WEBデータベースとは？
社内業務への活用法を細かく解説

WEBデータベースというITツールがどんなものか皆さんはご存知ですか？
実はWEBデータベースを使えば、普段ExcelやGoogleスプレッドシートを使用して行っている業務を一気に効率化できる可能性があるのです。

今回はWEBデータベースとは何なのか、どういった使い方が可能なのかを実際のツールを使用して細かく解説しようと思います。煩雑な情報管理業務に悩まされている方はぜひご覧ください。

WEBデータベースとは

WEBデータベースとは、WEBブラウザを用いてクラウド上でデータの管理やデータベースの構築を行えるようにするサービスのことを指しています。

例えば、インターネットを利用して世界中のあらゆる場所からアクセスし、データを閲覧・編集したりすることもできます。

つまり、WEBデータベースはインターネットに接続できる場所なら外出先や自宅を問わずアクセスできるので、テレワーク導入にも最適なツールとなっています。

また従来のデータベースは専門の知識を持ったエンジニアによって構築・管理されていましたが、WEBデータベースのほとんどはExcelと同じような感覚で扱うことができるため専門的な知識や技術を持たない現場社員でもすぐに利用することが可能です。

Excel・Googleスプレッドシートでは不十分

皆さんはお客様の情報や、社員の作業進捗をどのように管理していますか？もしExcelやGoogleスプレッドシートを使って管理しているのなら、今はよくても今後業務に支障が出てくるかもしれません。

確かにこの2つは個人で使用するレベルなら大変便利なツールではあるのですが、会社組織のようなチームで使用する場合に不便な点がいくつもあります。

例えば、Excelで営業資料を作成した際に「営業資料_20210101」「営業資料_20210101_修正版」「営業資料_最新版」といった感じで人の手を渡るごとにだんだんとファイルの数が増えてきて結局どれが最新で正しいファイルなのかわからなくなってしまった経験が皆さんにもありませんか？

基本的にExcelはリアルタイムでファイルを共有し作業することができない為、こういったことが起こりやすくチームで行う業務においては効率が良くありません。

それでは、共有性に優れたGoogleスプレッドシートのようなクラウド型ツールだとどうでしょうか。
もちろん情報の共有という点ではExcelより優れているのですが、こちらも情報量が増えるにつれてシート内での動作が重くなったり、カテゴリによってシートを分けたりすると結局シートの数が増えてしまいExcelのように管理が大変になってしまいます。

特に企業が利用する上で、Googleスプレッドシートの一番の問題点として『セキュリティ』が挙げられます。一般的にGoogleのセキュリティは非常に強固なため、基本的にユーザー側が万全な体制で管理していればセキュリティに問題が出ることはありません。

しかし、利用するユーザー側の情報セキュリティ意識が低いと社外秘の情報を漏出してしまう可能性があります。

例えば、社内でGoogleのサービスを統一管理していない企業の場合、社員が会社で使っているGoogleアカウントと私用で使っているGoogleアカウントを分けずに利用する可能性があります。

その場合、社員個人が私的に利用したWEBサイトなどからGoogleのログイン情報が漏出し、社外秘の情報が蓄積されたシートに第三者が自由にアクセスできてしまうリスクがあるのです。

また、Googleスプレッドシートは共有設定によってはURLを知っているだけで誰でもシートにログインできてしまうため、社員のセキュリティリテラシーの低さが原因となり、様々なリスクが考えられます。

WEBデータベースであれば業務で発生する膨大なデータを1つのプラットフォームにまとめて管理することができます。
情報を1つのプラットフォームで一元管理することで社員同士のファイルの行き来や様々なサービスを横断する機会が少なくなるため、必然的に情報セキュリティにおけるリスクも軽減されるのです。

WEBデータベースを活用できる社内業務

WEBデータベースがどういうものかはご理解いただけたと思います。そこで本項では社内のどういった業務にWEBデータベースを活用することができるのかを部門別で紹介します。

営業部門

営業部門におけるWEBデータベースの活用は非常に大切です。
なぜかというと、顧客情報の蓄積や営業ノウハウの共有化を行うことで営業マンが効率的に業務を遂行できるようになり、売り上げ増加にもつながる可能性があるからです。

例えば、会社の大切な財産である顧客情報を営業担当と紐づけてWEBデータベースに保管しておくことで、万が一前任者の異動や退職などで引き継ぎ業務が発生したときもスムーズに移行することができますし、先輩社員の営業ノウハウを蓄積していくことで、新卒社員や中途社員にも効率的に仕事を覚えてもらえるなどのメリットも考えられます。

人事・管理部門

人事・管理部門とWEBデータベースの親和性は高いと言えます。
WEBデータベースなら応募者情報に担当面接官や評価・態度などを紐づけることができる上、ワークフロー申請も行うことも可能なため、ほとんどの管理業務をWEBデータベース上で完結することができます。

また管理業務でよく問題になるのは「社内問い合わせ」です。ここでもWEBデータベースを活用することができます。

例えば、
「経費申請のやり方を教えてください。。。」
「プリンターの用紙を補充したいんだけど。。。」…etc
このように管理業務において答えなくてはいけない質問は多岐にわたります。

そんなときにWEBデータベースに社内FAQを作成して蓄積しておけば、「何かわからないことや困ったことがあったらまずデータベースを見てください」という状況を作りだすことができるので、社内問い合わせをなるべく減らし、管理部門の人間がより重要度の高いタスクに注力することができるようになります。

制作部門

WEBデータベースでは書き込まれた情報を元にグラフ作成やガントチャート作成なども行うことができるので、複雑なスケジュール管理が必要なWEB制作や開発業務への活用にも適しています。

作業者それぞれが進捗を書き込むことで、常に誰がどの作業を行っていて、どれくらい作業が進んでいるかをチャートやグラフにすることにより一目で見ることが可能となっています。

また多くの場合WEBデータベースにはアクセス権限機能がついているので、受注制作などを行っている会社では顧客にアクセス権限を与えて逐次作業進捗の共有や顧客とのチャット機能を使ったコミュニケーションも可能です。

最後に

「今月の売り上げを知りたい時はExcelのこのファイル」、「営業日報が見たい時は過去のメール」という風にツールを分けてしまうと、肝心な時に情報を探すのに手間取ったりします。社員が常に「”あの情報やファイル”を確認したい時はWEBデータベースを見ればいい」という共通認識があることで、社内全体の業務効率が上がっていくことでしょう。
当記事を通してWEBデータベースのメリットや活用法が少しでもお分かりいただけたなら幸いです。

当社が提供している『Shelter』は当記事で説明したWEBデータベースの機能を網羅しているうえ、アクセス権限の付与やシングルサインオンにも対応しているためパスワード管理が容易なのでセキュリティ面にも安心感があります。

同様のツールとの違いとして、「ユーザー数無制限」で利用できることが何よりの特徴です。WEBデータベースをご検討の方はぜひ一度『Shelter』をご検討ください。