RPAとは？メリット・デメリット・導入手順・成功事例を紹介

最近、ビジネスの効率化や業務の効率向上に興味を持っている方にとって、”RPA”という言葉を耳にすることが増えたかもしれません。しかし、RPAとは一体どういったもので、どのように活用できるのでしょうか？この記事では、RPAの基本的な概念から、業務自動化に必要なポイント、そして導入までに抑えておくべきポイントなどをざっくりと解説します。RPAの代表的な導入事例も紹介しているので、本記事を読むだけで、RPAの基本情報はすべて理解できるはずです。ぜひご覧ください、 

RPAの基本

RPAの基本知識として、概念、混同されがちなAIとの違い、RPA3つの種類をご紹介いたします。

RPAとは何か？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、データ入力等のルーティンで行われている業務をロボットによって自動化し、業務効率化を実現できるツールのことです。
ロボットというと工場での作業などを自動化するものというイメージが強いですが、RPAは主にオフィスでのパソコン作業を自動化するものです。

似たようなツールとして、マイクロソフト社のエクセル等で使用されるマクロがあります。
大きな違いとして、マクロはマイクロソフト製品のアプリケーション内で行われる作業を自動化できるもので、RPAは特定のアプリケーションに限らず、パソコン上で行われる定型作業であれば自動化することができます。

RPAとAIの違いとは？

近年業務自動化を大幅に実現する技術として話題の「AI」との違いを説明いたします。
RPA（業務自動化ツール）とAI（人工知能）は、両者とも業務の自動化と効率化に活用できる技術ですが、そのアプローチに大きな違いがあります。
RPAは主に定型的、ルーティンベースのタスクを自動化するための技術です。
これはルールベースのプログラムやソフトウェアロボットを使用して、人間の行動を模倣し、繰り返し行われる作業を処理します。
一方、AIは機械学習や自然言語処理などの技術を用いて、データを分析し、学習する能力を持ちます。
AIは非定型的なタスクや複雑な意思決定をサポートし、時間とともにパフォーマンスが向上します。
つまり、RPAはあくまでもルールに基づく定型的な作業を自動化するのに対し、AIは定型・非定型に関わらずデータから学び、柔軟に対応する能力が特徴です。

RPA 3つの種類

RPAには大きく3つの種類があります。
それぞれの種類に、メリット・デメリットがあり、一概にどれが一番良いとは言えません。
そのため、自社の要件を踏まえたうえで最適なRPAを選定することをおすすめいたします。

	サーバ型	デスクトップ型	クラウド型
利用目的	全社での大規模な作業自動化	部門・個人の作業自動化	Webのみの部門・個人の作業自動化
特徴	サーバ上に複数ロボットを配置。システム部門で集中管理して、ロボットの開発、実行、保守を実施。	PC毎にロボットを配置。個別に、業務担当者であるPC利用者がロボットを管理。	クラウドサービスとしてロボットを利用。クラウド上にロボットを配置して業務担当者が管理。
メリット	●業務を横断した一括管理ができる ●全社の業務自動化ができる ●ロボットを並行稼動できる	●担当者レベルで管理できる●導入が容易 ●効果がすぐに得られる●初期費用が安価 ●開発や運用が容易	●Webブラウザ上の作業自動化が容易 ●運用・保守の手間がかからない ●初期費用が安価 ●導入が容易
デメリット	●費用 (イニシャル/ランニング)が高額 ●導入の難易度が高い ●開発や運用の難易度が高い	●属人化しやすい ●大規模利用、全社利用に不向き ●ロボット稼働中はPCを利用できない	●イントラ内のシステムを操作出来ない ●PC内のアプリ、ファイルを操作出来ない ●汎用性が低い

※ 弊社調べ

RPA活用のメリット・デメリット

RPAの基本を押さえたうえで、RPA活用におけるメリット・デメリットを押さえておきましょう。
メリット・デメリットから、RPAにはどのような特徴があり自社でどのように活用できるのを考えましょう。

