インターナルコミュニケーションとは｜目的・メリット・取り組みなどを徹底解説
インターナルコミュニケーションは「社内広報」「社内コミュニケーション」を指す言葉です。インターナルコミュニケーションを活性化させることで、職場の雰囲気を明るくしたり業務効率を向上させたりできます。
この記事では、インターナルコミュニケーションとは何か・行う目的やメリット・活性化するための取り組みや注意点などを紹介します。最後まで読むことで、インターナルコミュニケーションについて網羅的に理解できるので、自社に取り入れていくために何が必要なのかの道筋が見えてくるでしょう。
社内コミュニケーションを活発にしていきたい方は、ぜひお読みください。
【この記事の内容】
インターナルコミュニケーションとは
インターナルコミュニケーションとは、直訳すると「内部コミュニケーション」という意味です。しかし、実際には「社内広報」「社内コミュニケーション」という意味で使われている言葉です。
社内の担当者や従業員との間で情報を共有することを指します。手段として、メール・電話・チャットツールなど、あらゆるタイプのコミュニケーションツールを用います。
ビジネスはチームで行うものなので、インターナルコミュニケーションはビジネスの成功に欠かせない要素と言えるでしょう。
インターナルコミュニケーションの目的とは
インターナルコミュニケーションは、ビジネスや組織を円滑かつ効率的に運営するための重要な役割を担っています。ここでは、インターナルコミュニケーションの主な目的5つについてご紹介します。
5つの目的について「自社でも達成したい」と感じるのであれば、インターナルコミュニケーションを取り入れる意義があるでしょう。
- ①部署間の連携を高める
- ②モチベーションを高める
- ③現場の声を経営陣に届ける
- ④経営者の考えを社員に伝える
- ⑤社員同士の信頼関係を深める
①部署間の連携を高める
インターナルコミュニケーションは、部署間の断絶や摩擦をなくし、部署間の協力を促進するのに役立ちます。
部署はそれぞれの業務をになっており管轄が異なるため、企業側が取り組みを行わなければ連携は難しいです。
部署間の定期的なミーティングを設定したり、メールやチャットツールなどのコミュニケーション手段を導入したりして連携できる環境を整えていきましょう。
②モチベーションを高める
インターナルコミュニケーションによって社員の仕事を認め、声が届くようにすることで、社員のモチベーションの向上につながります。
「自分の意見を聞いてもらえた」「自分もチームの一員として認められているのだ」と感じることで、社員の士気と組織内の連帯感が高まります。
会社の生産性は、業務の進め方などシステム的な側面と、社員のモチベーションの2つによって大きく変化するものです。システムは1度改革を行えば継続して効果を発揮しますが、モチベーションはそうはいきません。
インターナルコミュニケーションを活性化させて、常にモチベーションを維持できるような環境づくりが大切なのです。
③現場の声を経営陣に届ける
インターナルコミュニケーションは、現場の声を経営陣に伝えることにもつながります。経営判断に必要なあらゆる視点を取り入れるためには、現場の声を聞き入れることが重要です。
インターナルコミュニケーションは一方通行のものではなく、立場や部署の違いも関係なく、相互に行われるものなのです。
互いの意見を聞き、組織としてまとまった価値観を共有することは、チーム全体の士気を高めるために欠かせません。インターナルコミュニケーションを活性化させて、統率の取れたチームを目指していきましょう。
④経営者の考えを社員に伝える
現場からのフィードバックだけでなく、経営陣の考えや懸念が従業員にきちんと伝わるようにすることも、インターナルコミュニケーションの重要な役割です。
基本的に経営者は社員よりも視座が高く視野が広いため、現場の社員と考えが違うことも多いです。しかし、経営者は自分の考えを共有せずに、会社の方向性を決めてしまうこともあります。
これでは社員が不満を覚えることもあるでしょう。こういった事態を防ぐためにも、インターナルコミュニケーションを円滑にして経営者の考えを共有し、会社への信頼感を高めつつチーム全体が同じ目標に向かって進める基盤をつくっていくことが大切です。
⑤社員同士の信頼関係を深める
インターナルコミュニケーションは、社員同士の信頼関係の構築にも役立ちます。オープンで誠実な意見や情報の交換を促進することで、社員は共通の目標に向かって協力し、成功体験を共有できるからです。
さらにインターナルコミュニケーションは、社員が感謝され、尊敬されるようなポジティブな環境を作り出すことにもつながります。仕事の満足度を高めれば、より良いパフォーマンス・より高い生産性・そしてより強力な職場文化につながる可能性があります。
インターナルコミュニケーションの重要度が増している背景とは
