案件管理を効率的に行うには？

多くの社会人…特に営業マンは常に複数の業務を抱えています。

それらを順番に、または同時並行的に進めていることでしょう。

担当案件が多く、やるべきことの把握やスケジュール管理がうまくできない…。

そんな悩みを持つ営業マンの方も多いかもしれません。

自分のみならずチームのスケジュール管理を業務とする営業マネージャー職の方も、案件の管理については日々苦労されているのではないでしょうか。

本稿のテーマは「案件管理」です。

営業業務において１つ１つの案件を効率よく管理するための基本的な知識と、実践のポイントをお伝えします。

最後までお読みいただければ、案件管理により業務のムダを排除するノウハウが身に付きます。

営業チーム全体の働き方改革の道筋も見えてくるかもしれません。

案件管理とは？

まず始めに、案件管理という言葉の意味をおさらいしておきましょう。

案件管理とは主に営業業務において使われる言葉です。

１つ１つの案件の進捗をつぶさに記録し、管理していく行為を意味します。

問い合わせから商談、受注、売上など、ビジネスのスタートからゴールまで余すところなく管理するのが理想です。

また、こうした管理情報は個人で完結するものではなく、チーム全体で共有するべきです。

他者のノウハウを共有したり、突発的な事態が起こった際に他のメンバーがスムーズにフォローに入れるなどの利点があるからです。

案件管理を効率的に行なうために、近年ほとんどの企業で何らかのITツールを導入しています。

保存性や一覧性、検索性、リアルタイム性などが求められる案件管理は、手書きよりもIT処理の方が遥かに適しているのです。

本稿では、案件管理に最適なツールも後半でご紹介します。

案件管理の必要性・目的

すでに多くの企業で案件管理が行なわれています。

では、案件管理を行なう必要性や目的はどこにあるのでしょうか。

それを理解することで、案件管理を行なうモチベーションや情報の精密さが向上し、運用自体も効率化するはずです。

以下にまとめた項目が、案件管理の必要性・目的です。

すでに多くの企業で案件管理が行なわれています。

受注率を向上させるため

案件管理を正しく行なうことで、営業マン自身が今、何をするべきかを的確に把握できます。

またマネージャーが各案件の進捗をリアルタイムで把握できれば、営業マンそれぞれに迅速で的確な指示を出すことができます。

チーム全体に進捗情報が共有されていれば、先輩が後輩にアドバイスをしてあげることもできるでしょう。

これらの効果が結果として営業業務の質を高め、チーム全体の受注率を向上させることになるのです。

業務全体の見通しを立てるため

どんな業務でも見通しを立て、それを考慮しながら次のステップに進むことが重要です。

案件管理で過去や現在を詳細に記録することで、それらのデータを元に未来もグッと見通しやすくなります。

例えば営業マン個人が自己目標に対する進捗を把握し、来週や来月の動き方を考えることができます。

また管理職の方であれば、現在のチーム全体の案件数やその進捗から、正確な売上の見込みを立てることもできます。

案件管理が丁寧であればあるほど、より正確な見通しが立てられることを心得ておきましょう。

ノウハウを蓄積するため

各案件の進捗や経緯を記録することによって失敗や成功の要因を分析し、それを次に活かすことができます。

どのようなタイプの顧客にどのような訴求がヒットするかなど、データが蓄積されていけば、顧客別の有効な営業手法の分析もできるようになるはずです。

また顧客からのリクエストの声は営業部門だけでなく、コールセンターや商品開発部門にも共有しましょう。

それらの情報は社全体のサービス品質向上や、優れた新商品の開発にも役立てることができるからです。

案件管理のメリット

案件管理は部署全体で行なうべきものです。

しかし現場の営業マンにとってはこまめな進捗の報告が伴うため、敬遠されることもあります。

そこで、あらかじめ案件管理をすることのメリットを知り、それをチーム全体で理解しておくことも案件管理の効率化に必要です。

案件管理をすると、どんな良いことがあるのでしょうか。

その代表例を以下にまとめました。

営業業務が効率化する

営業マンの業務状況を共有することで、チーム全体にノウハウが共有されることは前述のとおりです。