RPAのメリット

まずはRPAのメリットからご紹介いたします。

RPAのデメリット

次にRPAのデメリットをご紹介いたします。

1. 初期投資の必要性
   
   システムの導入や設定には初期投資が必要です。
   製品によっては初期費用が数百万円になることもあります。
   
2. 開発者への依存度の増加
   
   ロボットの開発・保守を社内の少数の担当者や他社に依存している場合、
   ロボットがエラーを起こすことで、最悪の場合、業務が止まってしまうリスクがあります
   
3. 柔軟性の限界
   
   RPAはルールベースの作業に適していますが、複雑な非定型作業には対応しにくい場合があります。
   
4. 継続的なメンテナンスと更新
   
   業務プロセスや関連システムの変更に対応するため、定期的なメンテナンスと更新が必要です。

以上のようにRPAは業務効率化に大きなメリットをもたらしますが、その導入と運用にはデメリットが存在するのも事実です。そのため、継続的な管理が必要であることはもちろん、導入前にしっかりと運用フェーズまでを想定したうえで、て業務効率化の実現を目指しましょう。

RPAが普及している背景

次に、昨今DX(デジタル・トランスフォーメーション)と並んでRPAが普及してきている背景をご説明いたします。

労働人口の減少・人手不足

高齢化が進む日本では労働人口が減少し、企業は必要な人材を確保するのが難しくなっています。この状況に対処するため、RPAを導入する企業が増えています。RPAは定型的な業務を自動化し、限られた人手での効率的な業務運営を可能にします。これにより、人手不足による業務停滞のリスクを軽減し、企業の持続可能性を高める効果が期待されています。

技術の進歩による利便性の向上

現代社会では、国内外を問わず、高度化した技術が業務プロセスを大幅に簡素化し、効率を高めています。近年の技術革新により、RPAはより使いやすく、多様な業務に対応可能になりました。これにより、企業は手間のかかる繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。また、RPAの導入は従来の業務システムと比較しても容易であり、迅速に業務改善の効果を実感できるため、多くの企業がRPAを取り入れています。

事例の増加

初期のRPA導入企業が成功事例を公開することで、他の企業もRPAの潜在的な価値を認識し始めました。これらの事例は、RPAが実際に業務効率化、コスト削減、エラー率の低減など様々なベネフィットをもたらす具体的な証拠となっています。

また、業界や企業規模に関係なく、多様な成功事例が公開されることで、RPAの適用範囲の広さも明らかになりました。小規模なオフィス業務から大規模な製造業のプロセスまで、多くの企業が自社に合った形での導入を検討するようになりました。

さらに、成功事例を通じて、RPA導入のベストプラクティスや注意点が共有され、他の企業がRPAをよりスムーズに、効果的に導入するための道筋が示されるようになりました。こうした情報共有は、RPA技術の理解を深め、導入障壁を低減し、RPAのさらなる普及を促進しています。

働き方改革などによるワークスタイルの変化

「働き方改革などによるワークスタイルの変化」はRPAの普及を促進する重要な要因です。働き方改革の流れの中で、多くの企業が従業員の労働環境の質の向上や生産性の向上を目指しています。RPAは、時間を要する繰り返し作業や定型業務を自動化することで、従業員がより創造的で価値のある仕事に集中できる環境を提供します。これにより、従業員の仕事の満足度が向上し、ワークライフバランスの改善に寄与します。

また、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及したことも、RPAの必要性を高めました。リモート環境では物理的な書類のやり取りが困難で、こうした変化はデジタル化と自動化の推進に一役買いました。RPAは、遠隔地からでも業務プロセスを効率的に管理し、業務の連続性を保つ手段として注目されています。

