リマインドメールとは？｜例文・ビジネス上で角が立たない書き方のポイントを紹介

「リマインドの語源や意味は？」
「リマインドメールの使用シーンや例文・実際にリマインドメールを送る際のポイントなどを知りたい」

そんな方のために、今回は「リマインド」の語源や意味・リマインドメールの活用場面・コピー＆ペーストですぐに使える例文・リマインドメールを送る際のポイントなどをご紹介します。

リマインドは業務を円滑に進めるために欠かせません。ビジネスパーソンのマナーの一つとして、この記事で学んでいきましょう。また、リマインドをメールではなく、より効率的に行う方法もお伝えします。社内コミュニケーションを円滑にすることに興味がある方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

リマインドメールとは？

リマインドメールとは、誰かにタスクやアポイントメントを思い出させるために送信されるメールです。また、過去の会話や合意事項を思い出させる役割も果たします。

「これで間違いないですか？」「〇〇を忘れないようにお願いします」などといった確認や催促をする際に使われます。ビジネスシーンでは業務を円滑に進めるために欠かせないものです。

リマインドとは？

「リマインド」の語源は英語にあります。「再び」を意味する「re」と「思い起こさせる」を意味する「mind」という2つの単語が合体したものです。

つまり、リマインドは何かを「思い出すための行動」を意味します。自分宛にメモを書く・アラームをセットする・メールを送るなどの行動がこれにあたります。

リマインドの活用場面とは

リマインドは、何か重要なことを思い出してもらいたいときに使われます。ここでは、リマインドを使う主なシチュエーションを3つご紹介します。

 

1. ①会議や商談の日程確認をしたいとき
2. ②納品日が近づいているとき
3. ③出欠確認をしたいとき

①会議や商談の日程確認をしたいとき

会議の時間や場所を確認したいとき、参加者にメールを送れば、いつ・どこで会議が行われるかを確認できます。

会議や商談の予定は前もって決めるものですが、予定を決めてから当日までの時間が長ければ長いほど忘れやすくなります。リマインドメールを送り相手に予定を思い出してもらうことで、業務がスムーズに進みやすくなるのです。

②納品日が近づいているとき

納期が迫っている場合にもリマインドメールを活用できます。リマインドメールで、相手が納期を間違えていないかなどを確認するのです。納期にしっかりと受け取りができるようにすれば、業務が滞りなく進むからです。

仮に納期を間違えて認識していたり、予定より作業が進まず遅れそうだったりするときでも、事前に連絡することで早めに気づけます。どちらにせよ、リマインドメールを送ることで業務を円滑に進めていけるようになるのです。

③出欠確認をしたいとき

イベントや会議の出席を確認したいとき、リマインドメールを送ることで、出席者にイベントの日時と場所を知らせることができます。

事前に確認していても予定が変わって参加できなくなる人も出てくるでしょう。「出席する予定がありますよ」と数日前にお知らせすることで、実際の参加人数をより早く正確に把握できます。

リマインドメールを書く際のポイントとは

リマインダーメールを書く際には、情報量が多くても簡潔でわかりやすいメールにすることが重要です。ここでは、相手に伝わりやすいメールを作成するための3つのポイントをご紹介します。

 

1. ①件名ではっきり伝える
2. ②本文は簡潔にする
3. ③催促にならないようにする

①件名ではっきり伝える

メールの件名では、その内容が何であるかを明確に伝えましょう。そうすることで、受信者は何のメールなのかがすぐにわかり、必要なアクションを起こすことができるからです。

リマインドメールでは「〇〇会議の日程確認について」「〇〇の納品日について」などと、明確な件名を使うようにしてください。件名を見るだけで受信者が本文に何が書いてあるのかをある程度、予測できる件名がベストです。

②本文は簡潔にする

本文は短く要点を絞って書きましょう。相手がメッセージを素早く読み、理解できるようにすると好印象を与えられます。

本文では「挨拶→本題→締め」の流れを意識してください。「お世話になっております」などといった挨拶から始まって「〇〇会議の日程についてですが〜〜」と本題を伝え「何卒よろしくお願いいたします」などと締めくくります。