それによって得られる具体的な効果の１つとして、業務効率の向上があります。

他者の成功体験・失敗体験を知ることによって、ムダな行動を省いたり、行動の精度を上げることができるからです。

またチーム全体を俯瞰した時、自分がどのように動いてチームに貢献するべきかを把握することができます。

１人の業務効率が向上するだけでも大きな一歩ですが、チーム全体でそれを実現できたとしたら、メリットは計り知れないものになるでしょう。

他部門にも情報を共有できる

営業部門だけでなく、マーケティング部門やカスタマーサクセス部門も参加し、協力しあうプロジェクトもあるでしょう。

その際、進捗状況の共有や連絡・伝達がプロジェクトの成功を握るカギとなります。

案件管理に使われるツールの多くは、リアルタイムで案件情報を共有できる仕組みになっているため、この点は大きなメリットと言えるでしょう。

電話やメールで逐一報告しなくとも、１つのデータベースにみんなでアクセスできるツールであれば、部門を問わず様々な情報を共有できます。

危険を事前に察知することができる

マネージャー職に就かれている方であれば、チームメンバーに対してこんなことを思った経験はないでしょうか？

「ああ…、こんなに大きなトラブルになる前に、ちゃんと報告してくれよ……」

多くの場合、現場の営業マンからマネージャーに報告が上がってくるのは、トラブルやミスが起こった後です。

特に経験の浅い新人であれば、恥ずかしかったり、何がトラブルの火種になるか予測できなかったりで、事前に報告されるケースは少ないはずです。

しかし、案件管理を正しく行なっていれば、マネージャーはトラブルやミスが起こる前の種の段階でそれを察知することができます。

プロジェクトが停止してしまったり、自社の評価を下げたりする心配も軽減されるでしょう。

傷が浅いうちであれば対処も小さなアクションで済むため、これもまた業務効率化の一環にもなります。

チャンスも事前に察知することができる

せっかくの大口案件だったが、タイミングや対応が悪かったばかりにみすみす逃してしまった…という事も営業部門では往々にしてあります。

前述のトラブルにおいてもそうですが、新人の場合、実は大きなチャンスにつながっている糸口も、それに気付かずスルーしてしまうこともあるはずです。

このような、大きな実が実る可能性を秘めた芽をマネージャーがいち早く察知できるのも案件管理のメリットです。

もちろん、各個人の判断と行動に任せることも大切です。

しかし本人の成長を見込めるような案件に直面した場合、そっとサポートしてそれを成功に導いてあげることも必要でしょう。

つまり危機管理にせよサポートにせよ、案件管理には情報共有によってチームワークを強化できるメリットがあるのです。

案件管理でよくある失敗

案件管理は、やればすべてがうまくいくというわけでもありません。

やってはみたがつまずいてしまった…というケースも当然あります。

ここでは案件管理においてよくある失敗例をいくつかご紹介します。

これらの例を反面教師として、貴社の案件管理を効率よく成功に導いてください。

要件が定義されておらず状況把握が困難に…

案件管理では、各案件を進捗段階ごとに区別して管理する必要があります。

未商談の案件、商談中の案件、成約済みの案件……といった具合です。

しかしこれら「未商談」「商談中」「成約済み」という言葉の定義は、実は企業によって異なる場合もあれば、同じ企業でもチームによって異なる場合もあります。

例えば初めての顧客から問い合わせの電話をもらい、その電話口で１時間ほど商品の特徴や価格をじっくり説明した…これは「商談中」でしょうか、それとも「未商談」でしょうか…？

「対面して話し、資料を渡すことが商談」「契約書を社長が承認すれば成約」など、各ステータスの定義をあらかじめ明確にしておきましょう。

これをおろそかにすると、そもそも進捗状況の把握が困難になり、案件管理自体がうまく機能しなくなってしまいます。

報告・入力がなされない

案件管理は、個々の営業マンからの状況の報告・入力がつきものです。

ところが案件管理を始めて１か月のうちは全員がこまめに入力していたものの、２か月３か月が過ぎるうちに入力頻度が徐々に減り、半年後にはもはや誰も入力していない…というのもよくある失敗事例です。