こうした働き方の多様化と労働環境の変化は、業務の自動化と効率化の必要性を高め、RPAの導入を促進する大きな要因となっているのです。

RPAができること・できないこと

RPAの進化は目覚ましく、多くの業務を変革しています。しかし、その能力には限界もあります。
次に、RPAが実際にできることと、まだ手が届かない領域について掘り下げていきます。

RPAができること

RPAが自動化できる業務の代表的な例を挙げます。

1. データ入力と処理
   
   RPAは大量のデータ入力作業やデータ移行作業を自動化できます。例えば、顧客情報データベースへの入力などがこれに該当します。
   
2. 定型的な書類作成
   
   請求書や注文書などの標準化された書類を自動で作成することが可能です。
   
3. Eメールや通知の自動応答
   
   顧客からの問い合わせへの自動応答や、内部通知の自動送信など、Eメール関連の作業を効率化できます。
   
4. スケジュール管理と予約システム
   
   会議のスケジューリング、予約システムの管理など、タイムスケジュールに関連する作業の自動化が可能です。
   
5. データ抽出と分析
   
   ウェブサイトや文書からの情報抽出、データの集計や基本的な分析レポートの作成など、
   データ関連の作業を自動化できます。
   
6. システム間のデータ転送
   
   異なるシステム間でのデータの同期や移行を自動化することができます。例えば、会計システムと顧客管理システム間のデータ転送などです。
   
7. ルーティンベースの決定プロセス
   
   定められたルールや基準に基づく作業を自動化します。例えば、在庫管理システムでの自動発注プロセスなどがそれに当たります。

これらはRPAが対応可能な一例です。RPAは簡単な作業だけでなく、ある程度複雑なプロセスも自動化する能力を持ち、ビジネスの生産性向上に寄与しています。

RPAができないこと

RPAは多くの業務を効率化しますが、その能力には限界があります。RPAができないことを以下に挙げます。

1. 非定型的な判断や複雑な意思決定
   
   RPAはルールベースの処理に優れていますが、
   状況に応じた複雑な判断や創造的な意思決定はできません。
   例えば、未知の問題への対応や戦略的な意思決定などがこれに該当します。
   
2. 学習と進化
   
   RPAはプログラムされたタスクを実行しますが、自ら学習して進化する能力は持っていません。
   これはAIや機械学習の領域であり、RPAだけではこれらの機能を実現できません。
   
3. 人間の感情に基づく対応
   
   顧客対応など、感情的な対応を必要とする業務はRPAの範疇を超えます。
   人間特有の共感や感情を読み取る能力は、現時点のRPAにはない特性です。
   
4. 複雑なデータ分析と解釈
   
   高度なデータ分析や、複雑なデータの解釈はRPAでは対応しきれない場合が多いです。
   これらは専門的な知識や解析スキルを必要とします。
   
5. 創造性を要する作業
   
   新しいアイデアの創出や創造的な問題解決は、RPAでは実現が難しい部分です。
   創造性は人間の特権であり、自動化技術の範囲外です。
   
6. 物理的な作業
   
   物理的な対象の操作や現実世界での作業は、
   RPAのソフトウェアベースの能力では対応できません。

RPAはルーティン作業の自動化には非常に有効ですが、上記のような複雑で高度なスキルを要する業務や、人間特有の能力を必要とする業務は、現在のところ自動化の範囲外です。

RPAを導入する際の流れ 

RPAをただ導入するだけでは、うまく活用しきれない可能性は高いでしょう。導入後にしっかりと業務効率化を達成するためには、導入時の正しい流れとポイントを抑えて進めていきましょう。 

本項では、代表的なRPAの導入手順をご紹介します。 

目的・目標の設定 

まずは、RPAを導入する背景・目的をしっかりと整理しましょう。整理する際は下記の点に絞って考えるといいでしょう。 

• ・RPAを用いてどんな課題を解消したいか（労働時間の削減・業務プロセスの脱属人化など） 
• ・RPAを適用する部署や業務は何か 
• ・RPAの効果をどう測定するか（削減した工数など定量的なKPIを設定） 

