最適な契約管理とは？

企業間のあらゆる取引で一般的に取り交わされるのが「契約」ですが、企業において発生する契約は営業活動や採用活動に関するものだけでなく、入居しているビルの賃貸契約に至るまで多岐にわたります。
もちろん、会社の規模が大きくなるほど契約の数は増えていきますが、近年は特に働き方の多様化によって、顧客や従業員から様々なニーズが顕在化し始めており、それらに対応するため多くの企業が契約管理業務の負担軽減を目指し、契約管理システムを検討するようになりました。

そこで本コラムでは、契約管理業務の最適化を目指す企業に向けて、契約管理システムとはいったい何なのか、その重要性を詳しく解説いたします。

契約管理システムとは

そもそも契約管理システムとは、部門ごとに交わされたさまざまな契約書を電子データとして一元管理するシステムです。多くの契約を結ぶうちに、契約更新のタイミングを逃したり、契約書を紛失するといったトラブルが発生しがちですが、契約管理システムがあれば必要に応じ締結後の契約書を見返したり、適切に保管しておくことが可能になります。また、契約管理システムには様々な機能がありますが、一部の代表的な機能を下記にて紹介します。

契約更新の管理・自動リマインド機能

契約更新時期になると、メールやアラートなどでお知らせする機能です。基本的には通知回数や通知条件だけでなく、日時や通知先なども自由にカスタマイズが可能です。たとえば、「翌月期限切れとなる顧客契約書がある場合、ひと月前に法務部門と営業担当者のメールアドレスに通知を飛ばす」といった設定も可能です。

アクセス権限の設定機能

社員・部署別で契約書へのアクセス権限を自由に設定できます。またユーザーごとに閲覧のみのユーザー・編集可能なユーザーなど必要に応じて細かな権限設定が可能になっています。この機能によって、個人情報や機密情報の含まれる契約書などは一部の人間にのみ閲覧できるようにするなど業務の分担が適切に行えるようになります。

他サービスとの連携

クラウドサイン、DocuSignのような代表的な電子契約サービスと連携して、各種契約書をシステムへ自動的に取り込める機能を持つ物もあります。連携されている場合、契約管理システムに契約情報が自動で転記されるため手作業による入力漏れなどの問題を簡単に解消できます。

契約書の検索機能

契約先の企業名や有効期限など指定の文字列で検索することで、目的の契約書をすぐ見つけられる機能です。また、システムの中には「この条文が使用されている契約書」のような絞り込み検索ができるものもあり、Excel管理よりはるかに効率的な検索が可能となっています。

契約管理システムが普及した背景

契約管理システムがどんなものかはおおむね、ご理解いただけたかと思います。
ところで、今となっては多くの企業で契約管理システムをはじめとした、いわゆるリーガルテック(法務のIT化)サービスが浸透しつつありますが、なぜこういったサービスが普及し始めたのかご存知でしょうか？

一般的には、90年代末から2000年代前半にかけて、企業の不祥事が相次ぎ、コンプライアンス（法令遵守）の徹底が日本社会全体で意識されるようになったことが原因として挙げられます。コンプライアンスの徹底は、今や企業に求められる重要な責任の一つとして広く認識されるようになり、それに合わせて法的なリスクマネジメントの一環として契約管理の重要性が再認識されるようになったのです。

特に契約業務は法務部門の業務量において大きなボリュームを占めていると言われています。契約管理システムは多種多様なビジネスにおける契約を適切かつスムーズに締結し管理できるようになるため、法務部門の業務負担量が軽減されミスの許されない法務に集中して取り組めるようになるのです。

現代では契約管理システムは必須

2000年代に入って、コンプライアンスの徹底が意識されたのと同時に現代においては働き方改革や経営環境のグローバル化・IT化により、企業が直面する法的リスクが多様化しています。例えば、近年メールの誤送信や、情報セキュリティ対策の甘さが原因で情報漏洩が起こったという話はよく耳にするようになりました。IT化の推進は、便利さと共に新たな法的リスクをもたらすようになったのです。

また、インターネット社会において、GoogleマイビジネスのようなクチコミサービスやTwitterなどのSNSによって根拠のあるなしに関わらず企業の悪評が一気に広まりやすくなりました。悪評により一度落ちた評判をあげるのはなかなかに難しく、場合によっては会社の存続すら危ぶまれるような状況になりかねません。

そのため、法的なリスクマネジメントができているどうかは企業にとっては死活問題といえるほど大切です。現代においてはそういった多様化、複雑化した要求に応えていくためにも契約管理システムを導入することで業務効率化を進め、業務量の多い契約業務のスリムアップを図っていくべきなのです。