近年、インターナルコミュニケーションの重要性が高まっています。その背景には以下3つの要因があります。
背景を知ることで、よりインターナルコミュニケーションの大切さがわかり、取り組みにもより熱が入ることでしょう。
- ①テレワークの普及
- ②人材の入れ替わりの増加
- ③ジョブ型雇用の増加
①テレワークの普及
テレワークの普及は、効果的なインターナルコミュニケーションの必要性に大きな影響を及ぼしています。
多くの社員が遠隔で仕事をしつつ、業務を円滑に進めるためにはコミュニケーションをより効率的かつ合理的に行う必要があるからです。
そのため、部門間や社外のパートナーやお客様とのコミュニケーションに、より一層の配慮が必要になっています。また、チャットツールなど、遠隔でコミュニケーションを図るためのツールの導入も必須となりました。
②人材の入れ替わりの増加
人材の入れ替わりが激しくなっていることも、インターナルコミュニケーションの重要性を高めています。
社員が退職したり入社したりする場合には、チームの結束力を保つためにお互いのことを知る必要があるからです。
終身雇用制度が崩壊し、転職によるキャリアアップが認められるようになった現代では、よりコミュニケーションを意識的に行う必要があるのです。人が入れ替わっても高い団結力のあるチームを維持し、生産性を高めていくことが求められています。
③ジョブ型雇用の増加
とくにジョブ型雇用の場合、役割や業務の変化に迅速に対応することが求められるため、インターナルコミュニケーションが欠かせません。
ジョブ型雇用とは、単一のプロジェクトに参加することを目的に雇用するようなやり方です。従来の雇用とは異なり、その人がもっている能力を生かすための仕事のみをこなしてもらうのが特徴です。
そのため、業務範囲や雇用期間を今まで以上に明確にする必要があり、その際に円滑なインターナルコミュニケーションが求められるのです。
また、ジョブ型雇用を実施しない場合でも、このような透明性のあるコミュニケーションは社員に好印象を与えます。社内の風通しを良くしたり、社員の働きやすさを向上させたりしたい場合にも、取り組む意義があるでしょう。
インターナルコミュニケーションをするメリットとは
ここまで、社内コミュニケーションの重要性が高まっている背景を確認してきましたが、次に、社内コミュニケーションに取り組むことで得られる以下5つのメリットについて見ていきましょう。
これらのメリットを享受したいのであれば、自社でインターナルコミュニケーションを活性化させる取り組みを行うべきです。自社に取り入れるかどうかの判断をしたい方は、確認しておきましょう。
- ①生産性がアップする
- ②離職リスクを下げられる
- ③社内外の情報を管理できる
- ④組織の雰囲気を整えやすくなる
- ⑤コンプライアンスなどへの意識が向上する
①生産性がアップする
インターナルコミュニケーションは生産性を向上させます。
各部門が効果的にコミュニケーションをとることで、より迅速かつ効率的に業務を遂行できるからです。その結果、より多くの仕事をより短時間で完了させ、より正確な結果を得られます。
部署間でのコミュニケーションが少ないと、立場の違いによる意見の不一致について不満が発生してしまいます。効率良く業務を進めるためには、インターナルコミュニケーションを活発に行い、互いの違いを理解しつつ折り合いをつけるポイントを見つけておくことが重要なのです。
②離職リスクを下げられる
インターナルコミュニケーションは、従業員の離職率の低下にもつながります。自分の意見やアイデアが聞き入れられ、「評価されている」と感じた社員は、企業に対して感謝や貢献しようとする意思をもちやすいからです。
自分を認めてくれる人が社内にいるという実感があれば、少々辛いことがあっても「会社のために頑張ろう」と離職を踏みとどまりやすくなります。
人材の確保は多大な手間とコストがかかるものです。インターナルコミュニケーションを徹底すれば、離職率が下がって人材確保の手間やコストが削減され、経営の安定化につながります。
③社内外の情報を管理できる
社内コミュニケーションのもう一つの重要なメリットは、社内外の情報を管理できることです。
効果的なコミュニケーションにより、すべてのステークホルダーが会社の計画や行動を理解して承認できるからです。将来起こりうる問題を未然に防げます。
互いの利害をうまく一致させてチームワークを高めるには、適切な意思決定と同時に明快な説明を行うことが必要です。
本来取るべき行動があったとしても、ビジネスの現場ではリソースの関係で実行できないことは少なくありません。こういったとき「なぜその意思決定をするに至ったのか」を説明できるかできないかで、雲泥の差が生まれます。
インターナルコミュニケーションを普段から活性化しておき、明快な説明をすることで理解と協力を得やすくなるのです。不満が発生して社内外における企業イメージが低下することも防げます。