これらを導入前に理解しておき、社内の関係部署へ実行計画を周知しておくことがRPA導入を成功させるために最も大切です。 

製品の選定 

目的と目標が明確になり、実行計画を立てられれば、RPA製品の選択基準も明確になります。 

よくある失敗例は、製品の特長よりも価格を重視して選定してしまい、結局、求めている自動化が実現できずにRPA導入の効果が得られなかったというケースです。また、最初は安価なもので十分だったものの、いざ全社展開しようとすると、膨大なコストが発生するなどして、余計な工数や費用が発生してしまう場合もあります。 

最初から、RPAに求めることや、先々の全社的なRPA活用についても視野に入れておけば、製品選定で迷うことも少ないでしょう。 

導入・運用 

RPAを本格的に導入する段階になったら、運用体制の整備を行ってから、社内展開をすることが大切です。この手順を踏むことで運用がスムーズにいくでしょう。 

・運用体制の整備 

まずは、RPAに関する専任チームを設け、ロボットの開発、運用、トラブルシューティングを一元管理できるようにしましょう。よくある導入失敗例として専任担当者が一人しかいないことで、その担当者に社内のRPAに関する困りごとが全て集中してしまい、担当者の疲弊を招きます。また、担当者退職によりRPAを整備できる人間がいなくなり、ブラックボックス化してしまえば元も子もありません。社内にRPAを活用できる人材を複数設定することが大切です。理想を言えば、各部署ごとに担当者を選出して部署横断チームを作成するのが良いでしょう。 

・全社への展開 

専任チームの中でRPA開発や運用に関するルールを明確にしてから、全社的に展開し社内での統一性を図ります。よくある質問やトラブルシューティングの方法などをまとめたマニュアルを作成し、誰でも気軽に情報へアクセスできるようにしておきましょう。また必要に応じて、社員向けに説明会や研修を実施することも大切です。RPAベンダーによっては説明会を代わりに実施してくれる場合もありますので、そういったときにベンダーを積極的に利用することも考慮しましょう。 

RPA検討・導入・活用のポイントを理解する

 RPA導入の成功は検討、導入、活用というフェーズにおいて大切なポイントを押さえられているかどうかにかかっています。この章では、RPAの検討、導入、活用時における重要なポイントを掘り下げていきます。

1. 業務の棚卸し
   
   まず、企業内の全ての業務をリストアップします。
   これには、小規模なタスクから大規模なプロジェクトまで、すべての作業を含めることが重要です。
   
2. 繰り返し性の評価
   
   各業務がどの程度頻繁に繰り返されるかを評価します。
   高頻度で繰り返される業務ほど、RPAによる自動化のメリットが大きくなります。
   
3. 時間消費の分析
   
   各業務にどれだけの時間が費やされているかを分析します。
   時間が多く消費される業務は、自動化による時間節約の効果が顕著に現れます。
   
4. エラー発生率の調査
   
   人的ミスが頻発する業務は、RPAによる自動化でエラーを削減できる可能性があります。
   
5. 関連部門との協議
   
   他の部門と協力し、業務プロセス全体を見渡すことで、自動化の影響を広範に評価できます。
   
6. 優先順位の設定
   
   自動化による影響が大きい業務から優先して導入計画を立てます。
   ROI（投資対効果）を考慮して、最も効果的な業務を選定します。
   
7. パイロットプロジェクトの実施
   
   小規模ながら代表的な業務でRPAを試験的に導入し、その効果と課題を評価します。

これらのステップを踏むことで、RPA導入に最適な業務を効率的に特定し、導入の成功率を高めることができます。自動化の候補となる業務を正確に把握することが、RPA導入の第一歩となります。

