少子高齢化が進み現代日本では労働力確保が急務となっている状況ですが、皆さんは企業が労働力確保、つまり採用にどれだけのお金を費やすかご存知ですか？
一般的には、1名採用するのにアルバイトであれば1万円～15万円、正社員であれば30万円～120万円かかるとされています。
しかし、採用にこれほどのお金を費やしているにも関わらず、近年では若者の3年以内離職率が3割を超えるなど、社員の離職に悩む企業が少なくありません。せっかくお金をかけて採用した社員がすぐに辞めてしまう状況は非常にもったいないと思いませんか？
そこで本コラムでは人事管理を活かして、離職率を下げる方法を解説していきます。
【この記事の内容】
人事管理・人事評価管理とは？
実は、社員の離職に悩む企業は採用にお金をかける一方で、採用後に社員を定着させるための取り組みである「人事管理」をおろそかにしている場合が多いです。「人事管理」の意味を説明するのならば、会社としての目的を達成するために、社員にまつわるデータを管理し、社員ごとに適切なマネジメントを行うことを指しています。
人事管理と聞くと主に労務管理とか勤怠管理を想像する方も多いと思いますが、本コラムでは「人事評価管理」のことを指しています。「人事評価管理」とは主に社員を効果的に活用するために、社員1人1人の評価や処遇を管理する業務を指していますが、離職率の高い企業は社員に対する評価や処遇が適切になされていない場合がほとんどです。
適材適所という言葉があるように、離職率を減らすためにも1人1人としっかりと向きあい、適切なマネジメントを行っていきましょう。
会社員の主な退職理由
そもそも、会社を途中で退職する理由にどんなものがあるかご存知ですか？
厚生労働省が発表している「令和2年雇用動向調査結果の概況」によると、全年齢を対象にした調査で離職理由は「人間関係の問題」と「労働条件が合わない」ことの2つがおよそ40％を占めています。これは、定年退職した人も含んだ数値になるので実際の割合はもっと高くなることでしょう。
つまり、裏を返せば「人間関係」や「労働条件」の2つさえ改善できれば離職者を半分近く減らすことができるという意味でもあります。もちろん「人間関係」や「労働条件」という理由はあくまでも企業ごと個人ごとに千差万別の状況を大きく括ったものにすぎませんので、まずは人事管理を始める前に社員面談などで自社社員と対話する機会を定期的に持ち、社員が退職に至る前に会社に対する要望や不満を吸い上げ、問題を改善していくことが大切です。
社員面談で意見の吸い上げ・面談で守るべきこと
先ほども述べたように人事部が行う社員面談の目的は、会社への要望や不満を吸い上げることです。そのため、社員が遠慮せずに本音を話せる状況でなくては意味がありません。例えば、苦手な上司に「何か働く上で困っていることはありませんか」と聞かれて「実はあなたとの関係性について悩んでいます」と答える人はいませんよね。
本音を引き出すためにも社員の心理的安全性をしっかりと守り、ヒアリングに臨む必要があります。そこで本項では社員面談を行う上で守るべきことを3つ紹介します。
1.上司と部下同士の面談だけでなく、第三者である人事部と面談の機会を作る
先ほども述べたようになかなか上司には直接言えないようなこともあります。また、パワハラやセクハラなどの問題は当事者間での解決が難しく、第三者の介入が必要となってきますので、必ず上司を交えずに人事部のような第三者と面談の機会を持つ必要があります。
2.ヒアリングやカジュアルなコミュニケーションを重視し、批判や説教はしない
批判や説教はネガティブな性質を持つので、当たり前ですがされた側からすれば気持ちの良いものではありません。相手を委縮させれば本音を引き出すことはできませんし、怒らせてしまえば、離職する人が増えるだけでしょう。
先ずはカジュアルな雑談をメインに雰囲気を暖めてから、世間話をするように会社の話にシフトしていきましょう。
3.面談で話したことは第三者に話さない。話す場合は相手に必ず許可を取る
心を開いて本音を話そうにも、「面談で話した内容が上司や同僚に伝わるのでは？」と相手が感じたら本音を引き出せません。そのため、必ず面談で話した内容はその場にいない第三者へ伝わらないように配慮する必要があります。
あらかじめ面談を始める前に「今日話す内容はこの場のみに留めます」と宣言しておけば、本音を引き出しやすくなるでしょう。また、会社としてどうしても共有しなければならない事項の場合は、「相手に許可を取る」もしくは「個人名を伏せる」などの対策を取ることが大切です。
人事管理システムで離職率を下げる
さて、面談で会社への要望や不満を集めることに成功したら、今度はその要望や不安に対応しなければ意味がありません。社員が退職する理由の多くは「職場での人間関係」と「労働条件への不満」です。
誰と誰がどんな問題を抱えているのか、誰が会社に貢献していて、誰が貢献できていないのかをしっかりと把握しておくことで初めて、社員全員のモチベーションを高め、より良いパフォーマンスを発揮できる環境づくりに着手できるのです。
このフェーズでようやく必要になってくるのが、人事管理です。いうなれば、面談で吸い上げた要望や不満は貴重なデータであり、企業の財産です。手に入れたデータは蓄積させて管理しなければ意味がないため、多くの企業では人事管理システムを使用し情報を管理しています。
人事管理システムを導入する一番のメリットをあげるのなら、それは人事業務の効率化により、ルーチンワーク以外にリソースを割くことができるようになることが挙げられます。例えば、社員の勤怠状況や人事評価をExcelやスプレッドシートで管理していると入力ミスの問題や作業スピードに限界があります。
しかし、人事管理システムでは勤怠管理や評価などの情報を一つのシステムで一括管理できるため、今まで業務リソースを割いていた細かい作業を自動化できるようになります。
こうした人事業務における煩雑なルーチンワークを効率化させることで、人事部への負担が減少し、ルーチンワークに注いでいたリソースを社内制度の設計や人事戦略企画などより重要な業務に割けるようになるのです。
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