導入事例

マーケティングリサーチ業界のトップランナーである株式会社インテージリサーチ様は、官公庁や自治体、企業の重要な意思決定をサポートするため、調査統計を通して日々確かな情報を提供し続けています。同社では、全国750名（2023年7月時点）にも及ぶ大規模な調査員組織を保有しており、それに付随して「管理部門の工数増大」や「専用の調査員管理システムの老朽化」といった問題に悩まされていました。そのような状況の中、システムをリニューアルするために選ばれたのが『Shelter』です。

導入目的

全国750名に及ぶ調査員組織の管理工数削減。
社内で行われている台帳管理業務の一元化。

課題

専用システムの老朽化による業務効率の低下。
調査員の経費精算や問合せ対応による管理部門の工数増大。

導入効果

現場からの問合せが格段に減り、情報システム部門の工数が削減された。
古いシステムから一新されたことで、データ入力業務が効率化した。

運用方法

スモールスタートから徐々に慣らしていく方針で、調査業務にかかる交通費などの経費入力に活用。
調査員への業務連絡や掲示板など社内外を問わずコミュニケーションに活用。

10年以上もの歳月で老朽化しつつあった専用システム
リニューアルする手段を探していた

『Shelter』のような情報管理ツールを探し始めたきっかけを教えてください。

根本様　当社では、750名の調査員組織を抱えています。以前は内製の専用管理システムを使用して、調査員の方々にデータ入力をしてもらい、稼働状況や勤怠、また調査のための交通費といった諸経費の管理を行っていました。この専用システムは10年以上前から運用しているんですが、これほど長く同じシステムを使用していると、当たり前ですがユーザーインターフェースだったり、セキュリティだったりといった部分も徐々に劣化していきます。この古くなった管理システムをリニューアルしようというのが始まりでした。

サーバーのリプレイスとシステム本体の再構築、CMSの導入など、色々な選択肢を比較検討したうえで、最終的にクラウドサービスである『Shelter』を選ぶことになったんです。

現場の反発から、一度は『Shelter』導入を断念
それでも選んだ訳とは

『Shelter』の導入を決定した決め手は何でしたか？

根本様 　決め手となったものは大きく分けて3つありますが、やはり1番大きかったのは価格ですね。当社では750名の調査員にツールを利用していただくことを想定しています。また、調査員は数名以上の人員の入れ替わりが毎月発生するので、そうなるとクラウドサービスでは一般的な料金形態である「ユーザー数による従量課金」だと膨大な費用や手続きが発生して、長期的な運用は厳しいだろうという判断がありました。

その点、『Shelter』は「ユーザー数無制限でデータ量に応じた従量課金」となるので、「想定利用ユーザ数が多く、利用人数の増減が頻繁に起こる」という当社の要件にマッチしていたんです。

2つ目が、機能面です。基本的には以前の管理システムで行っていたような、経費の入力や稼働報告といった処理を再現できるツールであることが必要でした。結果的に『Shelter』であれば、その点に関しては問題なく再現できました。ただ、ここは3つ目の決め手に繋がる部分でもありまして、導入前後でいろいろな苦労があったんです。

門永様 そうですね、涙なしでは語れぬ苦労がありました。というのも、一度は『Shelter』の営業担当さんに提案していただいた内容で、「これならイケるだろう」と話を進めていたんですが、いざ現場部門に話を持って行ってみると『Shelter』に対して拒否反応が出てしまったんです。おそらく『Shelter』の根本的な仕組みの部分が理解できず、業務で利用するイメージが浮かばなかったのだと思います。また、実際にシステムを使う現場からすれば、システムの刷新はそれだけで負担になりますからね。

そういった理由で進めていた話が頓挫して、『Shelter』導入は保留となってしまったんです。
ただ、私と根本の中では『Shelter』で固まっていましたので、「これしかないでしょ！」と時間をかけて社内を説得しました。その際には現場が業務のイメージをしやすいように、『Shelter』の営業担当さんに「そのまま業務に使えるんじゃない？」というぐらい精巧なデモアプリを5、6個作ってもらいました。

実際のところ、ブルーテック社とはコロナ前の展示会が最初の出会いとなるんですが、そこから実際に導入というフェーズに行くまで、膨大な時間を当社に費やしていただいたんです。それが、3つ目の決め手となるところで、『Shelter』は本当にサポートが手厚いんです。導入前にここまでやってくれるところなんて他にあまりないと思います。なので、私たちも「こんなにサポートしてくれているし、ここにしようよ」と社内でも後押しして、最終的には現場部門も納得してくれました。

実際どのような業務に『Shelter』を利用されているのでしょうか？

千田様　現時点では、私が所属している市場調査部の調査員管理業務で『Shelter』を利用しております。調査員の方々の業務として、調査対象者様のところへ訪問して聞き取りを行ったり、実際に店頭へ出向いて品物やサービス内容を調査したりといったことがありますので、これらの業務にかかる交通費や諸経費の入力を『Shelter』上で作成したアプリケーションで行っています。それ以外にも、調査員さんの稼働報告や個別の業務連絡にも使用しておりまして、掲示板のような形で全体に向けたお知らせをアップしたりといったこともしています。ただ現在の状況として、750名全ての方に使用してもらってるわけではないんです。調査員さんを取りまとめていらっしゃるリーダー的な立場の方が約20名いらっしゃいまして、その方たちに使っていただいている状況です。

