不動産業界で普及が進むRPAとは？事例を紹介！

近年、不動産業界では契約手続きや顧客管理などの業務が複雑化しており、効率化が求められています。そこで注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。繰り返し作業を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎながら生産性の向上が期待できます。

本記事では、不動産業界でのRPAの具体的な活用法や導入ポイントを解説し、最新事例を交えながら、今なぜRPAが必要とされているのかを深掘りします。導入成功のヒントも紹介するので、業務効率化を目指す方はぜひ参考にしてください。

不動産業界の抱える課題

不動産業界の業務は、契約締結から顧客対応、物件情報の管理まで非常に多彩です。手続きには多くの書類が絡むうえ、確認作業のミスが許されないため担当者に大きな負荷がかかります。

以下からは、RPA導入を後押しする、代表的な課題を詳しく整理します。

物件情報の煩雑化

不動産会社では物件データが増え続けており、紙書類やエクセルで管理しきれないケースが目立ちます。情報の重複や更新漏れが起こりやすく、担当者はチェックに時間を取られがちです。さらに、異なるシステムに同じ情報を入力する作業も手間となります。こうした課題を解決するには、データ管理の効率化が不可欠です。

RPAを導入すれば、システム間のデータ連携を自動化できるため誤入力が減り、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。

契約手続きの非効率

不動産契約では、重要事項説明や契約書類のチェックなど、多くの工程が発生します。物件ごとに異なるフォーマットへの入力や、印刷・捺印といったアナログ作業が多く、担当者の負担は大きくなりがちです。手作業が中心だとヒューマンエラーのリスクが高まり、契約完了までのリードタイムが延びる可能性もあります。

こうした課題に対しRPAを活用すれば、必要書類の自動生成や書式確認を効率化でき、ミスの削減と処理スピードの向上が期待できます。

顧客管理の属人化

不動産業界では、長期間にわたり顧客との関係が続きます。担当者ごとに管理方法が違う場合、データ入力ルールの不統一や問い合わせ内容の引き継ぎ漏れが生じることも珍しくありません。属人化が進むと、担当者が異動や退職した際に顧客情報が不十分になるリスクがあります。

こうした問題に対し、RPAを導入してCRMやデータベースの入力・更新を自動化すれば、情報管理の一貫性が保たれ、組織全体での顧客関係強化につながるでしょう。

不動産業界でRPAが注目されている背景

人手不足や競合環境の激化など、不動産業界を取り巻く状況は変化しています。こうしたなかで、業務の自動化を実現するRPAが注目を浴びるようになりました。

以下では、RPA導入が注目される背景を、5つの観点から解説します。

• ・人手不足への対策
• ・DX推進と競争力強化
• ・業務品質の安定
• ・コスト削減と利益率向上
• ・法改正や規制への対応

人手不足への対策

少子高齢化や若年層の就業構造変化により、不動産業界でも人材確保が大きな課題となっています。

求人数に対し応募者が少ない状況では、少ないスタッフで膨大な事務業務を処理しなくてはなりません。RPAを活用すれば、繰り返し発生する入力業務や確認作業をロボットに任せられるため、人的リソースを有効に活用できます。

結果的に社員一人ひとりの負荷が軽減され、離職率の低下や採用コスト削減にもつながります。

DX推進と競争力強化

デジタルトランスフォーメーション（DX）の潮流に乗り遅れると、競合他社に先を越される懸念があります。とくに不動産業界はアナログ作業が多く、デジタル化の余地が大きい分だけ伸びしろも見込めます。

RPAを導入することで、紙中心のワークフローを大幅に改善し、データ活用の幅を広げることが可能です。これによりサービスの質が高まり、顧客からの信頼度もアップします。結果的に企業の競争力強化に直結する取り組みとして注目されています。

業務品質の安定

不動産取引は契約内容や法律遵守などのチェックが欠かせません。人が多忙な状態で書類やデータを処理すると、記載ミスや確認漏れが発生するリスクがあります。こうした人為的ミスを回避するためにも、RPAによる自動化が有効です。