営業マンという職務はとかく忙しく、あちこち飛び回っては煩雑な業務をこなしているわけですから、日々の入力を面倒に思ってしまうこともあるでしょう。

この場合、運用方法の改善が必要です。

例えば進捗報告に長い長いテキストを書かせてはいないでしょうか？

また、書かせるだけ書かせてマネージャーは見向きもしない…営業マンが入力の意味を見いだせないような状態になってはいませんか？

使っているツールは操作が複雑ではないでしょうか？

報告・入力はシンプルに、手間や時間をかけずにできる運用方法にするべきです。

情報が漏洩・紛失してしまった

案件管理を詳細にしようとすれば、どうしても機密情報がつきまといます。

顧客の個人情報や、プロジェクトの全容、新商品の仕様などなど…数え上げればキリがありません。

案件管理のやりとりの中で、こうした情報を漏洩・紛失するケースも後を絶ちません。

多くの場合、これらの失敗はメールを使うこと、また個人のＰＣでデータを処理することで起こります。

重要な書類を添付したメールを、本来送るべきでない人に送ってしまった…。

過去の商談履歴を自分のＰＣのハードディスクに保管していたが、誤って消去してしまった…。

…といった具合です。

これらを回避するために、案件管理用のツールを導入することをおすすめします。

案件管理用ツールならメールを使わず情報交換ができ、またすべてのデータはインターネット上の専用クラウドサーバーに保存されるため、消失の危険はほぼありません。

案件管理のポイント

案件管理を成功させるために押さえておきたいポイントについてもご説明しておきましょう。

案件管理の際、特に重要なのは管理項目の設定…つまり「何を管理するか」です。

もちろん、業種やプロジェクトの内容、商品の特性などによって細部は異なってきますが、ここでは最低限管理すべきと言われる４つの項目をご紹介します。

・担当者

まずはどの案件にどの担当者が付いているのかは明確にしなければなりません。

マネージャーによる管理や指示を素早く的確なものにするため、また誰がどれだけの案件を抱えているかを把握するためにも、各案件の担当者は明確にしておきましょう。

・進捗状況

その案件が現在どのような段階にあるのかという、進行度の管理です。

事前に該当商品の営業はどのようなプロセスを経て成約に至るのか、１つ１つの段階を定義しておきましょう。

・受注確度

自社商品に対してどの程度の熱量があり、受注の確率はどの程度あるのか…といった情報の管理です。

確度の極端に低い顧客は後回しにし、高い顧客へ集中的にアプローチするなど、業務の効率化にも活用できる情報です。

・受注予定日

ある程度受注確度が高まってきたら、受注の予定日を設定・報告します。

そこから逆算してスケジュールを立てれば営業マン本人も動きやすく、ムダな時間をかけることも防げます。

・予想売上

その案件から得られるであろう売上の予想です。

受注確度のデータと組み合わせれば、チーム全体の売上の予測を立てることもでき、特にマネージャーや経営層にとっては重要な情報です。

案件管理をするならShleter

案件管理は通常、専用のITツールを使って行われます。

しかし一口にITツールと言っても多種多様なものがあることはご存じのとおりです。

案件管理にはいったいどんなツールが適しているのか選べない…という方に向け、本稿ではおすすめのＰＣアプリケーションをご紹介します。

それは私たちブルーテック株式会社が提供する業務アプリケーション開発プラットフォーム『Shelter』です。

『Shelter』は、誰でも簡単にオリジナルの業務アプリが自作できるツールです。

WEBデータベースと呼ばれるジャンルのアプリケーションで、大量のデータの入力・保管・検索を快適に行なえ、案件管理にピッタリ。

クラウドサーバー上にアプリ化した案件管理データを保存し、設定したメンバーでそれをいつでも閲覧・編集できます。

いつ誰がどこを編集したかの履歴を残すことができ、また成約予定日が近づくとアラートを発する機能なども搭載されているため、まさに業務進捗の管理には最適です。

入力したデータを自動でグラフ表示することも可能で、状況の見える化がクリック１つでできます。

シンプルで誰にでも使いやすく、またスマートフォンやタブレットでも利用できるため、営業マンの業務効率が向上し、入力作業の負担を軽減します。

さらに何人で使っても月額利用料は固定。だからこそ、部門を越えてリーズナブルに情報共有することができます。

アプリケーションを自作する手間や時間がない…という方もご安心ください。

新サービスのShelter即効アプリシリーズなら、『Shelter』でプロが作成したいくつかの業務アプリの中から、欲しいものを選んで導入するだけ。

もちろん、案件管理アプリのご用意もあります。

案件管理を見直したい、という皆様は『Shelter』またはShelter即効アプリシリーズの導入も併せてご検討ください。

『Shelter』のくわしい情報は下記サイトからどうぞ。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』》
《『Shelterアプリ開発代行サービス』》

まとめ

本稿では案件管理をテーマに、その基礎知識や効率的に実践するためのポイントをお伝えしてきました。

最後に本稿の内容を簡単におさらいしておきましょう。

案件管理とは、主に営業部門において１つ１つの案件の進捗を記録、管理することです。

管理を効率化するため、多くの企業でITツールを導入しています。

案件管理をする必要性や目的には以下のようなものがあります。
・受注率を向上させるため
・業務全体の見通しを立てるため
・ノウハウを蓄積するため

案件管理を実践することで得られるメリットは、下記のようなものです。
・営業業務が効率化する
・他部門にも情報を共有できる
・危険を事前に察知することができる
・チャンスも事前に察知することができる

案件管理においては以下のような失敗例がよく見られるので、事前に対策しておきましょう。
・要件が定義されておらず状況把握が困難に…
・報告・入力がなされない
・情報が漏洩・紛失してしまった

案件管理のポイントは、管理する項目をどう設定するか…つまり何を管理するかです。
原則として最低限、以下の項目は管理項目として設定しておきましょう。
・担当者
・進捗状況
・受注確度
・受注予定日
・予想売上

本稿では案件管理にITツールの活用を強くおすすめします。

中でも案件管理に最適なＰＣアプリケーション『Shelter』またはShelter即効アプリシリーズをピックアップしてご紹介しました。

案件管理を見直す際はぜひこれらの導入も併せてご検討ください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。