人事管理ソフトとは？機能やメリット活用方法をご紹介

HOME
コラム一覧
人事管理ソフトとは？機能やメリット活用方法をご紹介

テレワークが一般化し社員同士の対面の機会が減少した今、社員１人１人の持つ特性や行動をどのように把握・管理していくかが多くの企業で課題となっています。
本稿ではそうした課題を解決することができる「人事管理ソフト」に注目し、その基本的な使い方や使う際のポイントをご紹介します。
人事管理ソフトが持つ力、そして貴社にとって有用なものかどうかを、短時間でご理解いただける内容となっております。

【この記事の内容】

01.人事管理ソフトとは？
02.人事管理ソフトの目的・種類
03.人事管理ソフトのメリット
04.人事管理ソフトでよくある失敗
05.人事管理ソフトの活用方法例
06.人事管理ソフトなら『Shelter』
07.まとめ

人事管理ソフトとは？

人事管理ソフトとは

現在、企業向けに開発された業務用ＰＣアプリケーションには様々な種類があります。
人事管理ソフトはそのうちの１つであり、文字通り人事管理の業務をITの力で自動化・効率化するものです。
一般的に人事管理に関する複数の機能を搭載し、人事管理業務を一元的に処理することができるサービスは人事管理システムと呼ばれ、それら機能のうちいずれかを単体パッケージで購入する形式のものが人事管理ソフトと呼ばれます。
人事管理ソフトの中にも、例えば個人情報の管理ソフト、人事評価ソフト、出退勤管理ソフト、採用管理ソフト…など様々な種類があります。
また人事管理の仕組みは企業によって異なるため、カスタマイズサービスやコンサルティングサービスを併せて提供している商品も多くあります。

人事管理ソフトの目的・種類

人事管理ソフトには、そのサービスの提供のしかたによって、主に下記３つの種類があります。
それぞれに特性があり、利用目的によってどれを選ぶかが変わってきますので、まずは自社で課題となっているポイントを認識して、どれを導入するのが最適かをシミュレーションしてみてください。

クラウド型ソフト

クラウド型ソフトは、すべての機能がインターネットを通じて提供されます。ユーザーはGoogleクロームなどのインターネットブラウザからソフトにアクセスし、利用します。
人事管理ソフトではありませんが、一般的によく使われるクラウド型ソフトに「Gmail」があります。「Gmail」のように、まずブラウザを開いて作業をするスタイルをイメージすると分かりやすいでしょう。
このクラウド型ソフトの特徴の１つは低コストであることです。
インストールが不要なため、最新のＰＣを買いそろえる必要もなければ、新たにサーバを設置する必要もなく、比較的安価な月額利用料の支払いだけで利用できるケースがほとんどです。
ソフトウェアアップデートやデータバックアップの手間もありません。
またインターネット上で展開されるサービスだけあってスマートフォンやタブレットでも利用しやすいため、リアルタイムでの情報共有に強いのもクラウド型ソフトの特徴です。
主に人事情報の共有を目的とする場合、クラウド型ソフトが適しているかもしれません。

オンプレミス型ソフト

こちらは自社に設置されたサーバにインストールするタイプのソフトです。
サーバメンテナンスやバックアップなどの運用は自社で行なう必要があり、導入・管理コストが高額となります。
では何がメリットなのかと言えば、カスタマイズ性と高度なセキュリティです。
上記のクラウド型の場合は全国すべてのユーザーに同一のサービスが提供されますが、オンプレミス型は自社内で完結するサービスであるため、どのようにでもカスタマイズすることができます。
取り扱うデータも自社内から出ることがないので、セキュリティ面でも高い信頼性を誇っています。
独自の人事管理手法を取り入れている企業や、情報管理の徹底を目的とする場合はオンプレミス型の導入を検討してみるといいでしょう。

ERP型ソフト

「ERP」とは基幹システムとも呼ばれるもので、企業の中枢とも言える《ヒト・モノ・カネ・情報》を総合的に管理するITシステムのことです。
転じて「ERP型人事ソフト」とは、人事に関する複数の業務を１本で兼務するようなソフトを指します。前述の「人事管理システム」の小規模版とお考えください。
バラつくことなく人事情報を一元管理できるメリットがあり、人事業務の効率化を目的とする場合には高い効果を発揮します。

人事管理ソフトのメリット

実際に人事管理ソフトを導入した場合、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
もちろん業種や企業規模によってメリットは様々ですが、下記にその例をいくつかご紹介しておきます。
貴社で導入を検討する際の目安にしてみてください。

人事管理業務が効率化する

１人の社員に紐づく情報は、履歴書や入社書類、マイナンバーや勤務時間…などなど多岐にわたります。
それらの情報を人事管理ソフトにより一元管理することで検索性の向上や作業時間の短縮を図ることができ、結果として人事管理業務が大幅に効率化します。

平等な評価制度の確立

人間がする評価にはその人の主観が入ることが避けられませんが、人事評価にソフトを取り入れることで、データに主眼を置いた限りなく客観的な人事評価を行なうことも可能になります。

働き方改革の推進

人事管理ソフトを導入すれば、勤怠状況をリアルタイムで可視化することができます。
これにより管理者からも、また社員本人からも、有給休暇の消化率や残業時間の分量が一目瞭然になるため、過剰な労働時間の削減につながります。
またオンライン上で出勤・退勤時間の登録が可能になるため、テレワークの導入にも効果を発揮するでしょう。