ロボットが定型的な検証や入力を担うことで、業務品質が一定水準に保たれます。属人的なスキルに依存しづらくなり、新人やベテランを問わず同レベルの品質を実現しやすくなります。

コスト削減と利益率向上

RPAは比較的低コストで導入できるため、初期投資を抑えながら業務の自動化を進められます。既存システムを大きく改修せずに特定のタスクを自動化できるツールも増えており、導入のハードルは低くなっています。これにより、資金負担を抑えつつ作業時間を短縮し、人件費の削減や業務の効率化が可能です。

その結果、付加価値の高い業務に集中できる環境が整い、利益率向上につながる好循環が生まれるでしょう。

法改正や規制への対応

近年、不動産関連の法改正や電子契約の普及などが要因で、従来の手続き方法を見直す動きが加速している状況です。紙の書類を大量に保管する際は、保管スペースの確保や管理業務の負担など、大きなコストを伴います。

RPAを活用すると、新しい規定に合わせた書式変更やデータ移行を自動化でき、スタッフの負担を軽減できる点が魅力です。法的要件を満たすための確認作業もロボットに任せれば、ヒューマンエラーを抑えられるだけでなく、業務効率化にもつながります。

不動産業界におけるRPA活用事例

実際にRPAを導入した企業は、具体的にどのような成果を得ているのでしょうか。ここでは、業務の種類や規模が異なる不動産会社の事例を紹介します。

物件情報更新の効率化

物件情報の更新は、賃貸管理業務において欠かせない作業ですが、手作業では1件あたり10〜15分もの時間を要し、大きな負担となっていました。RPAを導入することで、この作業を自動化し、1件あたりわずか1分ほどで更新が完了。業務効率が飛躍的に向上しました。

さらに、空室情報などリアルタイム性が求められるデータも、RPAを活用した定期更新により迅速に反映可能なため、入居希望者への対応力も強化されます。単なる業務負担の軽減にとどまらず、スタッフは空いた時間を活用して、データ分析や営業戦略の立案といった高付加価値業務に専念できるようになります。

帳票作成の効率化

売上日報や各種帳票の作成は、正確性が求められる一方で、多くの時間と労力を要する業務です。手作業ではデータの集計や入力に時間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。RPAを導入することで、売上データの収集から帳票の作成・出力までを自動化。作業時間を大幅に短縮し、人為的なミスも防げます。

さらに、RPAを定期稼働させることで最新の売上データを即時反映し、帳票を迅速に作成できるため、経営判断のスピードも向上します。担当者は単純作業から解放され、より高度な業務に注力できる環境が整うでしょう。

顧客問い合わせ対応の自動振り分け

コールセンターや問い合わせフォームから届く顧客の要望を、RPAが解析して担当部署へ割り振る仕組みを導入した事例もあります。従来はスタッフが内容を確認してメールや電話で連携していましたが、現在はルールに基づいてロボットが自動処理を行うため、対応スピードが向上しました。

さらに、二次対応やエスカレーションの回数が減少し、業務全体の効率化にもつながっています。

入金確認作業の自動化

家賃や管理費などの入金確認を手作業で行うと、多数の銀行口座やオンライン決済履歴を照合する必要があります。

RPAを使えば、複数の金融機関サイトにログインし、入金データを取得して社内システムに反映するプロセスをロボットが自動で実施します。担当者はエラーや差分のチェックに専念できるため、作業時間の大幅削減に成功しました。ヒューマンエラーも減り、経理部門の負担軽減や資金繰りの見える化にも大いに役立っています。

RPAによる社内申請・承認プロセスの効率化

物件仕入れや大規模リフォームなど、高額な案件では稟議書作成と承認フローに時間がかかります。

RPA導入により、必要書類のひな形生成や承認者リストの自動取得が実現しました。これまで担当者が手作業で作成していた社内文書も、既存のデータベースと連携することで入力ミスが激減しています。

承認が完了するまでのステータスもリアルタイムで把握できるため、意思決定のスピードアップにつながりました。

オンライン内見予約管理

コロナ禍以降、オンライン内見を導入する不動産会社が増えました。

予約受付や日程調整はメールのやり取りが多く、担当者の負担が課題です。RPA導入で、カレンダーシステムと連動しながら予約日時を自動確認し、重複登録を防ぐ仕組みを構築した事例があります。結果として内見希望者への返信が速くなり、見込み客の離脱を防ぐ効果を得ています。

