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プロジェクト管理基本のやり方

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貴社では、「プロジェクト管理」をどのような形で行なっていますか？

プロジェクト管理は事業そのものの成功・失敗をも左右しかねない重要な行ないであるにも関わらず、そのやり方については意外と「我流」であったり旧態依然としたメールの送受信や表計算ソフトで行なわれているケースが多いようです。

本稿ではこのプロジェクト管理に焦点を当て、基本的な考え方や実践方法をご紹介していきます。
プロジェクトマネージャーの方はもちろん、現場でがんばるあなたにもきっと使える知識が身に付きますので、ぜひ最後までお読みください。

【この記事の内容】

01.プロジェクト管理とは何か？
02.プロジェクト管理の手法
03.プロジェクト管理成功のポイント

プロジェクト管理とは何か？

では初めに、プロジェクト管理とは何なのか…その基本的な概念からおさらいしておきましょう。

まず「プロジェクト」とは、ある一定の期間内に計画に沿って行われる事業・業務であり、それ自体は１つ１つの細かな「タスク」の集合体です。
大抵、プロジェクトは複数のスタッフが関わり、複数のタスクが互いに関係しあいながらゴールに向かって進行していきます。

これらの人やタスクの動きを管理・推進し、事業をゴールまで滞りなく導く行為がプロジェクト管理です。

多くの場合「プロジェクトマネージャー」のような役割の人が配置され、その人がプロジェクト管理を実践することになります。

その目的は当然、事前に計画された予算・納期・成果を計画どおりに着地させることにあります。
プロジェクト管理がうまくいけば、予定どおりのコストやリソースで目標どおりの成果を上げることができ、企業に利益をもたらすことができるようになります。

こうしたプロジェクト管理ではどうしても「人・カネ・モノ」にだけ焦点が当てられがちですが、忘れてはいけないのが品質です。
いくら納期どおりに予算どおりに成果が上がったとはいえ、その品質が低いものでは結果的に自社の信用もマネージャーの信用も下がることになり、良いプロジェクト管理とは言えないことは覚えておきましょう。

ちなみにプロジェクト管理とは別にタスク管理という取り組みもありますが、こちらはよりミクロな視点で、個々の「机上のタスク」について効率や品質を向上させるためのものです。

プロジェクト管理の手法

つづいて、プロジェクト管理の具体的な流れややり方についてもご紹介しておきましょう。

プロジェクト管理の作業は、基本的に下記のようなステップで進行していきます。

～プロジェクト管理の流れ～

1.準備フェーズ
納期や予算、ゴール等の、プロジェクトの前提条件を確認・設定します。

2.計画フェーズ
上記の準備フェーズで設定された前提条件を元に、スケジュールや予算消化、タスクの振り分けなどを詳細に計画します。

3.管理フェーズ
上記の計画が実際に動き出したら、管理業務を始めます。
プロジェクトに関わるあらゆる事象に目を光らせ、生き物のように変化しつづける状況に適切に対処することが求められます。

4.クローズフェーズ
プロジェクトが終了したら成果の検証や、次へつなげるための反省材料、うまくいった点などを洗い出します。

こうしたプロジェクト管理において、管理の手法・方法論については実に様々な種類があります。
そのうちのごく一部を下記に簡単にご紹介しておきます。

～プロジェクト管理の手法例～

■WPS
「Work Breakdown Structure(ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー)」の略語で、個々のタスクに主眼を置く管理手法です。
「作業分解構成図」とも呼ばれ、１つのタスクをどこまでも詳細に分解して管理することで、事前にコストやリスクを高い確度で予測することができます。

■ガントチャート
タスクごとに設定された、横長のオビのようなグラフでスケジュールを管理する手法です。全体を視覚的に俯瞰することができ、大勢でプロジェクトの進捗を把握することに長けています。
ガントチャートについてのより詳しい情報は、下の記事からお読みいただけます。
スケジュール管理の武器！「ガントチャート」を無料で作る方法

■CCPM
「Critical Chain Project Management(クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント)」の略で、始めから各タスクの予算や工期を極力少なく設定し、スケジュール全体に余白を確保しておく管理手法です。
プロジェクトの進行具合に応じ、余白は遅れやリソース不足が生じているタスクに順次振り分けられます。
比較的長期のプロジェクトに適した管理手法であると言われています。

■進捗管理
各タスクの進捗に主眼を置きプロジェクトを管理する手法です。
現場に寄り添いながら進捗状況をリアルタイムで、つぶさに観察していくことで、リスクの早期発見につながり、また完成までにかかる期間やリソースを予測しやすくします。

■PMBOK
PMBOKは特定の管理手法というわけではありません。
「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド(原題：Project Management Body of Knowledge)」という、プロジェクト管理に必要な知識や手順、手法がバイブルのようにまとめられた書籍です。
米国の非営利団体「PMI」が発行するもので、今や全世界のプロジェクト管理の国際標準とも言われています。
プロジェクト管理の手法やテクニックも具体的に掲載されており、プロジェクト管理に長く携わる人であれば一度は目を通しておいて損はないでしょう。

プロジェクト管理成功のポイント

このようなプロジェクト管理に取り組む以上は、言うまでもなく成功を目指したいものです。

プロジェクト管理を実践する際、成功のためのポイントとして下記のようなものが挙げられますので、プロジェクトマネージャーのみなさんは心にとどめておくといいかもしれません。

濃密な情報共有

作業の進捗状況からスタッフの心身の状況、また小さな成功・失敗まで含め、プロジェクトマネージャーやスタッフの間で情報共有がでてきるかどうかは、管理の成否に直結します。
正確な情報が把握できていなければ結果的にプロジェクト工程にムダ・ムラが発生し、高い成果を上げることは難しいのです。

リアルタイムのコミュニケーション

情報交換のスピード感も重要です。
刻一刻と変化するプロジェクトの状況を、プロジェクトマネージャーや現場がリアルタイムで把握することができれば、リスクは未然に回避され、優れたノウハウはすぐに全体に反映されます。

意識の統一

プロジェクトマネージャー１人ががんばったところで、プロジェクトは成功しません。参加する全員がプロジェクト全体の状況や、自分が今なすべきことをしっかりと理解し、同じ方向を向いて動いていく必要があります。
その意味で情報はマネージャーが独り占めするのではなく、可能な限り大勢で共有するようにするべきでしょう。

ITツールの導入

上記３つのポイントを着実に実践するために、本稿がおすすめしたいのがITツールの導入です。
プロジェクトが多様化・複雑化する現代…たくさんのタスクをミスなく臨機応変に管理することは、もはや人の手と表計算ソフトだけでは不可能です。企業向けのITツールはいくつもありますが、中でも『Shelter即効アプリシリーズ』はプロジェクト管理に最適と言えます。

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