帳票とは？意味や種類、帳票作成・管理を効率化する方法を解説！

帳票は、経営状況を正しく把握する上で欠かせない書類です。

しかし、本コラムをお読みの方には

• 「帳票にはどんな文書が含まれるの？」
• 「帳票の保存期間や保存方法に決まりはある？」
• 「帳票を電子化するメリットや方法は？」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、帳票の意味や種類、保存期間といった基礎知識や、帳票を電子化するメリットを解説します。 帳票の電子化を実現するソリューションや事例についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

帳票とは？

帳票とは、会計や経理などの業務において発生する書類である、「帳簿」と「伝票」の両方を指す総称です。
「帳簿」は、会計や経理などの業務において、日々の取引を記録するための書類であり、会社や組織の財務状況を管理するための基本的な資料の一つです。例えば、総勘定元帳や現金出納帳などがあります。

一方、「伝票」は入金や出金などの取引を記録するものです。お金の動きを管理するために使用し、売上伝票や仕入伝票、出金伝票などが該当します。そのほか、経費精算伝票や振替伝票などがあります。

これらの帳票は会社経営において重要なものです。
それは財務管理などの実務的な要因だけでなく、帳票作成が法律によって義務づけられているからです。
つまり、「帳票をどう管理するか」は、企業が必ず考えなくてはならない課題なのです

帳票管理の重要性

なぜ帳票管理が重要なのか、先ほども言った通り帳票には、企業のあらゆる取引を書類にして記録し、一定期間保存しなければならないという決まりがあるからです。例えば、企業が確定申告や決算を終えたら、その年度の帳票を数年間にわたって保存しなくてはならないことが法律で定められており、法人税法上では、帳票の保存期間は5年or7年で、会社法上は10年にも及びます。

また、保存方法は以前までは紙ベースが基本となっていましたが、最近では2022年の電子帳簿保存法改正によって電子データで授受した帳票はデータで保存することが義務付けられた他、仕訳帳や総勘定元帳といった国税関係帳簿や、請求書・領収書その他の国税関係書類は原則として電子データで保存することが義務付けられました。

もし、帳票が保存できておらず税務調査の際に求められた帳票を提出できないと、納税額が高くなるだけでなく、罰則が課せられることもあります。会社法上でも保存義務に違反すると「100万円以下の過料」が課せられるのです。

こういった理由から、帳票管理は重要であると言えます。

帳票の保管方法

帳票の保管方法には、主に紙と電子データの2種類があります。

紙による保管の場合、ファイルや箱などに整理して保管する方法が一般的です。ただし、紙での保存は棚やキャビネットなどの保管スペースの確保が必要となる上に、しっかりと管理されていたとしても、目的の帳票を見つけるのに時間がかかるというデメリットがあります。

一方、電子データによる保管の場合、クラウドストレージやネットワークドライブなどを利用して保管することができます。安全なサーバー上に保管されるため、紙に比べて物理的なスペースの確保・管理をする必要がない上に、他にも様々なメリットがあります。それらのメリットに関しては次の章で詳しく解説します。

帳票の電子化によるメリット

2022年の電子帳簿保存法改正によって、帳票の電子化は最早必須となりました。
電子化には様々なメリットがありますので、下記にて紹介します。

• 省スペース化
• 検索性の向上
• 情報の共有性
• ペーパーレスによる環境負荷の軽減
• コスト削減

省スペース化

電子帳票は紙の帳票よりもスペースを取らないため、物理的スペースの節約に繋がります。大量の帳票を保管する必要がある場合でも、電子データなら容易に対応可能です。

検索性の向上

紙による保管の場合、必要な帳票は目視で大量のファイルの中から探し出さなくてはなりません。電子データによる保管の場合、保管しているシステムによってはキーワード検索などの機能を使用して、必要な帳票をすばやく取得できます。

情報の共有性

電子化により帳票データがクラウド上に一元管理されるようになるため、必要な人々がすばやく共有・閲覧することができます。またテレワークなど、オフィスに出社していない人でも帳票を閲覧できるようになるため、テレワーク推進のきっかけにもなるでしょう。

ペーパーレスによる環境負荷の軽減

電子帳票を使用することで、紙の使用量を減らすことができます。特に近年ではSDGsへの関心の高まりから、企業のSDGsに向けた取り組みが活発になっています。ペーパーレス化推進によって、SDGsの目標のひとつである森林保全活動に取り組んでいる企業として、社会に向けてアピールできるでしょう。

コスト削減

紙帳票の場合では、用紙代やトナー代などのコストがかかります。さらに、帳票を取引先に郵送するとなると、封筒代や郵送代などもかかるでしょう。しかし、帳票を電子化することによって、これらのコストを節約できるようになるため、帳票の数が多い企業であるほど電子化の恩恵を受けられるでしょう。

帳票を電子化する3つの方法

さて、帳票を電子化することで様々なメリットあることを紹介しました。
では実際どうやって帳票を電子化していくのか、以下3つの方法について解説します。

• Excelなどで作成した帳票をPDFで出力
• 紙の帳票をスキャンして電子化
• 帳票管理に適したクラウドサービスを活用

Excelで作成した帳票をPDFで出力

紙の帳票をプリンターなどでスキャンして電子化

紙媒体で保存している帳票をスキャナやOCRなどを使って電子化する方法です。元が紙の帳票をスキャンして電子化する場合は、e-文書法などの法律に定められた要件に従って電子化しなくてはならないことに注意して下さい。

帳票管理に適したクラウドサービスを活用

クラウドサービスには、帳票管理に特化した電子帳票システムをはじめとしてさまざまな種類があり、帳票データの作成や管理ができるものから、帳票出力機能、メールの送受信機能等がある製品もあります。
また、電子帳簿保存法の法的要件を満たしている証明でもある「JIIMA認証※」を取得したサービスであれば、スムーズに電子帳簿保存法に対応することが可能となります。

もし、帳票の電子化を簡単に進めたいのであれば、電子帳票システムをはじめとしたクラウドサービスの活用をオススメします。

※JIIMA認証についての詳細は下記にてご確認ください。
https://www.jiima.or.jp/certification/

帳票管理なら『Shelter』

帳票管理には、誰でも簡単にクラウド上にデータを保管・共有できるサービス『Shelter』をオススメします。
『Shelter』はブラウザ上でデータベースの作成や管理が行えるWEBデータベースです。帳票データを蓄積するデータベースとしての役割のほかにも、タスク管理や問い合わせ管理など様々な業務に使用するアプリケーションをプログラミングの知識なしで作成できるため、帳票管理以外にも社内で抱える課題に幅広く対応できます。

特に、Shelterは帳票出力にも対応しているため、普段Excelで作成している帳票の雛型をShelterにインポートすれば即座に帳票管理が行えます。Excelの機能を利用して、計算式やグラフ、マクロなどを雛形に埋め込んでおけば、アイデア次第で様々な帳票作成ができるようになるのです。

また、Shelterの最大の特長はID課金ではなく、容量課金であるという点です。月額15,000円ユーザー数無制限でご利用いただけるため、社内展開が容易という最大のメリットがあります。帳票管理は全社的に行う必要がある業務ですので、ぜひ帳票管理にShelterの活用をご検討ください。

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございました。
業務の標準化は、業務フローをマニュアル化することで、従業員ごとの業務効率を一定にします。業務内容の可視化にも役立ちます。
自社の業務において、効率が悪い・属人化している・業務内容が管理しきれないという問題を抱えている場合、業務の標準化によって問題が解決するかもしれません。ぜひ、試してみてください。