工数管理の必要性とプロが教えるポイント

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工数管理の必要性とプロが教えるポイント

最適な契約管理とは？

ビジネスの現場でよく聞かれる言葉に「工数」というものがあります。
とくにマネジメント業務に就かれている方にとっては、自身の業務に深く関係する重要な言葉でしょう。
本稿ではこの「工数」をテーマとして、特に工数管理の基礎知識や実践の際のポイントを解説していきます。よく使われる言葉ではありますがきちんと意識し、正しく業務に活かすことが意外と難しい「工数」について、基本を身につけておきましょう。
マネージャー職の方にとって、あらためて工数管理のノウハウをおさらいする良い機会になりますし、現場でがんばる皆さんにとっても自身の工数管理のために役立つ情報が盛り込まれていますので、ぜひ最後までお読みください。

【この記事の内容】

01.工数とは？
02.工数管理の重要性と必要性
03.工数管理を行わないことのデメリット
04.工数管理のポイント
05.工数管理なら『Shelter』
06.まとめ

工数とは？

工数とは

ビジネスの現場でよく使われる工数という言葉について、まずは基本的な意味を理解しておきましょう。
工数とは、ある作業を完了するまでに要する人数と時間を指す言葉です。「作業時間」という言葉に近しいものと考えて問題ありません。

どんな業種においても、ある業務に対する工数…つまり業務に費やす人と時間が多ければ、それだけコストが高まります。逆に少ない工数で業務を完了することができればコストを下げることができ、つまり工数とは商品の原価や企業の業績にも直結する、非常にセンシティブな指標なのです。

また、工数は顧客に対して見積もりを出す際にもよく使われる考え方です。
工数の大小が見積もり額にも大きく影響するため、見積もりを作成する際にはなるべく多くの情報を集め、正確な工数を計算する必要があります。

元々工数という言葉は、製造業やIT業界の開発の現場でよく使われる言葉でしたが、近年はあらゆる業界で使われています。
工数の基礎知識は、あなたにとって今後幅広く活用できるビジネスの知恵となることでしょう。

工数管理の重要性と必要性

上記のような工数を適切に管理するのが文字通り工数管理です。この工数管理はマネジメント業務のごく基本的なスキルであり、あらゆるマネジメント業務は工数管理であると言っても過言ではないかもしれません。

工数管理を正しく行なえば収益率の向上や業務効率の改善、PDCAサイクルの適性な回転を促すこともでき、工数管理の内容を全従業員に公開し可視化すれば現場の意思統一や組織の活性化にも貢献します。
工数管理は人件費とも深いつながりがあるため、組織の根幹である「人材」のマネジメントにも影響を与えます。

またどんな企業でも売上や収支の管理が行なわれますが、その際も１つ１つの案件やプロジェクトについて詳細に記録された工数管理のデータが有用です。
利益の算出は売上とコストの数値によって行なわれますが、算出には各案件でどの程度の人員がどれだけの業務をこなしたか…といった工数管理の実績が必要なのです。

工数管理がもたらすこうした効果は組織や事業の中枢に関わることであり、工数管理がいかに重要で慎重に検討すべきものかお分かりいただけるのではないでしょうか。

工数管理を行わないことのデメリット

では逆に、工数管理を行なわない企業・組織ではどのような事態が発生するのでしょうか。

本来工数管理を行なう目的は、企業や組織の利益を確保するためです。
結論から言えば、工数管理を行なわないことは企業や組織の利益を損なうことにつながります。

例えば製造業においてもし工数管理を行なわなかった場合、誰がいつ、どんな働き方をしているのか誰も把握できず、実は10,000円の商品を１個製造するのに15,000円かかっていて、作れば作るほど赤字を生み出していた…などということにもなりかねません。

工数管理はプロジェクト管理やタスク管理も平行して行なうため、雑な工数管理はプロジェクトの際限ない延期をもたらし、コストは膨らむ一方です。最悪プロジェクトを破綻させる危険性もあり、プロジェクトが破綻してしまえば企業の損失はかなり大きなものになるでしょう。

