職場コミュニケーションを改善するのための具体例7つ
「職場コミュニケーションを改善する具体例を知りたい」
「職場コミュニケーションを改善に成功した具体例を知りたい」
職場コミュニケーションを改善するためには、会社全体での取り組みが必要です。とは言え、具体的に何をしたらいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。
この記事では、職場コミュニケーションを改善するための具体例と、実際に改善に成功した具体例を紹介します。どんな施策が効果的なのか事例から学びたい方はぜひご覧ください。
また、職場の状況別に効果的な施策を紹介します。自社に合った改善策をお探しの方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
職場コミュニケーションの改善策は自社の課題に応じて選ぶ
職場コミュニケーションがうまくいっていない原因として、以下3つが挙げられます。原因に応じて行うべき対策が異なるため、自社はどれに当てはまるかを考えてみてください。
また、どれか一つではなく複数の原因が入り混じっていたり、部署ごとに抱える原因が異なるケースもあります。何と何が入り混じっているのかなどをなるべく明確にして、対策しやすい状態を作りましょう。
- ①会話が少なくまとまりがない
- ②互いに対立している
- ③にぎやかだが業務効率が悪い
課題①会話が少なくまとまりがない
会話自体が少なく、従業員同士のまとまりがないケースです。
他者にあまり関心がなかったり、コミュニケーションスタイルが受け身であったりする従業員が多い会社が当てはまります。
コミュニケーション不足なので雰囲気が暗く活気がありません。業務連絡がうまくいかず、トラブルが起こることもあるので早急な改善を行うのが望ましいでしょう。
自然に会話が生まれないため、会社がコミュニケーションせざるを得ない状況を作ることが重要です。
課題②互いに対立している
社内に会話はあるものの、敵対心があって互いを認め合ったり、協力したりする空気感がないケースです。成績で評価が決まる営業部に多い傾向があります。
常に相手の出方を伺っていたり、自分の手の内を明かさないようにしたりするため、ピリピリした雰囲気をしています。
競い合うことで成績が伸びることもありますが、互いへのリスペクトがないと足を引っ張り合うこともあるので解決が必要です。
業務に関係のない話題でコミュニケーションをし、お互いの良いところを認め合えるようにするのが効果的です。
課題③にぎやかだが業務効率が悪い
会話が多く和やかな雰囲気があるものの、それが生産性の向上に結びついていないケースです。従業員同士が協力的なのは良いのですが、雑談が多く生産性が高まっていません。
馴れ合いの雰囲気があり、本来取るべき手順を踏んでいないなど、業務の質に問題が出ることもあります。良心や最低限のモラルが保たれている間は良いですが、馴れ合いがエスカレートすると大きなトラブルが発生する可能性があるため、改善が必要です。
業務に関わるコミュニケーションを増やし、規律ある行動を求めていくことが重要です。
職場コミュニケーション改善をするための具体例
実際に職場コミュニケーションを改善するための具体例7つを紹介します。
- ①ミーティングを設定する
- ②座席を指定せず自由にする
- ③朝礼や社内報を取り入れる
- ④社内イベントを開催する
- ⑤メンター制度を取り入れる
- ⑥評価制度をより明確にする
- ⑦ツールを活用する
会話が少ない場合には①〜④と⑦、互いに対立している場合には③〜⑤と⑦、業務効率が悪い場合には⑥・⑦が効果的です。
自社の状況に当てはまる対策に取り組んでみてください。
改善策の具体例①ミーティングを設定する
定期的にミーティングを設定して、話し合う場を作る方法です。1対1でも良いですし、プロジェクト単位など複数人で行っても良いです。会話が少なく活気がない場合に効果的な方法です。
取り組みを始める段階では、1対1のミーティングが良いでしょう。複数人いると「誰かが発言するだろう」と人任せになりやすいですし、よく知らない人が周囲に多くいることで萎縮しやすいからです。
また、いきなり雑談をしようとすると共通の話題がなく困ってしまいます。まずは上司と部下の1対1でミーティングをし、業務に関わる話題から始めるのがおすすめです。
改善策の具体例②座席を指定せず自由にする
座席を指定せず、従業員が自由に選べるようにする方法です。常に席順が異なるため、違う人と顔を合わせることになり、コミュニケーションが生まれやすくなります。会話が少ない企業におすすめです。
誰がどこにいるのかも把握しにくいので、声をかけたい人が近くにいない場合には「〇〇さんどこにいるか知っていますか？」と周囲の人に聞くかもしれません。自然な形で会話が生じるのでおすすめです。
