社内ポータルサイトとは？
機能やメリットなどをご紹介

皆さんの会社に、社内ポータルサイトはありますか？社内ポータルサイトがあることで、社員同士のコミュニケーションが活発になったり、日々の業務効率化が上昇したりと、様々なメリットがあります。本稿では、まだまだ社内ポータルサイトを用意できていないという企業の方に向けて、ポータルサイトとはどういうモノか解説していきます。

社内ポータルサイトとは？

そもそも社内ポータルサイトとは、どういったものでしょうか。
社内ポータルサイトとは企業が自社社員向けに公開している情報サイトのことで、特定の社員にのみ閲覧権限が与えられているため、社員以外の一般の人が閲覧することができないWEBサイトのことを指しています。
また、一般的にはスケジュール管理や社内wiki機能、ファイルストレージ機能など情報共有に役立つ機能を有しており、社内においての連携や情報共有を効率化する効果があります。

社内ポータルサイトが普及している背景

近年、社内ポータルサイトを利用する企業が増えてきており、その要因は大きく分けて2つあります。第一に、「働き方改革」や「ビジネスのグローバル化」によって労働生産性の向上や遠隔地とのやり取りのスムーズ化が求められるようになったことが挙げられます。それに伴い、IT化を推進する企業が社会全体でも増加していきました。

加えて、コロナ禍により様々な業種業態でテレワークが一気に浸透しました。そして、テレワークの一般化により生まれる弊害として、社員同士のコミュニケーションがこれまでよりも希薄になり、会社に対する帰属意識が薄れてしまうことが挙げられます。そういったテレワークで不足してしまいがちな社内コミュニケーションを補う役割として、多くの企業が社内ポータルサイトの活用を一気に進めるようになりました。

社内ポータルサイトの機能

社内ポータルサイトにはコミュニケーションの活性化を目的とした社内チャット機能を筆頭に様々な機能があります。本項では社内ポータルサイトに含まれている主要な機能について紹介します。

社内チャット

社内チャット機能により、メールより気楽に社員同士でコミュニケーションを取ることが可能となります。チャットであれば、メールタイトルや「お疲れ様です。○○さん」などの余計な挨拶も必要ありませんし、メンション機能などで、誰に話しかけているかもわかりやすく、仕事で関わっている人のみのグループを作成することで、抱えている業務進捗の共有も容易です。

また、掲示板機能を活用すれば、会社全体に対する情報共有も簡単です。特に部署をまたいだコミュニケーションはなかなかにハードルが高いことですが、こうした機能を使えば部署というくくりに縛られることもなく、部署を跨いだ質問やノウハウ共有なども簡単に行われるようになります。

社内wiki

社内wikiとは、社員が必要に応じて、社内情報をアップロードして共有化したり、そうやってアップロードされた情報をいつでも閲覧・更新ができる機能です。例えば、業務マニュアルや就業規則について書かれたファイルをストックするなど文書管理にも非常に優れています。

ストレージ機能

仕事上様々なファイルが作成・共有されるため、ファイルの数が多くなりすぎて管理できなくなることも多々あります。そんな時に便利なのがストレージ機能です。社員ごとに散らばったファイルをストレージに一括で管理することで、目当てのファイルをすぐに見つけることもできますし、管理も容易になります。また、メールやチャットで大容量のファイルを送りたいという場合も、ストレージ内の保存先情報だけを送付すれば大容量のファイルでも簡単に共有できます。

グループウェアとしての様々な機能

グループウェアとは、社内での連携をより密接かつ簡単にするために、スケジュール管理やタスクの共有、情報共有など様々な機能が包括的に実装されたツールです。社内ポータルサイトには、下記のようなグループウェア的機能が含まれているケースも多くありますので、ここでは代表的な機能を紹介します。

ワークフロー機能

交通費精算や各種社内のワークフローは、社内ポータルサイトのシステム上で、承認申請などのフローを行えます。いわゆる判子を押すために出社するといったことをせずとも、ほとんどの手続きを家にいながらインターネット上で完結できます。

スケジュール管理機能

カレンダー形式でスケジュールの管理ができます。たとえば、会議の日時や顧客との打ち合わせ時間を登録したり、個人的なタスクや期日のリマインドが可能です。多くの場合、施設管理機能とも連携しており、会議室の予約なども行うことができます。

勤怠管理機能

社員にオンラインで出退勤の状況を登録させることも可能です。残業や有給休暇の申請も社内ポータルサイト上で行えます。登録された情報は自動で集計されるため、担当者の負担も大幅に軽減できます。

社内ポータルサイトのメリット

では、社内ポータルサイトを導入することによってどのようなメリットが生まれるでしょうか。

テレワークやペーパーレス化の推進

社内ポータルサイトは、インターネットに接続できる環境さえあれば場所を選ぶことなく、自宅からでも接続可能なため、テレワークにおいてもスムーズに情報共有が行えます。また、テレワークのような環境だと、同僚との直接的なコミュニケーションが発生しないため、コミュニケーション不足問題が発生しやすいですが、社内ポータルサイトによってその問題も解消が可能です。また、ワークフロー機能をはじめ、これまで紙で行っていた作業などもポータルサイトで行えるようになることで、ペーパーレス化の推進にもつなげることができます。

情報共有が効率的に

社内ポータルサイトによって、社内に散らばっていた様々な情報を一箇所に集約できます。
情報が一元管理されれば、社内の人に聞いて回ったり、どこに目的のファイルをしまったか探し回るといった、情報を探す手間が一切必要なくなります。
特に、業務マニュアルや社内のルールや細かい手続きのやり方などをまとめておくことで、「何かわからないことがあれば社内ポータルを確認すればいい」という意識づけを社員に行うことができます。
例えば、質問者側からすれば初めての質問でも、回答者側からしたら過去に何度も答えた質問ということは良くある話です。社員数の多い会社では同じ質問を何度もされることも多く、時には1日のうち2～3時間をそういった対応に費やすことになります。