個人情報の保護

人事に関する情報は、個人情報のかたまりとも言えるものです。
これらを紙で管理した場合、どうしても紛失や流出の危険がつきまといます。
デジタル化するだけで情報の保全性はかなり高まりますし、現在ほとんどの人事管理ソフトには高度なセキュリティ機能が搭載されており、情報保護の面で高い効果を発揮してくれます。

人事管理ソフトでよくある失敗

ではつづいて、人事管理ソフトに関するよくある失敗事例を見ることで、人事管理ソフトが持つリスクについてもきちんと把握しておきましょう。
自社の現状と照らし合わせ、導入の際はこれらの事象への対策も検討しておくことが大切です。

データ形式の統一に時間を要した

当然ながら人事管理ソフトを使い始める前には、データの入力が必要となります。
自社内にある人事情報をソフトにあらかたインプットした上で、それらの管理を始めるわけです。
特に大規模な企業にあることですが、営業所ごとに人事管理の方式が違う、また海外拠点の人事情報が外国語で管理されている、さらには単純に情報量が膨大で、それらのとりまとめにかなりの時間と労力を費やしてしまった…という事例です。
こうした場合、一気にすべての人事情報をソフトで管理しようとせず、一部の業務から段階的に拡大していくと比較的スムーズです。

社内からの情報提供がうまくいかない

前述のように、人事に関する情報はセンシティブなものが多く、誰もが取り扱いに慎重です。
人事管理ソフトを使い始める上で必要な情報を、他部署の部長が提供してくれなかった…といったケースもあるようです。
こうした事例を踏まえて、ソフトの導入前には社内でしっかりと意思統一をしておくべきでしょう。
人事管理ソフトを導入する目的、意義、また全社的なメリットについてしっかりと説明する場を設け、協力体制を形作っておくことが必要になります。

既存システムと連携できなかった

現在、すでに一部の人事管理業務にソフトを導入しているという企業も多くあります。
例えばすでに利用していた勤怠管理ソフトと、新たに導入した給与計算ソフトを連携させようとした結果うまく行かず、結局どちらも単体で運用することになりさほど効率化にはつながらなかった…という事例も見られるようです。
連携を想定する場合はサービスに関する情報収集を徹底すること、またソフト提供企業との事前相談を密にしたり、ソフトの無料提供期間を利用して実際に試してみるなど、宝の持ち腐れを避ける工夫をしましょう。

人事管理ソフトの活用方法例

さらに人事管理ソフト導入の価値を具体的なイメージとするため、その活用方法の例をご紹介します。
もし実際に下記のような効果を得られたら、企業やあなた自身にとってどれだけのメリットがあるかを想像してみてください。

人事管理業務の効率化で労働時間を短縮！

人事管理業務というのは、とかく複雑で時間がかるものです。
人事部門の担当者は常に忙しく、社員たちに残業を減らすことを勧告しながら、自身は残業の連続…といった状態も珍しくありません。
大量の書類とエクセルファイルと電卓を目の前に、複雑な業務をこなす日々…しかし人事管理ソフトを導入すれば、複数の書類を横断することなくソフトへのアクセスで検索はクリック１つ、また複雑な計算も自動で行なってくれます。
必然的に業務は効率化し、労働時間は大幅に減少するでしょう。
人事管理部門の労働時間が減れば、その影響で社全体の労働時間を減らすこともできるかもしれません。

効果的な人事戦略の立案に活用！

人事管理ソフトは、人事に関するあらゆる情報を可視化してくれます。
これは人事管理業務だけにとどまらず、人事戦略、ひいては経営戦略を立てる際の大きな判断材料にもなります。
今まで見えてこなかったような社員１人１人の能力や行動傾向も、データの一元管理により見えてくるかもしれません。
また蓄積された過去の人事データを閲覧することにより、未来の予測につながることもあります。
企業にとって最大の資産である《ヒト》に関わる情報を一元的にデータベース化することによる恩恵は、想像よりもずっと多いことを認識しておきましょう。

人事管理ソフトなら『Shelter』

ここまで、人事管理ソフトについて基本的な知識をお伝えしました。
実際に興味を持ち、検討を始められる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、すでに市場にはたくさんの人事管理ソフトがリリースされています。
いったいどれを選べば…と途方に暮れる方も多いことが予想されます。
そこで本稿がおすすめしたいのが、業務アプリケーション開発プラットフォーム『Shelter(シェルター)』です。

『Shelter』はプログラミングの知識を必要とせず、誰でも簡単に業務用アプリケーションを作成できるツールで、もちろん貴社にピッタリな人事管理用ソフトをあなた自身の手で作成することもできます。
前述のように、企業や拠点によって管理方法が異なるケースが多いのが人事管理です。
自分で、好きな時にカスタマイズできるという点は大いに利用価値があるでしょう。

『Shelter』はクラウド型サービスのため低コストで導入することができ、さらに何人で使っても月額利用料は定額。
クラウド型のデメリットである「カスタマイズ性の不足」という点についても自作という手法でクリアしており、独特の管理手法にも対応できるシステムとなっています。

また、アプリケーション作成の時間がない…という方には『Shelter即効アプリシリーズ』というサービスのご利用をおすすめします。
『Shelter即効アプリシリーズ』なら、すでに完成済みのアプリケーションの中から必要なものを選ぶだけ。
もちろんカスタマイズは自由自在ですので、出来合いのアプリケーションをベースに、自社に最適化することもできます。

くわしい情報は下記サービスサイトをご覧ください。
《『Shelter』資料請求はこちら》
《『Shelter即効アプリシリーズ』資料請求はこちら》