流れに沿ったメールにすることで、簡潔でわかりやすく内容を迅速に伝える文章を書けます。

③催促にならないようにする

催促しているように感じさせないように使う言葉に気を配ってください。リマインドメールは催促の役割も担っていますが、催促は相手を不快にする可能性もあるからです。

「言われなくても準備しているのに」などという感情を抱かせないように、丁寧な伝え方を意識しましょう。ポイントは「あくまで確認のため」といったニュアンスを前面に出すことです。

「〇〇は◯日までです。」などの直接的な表現ではなく「〇〇の納期が◯日までと迫ってきています。進捗いかがでしょうか？」といった少し遠回しの言い方をすると相手に不快感を抱かせません。

角が立たない様に伝える書き方

リマインドメールを送信する際に、角が立たないように伝えるポイントは以下の3つです。

 

1. ①件名に「リマインド」と書かない
2. ②ビジネスマナーを守る
3. ③最初と最後に挨拶文を入れる

①件名に「リマインド」と書かない

リマインドメールの件名には、リマインドと書かないようにしましょう。リマインドという言葉には、催促をしているニュアンスを相手に与える可能性があるからです。

受け手によっては、急かされていると感じる方もいるので注意が必要です。「確認依頼」や「再送」のように、言葉を言い換えると柔らかい印象になります。

また、件名は、見ただけで要件がすぐわかるようにしましょう。日付や要件を記載しておくと、再度見直したときもどんな内容だったかわかります。

以下に、実際におすすめの件名のテンプレートを記載します。ぜひ参考にしてみてください。

 

・〇月〇日の△△について

・（再送）〇月〇日開催の△△についてのご確認

リマインドメールの件名については、次の記事も参考にしてください。

＞リマインドメールにおける件名の注意点｜角を立てずやんわりと伝える方法

②ビジネスマナーを守る

リマインドメールもそのほかのビジネスメールと同じく、ビジネスマナーを守りましょう。メールに必要なビジネスマナーは以下の通りです。

 

• ・誤字脱字がないか
• ・敬語など言葉遣いが正しいか
• ・相手の業務時間内に送付しているか
• ・CCやBCCなど宛先の設定が正しいか
• ・挨拶、本題、締めくくりの3段構成か

ビジネスマナーに配慮した伝え方や気遣いが大切です。「恐れ入りますが」や「差し支えなければ」などの、気遣う言葉を入れると印象が良くなります。

また、相手との親密度や立場の違いによって、同じ文面であっても相手に与える印象は大きく変わるので注意が必要です。相手の立場に立ったコミュニケーションを心がけてみてください。

③最初と最後に挨拶文を入れる

最初と最後に挨拶文を入れるのは、メールにおけるビジネスマナーです。

例えば、メールの冒頭に「お世話になっております。〇〇の△△です。」と挨拶文が無いと、不躾な印象を与えてしまい、これは失礼にあたります。

「お世話になっております。」の言い換えとして、「突然の連絡失礼いたします。」と記載するのもおすすめです。

また、文の最後には「何卒よろしくお願いします。」や「恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」など文章を添えるのが一般的です。

用件を伝えるだけの文章より、相手に不快感を感じさせなくなります。ぜひ、実践してみてください。

リマインドメールの例文

リマインドメールの例文を3つご紹介します。紹介する例文はコピペして使用しても構いません。必要箇所を修正して活用してください。

 

1. ①日程の確認をするとき
2. ②納品日が近づいているとき
3. ③出欠確認をするとき

①日程の確認をするとき

件名：火曜日15時のミーティング

こんにちは、〇〇（あなたの名前）です。
お世話になっております。

明日、火曜日の15時にミーティングを予定しております。場所は〇〇にて行います。

では明日、15時にお待ちしております。
よろしくお願いします。

②納品日が近づいているとき

件名：〇〇の納期について 

こんにちは、〇〇（あなたの名前）です。

〇〇（製品名など）の納品日が間近に迫っております。
年末年始をはさみ、その後すぐの納品となっているので、念のためお伝えしておきます。
弊社は◯日〜◯日の間は営業していませんのでご注意ください。