契約管理をしないことのデメリット

契約管理が普及してきた反面、まだまだ中小企業の中には自社の法務部門が存在せず、契約書の管理も営業マン各人がおこなっているような企業も少なくありません。そこで、契約管理を行わないとどういったデメリットが考えられるのかを紹介します。

リスクマネジメントができない

契約管理で一番大切なのは、リスクマネジメントです。契約書には契約に関する条件や規約が記載されており、万が一契約相手が契約に違反するような行為をした際に、契約書の記載内容に従って賠償請求をしたり、契約を解除したりといった措置を即座に取れます。
しかし、契約管理がされていない場合、必要な時に目的の契約書が見つからないといった状況も考えられます。最悪の場合には、契約条件の確認ができず、会社を守るために必要な措置を取れない可能性があります。

また、「情報漏洩」の問題について注意が必要です。特に近年だと、大手企業がハッカー集団によるサイバー攻撃でサーバーから情報を盗み出され脅迫を受けるなどの事案もあり、IT化が進んだことでリスクが以前より増大しています。こういった場合も契約管理システムなどの専用のサービスを利用することでITセキュリティを強化し、情報漏洩を事前に防ぐことができます。

また、IT化とは関係なく契約書や顧客情報が記された書類をどこかに置き忘れてしまった…といったアナログな事例も未だに頻発しており、情報漏洩のリスクは通勤やちょっとした移動時間などの日常にも潜んでいます。したがって、システムを使って契約管理を徹底することは、様々なリスクから会社を守ることに繋がるのです。

業務効率の低下

契約管理の重要性としてもう一つ上げるのなら、それは「業務効率が向上する」という点です。例えば、契約管理がされておらず、契約書保管を各担当者や部門ごとに個別で行っている場合、他部門の契約書の内容を確認しようにも、保管場所や保管方法が統一されていないことで目的の契約書を見つけるのにはどうしても時間がかかってしまいます。

しかし、契約管理システムを導入することで、情報をデータ化して、一つのデータベースにまとめて保存できるようになります。データベースへのアクセス権を関係者に渡しておけば契約書原本を探したりする手間はかかりませんし、契約管理を徹底することで社内での情報共有が容易になり、探す手間も削減できるようになるでしょう。

契約管理の方法

では、実際にどうやって契約管理をしていくのか解説していきます。
契約管理システムを利用しないという前提であるならやはりExcelを使用して、管理用の台帳を作成し、誰とどのような契約を交わしたかを記入していくのが一般的な管理方法と言えるでしょう。原本となる契約書の保管場所や電子化した契約書の格納場所も同じファイルで管理することで、そのファイルさえ見ればすぐに目的の契約書を見つけることができます。

ただ、Excelを利用するデメリットとして、台帳に書き込まれた情報が多くなるほどExcelファイルが重くなることが挙げられます。また、Excelファイルは共有性が低いため、多人数での共同編集作業が必要となる場合は、結果的に業務効率の低下を招く可能性があります。以上のことから考えても、Excelを使用した契約管理はあくまで小規模で契約管理を行う場合に留めるべきでしょう。

そして、本格的に契約管理を行いたい場合には、契約管理システムの導入をオススメします。契約管理システムはExcel管理でのデメリットが解消されていることはもちろん、契約管理に特化したシステムであるためにExcelでは対処しきれない課題にも対応できます。

契約管理なら『Shelter』

最後に、実際に契約管理を行いたいという皆様に向けて、手前味噌ながら当社が提供するサービス『Shelter（シェルター）』をご紹介いたします。『Shelter』は誰でも簡単に自社の業務に適したアプリを作成できる業務効率化ツールです。契約管理に関しても、ユーザーごとのアクセス権限設定やPDFなどでデータ化した契約書も一緒に格納・管理することが可能で、検索機能も充実しているため、目当ての契約書を簡単に見つけられます。また、リマインドメールの自動設定で更新漏れ・解約漏れなどのトラブルを事前に防ぐこともできます。

何より『Shelter』はユーザー数無制限で利用することができるため、何人で使っても月額料金は固定です。社内での共有性必要のある契約管理に適したツールとなっていますので、より詳しい情報を知りたい方は下記公式サイトをご覧ください。

《『Shelter』公式サイト》
《『Shelter即効アプリシリーズ』公式サイト》

まとめ

お読みいただきありがとうございました。本稿では「契約管理」の重要性について紹介いたしました。最後に今回紹介した内容をおさらいします。

コンプライアンスの問題だけでなく、働き方改革によるテレワークの推進やペーパーレス化に対応するためにも、契約管理システムは必須のシステムとなりつつあります。
これを機会にぜひ自社の抱える課題に合った契約管理システムの導入を検討してみてください。