社内ポータルサイトにそういった情報を蓄積しておくことで、社員に自己解決を促し、今までベテラン社員や、人事部門などの社員が費やしていた非効率な時間を大幅に削減することができるため、会社全体の業務効率化に繋げられます。

社内全体のコミュニケーション活性化

近年、テレワークの浸透やビジネスのグローバル化によって、さまざまな業界で部署間や社員間の垣根に囚われない連携の重要性が増しています。社内ポータルはそういった垣根を取り払う機能を持っています。部署や業務、勤務地が違うと、普段からコミュニケーションを取ることが難しいので、社内ポータルサイトを使用した情報共有などを行うことで、社内のコミュニケーションを活性化することができます。ただここで注意してほしいのが、社内ポータルサイトを使うことを促すだけでは、多くの場合ほとんど使われることなく、結局社内コミュニケーションは発生しないで終わる可能性が高いということです。
大切なのはポータルサイトを利用する仕組みを作ることです。たとえば、社員が自発的に行動していないのに、会社側から強制的に実行させようとすると、「やらされ感」が出て失敗しますので、自発的に社内ポータルサイト利用せざるを得ない仕組みづくりをあらかじめしておく必要があることは留意しておきましょう。

社内ポータルサイトを使うべきケース

ここまで社内ポータルサイトがどのようなものか、その機能やメリットについて解説してきました。社内ポータルサイトは非常に有用性が高いことが分かっているものの、なかなか導入には踏み切れないという企業も多くあると思います。そこで社内ポータルサイトを導入した方がいいケースについて紹介します。

社員数が多く、複数の社員から同じような内容の社内問い合わせがある

主に人事総務部門における共通の課題として、「複数の社員から同じような内容の問い合わせがある」ことが挙げられます。その場合、担当の職員が都度同じ回答を繰り返すことに時間が費やされてしまいます。こういった課題を抱えている場合は社内ポータルサイトを導入し全社員がWEB上で確認できるFAＱを作成することで、問い合わせの数を減らし、担当部門がより主要な業務に時間を割けるため業務効率を上げることができます。

社員間でのスキル差や知識差が激しい

極端な話、圧倒的な成果を出せる社員が1人いるが、他の4人の成果が芳しくない会社と、平均的な成果を出せる社員が5人いる会社どちらが望ましいでしょうか。一般的に会社にとって好ましいのは、後者と言えます。なぜかというと、特定の社員に依存した状態は、一部の有能な人材が退社したり異動したりするだけで、今までのような成果を上げることができなくなるからです。

そういった場合に求められるのが、社員全体のスキルの底上げです。社内ポータルサイトを導入し、業務に関するノウハウや成功事例などを社内ポータルサイトに社員がいつでも書き込める状態にすることで最新の情報やノウハウが社内ポータルサイトに集積され、徐々に社員間でのスキル差は縮まっていくことでしょう。

社内ポータルサイトがうまく機能しないケース

会社ごとに様々な状況があると思いますが、中には社内ポータルサイトの活用が失敗しやすい状況が存在します。本項では社内ポータルサイトを導入する上での注意点として社内ポータルサイトがうまく機能しないケースを紹介します。

社内で複数のポータルサイトを利用している

実は、従業員数の多い大企業では、社内ポータルが部署別にいくつもあるというケースも多々あります。その場合、社内ポータルごとに使い勝手やデザインが異なっている場合もあり、たまにしか利用しない社内ポータルではUIに慣れずちょっとした調べものにさえ時間がかかってしまうことも考えられます。
こういった事態を防ぐためにも、「社内で利用する社内ポータルを1つにまとめておく」ことが大切です。もちろん、会社の状況によっては社内ポータルを分けたほうが良い場合もあります。そこは自社の状況に合わせて判断してください。

情報の更新率が悪く、欲しい情報が掲載されていない

社内ポータルサイトを導入していたとしても、情報の更新率が悪い場合、最新の情報が掲載されていない為、従業員に閲覧する必要がないと判断されます。社内での活用を促すために、社内ポータルサイトは利用価値があるという認識にしなくてはいけません。

そのため、社員ポータルを常に更新し、新しい情報が掲載されている状態にしておきましょう。また、その際はただ情報を掲載するだけではなく、すぐに目当ての情報を見つけ出せるように整理しておくことも大切です。社内ポータルサイトを利用する社員にとって身近な存在になることを目指しましょう。

社内ポータルなら『Shelter』

さて本項では、社内ポータルサイトの導入に向けて解説してきました。実際に導入してみたいと考えている企業へ向けてブルーテック株式会社が提供する『Shelter』を紹介します。
『Shelter』は誰でも簡単に自社に合った業務アプリケーションを作成可能な、ノンプログラミング業務アプリ開発プラットフォームです。『Shelter』では情報を集約する場を簡単に作成できるため、情報ポータルとしての役割はもちろん、業務別にファイルやコミュニケーションの場を集約できるので、業務効率がグンと向上します。

『Shelter』はユーザー数無制限で利用できることから、使用するユーザー数多くなりがちな社内ポータルサイトの利用にも最適なツールになっています。詳細が気になる方はこちらのページからご覧ください。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』》

まとめ

お読みいただきありがとうございました。最後に本項で紹介してきた内容についてまとめますので、確認してみてください。

社内ポータルサイトは便利ですが、会社の状況によってはむしろ業務効率の悪化を招く可能性もあります。事前にしっかりと社内で調整や準備を重ねることで成功に近づくことができます。導入の際はまず会社全体で課題としている部分を洗い出してから検討を進めることをオススメします。