勤怠管理とは、従業員の勤務状況を会社が把握し管理することを指します。従業員によって、勤務時間や残業時間などの勤務状況は異なりますので、そういった情報を管理することは従業員への適切な評価や賃金の支払を行うために必要不可欠と言えるでしょう。特に、近年では長時間労働の防止のために勤務時間の厳重な管理が求められ、フレックスタイム制や時短労働・テレワークなど働き方も多様化・複雑化しています。
そこで注目されているのがITツールを利用した勤怠管理のクラウド化・システム化です。本コラムでは、日本における勤怠管理の現状や重要性、そして勤怠管理システムを活用して勤怠管理を効率化していく方法を紹介します。
【この記事の内容】
勤怠管理の重要性
勤怠管理システムに注目が集まった理由として、勤怠管理そのものの重要性がここ10年で再認識されたことが挙げられます。特に2019年には働き方改革関連法が施行され、労働基準法をはじめとして労働に関する様々な法律が改正され、勤怠管理に関わる重要な改正ポイントもいくつか生まれました。例えば、次の5つが主な改正ポイントです。
- ・時間外労働の上限規制
- ・有給休暇の確実な取得
- ・労働時間の正確かつ客観的な把握
- ・月60時間を超える残業には割増賃金
- ・フレックスタイム制の拡充
これらの改正により、経営者は従業員の労働時間を今まで以上に正確に把握しなくてはならなくなりました。さらに、変形労働時間制やフレックスタイム制、フルリモートワークなど多様化する現代の働き方に対応するためにも、勤怠管理業務のさらなる効率化が求められており、勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えてきているのです。
日本における勤怠管理の現状
さて、勤怠管理システムの需要が増加してきていることは先ほど紹介した通りですが、働き方改革から約3年経過した2022年現在。日本の企業は実際どのような手段を用いて勤怠管理をしているのでしょうか。
2022年に株式会社クリエイティブバンクが行った約1000名の会社員を対象とした調査によると、勤務先でタイムカードやExcel、用紙への手書きによる記入などの手段を用いると回答した人が56%を占め、PCやスマホで何らかのシステムを利用して勤怠管理を行っていると回答した人は40％ほどであることが分かりました。このデータを見るに約半分の企業が勤怠管理のクラウド化・システム化を行っていない現状があるようです。
出典:デジタル化の窓口「アフターコロナを見据えた企業の勤怠管理」現状調査レポート
～勤怠管理システム導入についての意識調査～
https://digi-mado.jp/article/32799/
従来の勤怠管理の手法と問題点
「タイムカード」や「Excel」「紙への手書き」で勤怠管理を行っている企業が少なくないことが分かりました。これらの手法のメリットとして、何より導入コストが安く済むことが挙げられ、手軽に勤怠管理を行いたい企業にとってはこれらで十分とも言えます。
また、中小企業庁が2018年に公開したデータによれば、従業員数が20名以下の小規模企業に勤める労働者数は全体の20%以上を占めていることもわかっており、先ほどのデータと照らし合わせると、そもそも導入する費用に対して効果が見合っていないという企業も少なくないのでしょう。
出典:中小企業庁 中小企業・小規模事業者の数
https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/chousa/chu_kigyocnt/2018/181130chukigyocnt.html
しかし、従来の管理手法は手入力によるミスの誘発や担当者の業務負担、従業員同士の談合による勤務時間の不正申告といった問題点があることは決して無視してはならず、小規模な企業以外は勤怠管理システムのようなITツールを利用した方が良いでしょう。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムのメリットとしてどのようなものがあるか、ここでは大きく3つに分けてご紹介します。
従業員の勤務状況を正確に把握
勤怠管理システムは、スマホやICカードなどを用いて簡単に打刻ができるため、オフィスの出入り口などに打刻用のスキャナーを設置すれば、出勤時・退勤時の時間を正確に把握できるようになります。打刻されたデータは自動で勤怠管理システムに登録されるため、タイムカードや手書きの場合に行っていた集計・転記作業も必要なくなり、担当者の業務負担が大幅に軽減されます。
場所を問わず勤怠情報にアクセスできる
クラウド型のシステムであれば、在宅時や出張中などオフィスに出社せずとも打刻や勤怠状況の確認ができるようになります。テレワークは勤務状況を把握できないという理由で導入をためらう企業も少なくありません。クラウド型のシステムを利用することでそういった問題を解消できるでしょう。
他システムとの連携
勤怠管理システムに蓄積されたデータをCSVデータで出力することで、給与計算システムなどとも簡単に連携することができるため、業務量の削減や手作業が減ることによる入力ミス防止にも繋がります。
勤怠管理システムのデメリット
勤怠管理システムもメリットだけではありません、ここで2つのデメリットを紹介しておきますので、自社のケースに当てはめて検討の参考にしてみてください。
社内に定着するまで時間がかかる