RPA検討時のポイント②～機能だけでなくサポート内容も検討する～

RPA導入に際して、そのツールの機能性だけでなく、サポート内容も重要な検討ポイントです。
技術的な性能が高くても、適切なサポートが提供されなければ、RPAの導入は成功しにくくなります。

まず、RPAツールの導入と運用には、しばしば専門的な知識が必要です。
特に、初めてRPAを導入する企業では、内部にその専門知識を持つスタッフが不足していることが多いです。そのため、ベンダーからの十分なトレーニングや技術サポートが提供されることは、スムーズな導入と効果的な運用に不可欠です。

加えて、RPA導入後も、継続的なメンテナンスやシステムアップデート、トラブルシューティングのサポートが必要です。
ビジネス環境や業務プロセスの変化に合わせて、RPAを柔軟に調整し、最適化するためには、専門的なサポートが重要となります。

また、RPAの導入は単なるツールの設置に留まらず、ビジネスプロセスの再設計や組織文化の変化を伴うことが多いです。このような変化を管理し、従業員の受け入れを促進するためには、ベンダーからの戦略的なアドバイスやサポートが役立ちます。

結論として、RPAツールの機能性は基本ですが、それと同等にサポートの質も重要です。
サポート内容を慎重に検討し、全体的な導入戦略の一環として考えることが、RPA導入の成功への鍵となります。

RPA検討時のポイント③～自社に合うツールを探す～

RPAツールの選定にあたり、市場シェアやブランドの知名度に惑わされることなく、自社のニーズや要件に基づいて選ぶことが推奨されます。最も人気のあるツールや大手ブランドの製品が全ての企業に最適とは限りません。自社の業務内容、プロセスの複雑さ、スタッフの技術的なスキルレベルなど、要件に合致するツールを選択することが、RPA導入の成功には不可欠です。

例えば、小規模な企業やスタートアップでは、シンプルで使いやすいツールが適している場合があります。また、特定の業界に特化した機能を提供するツールは、その業界内の企業にとって特に有益です。一方で、大企業では、より高度な統合機能やカスタマイズのオプションを持つツールが必要になることがあります。

さらに、自社の既存のITインフラとの互換性も重要です。既存のシステムやアプリケーションとの統合が容易なツールを選ぶことで、導入と運用の効率性が大幅に向上します。また、従業員のRPAに関する知識やスキルレベルも考慮し、十分なトレーニングやサポートを提供するベンダーを選ぶことが重要です。

結論として、RPAツール選定は、自社の独自の要件に合わせて行う必要があります。最も人気のあるツールや最大の市場シェアを誇るブランドが常に最良の選択肢とは限らず、自社の具体的なニーズに応じた適切なツールを選定することが、RPA導入の成功への鍵となります。

RPA検討時のポイント④～導入時のポイント～

RPAツールを自社業務に導入する際、その成功にはいくつかの重要なポイントと注意点があります。適切な計画と実装戦略が、RPAの効果を最大化する鍵となります。

導入のポイント

1. 詳細なニーズ分析
   
   自社の業務プロセスを詳細に分析し、どの業務が自動化に適しているかを特定します。
   特に、時間がかかりエラーが発生しやすい定型作業を優先すると良いでしょう。
   
2. 適切なツール選定
   
   自社のニーズに最適なRPAツールを選ぶことが重要です。
   予算、使用容易性、カスタマイズの柔軟性、既存システムとの互換性などを考慮します。
   
3. 段階的な導入
   
   最初は小規模なプロジェクトから始め、徐々に導入範囲を広げることが望ましい。
   これにより、リスクを最小限に抑えつつ、組織内での学習と適応が可能です。
   
4. 継続的な評価と改善
   
   RPAの導入後も、定期的なパフォーマンス評価を行い、改善の余地がないかを検討します。
   業務プロセスや市場環境の変化に応じて、RPA戦略を調整することが必要です。
   