門永様　全体導入に慎重になっているのも理由があります。例えば、調査員全員に向けて一斉にシステムを公開すると、おそらく調査員さんからの問合せが会社に殺到すると思います。そうなると問い合わせ対応だけで管理部門がパンクしてしまうんです。また、『Shelter』に入力している情報は、請求書などお金が絡む部分でもあります。会社としてそこでミスがあってはいけませんから万全を期したいんです。しかし、今では問題なく導入できるんじゃないかと自信を持ち始めています。リーダー層の方々が使用をはじめてから数か月が経過したんですが、既にもの凄く使いこなしてくれているんです。彼らが、『Shelter』への問合せに答えられる用になってくれれば、私たちの負担も軽減されますからね。

現場が業務効率化に向けて自走する理想的な環境へ
管理部門における圧倒的な工数削減に成功

『Shelter』導入後、社内にどのような変化がありましたか？

千田様　まだ導入範囲が狭いこともあって、私の担当している部分では目に見えて「大幅にこうなった」ということはお伝えできないです。ただ、過去に使用していたシステムと比べると動作がかなり早いので、肌感で業務効率が上がっていると感じています。そこに関しては、調査員の皆様からも「以前より入力が短時間で済んでいる」というお声をいただいてます。

また、アプリケーションやWebページを作るというと、ITに詳しくない自分にとってはかなり大掛かりな工程を踏むイメージなんですけども、IT初心者でも作り方さえ理解すれば、自分達で思い描いているような入力フォームを『Shelter』上で簡単に作れるという部分は大変助かっています。

根本様　情報システム（以下情シス）部門の目線で言うと、管理工数はかなり削減されましたね。例えば、今までのシステムだと入力フォームの制作や改修といった作業、そしてメンテナンスがある度に情シスのプログラマーが全て対応しなくてはなりませんでした。それが今となっては現場だけで対応出来るようになり、私たちにとってはかなりの時短になりました。

門永様　管理工数の削減に関しては圧倒的です。とにかく調査員さんからの問合せが減りました。
以前はちょっとしたHTMLの修正であっても、逐一私たちが裏側のサーバーに入って作業しなくてはなりませんでしたから...。

『Shelter』であれば、情シス部門が関与しなくてもアプリの作成や変更といった業務を完結できます。千田も最初は戸惑っていたんですが、一度触り出したら、後は自分だけでアプリをバンバン作るようになってくれました。まだ目には見えないかもしれませんが、現場側だけで業務効率化のアイデアを自由に実現できるような、理想的環境が整いつつあります。私たちは何も特別なことはしていないんですが『Shelter』のおかげでその目処がついたと考えています。

今後は『Shelter』をどのように使っていきたいですか？

門永様　直近では一部のリーダー層にだけ使っていただいてるアプリケーションを、調査員組織全体へ展開していく予定です。これに関しては、直ぐにでも実現できると思っています。

他にも、エクセルでやっている営業報告、売上管理、備品管理といった社内業務を『Shelter』に移行することを考えています。エクセル上の管理だと入力規則を作るのが大変ですし、「ネットワーク上のこの場所にファイルを保管して」といったルールを作っても、なかなかその通りの運用がされず情報管理が煩雑になります。

『Shelter』なら、入力規制もアプリ作成時に簡単に行えます。また、データベースがついていますから、社員がデータを探しに行く場所も1つに統一できます。社内の情報の一元化を『Shelter』で実現したいですね。

最後に『Shelter』未導入企業の皆様に向け、おすすめのコメントをお願いいたします。

根本様　やはりコスト面ですね、おすすめするとしたらその部分は大きいと思います。導入を推進する側からすれば、「ちょっとやってみようよ」という提案が非常にしやすいので...。また、社内システムのメンテナンス等を情シス部門が行っている企業様であれば、情シス側の負担がかなり軽減されるということは申し上げておこうと思います。

門永様　私が導入後に改めて実感するのは、『Shelter』の営業担当さんとサポートセンターの対応の手厚さです。私や千田は困ったことがあると直ぐに連絡してしまうんですが、その度に対応が素早く丁寧で、非常に頼りになります。
結局こういったITツールは導入後にちゃんと運用に乗せられるかということが最も大切ですから、導入前だけでなく導入後サポートまで手厚いというのは、導入に不安を感じている企業にとっては本当に安心できる部分じゃないかなと思います。

千田様　私はIT初心者なので、ITとかクラウドとかこういったワードを聞くと、ちょっと難しそうだなっていうイメージが湧くんですけど、実際に『Shelter』を使ってみると、「こんなに簡単にアプリが作れるんだ！」という手軽さが魅力だと思ってます。今後社内で誰かが使いたいとなった時に。やり方を伝えることもできますから。なので、私からのコメントは「IT初心者でも怖がらずに挑戦してみよう、やればできるよ！」という感じでしょうか。