ガントチャートの簡単な使い方ガイド

スケジュール管理、タスク管理を業務としている方であれば、「ガントチャート」という言葉をご存知かもしれません。
本稿では、人の業務と時間の経過を管理するためのツールであるガントチャートを取り上げ、その基本的な実用法をご紹介していきます。
チームのスケジュールを効率よく管理する方法や、それらを見える化する方法を模索されている方には、きっと役に立つ内容になっていますので、ぜひ最後までおつきあいください。

ガントチャートとは？

特にマネージャー職などに就かれており、チームのスケジュールやプロジェクトの進行を管理されている方であればガントチャートという言葉に聞き覚えがあるかもしれません。
一方で、そうでない方にとっては耳慣れない言葉なのではないでしょうか。
まず始めにガントチャートとは何か？をご説明しておきましょう。

ガントチャートとは「チャート」という言葉が示すように「表」の一種です。
特に複数メンバーによる共同作業において、それぞれのタスクやタイムスケジュールを管理するために生まれた、特殊な表示形式を指します。

下の写真のように大抵はヨコ長の表となり、タテ軸に各スタッフ名、ヨコ軸に日付をとって、どのメンバーがいつ、どんな業務を行なっているかを帯状のグラフで表します。

ガントチャートについてのより詳しい解説は、下記の記事をご参照ください。

《スケジュール管理の武器！「ガントチャート」を無料で作る方法》

ガントチャートの簡単な使い方

このガントチャート、一見単純極まりないもののようですが、その視認性や情報共有性において高く評価されており、業界を問わず世界中で広く活用されています。
また単純であることは、誰でも作ることができ、誰でも使うことができるということでもあります。
今、何らかのスケジュールやプロジェクトを管理しており、何か新しいやり方を探している方はぜひこのガントチャートを試してみてください。
そのために、ここからはガントチャートの基本的な使い方や運用法をご紹介していきます。

ガントチャートの運用方法

タテ軸に個人名、ヨコ軸が日付という原則さえわかっていれば、ガントチャートは表計算ソフトなどを使って誰でも作ることができます。
スケジュール管理者であるあなたから見て、業務の全体像が一目で把握できるようなものが望ましいでしょう。
作ったら、スタッフ間で共有することが大切です。
なぜならガントチャート最大の利点は、全員が互いの状況を確認できることにあるからです。
業務の納期や、業務の完了を誰がどのように待っているのか…など、各スタッフが自身の業務を進めるうえで指針となる情報が表内にたくさん詰まっています。
それらが理解しやすい表になっていることも心がけるべきです。

ガントチャートでうまくいく使い方

ガントチャートはみんなで使うことが前提となる表です。
リアルタイムで表が共有できる環境が整っていればいるほど、上手に活用できます。
管理者とスタッフとの間でガントチャートを見ながら随時コミュニケーションを図り、必要であれば納期の変更やスタッフの増強を検討しましょう。
そうした変更が行われた場合、速やかにガントチャートに反映させることをお忘れなく。

ガントチャートで失敗する使い方

まず、ガントチャートそのものがゴチャゴチャして見にくいものであった場合、活用は見込めません。
グラフの色や文字の大きさ、入れる情報・省く情報などを工夫して、誰でも直観的にプロジェクトの全体像を把握できるような表作りを目指しましょう。
また上手な表ができたとしても、ガントチャートの存在に頼りすぎて納期が短かすぎたり、十分なマンパワーが確保されていなかったりしてはそもそもプロジェクトそのものが立ち行かなくなります。
最初にガントチャートを作成する時点から、現場の声は積極的に取り入れるようにしましょう。

ガントチャートでタスク管理するなら『Shelter即効アプリシリーズ』

ここまでお読みになり、ガントチャートを使ったスケジュール管理やタスク管理に興味がわいたという方は、ぜひ実践してみることをおすすめします。
前述のように、ガントチャートはExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算アプリを使って自作することができます。
しかし、これらの表計算アプリを使ってできるのは、ごく基本的なガントチャートであると考えてください。
ガントチャートの失敗しない、高度な活用を目指すなら、おすすめしたいアプリがあります。
それが私たちブルーテック株式会社が提供する『Shelter即効アプリシリーズ』です。

業務アプリ開発プラットフォーム『Shelter』を用いて作られた様々な業務効率化アプリから、自由に選んで低コストで導入できるのが『Shelter即効アプリシリーズ』。
中でも「タスク管理アプリ」では、制作したタスク管理表をクリック１つでガントチャート化することができます。
表計算アプリでは少々手間のかかる表内データの変更作業も、ドラッグとクリックで思いのまま。

またクラウド型アプリなのでメンバー全員が最新の情報にリアルタイムでアクセスでき、みんなで使うガントチャートを確実に実践できます。

さらに何人で使っても月額利用料は定額で、社外のスタッフとも共有無料！

よりくわしい情報は下記のサイトでご確認ください。

《『Shelter即効アプリシリーズ』公式サイト》

まとめ

本稿ではガントチャートを取り上げ、基礎知識や基本的な運用方法について解説してきました。
ガントチャートは複数メンバーの共同作業で行なうプロジェクトにおいて、各スタッフのタスクや納期、全体像を視覚的に把握できる表形式です。
運用の際は「共有」「見やすさ」を意識して、余裕のあるスケジュール作りを心がけてください。
ガントチャートは簡単に作れますので、表計算アプリを使ったシンプルなものでも一度作ってみてはいかがでしょうか？
その利便性の一端を理解することができたら、『Shelter即効アプリシリーズ』の導入をご検討ください。
管理者もスタッフも安心・安全にタスクを実行するためのツールとして、きっと貴社のお役に立てるはずです。