また、担当者が電話対応に追われることも減り、顧客満足度が向上しました。

不動産業界におけるRPA導入のポイント

RPAは業務効率を大幅に向上させる魅力的なツールですが、適切に導入しなければ十分な効果を発揮できません。そこで、RPAを活用する際に押さえておくべきポイントを整理しました。

自社の業務に最適な導入計画を立てるための参考にしてください。

事例①：システムへの登録・転記作業の自動化

首都圏で事業を展開するあるハウスメーカーでは、事業拡大を見据えたデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、RPAを導入しています。経理部門では毎月約120社から届く請求書の情報を、会計システムと管理プラットフォームへ手作業で入力しており、大きな負担となっていました。

そこで、請求書対応業務のうち、とくに時間を要していたデータ入力作業に自動化を適用しました。これにより、月平均500件以上の処理が自動化され、年間300時間相当の業務時間を削減することに成功しています。今後は、請求処理における手入力業務の完全廃止も予定されています。

事例②：業務自動化による事務負担の軽減と効率化

首都圏で複数の商業施設を運営するある企業では、事業拡大に伴う本社業務の増加に対応するため、PC上の定型作業を自動化し、業務負担の軽減を図りました。営業事務や経理・財務部門の約130業務を自動化し、ロボット開発を社外に委託。社内では業務選定や運用最適化に専念する分業体制を確立しました。

その結果、年間8,000時間相当の業務時間を削減し、導入・運用コストを上回る費用対効果を実現するとともに、業務の可視化を進めたことで不要な業務の削減にもつながりました。今後は、基幹システムの更改時の対応を含め、得られた知見を社内外に共有しながら、自動化のさらなる活用を進めていく予定です。

事例③：直感的な操作性を活かし、業務の内製化を推進

ある不動産企業では、グループ全体の働き方改革を進めるため、2017年から業務自動化による生産性向上に取り組んできました。当初は外部ベンダーに開発を委託する予定でしたが、業務知識を活かしながら迅速に普及させるため、完全内製化を目指して社内研修を実施しました。

これにより、従業員が自ら自動化を推進できる体制を整えています。その結果、ロボット1体の導入によって年間2,000時間以上の業務効率化を実現しました。さらに、今後稼働を予定しているロボットを含めると、年間約4,700時間の業務時間削減が見込まれています。

RPAを導入するなら『おじどうさん』

ブルーテック株式会社が提供している『おじどうさん』は、プログラミング知識がなくても直感的に操作でき、契約手続きやデータ入力などの幅広い業務を自動化できるRPAツールです。

不動産業界をはじめ、経理・人事・営業など多くの分野で活用できる柔軟性を持ち、導入後のサポートも充実しているため、初心者でも安心して運用できます。導入により、手作業の削減で業務時間を大幅に短縮し、ミスを防ぎながら業務の質を向上させることが可能です。

さらに、属人化を解消し、組織全体の業務効率を高めることで、企業の競争力向上にも貢献します。業務の自動化を進め、より効率的な働き方を実現したい企業は、ぜひ『おじどうさん』の導入を検討してみてください。

まとめ

本記事では、不動産業界におけるRPAの導入事例やメリット、業界特有の課題について解説しました。不動産業界では煩雑で時間のかかる業務が非常に多く、RPAの導入による効率化と生産性向上が注目されています。

RPAを導入することでヒューマンエラーの防止やコスト削減、業務の標準化が可能になるだけでなく、DX推進による競争力の強化や、法改正・規制対応の負担軽減にも貢献します。スムーズな導入には、業務に適したツールの選定と充実したサポートが不可欠です。直感的な操作性と幅広い業務への対応力を兼ね備えた『おじどうさん』は、不動産業界においても有力な選択肢となるでしょう。

業務の自動化を検討している企業は、RPA導入による業務改善の可能性を探り、さらなる競争力向上に向けた一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。