④組織の雰囲気を整えやすくなる
インターナルコミュニケーションは、協働や創造性を発揮しやすい組織の雰囲気づくりに役立ちます。社員が大切にされ、尊重されていると感じれば、アイデアを出し、共通の目標に向かって協力する可能性が高まるのです。
インターナルコミュニケーションが不足している場では、社員は周囲の人を敵と見なすこともあります。「自分を認めてくれない」「自分を蹴落とすことを考えているのだろう」と感じてしまうからです。
こんな状況では、良いアイディアを抱えていたとしても「自分の手柄を取られまい」と考えて、発言を控えるでしょう。結果として新しい企画が生まれにくく、それにより社員同士で協力する機会も減ってしまいます。
創造性の発揮には「互いを認め合う雰囲気」が大切なのです。インターナルコミュニケーションはこの雰囲気をつくり上げるのに欠かせません。
⑤コンプライアンスなどへの意識が向上する
インターナルコミュニケーションは、コンプライアンスやその他の重要な問題に対する意識を高めることにもつながります。
定期的かつ効果的なコミュニケーションを行うことで、職場のルールや規則を従業員に知らせ、全員がそれを守っていることを確認できるからです。
互いの状況や意見を活発に共有することで「バレないだろう」などと考えることを防ぎ、不正が起こりにくい空気を作れるのです。
互いを認め合う雰囲気も相まって、社員は「真面目に頑張るほど評価される」という考えの下で働きます。これにより不正をする動機がなくなり、コンプライアンスの徹底につながるのです。また、コンプライアンスの徹底は経営の安定化にも役立ちます。
インターナルコミュニケーションがうまくいかない原因とは
インターナルコミュニケーションが大事だとわかっていても、うまくいかないこともあります。インターナルコミュニケーションがうまくいかない原因として以下3つが挙げられます。
原因を知ることでより効果的な取り組みを行い、成功率を高めていきましょう。
- ①重要性に気がついていない
- ②ボトムアップの意思疎通をする体制がない
- ③主導する人材を見つけるのが難しい
①重要性に気がついていない
インターナルコミュニケーションがうまくいかない最も一般的な原因の一つは、組織内の効果的なコミュニケーションの重要性に対する労働者の認識不足です。
効果的なコミュニケーションが組織にどのように役立つかを労働者が認識していない場合、全員がそれにむけた努力をしにくくなります。
その結果、混乱が生じて部署間で敵対的な関係性が生まれる可能性があります。こういった事態を防ぐためにも、会社の考えとして「社内コミュニケーションが大事である」と社内に周知させていくことが必要です。
社内研修などで、なぜ重要なのかを伝えることで社員からの理解も得やすくなるでしょう。
②ボトムアップの意思疎通をする体制がない
適切なコミュニケーションを阻害する問題として、ボトムアップ・コミュニケーションの仕組みがないことが挙げられます。
このような仕組みがないと、現場の社員は「自分達の意見は大切にされていない」と感じ、仕事に対するモチベーションを失ってしまいます。
現場の声が経営陣に届く仕組みを作る必要があります。直属の上司やそのまた上の上司が同じ考えでないと経営陣まで声が届かないような仕組みでは、そもそも声を上げようとする現場の社員も少ないでしょう。
たとえば、チャットツールを導入し、直接経営陣に意見を述べられるトークルームを設置するなどの工夫が必要です。
③主導する人材を見つけるのが難しい
コミュニケーションを率先して行う人材を確保するのが難しいのも原因として挙げられます。社内コミュニケーションの促進を担当する人がいないと、せっかくの機会も埋もれてしまいます。
部署間をつなげる役割を担う必要があり、立場の違いに屈することなく意見を述べ周囲を巻き込んでいける人材が必要です。
自社内でこういった人材を見つけるのが難しい場合には、コミュニケーションに精通した外部のコンサルタントなどの起用も検討しましょう。第三者の立場として専門家に入ってもらえれば、部署間のしがらみに囚われず社内全体を巻き込んでいきやすいからです。
インターナルコミュニケーションを円滑にする取り組みとは
実際にインターナルコミュニケーションを円滑にするための取り組みとして、以下5つを紹介します。
- ①満足度調査・アンケート
- ②社内イベント
- ③社内報・日報
- ④ミーティング
- ⑤ビジネスチャット
①満足度調査・アンケート
インターナルコミュニケーションの改善方法として、満足度調査やアンケートの活用が挙げられます。
組織内のさまざまな階層から、オフィスでのコミュニケーションがどの程度効果的であるかについてのフィードバックを収集できます。潜在的な問題を特定し、全員が同じ考え方に立っていることを確認するために役立ちます。
