契約書管理の必要性とは？スムーズに管理するポイントを解説

企業の結ぶ契約の数は、事業年数を重ねるほど増えていくものです。契約書をきちんと保管・管理できていないと、トラブルが起きたときの対応が遅れたり、契約の更新がうまくいかなかったりと、業務に支障をきたすだけでなく、取引先にも迷惑がかかるおそれがあります。

そこで本記事では契約書管理について詳しく知りたいという方や契約書管理に課題を感じている方に向けて、契約書管理が必要である理由や契約書を管理する際のポイント、契約書管理の始め方について解説します。

契約書管理とは

契約書管理とは、企業が契約を締結する際に作成された文書を効率的かつ正確に保存、整理、管理することを指します。

契約書には、契約履行や将来的な紛争解決の取り決めなどが記されており、長期的にきちんと保管することが求められています。契約書管理の目的は、契約書のスキャン、保管、索引付け、アクセス制御、期限管理などを行うことにより、契約書の紛失を防ぎ、必要に応じて検索できるようにすることです。特に企業は日々、多くの契約を結んでいるため、それらの管理が十分にできていないと様々な危険性が考えられます。

契約書管理はなぜ必要か

それでは契約書管理が必要とされる、理由にはどういったものがあるでしょうか。
下記でいくつか紹介します。

リスクマネジメント

契約書には、法的義務や責任、取引条件、サービスの提供条件などが記載されています。契約書の管理が適切でない場合、契約違反や紛争が発生する可能性があります。契約書管理をすることで、契約書を正確に保管し、必要な情報に簡単にアクセスできるようにすることができます。これにより、リスクを軽減し、法的な問題を防止することができます。

業務効率化

業務の中で、取引先との契約内容を確認しなくてはならない場面は多く存在します。契約書管理が十分でないと、目当ての契約書を探すのに時間がかかります。そうなると、単純に時間を無駄にしたり、顧客対応が遅れたり、といった様々な問題が発生します。契約書管理が適切に行われていれば、契約内容をすぐに確認することができ、スムーズに業務を進められるでしょう。

契約書管理のポイント

契約書管理をする際に押さえてておくべきポイントは下記の3つです。

• ・一元管理
• ・期限管理
• ・アクセス管理

一元管理

一元管理とは、管理対象を1つの場所に集約し、共通の仕組みでまとめて管理を行うことです。契約書を一元的に管理することで、契約書の管理がより効率的に行えるようになります。

一元管理する上で大切なのは、探している契約書などを素早く見つけられる状態になっていることです。
Excelなどのツールで契約書管理台帳の作成やWEBデータベースを活用するなど、あらかじめ一元管理の仕組みを整えておきましょう。

期限管理

期限管理とは、「契約期限」と「保存期限」の契約書に関わる二つの期限を管理することを言います。
まず、「契約期限」とは、契約書に定められた契約の有効期間のことを指します。契約の中には、契約期限を過ぎると契約が自動更新されたり、更新手続きをしなければ自動的に解約されてしまうといった条項が記載されている可能性があります。期限管理をすることで、契約の更改手続きを正しく進めることができるようになります。次に、「保存期限」とは、契約書の保存に関する期限のことを指します。契約書は法律上、一定期間の保存が義務付けられます。保存期限を管理することで、契約書を適切に保存し、保存期限が過ぎた契約書を廃棄できるようになります。

このように期限を適切に管理するには、期限が迫ったら担当者にアラートやメールが自動で配信される仕組みを構築することをおすすめします。リマインダー機能付きのクラウドサービスなどを利用するのが良いでしょう。

アクセス管理

アクセス管理とは、契約書を確認できる人を業務上必要のある人のみに限定し、関係のない従業員などの目に触れないよう管理することです。アクセス権を適切に設定することで、情報漏えいのリスクを低減し、個人情報保護法や機密保持契約への違反を予防することができます。また、こういったアクセス管理には、契約書管理システムやWEBデータベースなどのクラウドサービスを活用することで契約書にアクセスできる人を簡単に制限できます。また、契約書にアクセスするためのログを保存することで、誰が契約書にアクセスしたかを把握することが容易になるため、セキュリティ面も向上させられます。

契約書管理の導入方法

それでは契約書管理を始めるためにはどうすれば良いでしょうか？
本項では契約書管理の導入方法をいくつかのステップに分けて順を追って解説します。

STEP1：課題の洗い出し、管理体制の構築

まずは、契約書管理に関して現状どんな課題があるのか正しく管理できていなかったことでどんな問題が発生したのかを洗い出しましょう。次は契約書の管理体制の構築をしましょう。管理体制は「誰が」「何処で」「どの書類を」管理するかを決めていきます。責任の所在を明確にするためにも、管理を行う部署を決め、責任者を決めておきましょう。

STEP2：契約書の整理と分類

契約書を整理し、必要に応じて分類します。契約書の整理と分類は、契約書の種類、期限、顧客名、担当者などの情報に基づいて行います。この作業により、後で契約書を検索する際に必要な情報が整理され、管理が容易になります。

STEP3： 管理台帳等に記載する項目を明確にする

契約書を管理し検索を容易にするためにも、管理台帳を作成し、記載する管理項目をあらかじめ決めておくことをおすすめします。契約書の管理台帳には下記のような項目を記載していきましょう。

• ・契約書の名称
• ・契約書の種類
• ・契約書の管理番号
• ・契約の管理部署
• ・契約の担当者名
• ・契約締結日
• ・契約終了日
• ・契約の有効期限
• ・相手方の担当者名
• ・自動更新の有無
• ・解約通知期限
• ・原本の保管場所

STEP4：契約書のデータ入力

管理項目が確定したら、その項目に沿って、契約書のデータ入力を行います。契約書の種類、期限、顧客名、担当者などの情報を入力して、管理台帳を作成しましょう。

STEP5：契約書管理用台帳の共有と更新

契約書管理を紙でするのか、Excelでするのか、それとも専用のシステムで行うのかにもよりますが、多くの場合は契約書管理システムやWEBデータベースなどのITツールを活用することでしょう。その際は、社内に向けて管理台帳の共有、そしてアクセス権限の設定、契約書管理フローやルールについての共有を行う必要があります。

重要なのは、全社員がフローやルールに従った契約書管理を実行することです。ルールを作ったとしても実際に正しく運用されなければ以前の状態に逆戻りです。不適切な書類管理をおこなっている社員にはルールの徹底を呼びかけるなど、適切な管理体制が社内に定着した状態を目指しましょう。

契約書管理にはITツールの活用がおすすめ

契約書管理をExcelで行うケースは多いでしょう。確かに、担当者への教育や利用料が必要ないため、コスト削減が可能ですが、契約書や関連書類の一元管理・共有がし辛く、大量の情報を保管しなくてはならない契約書管理においては、PC上での操作が重くなりやすく業務効率の悪化を招きます。また、有効期限の通知設定といったリマインダー機能もなく、利用者の把握や権限管理も難しいため、セキュリティ面でも不安が残ります。

その点、契約書管理システムやWEBデータベースのようなITツールなら、契約書や関連書類を簡単に一元管理でき、リマインダーもを設定できます。さらに、複数人での共有も容易で、従業員に応じたアクセス権限を付与できる物がほとんどです。

当社では、契約書管理に適したWEBデータベース『Shelter』を提供しています。
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まとめ

最後までお読みいただきありがとうございます。
帳票管理は会社の規模が大きくなるほど重要性が増す業務です。コスト削減や業務効率化、ひいてはペーパーレス化のためにもぜひ帳票管理に挑戦してみてはいかがでしょうか。