受注管理業務とは？
業務内容～効率化ツールまでご紹介

受注とは企業にとって利益につながるうれしい言葉ですが、受注をした企業は顧客の要望に応えるためにも適切に商品の出荷・納品を行わなくてはなりません。そういった業務プロセスのことを一般的に「受注管理」と呼びます。会社の売り上げや信頼に直結する業務だからこそしっかりと理解しておくことが大切です。そこで本記事では、受注管理とは何か、受注管理を効率化する方法などをご紹介します。

受注管理とは

まずは受注管理について、改めて説明します。受注管理とは、消費者や顧客企業からの注文を受けて、出荷・納品するまでを管理する一連の業務のことです。例えば、新規顧客への見積もり提示や契約締結などの業務も受注管理に含まれています。

受注管理業務のプロセス

受注管理は大きく分けて、5つの業務プロセスに分かれます。

1.見積もり書の作成

初めに顧客からの注文を確認してから、見積もり書の作成を行います。見積もり書とは、仕事の注文を受けてから発行する証憑のことで、取引条件を記載し、顧客が最終的に取引を承諾するか否かを判断するための資料として作成します。例えば、WEB製作などの無形商材を扱う業種や工業機械など有形商材を扱う業者が価格交渉をする場合に、この見積もり書を使用して最終的な取引条件の確認を行います。

特にBtoBの取引においては販売価格が様々な条件によって変動するため、他社と競合している場合は見積もり書を複数回作成しなければならないこともあります。

2.契約を締結する

見積もり書を確認し取引条件に問題がなければ、契約の締結段階へと進みます。初めて取引をする顧客の場合、契約の締結とともに顧客情報の登録や管理を行います。契約締結の際の注意点として、しっかりと取引条件を確認して商品の保証や納期、支払い方法や期日をよく確認しなければなりません。この段階においての確認不足は後々、価格以外の条件でトラブルを招きかねない為、注意が必要です。

3.注文情報を登録する

契約締結が完了し、注文が確定したら注文情報を自社のシステムなどに登録します。この情報は、有形商材であれば生産部門や在庫確認業務の担当者へと共有され、出荷に向けた準備に使われます。

4.在庫確認と納期の連絡をする

注文内容の登録が終わったら在庫確認を行います。注文に対しての在庫数を確認し充分であれば出荷の準備に移ります。時には在庫が不足している場合もあると思いますが、そういった場合は生産部門と連携し、すぐに在庫を用意しなければなりません。そして、取引先と綿密に連絡を取り、いつごろ納品できるのか明確にすることで、顧客との信頼関係醸成につながるでしょう。

5.受注伝票と注文請書を作成する

受注伝票とは、注文を受けた記録として、商品名や納品先の情報を記載し自社に保管するために作成します。注文請書とは、受注者が注文書の内容を受領し、「発注を引き受ける意志」を取引先に表明するために発行されます。いうなれば、注文書のレスポンスとしてセットで作成するものが注文請書です。もちろん、場合によっては注文書のみで取引が開始される場合もありますが、正式に契約が成立したことを証明するためには、この文書の存在が重要となります。

受注管理におけるよくある問題

先ほどプロセスを解説した通り、受注管理には様々な業務が含まれています。多くの場合、受注管理業務は業務量の多さに圧迫されがちな為、様々な問題が発生します。そこで、本項では受注管理業務の抱える課題を紹介します。

部署間や関係者間での連携不足

受注管理は生産部や営業部など複数の部署が連携することで成り立っています。そのため連携するために必要な業務量が膨大で、業務効率が悪くなっているケースが多々見受けられます。業務量が増えてしまう原因は、業務の進捗状況が見える化されていないことです。部署が分かれていても常に他部署の業務状況を見える化し、社内システムを整備することが必要です。

業務の属人化

業務の属人化とは、業務の進め方が特定の人にしか分からなくなる状態のことです。属人化は特定の人が長く同じ業務の担当を務めることで発生します。属人化された業務は担当者によって、業務効率の低下を招く可能性があります。たとえば、業務を進める上で発生する確認・調整・判断の進め方が担当者によって異なり、業務効率化を妨げているケースがあるのです。また、業務プロセスが属人化されていることで、業務マニュアルと現場で実施されている手法が異なり、結果的に会社としての業務プロセスが整備されないままになってしまうなどの問題が発生します。

システム間の連携不足

受注管理業務を効率的に行えていない企業の中には、自社に導入しているシステム間の連携が不十分で結果的に人力で作業しなければならなくなっているケースも多いです。たとえば、データを照らし合わせながらの入力作業なども本来はシステムを使用して自動で行えるところを、システムを活用しきれずに従業員が手入力で対応している場合やシステムとシステムの間で発生する作業を従業員が対応しなくてはならないケースが発生するのです。

受注管理の問題を解決するなら効率化ツールを使う

上記で紹介した問題は、受注管理システムをはじめとした業務効率化ツール導入することで解決できます。特に取引先の数が多かったり、受注管理を担当する社員が少ないといった場合はそれらのツール導入は必須といえます。そこで最後に受注管理業務の効率化を検討している方に向けて、ツールを選ぶ際の3ポイントを紹介します。

自社の業種や規模に合っているか

自社の業種や規模によって適したツールは異なります。例えば、ツールによっては利用人数が多いほど、料金が高くなるサービスもありますので、その部分は機能と予算感を綿密に照らし合わせてチェックする必要があります。また、受注管理業務は業種によって、業務プロセスが異なる場合が多いため、自社の業務に適しているかもしっかりと確認するべきでしょう。最も大事なのは自社の業界にマッチしたツールやシステムを選ぶことです。あらかじめ使い方や導入事例などをよくリサーチしたうえで、自社に合っているシステムを選択しましょう。

操作が難しくないか

たとえ充実した機能が備わったツールでも、実際に現場で作業する従業員が使い辛ければ、導入は失敗に終わる可能性が高いです。特に受注管理の業務ミスは、その後の発注や在庫管理にも影響があり、顧客に直接迷惑がかかるかもしれません。無料トライアルなどのサービスを利用して実際に触って操作感を確認することをオススメします。

他の管理業務も実行できるか

受注管理はあくまで業務プロセスの一つです。ただ受注情報を管理するだけではなく、在庫管理業務なども並行して行わなければなりません。
そのため、受注管理のみに特化しているツールではなく、その他の管理業務を一括で管理できるモノを選択しましょう。

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ここまでお読みいただいて受注管理の効率化を図りたいと思った方へ、受注管理にお勧めの業務効率化ツールをご紹介します。私たちブルーテック株式会社が提供する『Shelter』です。『Shelter』はノンプログラミングで業務アプリを作成できるツールの為、受注管理だけでなく様々な業務に適したアプリをプログラミングの知識なしで簡単に制作できます。
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まとめ

お読みいただきありがとうございました。本稿では「受注管理」とは何かについて紹介いたしました。最後に今回紹介した内容をおさらいします。

受注管理は顧客にとっても企業にとっても非常に大切な業務です。本稿で紹介したように受注管理には非常に多くの業務プロセスが含まれており、すべてを人力で行うのはミスの誘発や人件費の高騰を招きます。企業の業績や信頼に直接かかわる業務だからこそ、ツールを導入して業務効率化を図ることが求められるのです。