5. 経営層のサポート確保
   
   RPA導入の成功には、経営層からのサポートが不可欠です。
   プロジェクトの意義と期待される成果を経営層に明確に伝え、その支持を得ることが大切です。

導入時の注意点

1. 従業員のトレーニングと関与
   
   RPAツールの効果的な使用には、従業員の適切なトレーニングが不可欠です。また、変化に対する抵抗を減らすためにも、従業員を導入プロセスに積極的に関与させることが重要です。
   
2. 過度な期待の回避
   
   RPAは多くの業務を効率化できますが、全ての問題を解決する万能の解決策ではありません。
   実際の効果と限界を理解し、現実的な期待を持つことが重要です。

これらのポイントと注意点を踏まえ、計画的かつ段階的にRPAを導入することで、そのメリットを最大限に享受することができます。

RPA導入の成功事例 

では実際にRPA導入をした企業が、どのような施策を実施し、どのような課題を解決したのか、業者別にご紹介します。 

事例①：金融業（銀行） 

■課題 

金融機関のコンプライアンス部門では、重大なリスクにつながる事務業務が大量に発生していました。具体的には、さまざまなデータベースや記録にアクセスして、証跡を残さなければならない業務においては、複数回のシステムログインや、データの移動といった手順を経なければならず、多量の単純作業をしつつ、誤入力などのリスクを抱えなくてはいけませんでした。 

■施策と効果 

これらのシステムログインやデータ転記といった作業をすべてRPAによって自動化し、誤入力や情報漏れといったリスクを回避しながら効率化を図り、コンプライアンス部門の業務時間の6〜7割の業務削減に成功しました。これにより専門業務に集中できる社員の割合が増え、業務全体の生産性を向上させることができています。 

事例②：製造業（産業用機械メーカー） 

■課題 

社内に非効率な業務が複数存在していた。具体的には、勤怠管理業務において、総務担当者が勤怠の打刻漏れをチェックし、漏れている社員には個別で注意喚起メールを送付するなどがあり、担当者の残業時間がかさんでいた。ほかにも顧客に納期を回答する業務でも､これまでは基幹システムから納期回答に関するデータを抽出し、納期回答書に転記し､取引先にファックス送信するなど、非効率な業務を抱えていた。 

■施策と効果 

RPAを活用することで勤怠管理システムから条件に該当するデータを抜き出して、該当する社員にメール送信するプロセスまで、全ての自動化に成功。納期回答の業務についても、基幹システムから納期データを自動抽出し､納期回答書を作成｡それをPDFファイル形式に自動変換し、営業担当者にメール送信するプロセスを自動化。その後は営業担当者が作成されたPDFをメールで送付するだけの業務になり、迅速な顧客対応と業務削減を実現させた。 

事例③：サービス業（小売・ＥＣサイト） 

■課題 

ECサイト上での在庫状況の更新などの作業を担当者が手作業で行い、それらの業務が完全に属人化しており、担当者が不在の場合に業務が滞る課題を抱えていた。特に、システムの連携や一括処理が手作業に依存しており、社内リソースが足りず年に数十万円の外注費がかかっていた。 

■施策と効果 

RPAにより、ECサイトでの在庫状況の更新を完全自動化。業務時間外でもECサイトの在庫状況が常にリアルタイムで更新されるようになったことで、既に在庫切れになっている商品への注文削減に成功。加えて、生産手配書の印刷業務や売上管理ファイルの作成、Googleアナリティクスのデータ抽出とレポート作成などさまざまな業務の自動化に成功した。 

まとめ｜自社に合ったツールとサポートを提供するベンダー選定が重要

ここまで見てきた通り、RPAの基本は定型業務を自動化して、業務効率化による様々なメリットを得られるツールであるということです。

一括りにRPAと言っても、様々な種類のツールが存在しベンダーからのサポートも様々です。

そのため、本コラムに挙げたようなポイントをを1つずつ押さえていくことで自社に最適なRPAツールとベンダー選びを成功させましょう。