導入事例

株式会社TAGホールディングス様はホンダカーズ群馬を主軸に、自動車修理、飲食店などの様々な事業を行うグループ7社の持株会社として、各社の管理やバックオフィス業務、DX推進業務を行われている企業です。以前まではグループ間の情報共有はメールや電話で行っていましたが、伝達ミスなどが数多く発生、グループ間の連携に問題を抱えている状況でした。
そこでグループ間の連携強化・情報共有の効率化を目的に『Shelter』導入を決定。抱えていた課題を解決することに成功されました。

導入目的

各拠点に散らばった情報の一元化
コミュニケーションロスの解消

課題

電話やFAXでの情報共有だと必要な人に情報が周知されなかったり、情報の行き違いが発生したりとコミュニケーションロスが起きていた。
カーディーラー、自動車修理、飲食店、フィットネスと業種が異なる拠点が群馬県内に散らばっており、地理的に離れた拠点間の情報管理ができていなかった。

導入効果

各拠点に散らばっていた情報を『Shelter』にまとめることで、情報の一元化に成功、コミュニケーションロスが減少した。
工程管理や進捗管理ができるようになったことで、どの部門・拠点に責任があるかが明確になり、より業務が円滑になった。

運用方法

グループ間で行っているロジスティクスに活用。依頼書作成や拠点間の配送指示なども『Shelter』上で行うように。
各店舗の営業日報作成も『Shelter』上で行うようにした、日報作成以外にも他店舗の状況やクレーム情報などの情報管理も開始。

電話や紙ベースのやり取りで発生する、情報の行き違い、コミュニケーションロスの多発…必要なのは情報の一元化だった

『Shelter』のような情報管理ツールを探し始めた経緯をお聞かせください

大久保様　当グループは群馬県内にいくつもの事業所や店舗を構えているため、以前は各拠点同士がFAX、メール、電話などを活用して情報共有を行っていました。しかし、電話や紙ベースだと、どうしても全員に情報が周知されなかったり、言った言わないの問題が発生したりと、非常に多くのコミュニケーションロスが起きていました。

そこで、各拠点に散らばっている情報を一つの場所にまとめられる、「情報の一元化」ができるようなツールを探すことになったんです。そんな時に、ある展示会でナレッジスイートさんのブースにたまたま伺う機会があって、弊社の抱えている課題について相談させていただきました。そして『Shelter』をご紹介いただいたんです。

ユーザー数ごとの従量課金が主流となるWebデータベース市場『Shelter』が他社サービスに示した優位性とは？

『Shelter』の導入を決定した決め手は何でしたか？

大久保様 『Shelter』のようなWebデータベースサービスを、他社の製品も含めていくつか調査して比較検討を行いました。そこで分かったのが、こういったサービスは利用ユーザー1人につき何円といった、ユーザー数による従量課金を採用している場合が多いということです。

ただ、当グループは飲食店や、フィットネスジム、自動車修理工場など様々な事業体がありますので、全員が全員パソコンを持っているわけでもないんです。その上パソコンを使う頻度も利用者数なども拠点によってまちまちでした。そのため、グループ全体で一つのツールを適用させるには、ユーザー数に応じた課金ではなく、使用しているデータ量に応じて課金される『Shelter』が当社の希望に非常にマッチしていたんです。

また、『Shelter』は単純なデータ管理ツールとは違い、自分たちで自社の業務に合ったアプリを自由に開発することができました。そのため、現時点での課題だけでなく今後起こりうる課題に対しても、自分たちだけで解決できるサービスというのも決め手の一つです。

拠点間の物品輸送に関わる作業や情報を『Shelter』上に集約連携強化により、業務が円滑に

実際どのような業務に『Shelter』を利用されているのでしょうか？

齋藤様　主にグループ間で行っているロジスティクスに『Shelter』を活用しています。例えば、ある店舗から別の拠点に対して、物品を輸送するという際の依頼書作成や配送依頼の指示なども全て『Shelter』上で行っています。そのため、配送している物品がどのような状態にあるのか、どこから運ばれてどこに行くのか、といったロジスティクスに関わる一連の流れを、『Shelter』を確認すれば、誰でも見られるような形になっています。
今までは、例えばFAXだったりとか、メールとか、それこそLINEでもやっていたんですけれども、LINEやメールだと読んでいたとしても、返信が来なければ相手がしっかり動いているのかどうかもよくわかりません。『Shelter』で情報共有を行うようになってからは、配送指示が出ている時点で、現在物品がどういう状況にあるのか、誰がボールを持っているのか、配送が滞った場合どこに問題があったのか、そういった部分も全て一目瞭然ですのでかなり助かっています。