「そもそも社員がどう思っているのか知りたい」「社内の状況を正しく理解したい」という場合には、まずはアンケートから始めていくと良いでしょう。
部署間・上司部下間・同僚間など、どこのコミュニケーションがうまくいっていないのかや、社員がどう感じているのかを明らかにしてみてください。
②社内イベント
社内イベント行うと社内のコミュニケーションを促せます。月例会議からチームビルディングのためのアイスブレイク・社員旅行など様々なイベントがあります。
このようなイベントは、チームが一堂に会し、互いをよりよく知るための機会を提供します。また、仕事の場面だけではみられないプライベートの顔も引き出しやすいため、よりフランクで対等なコミュニケーションを促したい時に向いている方法です。
③社内報・日報
多くの企業は、社内ニュースレターや日報を利用して、会社全体の最新情報や活動を社員に知らせています。
社内の状況を伝えることで透明性を維持し、会社に対する不信感を払拭できます。社内報は社員全員が知っているため、社員同士の会話が始まるきっかけにもなるでしょう。
「経営陣の考えを伝えていきたい」「社員同士が話すきっかけをつくりたい」という場合に向いている方法です。
④ミーティング
会議もインターナルコミュニケーションのための重要なツールです。
四半期ごとや年度ごとの報告から、議長や上司との1対1の会話まで、さまざまなものがあります。目標設定やポリシーの変更など、基本的なコミュニケーションの必要性に対処できますし、一般的な確認事項にも対応できます。
仕事上の悩みを解決し、働きやすい環境を整えたい時におすすめの方法です。
⑤ビジネスチャット
ビジネスチャットツールを導入するのもよいでしょう。チームとその上司や同僚との間で、常にコミュニケーションを図れる場を提供できるからです。
話すことが苦手な人でもテキストベースのチャットなら本音を伝えられることもあります。また「他の人には知られたくないけど誰かに相談したい」という場合、人の目を気にすることなく相談したい人に相談しやすくなります。
さらにテレワークなどの遠隔で業務を行う際や、災害時などの有事の際のコミュニケーション手段としても有効です。
ビジネスチャットツールについてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
インターナルコミュニケーションを取り入れる際の注意点とは
インターナルコミュニケーションを導入する際には、以下2つのポイントに注意して、円滑なコミュニケーションを実現していきましょう。
- ①意見の押し付け合いにならないようにする
- ②少数派の意見も取り入れるようにする
①意見の押し付け合いにならないようにする
社内コミュニケーションを導入する際、ついつい自分の意見を押し付けてしまいがちです。しかし、人それぞれ違った考え方や意見を持っていることを忘れず、自由に意見交換ができる場を作ることが大切です。
押し付け合いが発生してしまうと、社内の人と話すことが億劫になってコミュニケーションが停滞してしまう事態になりかねません。
コミュニケーションと聞くとどうしても発言に目が行きがちですが、聞くことも同じくらい大切です。自分の意見を言いつつも相手の話をきちんと聞き、受け入れることも意識するよう社内に呼びかけてください。
誰もが安心して自分の考えや意見を言えるような環境づくりを心がけましょう。
②少数派の意見も取り入れるようにする
インターナルコミュニケーションを導入する際には、チーム内のパワーバランスを意識することが大切です。性別・年齢・文化・言語の違いなど多岐にわたる側面から、いろんな人の意見を聞くよう意識しましょう。
全員の意見を取り入れること、そしてすべてのアイデアを聞くことが重要です。とくに少数派の場合、その意見が全員の耳に届く機会自体が少ないです。
正直なところ、社内報を活用すると社内の意見をコントロールすることもできてしまいます。しかし、健全で活発なコミュニケーションを促したいなら、意見の偏りがないように少数派の意見も取り入れながら記事を作成すべきです。
発信をする際には意見の偏りがでないように細心の注意を払うことが大切です。また、社員にもこの考え方を周知するようにしてください。
インターナルコミュニケーションの活性化に役立つツール
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まとめ｜インターナルコミュニケーションを活発にしよう
インターナルコミュニケーションには、どのような組織においても、誰もが意見を言える環境を整えることが重要です。
この記事で紹介した注意点を踏まえつつ取り組みを実施すれば、創造性・生産性をアップさせる効果的なコミュニケーションシステムを構築することができます。
ぜひ、社内コミュニケーションを促進し、会社をより良くしていきましょう。
