 専用機材の購入・設置が高額 |
web会議とテレビ会議の違いは以上の通りです。
web会議は初期費用が安く手軽に始められますが、大人数同士での使用には向いていません。
テレビ会議は初期費用が高額になりがちですが、大人数で行う会議に向いています。
「web会議よりテレビ会議について知りたい」と感じた方は、以下の記事を参考にしてみてください。
web会議を導入するメリット5つ
web会議を導入すると以下5つのメリットを得られます。
- 遠方の人とも気軽に会議ができる
- 優秀な人材を確保できる
- コストを大幅に削減できる
- 業務の効率アップにつながる
- テレワークが可能になる
メリットに魅力を感じたり「自社に必要だ」と思ったりする場合には、web会議の導入がおすすめです。
①遠方の人とも気軽に会議ができる
web会議を使用するとネット環境があれば、遠くにいる人とも気軽に会議ができます。
通常、遠方の人と会議をする場合にはどちらかが出向く、双方が指定の場所に集まる等の移動が必要です。
しかし、web会議であれば移動が不要なので、ちょっとした内容でも気軽に話しあえるようになります。
メールや電話でも話せますが、相手の目を見て話す方がお互いの意思を確認しやすいものです。
web会議は遠方の人とよく会議をする人や「相手の顔を見て話したい」という人におすすめです。
②優秀な人材を確保できる
web会議を使うと遠方の人と気軽に話ができるようになるため、優秀な人材の確保にもつながります。
全国にいる優秀な人と一緒に働けるのです。
拠点が遠いことで諦めていた人や企業とも連携をとり、新しいプロジェクトを始められるでしょう。
また、業種にもよりますが業務全体を遠隔で行える場合には、自社の人材もありとあらゆる地域から集められるようになります。
場所にとらわれずに優秀な人材を集められるのがweb会議の魅力です。
③コストを大幅に削減できる
通常の会議を行う場合には、交通費やオフィス代など多くのコストがかかります。
しかし、web会議であれば移動も場所の確保も不要なため、これらのコストを大幅に削減できます。
他社との会議を行いやすいように、立地のよい大きなオフィスを借りる必要もないのです。
オフィス代は固定費になるので、少し賃料を安く抑えるだけでも長い目で見ると大きなコスト削減につながります。
コストが下がれば経営が安定しやすくなり、社員の待遇改善や新しい挑戦など、選択肢も広がるでしょう。
コスト削減に課題を抱えている場合には、web会議の導入を検討してみてください。
④業務の効率アップにつながる
web会議を導入すると場所の移動がなくなるため、会議の日程調整も楽になります。
通常であれば移動時間も含めてスケジュールの確保が必要ですが、ウェブ会議なら会議の時間だけで済むからです。
隙間時間に会議を差し込みやすく、従来よりも意思決定のスピードが上がるでしょう。
結果として、業務効率アップにつながって競合他社に差をつけやすくなります。
変化の早い現代では、迅速な判断ができるかどうかが企業の命運を分けることもあります。
「競合より一歩遅れている」「効率が悪い」という課題を抱えている場合には、web会議の導入を検討してみてください。
⑤テレワークが可能になる
業務内容にもよりますが、事務作業が主である場合にはweb会議を取り入れることでテレワークが可能になります。
テレワークを行うと社員の通勤手当やオフィスにかかるコストも削減できます。
また、非対面・非接触で業務を進められるため、感染症対策としても有効です。
テレワークの種類やメリットなどについて知りたい方は、以下の記事も読むことをおすすめします。
web会議を導入する方法2つ
ここまでの内容で「web会議を導入したい」と感じた方もいるでしょう。
web会議の導入方法には以下2種類があり、それぞれ導入の手軽さや使用環境が異なります。
- 自社サーバー
- 外部ツール
①自社サーバー
自社でweb会議を行うためのサーバーを構築する方法です。
サーバーとは、ユーザーの指示を処理するためのシステムです。
自社内でサーバーを保有することで、自由にカスタマイズできます。
使用感のよさを重視する場合には、自社サーバーの利用がよいでしょう。
ただし、サーバーを構築したりカスタマイズしたりするのはかなりの時間とコストがかかります。
手軽に始められないのがデメリットです。
自社サーバーにて導入すると、web会議自体が自社に合わなかった場合はコストや時間がむだになってしまいます。
