情報管理の重要性と管理方法を解説

企業が業務のなかで取り扱う情報は、適切な管理が行われないと様々な悪影響が起こります。
例えば、欲しい時に目当ての情報を見つけるのに時間がかかったり、そもそも情報を紛失してしまったり、属人化して特定の社員しか知らない情報になってしまったり等が考えられます。

こういった状況を防ぐためにも企業は情報管理を徹底しなくてはなりません。しかし、情報管理を完璧に実行できている企業は実は多くありません。

本コラムでは、情報管理を社内に浸透させたい方、また個人or少数で情報管理を始めたいという方に向けて、情報管理の重要性や情報管理の方法についてご紹介します。

情報管理とは

企業の情報管理とは、顧客情報や取引先情報などを必要なタイミングで利用しながら、外部からの侵入や情報流出を防ぐことが大切です。ポイントは、情報へのアクセスのしやすさとセキュリティの両立をすることです。セキュリティの強さだけでなく、使いやすさも考慮しなくてはならないのです。

情報管理の重要性とは

企業において情報管理はなぜ重要なのか、大きく分けて2つの理由があります。

・企業のブランドイメージを保持するため
・業務の効率化

それぞれ詳しく解説していきます。

企業のブランドイメージを保持するため

不十分な情報管理には顧客情報の流出といったリスクがあります。それにより、企業のブランドイメージが低下し、顧客からの取引停止や対策のための支出が生じ、利益減少など企業のビジネスに直接的な悪影響が及ぶ可能性が高くなります。

また、マルウェアなどのコンピュータウイルス感染によるリスクを最小限に抑えるために情報管理が重要となります。もしウイルス感染が起きると、情報流出だけでなく、最悪の場合社内システムが停止し、業務ができなくなる可能性があります。したがって、情報管理を徹底し、シャドーITのような会社が管理しきれない電子サービスの利用が進まないような環境づくりが大切となります。

業務の効率化

情報管理がしっかりできているという事は、目当てのファイルやデータを簡単に捜索し、引き出せるということを意味しています。仕事でパソコンや紙書類を使っている人であれば、必要な情報を手に入れるために、自分のパソコンからデータを探したり、同僚にお願いして共有してもらったり、はたまたオフィスのキャビネットをひっくり返すという経験が誰にでもあるでしょう。

実は、オウケイウェイヴ総研が発表した調査によると、ビジネスマンが1日の終業時間の中で「調べもの」に費やす時間は、平均1.6時間ということが分かります。情報管理がしっかりと成されていれば、このような無駄な時間をある程度削減することができるでしょう。そして削減された時間を有効に使うことで、更なる業務効率化につながったり、時間がなくて手をつけられなかった課題や新しい事業を始めることができるでしょう。

情報管理体制を整えるには

情報管理の重要性についてはここまでの説明でおわかりいただけたと思います。
それでは実際に情報管理をしていくにあたり、どういったことを始めればいいのかを解説いたします。

情報管理体制を整えるために以下の3ステップで始めていきましょう。

・情報管理の課題と目的を明らかにする
・情報管理のルールを定める
・情報管理に役立つツールを導入する

情報管理の課題と目的を明らかにする

最初に、自社における情報管理の課題や目的を明らかにしなくてはなりません。
例えば情報管理の課題とは、情報管理の手段が社内に存在しないのか、もしくは手段はあるが重要性が社内に伝わっておらず実行されないのか、企業によって様々です。それによってやらなくてはならないことも変わっていきます。

また、情報管理の目的に関しても同様です。情報管理をすることでをどのような状態になりたいのか、目的地が分からなければ、それまでの過程を導き出すのが難しくなります。情報共有を高速化したいのか、情報の一元化を進めたいのか、それとも顧客情報のセキュリティをより厳重にしたいのか、明確に定めておくことをオススメします。

情報管理のルールを定める

情報管理のルールをあらかじめ定めることで、従業員が迷うことなく情報を管理できるようになります。例えば、シャドーITを防止するために、情報管理用ソフトウェアの勝手なインストールを禁止したり、USBによるファイルの持ち出しを禁止したり等があります。

また、ExcelやGoogleスプレッドシートといった一般的な情報管理ツールの使用を一部制限することも視野に入れた方が良いでしょう。完全に禁止する必要はありませんが、顧客情報などの重要な情報はExcelやGoogleスプレッドシートで管理すると、情報漏洩やデータ消失などの可能性が出てきてしまいます。
許可する場合はガイドラインを定め、Excel等で管理していい情報やそうでないものを規定しておきましょう。

そして、ルールを定める際に大切なのは、管理者を決めておくことです。管理する人間がいなければ、ルールは直ぐに形骸化してしまうからです。情報セキュリティの管理者を定め、責任の所在を明らかにし、ルールについて分からないことやイレギュラーが発生した時の問合せ先として用意しておくのです。
それにより、万が一問題が発生した場合であっても管理者が率先して対応を取れるようになります。

情報管理に役立つITツールを導入する

情報管理には、社内の様々な場所に散らばったデータや書類を1つの場所にまとめる、「情報の一元化」が必須となります。

「情報の一元化」によって、社員はどこを見れば目当ての情報が格納されているかが明らかな為、情報へのアクセスが容易になりますし、会社側からしても誰がどの情報にアクセスしているかも明らかになるため、情報管理が格段にやり易くなります。

このような「情報の一元化」を実現するためには、ネットワーク上に情報を保管・共有できるようなITツールを利用することが一番の近道です。

下記のようなツールは「情報の一元化」に役立ちますので、自社の課題に適したツールを探すといいでしょう。

・WEBデータベース
・CRM
・クラウドストレージ

情報管理なら『Shelter』

情報管理には、誰でも簡単にクラウド上にデータを保管・共有できるITツール『Shelter』をオススメします。『Shelter』はブラウザ上でデータベースの作成や管理が行えるWEBデータベースです。情報を蓄積するデータベースとしての役割のほかにも、タスク管理や問い合わせ管理など様々な業務に使用するアプリケーションをプログラミングの知識なしで作成できるため、情報の一元化のみならず社内で抱える情報管理の課題に幅広く対応できます。

また、『Shelter』の最大の特長はID課金ではなく、容量課金であるという点です。月額15,000円ユーザー数無制限でご利用いただけるため、社内展開が容易という最大のメリットがあります。情報管理は全社的に行う必要がある業務ですので、ぜひ『Shelter』の活用をご検討ください。