どんな企業も利益を追い求めなければならない以上、工数管理は必要不可欠とも言える行ないなのです。

工数管理のポイント

実際に工数管理を行なう場合、どんなことに気を配らなければならないのでしょうか。
ここでは、いくつかのケースごとに注意点をまとめてみました。
あなたがお勤めの企業に少しでも近い業種の例を参考にしてみてください。

受注ありきの製造を行なう業種の場合

例えば製造業や各種制作会社などがこれに当たるでしょう。
これらの業種では多くの場合受注があって生産があるという図式になり、最初に際限なくモノを作ってそれをがんばって顧客に販売する…というケースは少ないことが特徴です。
つまり顧客からの受注をいかに低コストで実現するか、というのが工数管理のポイントになります。
受注量は時期に応じてことなりますが人員の数は限られているので、まさに工数管理によるいつ、誰が、どれだけ働くかのロードマップ作成が重要です。
この場合、予測を立てる際の指針となるスタッフの日常的な平均工数が正確に把握できているかどうかが成功のカギを握っています。
何人が何時間働けばどの程度の生産量になるかをいつでもシミュレーションできるようにしておきましょう。

専門職の場合

例えば弁護士や行政書士といった士業、またはコンサルティング業など、特別な知識やスキルを活かした専門職に就く方々にとっても工数管理はやはり重要です。
こうした専門職では１人で多くの案件をかかえることがほとんどですが、クライアントからのリクエストに応じることにばかり目が行ってしまい、どの案件にどれだけの工数がかかっているかは意外とおろそかになりがちです。
どんなにたくさん案件を抱え、日々忙しく駆け回っていたとしても、それが本当に利益を生み出しているかどうか、ドライな視点で常に考慮することがポイントとなるでしょう。
また、必要なのは業務の効率化です。自身はもちろんのこと、周囲のスタッフの働き方も見直し、「それぞれの業務をそれが得意な人に割り振る」といった適材適所の業務配分ができているかどうかを意識するようにしましょう。

小規模なプロジェクトを組む場合

例えばソフトウェア開発の現場などがこれに当たりますが、数名～十数名という人数で１つのプロジェクトに取り組む事業の場合です。
この場合、やはりマネージャーの人員確保と作業の割り振りがキーとなるでしょう。
無駄に多くの人員を確保してプロジェクトが早く終了したからといって、それに見合う収入がなければ無意味です。
まずは日月や人月をベースにした工数計画の制作が必要となりますが、それができたからといって安心はできません。
実際にプロジェクトが始動した後も進捗を見守り、予定どおりのスケジュールと工数が守られているかどうかをチェックしていく必要があります。
人が行なう作業である以上、必ず想定外の出来事はあります。「欠員が出てしまった」「想定よりも困難な作業で、期間を要してしまった」といったことは往々にしてあります。
こうなってしまった場合に備え複数の代替計画や人員補充のルート確保、また現場スタッフが早めにSOSを出しやすい環境をあらかじめ作っておくことが重要です。

工数管理なら『Shelter』

工数管理を成功に導く重要なポイントとして、最後にお伝えしておきたいのがITツールの導入です。
業務や工数の管理を効率化・自動化するための様々な企業向けツールが販売されています。
工数管理には現場スタッフからの情報収集、時間や生産量に関する多数の計算・予測業務、成果の記録…といった業務が付き物ですが、これらはすべてツールを通じてデジタル化・オンライン化することができます。
作業の進捗や成果は各スタッフがツールに入力すれば、限りなくリアルタイムに近い状態で把握することができますし、多くのツールは多彩な計算機能やグラフ化機能を搭載しており、電卓をパチパチと叩く必要もありません。
マネージャーの工数管理が楽になる上、ミスも減少。現場スタッフの業務も効率化し、生産性の向上が見込めることでしょう。
とはいえ、初めてのツール導入ともなればどれを選べばいいのか迷ってしまうのではないでしょうか。
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