現時点でweb会議が自社に合うかどうかわからない場合には、外部ツールで試してみることをおすすめします。
②外部ツール
コミュニケーションツールを使用する方法です。
アプリをインストールしたり、サービスに会員登録したりするだけで手軽に始められます。
導入までの時間とコストがかからないのが魅力です。
ただ、カスタマイズすることは難しいので、適切なツールを選ぶようにましょう。
web会議に必要なツールの選び方7つ
web会議のツールを選ぶ際には以下7つの視点から考えてみてください。
複数の視点から考えることで、自社に最適なツールが見つかりやすくなります。
- 十分な画質や音質が保たれているか
- 映像や音声の乱れがないか
- 同時接続できる数は十分か
- 操作が簡単で誰でも使えるか
- コストパフォーマンスがよいか
- セキュリティ対策に問題がないか
- 機能が充実しているか
多くのポイントを満たしているツールや、自社が重視するポイントを満たしているツールを選んでみてください。
①十分な画質や音質が保たれているか
画質や音質が十分に高いかどうかを確認しましょう。
会議においては相手の表情や声の調子を知ることが重要だからです。
画質や音質が悪いのであれば、メールや電話でのやり取りとさほど変わらないでしょう。
②映像や音声の乱れがないか
画質や音質がよくても、通信状況が悪いと映像や音声が途切れるなどの不具合が出てしまうことがあります。
映像や音声が乱れると会議の流れを妨げてしまい、意思決定がスムーズにできません。
画質や音質だけでなく、高い質を保つだけのサーバーの強度があるかどうかも考慮するようにしましょう。
③同時接続できる数は十分か
ツールによって同時に接続できる数が異なります。
とくに大勢での利用を検討している場合には、同時接続の数に注意して選びましょう。
④操作が簡単で誰でも使えるか
ツールの操作性についてもチェックするようにしましょう。
画質や通信環境などが整っていても、操作が難しいとスムーズな会議がしにくいからです。
他社と会議する場合には相手の負担も大きくなってしまいます。
導入後にすぐ使えるツールであれば、他社との会議で使用する場合にも相手に負担をかけずに済みますよ。
⑤コストパフォーマンスがよいか
会議の環境や操作性がよくても、料金が高すぎるとコスト削減につながらない場合があります。
ツールによって使用料金が異なりますので、機能性と料金を比較してコスパのよいものを選んでみてくださいね。
⑥セキュリティ対策に問題がないか
web会議はインターネットを通じて行うため、セキュリティ対策が必須です。
会議においては自社の重要な情報を扱うこともありますので、セキュリティ対策が万全のツールを選びましょう。
⑦機能が充実しているか
会議に便利な機能が搭載されているかにも注目してみてください。
資料共有・テキストチャット・音声のみの通話・録画機能など、会議に役立つ機能は複数あります。
自社が使用したい機能があるかどうか確認してみましょう。
web会議におすすめなツール
「操作が簡単なものがいい」
「機能が充実しているものがいい」
「商談にも活用したい」
以上のような方にはVCRMがおすすめです。
VCRMは直感的な操作が可能であり、導入時にはコンサルタントが使い方をサポートするので安心です。
番号やURLを伝えるだけで会議・商談をスタートでき、相手側はVCRMを導入する必要もありません。
また、資料共有・画面共有・テキストチャット・音声のみの通話・録画機能など機能も充実しています。
VCRMの費用や機能などについてより詳しく知りたい方は、以下のリンクより無料資料請求を申し込んでください。
「導入した後のイメージが湧かない」「導入事例を見てみたい」という方は、以下のページをご覧ください。
実際にVCRMを使用した企業様に、どういった経緯で導入したのか、導入後にどう変化したかなどをインタビューしています。
まとめ｜ツールを導入してweb会議を始めよう
web会議について紹介しました。
web会議の導入には、コスト削減や業務効率アップなどの大きなメリットがあります。
「生産性を高めていきたい」と感じる場合には導入を検討してみてください。
自社サーバーとツールを使用する2つの導入方法がありますが、手軽に始められるツールの使用がおすすめです。
「自社にweb会議は合わない」と感じた場合の撤退も容易でしょう。
また、web会議を導入するとテレワークが可能になります。
「web会議を導入してテレワークをしたい」という方は、以下の記事も参考にしてみてくださいね。
