「顧客台帳をもっと有効活用できないか？」
「顧客台帳をもっと楽に管理できないか？」
…と日々、考えている方は多いのではないでしょうか。
本稿では顧客台帳をテーマに取り上げ、その最適な運用方法をご紹介します。
特に今、エクセルで顧客台帳を管理しているという方には、目からウロコの発見があるかもしれません。
ぜひ最後までお読みください。
【この記事の内容】
顧客台帳管理は営業活動に必須？
まずは顧客台帳の管理について知っておきましょう。
貴社の営業部門で使われている顧客台帳は、適切に管理されているでしょうか？
もしかすると、初対面で受け取った名刺に書かれたお客様情報を記入し、そのまま何か月もほったらかし……などということになってはいませんか？
顧客台帳はただ作るだけでなく、更新することが大切です。
多くの顧客は１度会って終わりではなく、その後電話や訪問で何度かアプローチすることになるはずです。
そのたびに、顧客がどんな様子だったのか、商談にどのような進展があったのか、顧客からどのようなリクエストが出たのか…といった進捗状況を顧客台帳に記入していきましょう。
こうしたこまめな更新業務をしておけば、次の商談でお客様に対してどのような対応が必要なのか、また優先的にアプローチするべき顧客は誰なのか…といった、営業活動の指針が見えてくるようになります。
また更新だけでなく、共有も必要です。
上記のように詳細に書かれた顧客台帳は、貴重な知識と経験の集積になります。
これを営業チーム全体で活用しない手はありません。
例えばある特殊な業種の顧客に対して上手なアプローチができない場合、誰かが過去似たような業種にアプローチした記録が、何かの参考になるかもしれません。
あるいは新人営業マンが入ってきた時には、諸先輩方の営業活動の記録は非常に良い教材や、ロールプレイングのヒントになるはずです。
こうした更新・共有といった正しい管理や運用をすることで、顧客台帳は本当の力を発揮することを覚えておいてください。
顧客台帳はエクセルで十分？
さて、貴社の顧客台帳はどのように作成されていますか？
現在最も多くの企業で行なわれているのが、エクセルなどの表計算ソフトによる顧客台帳運用です。
もちろん、こうした表計算ソフトによる顧客台帳運用が悪いわけではありませんが、過信は禁物です。
実は表計算ソフトには、下記のような落とし穴が隠されています。
●リアルタイムでの情報共有が難しい
表計算ソフトの場合、顧客台帳ファイルのやりとりをメールで行なうことも多いのではないでしょうか。
今すぐ最新の顧客情報が欲しいのに、メールがなかなか来ない…そんな経験はありませんか？
●更新履歴を残すことができない
表計算ソフトのファイルは、いつ、誰が、どのような更新作業をおこなったかが記録されません。
今見ているファイルが最新のものなのかどうかわからなかったり、また前に見たものと違っているようだが、一体どこがどのように変わっているのか分からない…そんな混乱も発生します。
●ファイルが増えすぎる
顧客ごとの詳細情報を記録していこうとすると、顧客１社ごとに１つのファイルを作成することになるでしょう。
するとみるみるうちにファイルは増え、目当てのファイルを探すだけで長時間を要するような非効率が発生します。
表計算ソフトの場合、顧客台帳ファイルのやりとりをメールで行なうことも多いのではないでしょうか。
今すぐ最新の顧客情報が欲しいのに、メールがなかなか来ない…そんな経験はありませんか？
●更新履歴を残すことができない
表計算ソフトのファイルは、いつ、誰が、どのような更新作業をおこなったかが記録されません。
今見ているファイルが最新のものなのかどうかわからなかったり、また前に見たものと違っているようだが、一体どこがどのように変わっているのか分からない…そんな混乱も発生します。
●ファイルが増えすぎる
顧客ごとの詳細情報を記録していこうとすると、顧客１社ごとに１つのファイルを作成することになるでしょう。