ただし、自由席にしてもしばらくすると、なんとなく座る位置が固定化されることがあります。「◯回連続で同じ席はNG」「◯曜日はくじ引きで決める」などとランダム性を維持できる仕組みを取り入れてみてください。
改善策の具体例③朝礼や社内報を取り入れる
朝礼や社内報を取り入れることで、会話をする機会や共通話題を提供する方法です。コミュニケーション不足の場合や、対立している場合に向いています。
朝礼などを行うと社内の状況がわかり、その内容が従業員同士の共通話題となります。「話しかけたいけど話題が浮かばない」という理由で話せていない従業員は、朝礼などで得た話題で話しかけるようになるでしょう。
また、朝礼や社内報で従業員が発言・発信する機会を作ると、従業員の人柄が周囲に伝わって話すきっかけになります。グループディスカッションを取り入れるのも効果的です。
対立しているケースでも「〇〇さんはこういった一面があるんだ」と、業務外の人柄を知ることで親近感を抱く可能性があります。
改善策の具体例④社内イベントを開催する
社内イベントを開催して、仕事以外の場でコミュニケーションを促進する方法です。
仕事から離れて会話ができるため、普段あまり接する機会がない人とも話しやすく、成果で競い合っている相手とも敵対心をもたずに話せるでしょう。
社内イベントの具体例としては、以下が挙げられます。
●シャッフルランチ
●お花見
●運動会
●バーベキュー
●スポーツ観戦
●映画鑑賞
●誕生日会
●グランピング
●社内旅行 など
改善策の具体例⑤メンター制度を取り入れる
メンター制度とは、先輩と後輩でペアを組んで、後輩が仕事上の悩みなどを相談しやすい状態を作ることです。直属の上司ではない先輩と組ませるのが一般的です。
敵対してしまってコミュニケーションがうまくいかない場合、その従業員たちの視野を広げることを意識しましょう。視野を広げていくと敵対心が競争心に変化しやすくなるからです。
●敵対心：相手を打ち負かすことを考える。妨害行為に繋がりやすい。
●競争心：相手を認めつつも競おうと考える。純粋にスキルで勝負する傾向がある。
敵対心では相手に勝つために、相手を妨害してしまうことがあります。これでは社内の生産性が下がりますし、雰囲気も悪くなるでしょう。
互いを認め尊敬しながら競い、高め合っていく良い関係性を築くことが大切です。第三者であるメンターと話す機会をつくれば、視野が広がって敵対心をもっていた相手にも良い面があることや、相手のおかげで自分のスキルが伸びたことにも気づくでしょう。
改善策の具体例⑥評価制度をより明確にする
雑談が多く業務効率が上がらない場合には、評価制度をより明確にしましょう。評価制度を整えることで馴れ合いの空気感が生まれないようにするのです。
評価制度とあわせて、マニュアルも刷新するのも効果的です。仕事の進め方を改めて定め、手順通りに進めるよう促すことで仕事の質が下がることを防ぎます。
改善策の具体例⑦ツールを活用する
コミュニケーションツールを取り入れる方法です。ツールは様々なものがありますが、中でも幅広く活用できるのがビジネスチャットツールです。
ビジネスチャットツールは、テキストベースのコミュニケーションツールで、LINEのような感覚で使用できます。ビジネス仕様なので、強固なセキュリティが施されています。
また、「会話が少ない・敵対している・雑談が多い」などの場合でも、コミュニケーションを適切に促せるのが特徴です。
たとえば、会話が少ない職場では必要な業務連絡がなされない可能性があります。「言った言わない」の問題になり、事実確認ができないまま有耶無耶になってしまい、改善策を講じられないこともあるでしょう。
ビジネスチャットツールでは、会話の履歴が残るため「言った言わない」の問題が発生しません。責任の所在が明らかなので、従業員の責任感が刺激され、報連相の徹底を目指せます。
ツールをうまく活用して、コミュニケーション改善に取り組んでみてください。
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まとめ｜職場コミュニケーション改善の具体例を取り入れよう
職場コミュニケーションを改善するなら、自社の課題に応じた対策が必要です。
- ①会話が少なくまとまりがない
- ・ミーティングを設定する
- ・座席を指定せず自由にする
- ・朝礼や社内報を取り入れる
- ・社内イベントを開催する
- ・ツールを活用する
- ②互いに対立している
- ・朝礼や社内報を取り入れる
- ・社内イベントを開催する
- ・メンター制度を取り入れる
- ・ツールを活用する
- ③にぎやかだが業務効率が悪い
- ・評価制度を明確にする
- ・ツールを活用する
課題に合わせて効果的な方法を実施してみてください。