長年にわたって利用してきた手法を変えることに拒否感を感じる従業員も少なくない上に、新しいシステムの操作やルールの定着には時間がかかります。そのため、導入当初は従業員からの問い合わせ対応に追われ、業務量がかえって増えてしまうことも多々あります。そういった事態を防ぐには、あらかじめ操作マニュアルや利用におけるルールを明文化し、従業員がいつでもマニュアルやルールを確認できる環境を構築しておくことが大切です。
コストがかかる
利用するサービスにもよりますが、勤怠管理システムは無料のものから、導入に数百万円以上かかるものまで様々です。機能が豊富で便利なものほどコストがかかる傾向にあるので、自社のやりたいことと機能を照らし合わせてから検討すると良いでしょう、
勤怠管理システムの選択ポイント
勤怠管理システムには様々な種類がありどれを選べばいいのかわからない方も多いでしょう。そこで勤怠管理システムを選択する際に押さえておくべきいくつかのポイントをご紹介します
企業規模に見合ったものか
勤怠管理システムに限らず、新しいシステムを導入する際に最もありがちな失敗として、「せっかく高価で多機能なシステムを導入したのに機能のほとんどを使えていない」というケースが挙げられます。逆に「安価だからという理由だけで導入してみたものの、自社にとって必要な機能が無く使い物にならなかった」ということもあります。自社の企業規模はどれくらいで、どういったことをしたいのか、システムを検討する前に把握しておくことが最も大切です。
就業規則の確認
例えば、フレックスやシフト制、早朝出勤や休日対応など企業によって勤務形態や就業規則は様々です。特に企業の規模が大きくなるにつれてそういったルールは複雑化していくため、自社に適した機能を持つシステムやカスタマイズ性が高いシステムを選択しなくてはなりません。
自社に適した打刻方法か
会社の事業内容によって、直行直帰や出張、テレワークなど主となる勤務形態が異なります。そのため、自社に適した打刻方法が利用できるシステムを選ばなくてはなりません。下記では、代表的な打刻方法を紹介します、自社に合う方法はどれか確認してみてはいかがでしょうか。
WEBブラウザ・アプリからの打刻
初期費用がいらず手軽に導入できる上、操作も単純な為ITリテラシーの低い社員にも定着しやすいのが、ブラウザやアプリからの打刻です。また出先でスマホからの打刻や、テレワーク中に自宅からの打刻など利用場所を選ばないのも特徴です。そのかわり不正打刻の防止などが難しいため、勤務時間を厳密に管理したい企業には十分ではありません。他のシステムとの連携が大切となるでしょう。
ICカードによる打刻
社員証やオフィスに入るためのセキュリティカードをスキャナーにかざすだけで打刻できるため、打刻漏れ防止に向きます。オフィス勤務が中心となる企業での利用に適しています。社員分のICカードとスキャナーを一台用意するだけで済むため、勤怠管理システムの中では比較的費用を抑えて導入できます。
生体認証よる打刻
ICカードと比較すると費用は掛かりますがセキュリティ性をより高めたい場合に適しています。顔認証や指静脈認証など様々な認証方法があり、部外者の出入りが多いオフィスなどで利用されるケースが多いようです。
従業員が使いやすいシステムか
勤怠管理システムは全従業員が使うシステムです。例えば、ITリテラシーが高くない従業員が多い場合、複雑なUIの勤怠管理システムはなかなか定着し辛く、そうなるとマニュアルの作成や社内問い合わせの対応など余計な業務が増えてしまう可能性があります。そのため、無料トライアルやデモ版など導入前に使用感を確かめられるシステムを選ぶといいでしょう。
外部システムとの連携は可能か
勤怠で得られた情報は残業時間の計測や、給与計算、人事評価にも必須です。既にそういった基幹システムを利用している企業なら、検討中の勤怠管理システムが連携できるかどうかは確認しておくべきでしょう。
サポートが充実しているか
勤怠管理システムを利用する上で大切なのは社内に定着し運用に乗せることです。特に勤怠管理システムは導入時の設定が大切なのでサポートを受けられるかどうかは重視すべきです。また、労働関連法の改正などで突発的に設定変更をしなくてはならないということもあります。そういった急を要する事態も想定して、どういうサポートを受けられるのかは確認しておきましょう。
勤怠管理を低コストで実現するなら『Shelter』
ここまでお読みいただきありがとうございました。勤怠管理システムの重要性や利便性についての理解が深まったのなら幸いです。さて、勤怠管理システムの導入を考えている企業にとって一番の課題はコスト面ではないでしょうか。特に多くの勤怠管理システムはユーザー数ごとの従量課金制の為、利用者数が多くなるほどコストがかさむというデメリットがあります。
弊社が提供する『Shelter』は勤怠管理専用のシステムではありませんが、ユーザー数無制限で様々なジャンルの業務用アプリをプログラミングの知識がなくとも簡単に設計・制作できるクラウドサービスです。もちろん勤怠管理も可能な上、タスク管理や顧客管理など自社で行っている様々な業務を効率化・クラウド化できるため、テレワークの導入やDXの入口として最適のツールです。
ご興味のある方は公式サイトで詳細をご確認いただけます。
公式サイト:https://www.bluetec.co.jp/shelter/
まとめ
2022年現在、勤怠管理にITツールを利用していない企業も多くあります。企業の規模によっては「必要性を感じない」という声もあります。しかし、近年働き方の多様化や労働関連法の改正などで、以前より高度な勤怠管理を求められるようになりました。改めて自社の労働状況を振り返って、必要とあらば勤怠管理システムのようなITツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