するとみるみるうちにファイルは増え、目当てのファイルを探すだけで長時間を要するような非効率が発生します。
顧客台帳管理はクラウド管理が最適
前章で挙げたような、表計算ソフトのデメリットを解消するにはどうしたらよいのでしょうか。
本稿でおすすめするのは、クラウドサービスの導入です。
すでに市場には、顧客台帳を作成・管理することができるアプリやサービスがたくさん存在していますが、特にクラウドサービス…つまり、インターネットブラウザを介してWeb上で機能するサービスは、顧客台帳に適した特性を持っています。
具体的にクラウドサービスで顧客管理をした場合のメリットを見てみましょう。
●リアルタイムの情報共有
顧客台帳を共有するユーザーは、クラウド上に存在するたった１つの顧客台帳にアクセスし、それを閲覧・編集することができます。
いつでもどこでも、唯一無二で最新の情報にアクセスできるわけです。
●更新履歴も閲覧できる
多くのクラウド型顧客管理システムでは、いつ、誰が、どこにどのような変更を加えたのかという履歴が自動で蓄積されていき、それをいつでも閲覧することができます。
変更箇所を見逃す心配はありません。
●ファイルが増えず楽々管理
前述のように、クラウド上に存在する唯一無二の顧客台帳をみんなで使う仕組みですから、顧客が増えるごとにファイルが増えていくようなこともありません。
充実した検索機能で、情報の呼び出しも一瞬です。
データが増えても管理が煩雑にならず、不要な整理整頓作業を省くことができます。
顧客台帳を共有するユーザーは、クラウド上に存在するたった１つの顧客台帳にアクセスし、それを閲覧・編集することができます。
いつでもどこでも、唯一無二で最新の情報にアクセスできるわけです。
●更新履歴も閲覧できる
多くのクラウド型顧客管理システムでは、いつ、誰が、どこにどのような変更を加えたのかという履歴が自動で蓄積されていき、それをいつでも閲覧することができます。
変更箇所を見逃す心配はありません。
●ファイルが増えず楽々管理
前述のように、クラウド上に存在する唯一無二の顧客台帳をみんなで使う仕組みですから、顧客が増えるごとにファイルが増えていくようなこともありません。
充実した検索機能で、情報の呼び出しも一瞬です。
データが増えても管理が煩雑にならず、不要な整理整頓作業を省くことができます。
顧客台帳管理なら『Shelter即効アプリシリーズ』
クラウドサービスによる顧客台帳管理のメリットをご理解いただけたでしょうか。
では具体的にどんなクラウドサービスを導入すればいいのか…？とお悩みのあなたにオススメしたいのが、私たちブルーテック株式会社が提供する『Shelter即効アプリシリーズ』です。
『Shelter即効アプリシリーズ』は、業務アプリ開発プラットフォーム『Shelter』を用いて作られた様々な業務効率化アプリから、自由に選んで低コストで導入できます。
もちろん、クラウド型の「顧客台帳」のアプリもご用意。
記入項目の追加・削除・並び変えは誰にも簡単にでき、検索やフィルタ機能も納得の充実度です。
画像などのファイルも添付できますから、幅広い業界でご利用いただけます。
また、何人で使っても月額利用料は定額で、社外のスタッフとも共有が無料です！
よりくわしい情報は下記のサイトでご確認ください。
まとめ
本稿では「顧客台帳」をテーマに、その管理の概念や、表計算ソフトを使った管理の落とし穴などをご紹介してきました。
使い慣れてしまうと何の疑問も抱かずに表計算ソフトに頼りがちですが、その実、本当に手間や時間を浪費していないかどうか、今一度ご自身の顧客台帳管理を見直してみてください。
そして本稿で述べたとおり、クラウドを使った課題解決をお求めでしたら、『Shelter即効アプリシリーズ』の導入をご検討いただければ幸いです。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