何かご不明点がありましたら、お申し付けください。

以上、よろしくお願いいたします。

③出欠確認をするとき

件名：〇〇の開催日について

お世話になっております。
今年も〇〇を開催する運びとなりました。
お手数ですが、以下日程を確認した上で出欠の回答をよろしくお願いいたします。

＝＝
日時：◯年◯月◯日（曜日）　◯時〜
場所：〇〇ホール
参加費：〇〇円
＝＝

なお、参加費は人数によって多少変動することがあります。
参加者には人数が決まり次第、参加費について連絡させていただきます。
以上、よろしくお願いいたします。

リマインドメールを送る際の注意点

リマインドメールを送る際には以下2点について注意してください。

 

1. ①期限に余裕をもって送信する
2. ②誤字脱字がないか確認する

①期限に余裕をもって送信する

まず、期限に余裕をもってメールを送ることが大切です。そうすることで、受信者が必要な変更や調整をする時間を確保できます。

内容にもよりますが、数日前〜1週間前ほどを目安に送りましょう。

②誤字脱字がないか確認する

2つ目のポイントは、誤字・脱字のないメールにすることです。誤字脱字があると誤解を招く恐れがあるため、送信前にミスがないか再確認することが大切です。

そのほか、送信時間が夜中や早朝にならないよう気を使うといったマナーがあります。ビジネスシーンにふさわしいメールになるように気を配りましょう。

リマインドメールに対する返信のポイントとは

リマインドメールを返信する際に注意すべきポイントは3つあります。

 

1. ①必ず返信をする
2. ②早めに返信する
3. ③結論を先に述べる

①必ず返信する

内容にかかわらず、必ず返信しましょう。返信しないと送信者側が、メールが届いているかどうかの判断ができないからです。

たとえ「参加しません」という内容であっても、メールを受け取ったことを伝えてください。

もしすぐに回答できない場合には「予定を確認して◯日◯時までに返答します」などと取り急ぎの返信をしておき、後から正式な返事を出すようにしましょう。

②早めに返信する

できるだけ早く返信することも重要です。締め切りの確認連絡の場合、相手が返信してこないと送信者は不安になります。

リマインドメールは期日の確認のために送るものです。期日の確認が前日までに完了することで、相手も安心します。

相手に安心感を与え、予定の直前になって慌てないためにも、メールを受け取ったことに気づいたらなるべく早く返信しましょう。

③結論を先に述べる

メールの結論は先に述べるようにしてください。そうすると受信者はメール全体を読まなくても、どのような返答があるのかすぐに判断できるからです。

たとえばイベントの出欠確認の場合には「参加するかしないか」を先に述べ、その理由は後付けする形で記載しましょう。

リマインドに使えるのはメールだけではない

リマインドの方法は、メールだけではありません。

メールよりも迅速にリマインドを行いたいならビジネスチャットツールがおすすめです。ビジネスチャットツールは、メールよりもリアルタイムのコミュニケーションに長けているからです。

相手との関係性にもよりますがメールのような挨拶文は必要ありません。「平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます」などといった文言は必要なく「お世話になっております」などといった簡素な挨拶で十分です。

入力する手間が少なくなりますし、やり取りの内容がすべて一画面で確認できるので話の流れを把握するのも容易です。リマインドでビジネスチャットを活用すれば、よりスピーディーにスケジュールの確認・調整ができるでしょう。もちろん、リマインドだけでなく通常時の連絡にも活用できるため、すべてのコミュニケーションの円滑化を図れます。

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まとめ｜リマインドとは何かを理解して業務を円滑に進めよう

リマインドはビジネスシーンで欠かせない存在です。リマインドメールの利用シーン・送る際のポイントなどを知っておくと、よりよい形でリマインドでき、ジネスを円滑に進められるようになります。

この記事を参考にしながらリマインドメールを使いこなして、業務効率を上げてみてください。また、より効率よくリマインドを行いたい方は、ビジネスチャットの導入も検討しましょう。

「ビジネスチャットってなに？」「もっと詳しく知りたい」という方は以下の記事もあわせてご覧ください。

＞ビジネスチャットとは？導入の目的や注意点を解説