初めての経理ソフト導入

どんな会社にも経理の業務はつきものです。同時に複雑で、どうしても手間も時間もかかると認識する人が多い業務でもあります。

そんな業務こそ、第一にデジタル化を考えるべきでしょう。

とはいえ、アナログやそれに近い業務を行なっている企業にとって、初めてのデジタル化は「難しそう」「お金がかかりそう」「現場が嫌がるのではないか」…など、何かと不安がつきまとうものです。

本稿ではそんな不安を払拭するため、経理ソフトの基礎知識や、今こそ経理業務をデジタル化するべき理由をご紹介していきます。

表計算ソフトでは不十分…本当のデジタル化って？

売上の管理や給与計算、税金に決算書……と、経理の業務は多岐にわたり、大変複雑です。
また会社の経営に直結するため、特に正確さが要求される業務でもあります。

貴社ではそんな経理の業務をデジタル化していますか？

少なくはなりましたが、紙の帳簿で管理しているという企業もまだまだあるでしょう。
そして現在多くの企業で行なわれているのが、Excelなどの表計算ソフトを利用した管理です。

表計算ソフトによる管理は確かにデジタル化されていると言えますが、それはあくまで「初歩的なデジタル化」に過ぎません。

表計算ソフトは汎用性が高く、様々な用途で使うことができる一方で、始めから経理という業務に使いやすく設計されたものではありません。
だから「かゆいところに手が届かない」というケースもありますし、経理業務に利用するためには土台となる「型」を自身で作る手間も発生します。

ましてや経理業務で発生するような複雑な計算を自動化しようとすると、表計算ソフトに対する高い知識レベルも必要です。

また、インターネットブラウザを通じて提供されるクラウド型ソフトが全盛である現代の視点で見ると、表計算ソフトは情報共有の面で弱いと言わざるを得ません。

例えば表計算ソフトで作った最新の収支表を誰かに見てもらおうと思った時、ファイルをメールで送付するか、または社内で共有のサーバにアップすることになります。

メールはいちいち「おつかれさまです。〇〇課の〇〇です。……」から始まるメール本文を書く手間が発生することはもちろん、企業の機密である経理情報を取り扱う以上、誤送信や添付ミスなどが発生した場合は大きな損害を伴います。

サーバへのアップロードはテキストで挨拶する必要がない反面、誰でも好きに閲覧・移動・編集ができてしまうというリスクがあります。

そんな経験をされたことはありませんか？

クラウド型ソフトであれば、１つのマスターとなる表を必要なメンバーだけでリアルタイムで閲覧することができ、多くの場合編集の履歴も残すことができます。

ＰＣにインストールするタイプのオフライン型の経理ソフトもありますが、やはりコストや情報共有の優位性でクラウド型に軍配が上がります。

こうした様々な状況を踏まえて、本稿では経理のデジタル化＝経理用ソフトの導入…特にクラウド型ソフトの導入であると位置づけ、それをおすすめします。

経理ソフト導入のメリットとは？

では、まだ経理ソフトを使ったことがないという方に向け、経理ソフト導入の具体的なメリットをいくつかご紹介します。
こうしたメリットを享受した場合、自社の経理業務にどんな効果があるか想像しながらチェックしてみてください。

業務効率化

膨大な文字・数字との格闘とも言えるのが経理業務です。
デジタル化すれば、複雑な計算も複数の資料の閲覧・検索もほんの一瞬で済みます。
かなりの時間短縮・業務効率化を見込むことができ、ひいては経費の削減にもつながります。

ミスの低減

人間の作業にはミスがつきものです。
ましてや複雑で時間のかかる経理業務の中には、人為的ミスを誘う罠がいくつも仕掛けられているようなものです。
業務をデジタル化し、多くの部分をＰＣに任せればミスはかなり低減します。
そしてミスを修正する時間を削減できることがまた、業務効率化にもつながります。

情報共有の徹底

デジタル化により、必要な情報が必要な範囲内でリアルタイムに共有されるようになります。
情報交換や意思決定が高速化し、周辺業務が円滑に機能するようになるでしょう。
また万が一の経理担当者の異動・退職においても、クラウド上に整然と保存された経理情報がある限り、スムーズに担当を引き継ぐことができます。

