社内の共有物や施設…代表的なところでは会議室などがそれにあたりますが、これらを貴社ではどのように管理されていますか？
「会議室の入口にホワイトボードを設置して管理している」「メールで管理している」といった、いわゆるアナログな管理方法を用いている企業がまだまだ多いようです。
しかし、こうした社内のちょっとした管理業務こそ、DX（業務のデジタル化）の入口としては最適です。
本稿では会議室や施設の予約システムをどのようにデジタル化すればよいのか、またそのメリットについてお伝えしていきます。
アナログ管理のデメリット
会議室やスポーツ施設、または社用車やカメラ、制服や計測機器などなど…、社員みんなで共有する施設や備品はどの会社にも１つや２つあるものです。
みんなで使う以上、いつ、誰がどのように使うかの予約・管理業務は必ず発生します。
こうした会議室や共有施設の管理は意外とデジタル化が進んでいない分野で、「会議室の前にホワイトボードをぶら下げて、そこに予約情報を書き込む」「メールで全社員に利用希望日を伝える」など、依然アナログな管理をしている企業が多いようです。
実際にこのような管理を行なっている企業の方は実感できるかもしれませんが、アナログ管理には下記のような不便や混乱が付き物です。
～会議室・施設アナログ管理のデメリット～
・わざわざ席を立ちホワイトボードを確認するのが面倒。
・誰かが誤ってホワイトボードの記載を消してしまった。
・メール情報が忘れ去られ、二重予約が発生してしまった。
・キャンセルが行なわれず、実際には使われていない会議室の予約が入ったまま。
こうしたデメリット、慣れてしまうと「まぁ、こんなもんか…」と納得できているかもしれませんが、実はそう単純な問題でもありません。
特に会議室の予約は、他社との交渉や商談に利用されることも多く、会議室がとれていなかったことが思いもよらない大きな問題になることもあります。
また、ある検査業務で計器を１日使うつもりで予約していたのに、二重予約で誰かが持っていってしまった…その結果１日仕事にならず、立ち会う予定だった他社の方にも当日になって予定を変更してもらった…、これも業務生産性や自社の信頼に関わる大きな問題です。
こうした問題が起きてからでは時すでに遅し…です。
大きな事故を未然に回避するため、本稿では会議室・施設管理のデジタル化をおすすめします。
施設管理ツールとは？
会議室や施設・備品の管理をデジタル化するためには、そのためのＰＣツールの導入が必要です。
市場にはすでに、これらの管理業務をデジタル化し、ミスなく効率的にできるツールがたくさんリリースされています。
無料のものもあれば有料のものもあり、また勤怠や連絡、書類回覧など様々な社内業務を円滑化する「グループウェア」の一部として組み込まれているようなケースもあります。
会議室・施設管理ツールを導入すれば、予約やキャンセルを自席のＰＣからオンラインで行なうことができます。
利用時間の直前になったら予約者に確認メールが自動送信されるため、実際に利用しないカラ予約がなくなります。
また、いつ、どの会議室に予約が入っているかの確認も、いつでも自席から行なえます。
予約情報はリアルタイムで自動更新されるため、二重予約が発生することはありえません。
会議室・施設管理ツールはオンラインをベースに正しい利用情報をいつでも閲覧できるようにし、社の資産である会議室や備品を効率的に活用するサポートをしてくれるのです。
１度デジタル管理を経験してしまうと、不便でトラブルの多いアナログ管理に戻ることはできないでしょう。
社内をＤＸしたいと考えているが、何から手を付けていいのかわからない…という経営者やシステム担当者の方は、まずこういった社内の多くの人が行なう日常的な管理業務からデジタル化するのも有効な手段です。
社内のみんなに、まずは会議室予約からデジタル業務に慣れてもらい、ハードルを下げたうえで徐々に他の業務もデジタル化していく…という流れが理想的と言えます。
ただし、ツール選びは慎重にしましょう。
多くのツールがある中、搭載している機能は製品により様々で、利用料金も高いものもあれば低いものもあります。
例えば人感センサーと連動させ、実際に会議室が利用されているかどうかまで正確に管理できるようなツールもありますが、こうした高機能なものは設備投資などそれなりのコストがかかります。
無料のツールは、最初の〇日間だけ無料でそれ以降は有料…といった仕組みのものも多くありますので、利用前にはきちんと情報収集しましょう。
自社に必要な機能はどの程度のものか、またどの程度のコストをかけることができるのかをきちんと想定し、最適なツールを選ぶことを心がけてください。
施設管理にはShelterを
さて、最後に本稿でおすすめするのは、当社が提供する業務アプリケーション選択式導入サービス『Shelter即効アプリシリーズ』です。
業務を効率化・高速化する様々なアプリケーションの中から自社で必要なものだけをピックアップして、リーズナブルにセット購入できるサービスが『Shelter即効アプリシリーズ』。
不要な機能は導入する必要がありませんので、コストの無駄を省くことができます。
「設備予約」のアプリも選択可能で、シンプルな操作性が誰にも使いやすく、必要十分な機能を備えています。
他にも「出退勤管理」「タスク管理」「契約管理」…など、様々なアプリも併せて導入いただくことが可能なため、前述のようにこれから自社をＤＸしたいという企業様の、始めの一歩として最適なサービスです。
業種ごとにおすすめのアプリをワンパッケージにしたセットサービスも展開しておりますので、こちらもご検討ください。
本稿では「会議室・施設管理のデジタル化」をテーマに、その方法やツールの概要をご案内してきました。
アナログ管理は「管理情報の消失」「二重予約」などのアクシデントが付き物です。
市販のＰＣツール導入による管理デジタル化でこうしたアクシデントを回避し、社の資産を有効活用する体制を作りましょう。
その際には多くのツールを見比べ、自社に必要な機能とコストを配慮して慎重に選ぶ必要があります。
『Shelter即効アプリシリーズ』は低コストで、実用的なアプリケーションをセットで購入できるサービスです。
「設備予約」のアプリも導入可能ですので、会議室・施設管理ツールをお探しの時はぜひご一考ください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