エクセルで行っていた日報報告も『Shelter』上で完結店舗間でのクレーム情報共有にも活用

大久保様　他にも、当社は飲食店を何店舗か経営しておりますので、各店舗の営業日報報告ツールとして利用しています。今までは毎日営業日報をエクセルで書いて、それぞれの店舗がメールにエクセルを添付して送っていました。そのため、日報を確認する側は毎日送られてくるエクセルを、6店舗なら6店舗分開いて、また別の帳簿に転記するということをやっていたんですけれども、そういった作業も全て『Shelter』に置き換えました。営業日報用のアプリを事前に作成して、それぞれの店舗に入力してもらう、そうすると事務の人間に自動で通知が飛ぶようになっているので、確認の手間や集計・転記の手間がなくなりましたね。

あとは、飲食店ですのでお客様からクレームをいただくこともあります。そこで、「この店ではこういったクレームがあった」というように店舗間でのクレーム情報の共有などにも活用しています。

ITツールに不慣れな環境でも、あっさりと定着
利用者が見たい情報を直ぐに一覧表示できることも強み

業務における『Shelter』の使い心地はいかがでしょうか？

齋藤様　当社は、ITに慣れていない人間が半分以上を占めていると思うのですが、利用者の作業としては『Shelter』のサイトを開いてデータを入力するだけなので、かなり直ぐに慣れることができましたね。むしろ、ITに慣れていないからこそ変な先入観もなく、スムーズに利用できたという面もあるかもしれません(笑)

大久保様　私も使用感は良いですね。私が特に気に入っているのはビューの切り替え機能です。
当社ではグループ全体でさまざまな職種や立場の人が使うので、人によって見たい情報が異なるんです。『Shelter』はエクセルのような表形式の一覧画面が基本となるので、事前に見たい情報だけを抽出したものをビューとしていくつか登録しておけば、見たい情報を同じ画面の中ですぐに切り替えられるようになるので、管理側としては非常に助かっています。

また、オプションで追加した帳票出力機能の話になりますが、アプリで作成した依頼書も入力したデータと合わせて出力できたり、帳票も統一したフォーマットで出力ができたりと、データの視認性が上がりました。

自社の業務専用アプリの開発で時短に成功！
現場からは喜びの声

『Shelter』導入後、社内にどのような変化がありましたか？

大久保様　やはり、情報伝達の抜け漏れやラグが無くなったことで、以前より単純に業務効率が上がりましたね。現場からも依頼書作成用のアプリケーションなどを開発したことで、単純に作成時間の短縮にもつながって、工数も減ったので「以前よりも簡単で良い」という声をもらっています。

齋藤様　僕も以前よりロジスティクスなどの業務が円滑に回るようになったと感じています。例えば、配送している物品の状態管理をリアルタイムで行えるようになったことで、今どの部門がボールを持っているのかも明確なので、責任の所在も明らかになりました。こういったことは正直言えば、会社として通常あるべき姿に戻っただけという話なのかもしれません。しかし、業務が滞りなく行われることで、お客様に対する対応も迅速にできるようになるんですよね。だから、『Shelter』を使うことで自分たちよりも、お客様に満足いただけるような土台づくりがようやくできたのではないかと思います。

今後は『Shelter』をどのように使っていきたいですか？

齋藤様　まずは、店舗や拠点間でまだまだ情報の一元化ができていないところもあるため、その部分を改善していきたいですね。例えば、グループの中には自動車修理を行っている部門があります。そこでの修理の進捗は今どういう状況なのか、板金している段階なのか、塗装をしている段階なのかといった具合に、修理の工程や進捗を一目で見える化できるようにしていきたいですね

今だと、お客様から「修理はいつ頃終わるの？」という電話が来たら、一度返答を保留して関係部署に確認をとって…という風に、どうしてもお客様を待たせてしまう部分があります。そこで『Shelter』を使えれば、お客様の電話を受けつつ、『Shelter』を確認して即座に回答といった風に解決できるのではと考えています。

たくさんの貴重なお話をありがとうございました。
最後に『Shelter』未導入の企業様に向けて、おすすめのコメントをお願いします。

齋藤様　私はシンプルに自分の仕事がすごく楽になったので、みんなで情報を共有して管理していかなくてはならないものがあるとすれば『Shelter』を利用することをおすすめします。あとは、ナレッジスイートさんはともかくサポート体制が手厚くて、導入に対しての疑問点や不明点にもしっかりと対応してくれるので安心感がありますね。

大久保様　自分は『Shelter』の最大のメリットはやはりユーザー数に縛られないところだと思っています。繰り返しになりますが、当グループでは役割や職種、部門によって使用頻度が異なるため、使用頻度が少ない人に対してもコストのことを気にすることなく、ユーザアカウントを与えることができるため、新たにユーザーを追加したいとなっても、その辺のストレスが一切ないことが良いですね。

また、ある程度のテンプレートが最初から準備されていて、簡単な表管理のアプリであればすぐに作れますし、自社業務に特化したアプリでも開発を行うことでその業務にマッチしたアプリ構築ができるため、非常に幅広い範囲で情報共有に関する課題を解決できるのではないでしょうか。