高度なセキュリティ

ほとんどの場合、経理ソフトには高度なセキュリティ機能が搭載されていて、企業の貴重な情報資産を守ってくれます。
メールや表計算ソフトを利用する場合に比べ、データの漏洩や消失の危険は大幅に減少します。
機密情報を取り扱うことの多い経理業務だからこそ、セキュリティには万全を期すべきでしょう。

経理ソフトを選ぶ際のポイント

ネットで「経理ソフト」と検索していただければ分かると思いますが、経理業務のためのソフトウェアはたくさんリリースされています。
中でもクラウド型を選ぶべきであることはすでに述べましたが、それ以外にもソフト選びの際に心得るべきポイントがいくつかあるので、ご紹介しておきます。

自社の用途に合ったものを選ぶ

一口に経理ソフトと言っても、例えば給与計算に特化したものや経費精算に特化したもの、また経理分野の中でも「会計」に強いものなど…それぞれに特性があります。
まず自社はなぜ、何の業務のために経理ソフトを導入するのかを今一度確認し、それに見合ったソフトを選ぶように心がけるのが大原則です。

使いやすいものを選ぶ

経理用ソフトとはいえ、経理担当者１人が使って完結するものではありません。
当然、チームで経理業務に当たっている会社は多いでしょうし、作ったデータを数人の社員で回覧することもあるでしょう。
また前述のように経理担当者の異動や退職によって、ユーザーが切り替わることも考えられます。
これらを踏まえ、操作方法や機能は誰にも理解しやすく、直感的に対応できる…つまりみんなで使えるものであるに越したことはありません。
ソフトによっては無料試用期間を設けているものもありますので、なるべく実際に触ってみてから導入するのがよいでしょう。

コストパフォーマンスを計算する

クラウド型ソフトの場合は、多くが「ユーザー１人当たり月額〇円」といった、月額方式の課金を採用しています。
もちろんソフトによって料金は様々ですが、傾向としてやはり高機能なものは高額になると考えたほうがいいでしょう。
しかし、どの企業にとっても高くて高機能なものがベストであるとは限りません。
特に初めて経理用ソフトを導入するという場合、あまりに多機能で操作も複雑なものを導入しても、使い始めのハードルが高すぎて結局誰も使わなくなってしまう…そして高い月額料金だけが毎月払われていく…といったケースも往々にしてあります。
また何人のユーザーがどの程度の頻度で使い、どの程度の効果が期待できるのか…つまりコストパフォーマンスは事前にある程度シミュレーションしておき、それに見合った価格帯のソフトを導入するようにしましょう。

初めての経理ソフトには『Shelter即効アプリシリーズ』を

最後に、経理ソフト選びの際に心に留めておいていただきたい当社のサービスをご紹介しておきます。
『Shelter即効アプリシリーズ』は、複数のクラウド型業務アプリケーションの中から自社に必要なものだけを選び、お得なワンパックで導入できるサービスです。
不要な機能は導入する必要がなく、また社外を含み何人で利用しても月額料金は固定のID数無制限なので、他に類を見ないコストパフォーマンスを発揮することができます。
もちろん経理用アプリもご用意。
誰でもすぐにお使いいただけるシンプルさでありながら、優れた情報共有性も自慢です。経理アプリ以外にも契約管理アプリ、設備予約アプリ…など、自社に必要なアプリを組み合わせてご購入ください。

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いかがでしたか？

本稿では経理ソフト初心者の皆様に向け、経理デジタル化の考え方や、選び方のポイントをご紹介してきました。
経理のデジタル化は、表計算ソフトだけでは十分とは言えません。クラウド型の経理用ソフトを導入することで、真のデジタル化を目指しましょう。

経理用ソフト導入のメリットには下記のようなものがあります。自社に導入した場合のことをシミュレーションしてみましょう。
・業務効率化
・ミスの低減
・情報共有の徹底
・高度なセキュリティ

ソフト選びの際は、下記のようなポイントを心がけてください。
・自社の用途に合ったものを選ぶ
・使いやすいものを選ぶ
・コストパフォーマンスを計算する
・初めての経理ソフトには『Shelter即効アプリシリーズ』を

コロナ禍の影響で多くのソフトメーカーが割引キャンペーンを実施していたり、また様々な自治体が業務デジタル化に関する補助金を用意しています。

業務をデジタル化するなら、今こそその機会であると言えるのではないでしょうか。
ぜひ貴社でも経理ソフトの導入を検討してみてください。その際はぜひ『Shelter即効アプリシリーズ』の導入もご検討いただけると幸いです。最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。