報連相の本当の意味とは？上手くやるポイントは「おひたし」
ビジネスシーンにおけるコミュニケーションでは報連相が非常に重要です。しかし、当たり前に使われる言葉だからこそ、他の人に聞くのを躊躇ってしまい本当の意味を知らないままになってしまうことも多いでしょう。
そこでこの記事では、報連相の本当の意味や目的・報連相ができない人の特徴・報連相を活性化させるための取り組みなどを紹介していきます。職場のコミュニケーションを円滑にして、生産性を高めていきたい方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
報連相の本当の意味と目的とは
報連相とは「報告・連絡・相談」の3つをまとめて言い表せる造語です。報連相は職場のコミュニケーションで重要な要素で、報連相を円滑に行うことで業務効率がアップします。
報連相に込められている本当の意味と目的について、それぞれ解説していきます。
- ①報告：過去の情報を共有する
- ②連絡：現在進行形の内容を共有する
- ③相談：未来に考えられる問題を共有する
報連相は似たような言葉ですが、それぞれ時系列による違いがあります。すべてを行うことでスムーズに業務を進められるようになるので、どれか1つだけを見るのではなく、すべてに気を配るようにしてみてください。
①報告：過去の情報を共有する
報告とは過去の情報を共有することです。たとえば「〇〇の商談が成立しました」「この間の会議で〇〇という結論になりました」など、すでに決まったことについて伝えるのが報告です。
業務においては頼まれた仕事をこなした後、直属の上司などに報告をします。どのような結果が出たのかを伝えることで、仕事がうまくいったのかどうかやこれからどうすべきかについて、同じ認識をもてるようにするのが目的です。
正しい報告が行われるからこそ、終わった仕事から得たものを次の仕事に活かしていけます。業務の進め方を洗練したり、高い生産性を維持したりするためにも、報告を徹底するようにしましょう。
②連絡：現在進行形の内容を共有する
連絡は現在進行形で取り組んでいる業務について共有することです。たとえば「次の会議の日程は◯日です」「Aプロジェクトは〇〇まで完了しました」などといった具合です。
業務がどこまで進んだかを伝えることで、上司から適切に業務を進めていくための助言を得られます。上司も依頼した仕事がきちんと進んでいるのかを確認すると安心できますし、さらに成果を上げていくために何をしたらいいのかがわかります。
成果を出せるかどうかはどのように業務を進めていくかにかかっています。途中経過を共有することで、トラブルを回避して成果につなげることが連絡の目的です。
③相談：未来に考えられる問題を共有する
相談は未来に考えられる問題を共有することです。たとえば「〇〇の会議でクライアントの予定が合わないかもしれません」「Aプロジェクトで〇〇が原因でうまくいかない可能性があります」などと相談します。
これから起こりうるトラブルに着目し、上司にあらかじめ相談することで迅速に対応することが目的です。場合によっては方向転換をする必要があるため、上司の意見を仰ぐことが重要です。
自分の判断だけで動かず、適切に相談をしてチーム全体で共通認識を得てから業務を進めるようにしましょう。
報連相の目的と行うメリット
報連相は以下3つの目的で行われ、実施することでこれらのメリットを受けられます。
- ①コミュニケーションをして働きやすい雰囲気にする
- ②トラブルが起こっても迅速に対応できる
- ③共通の目的に向かっていける
①コミュニケーションをして働きやすい雰囲気にする
報連相が活発に行われている職場は、疑問点を聞きやすい雰囲気があります。わからないことをその都度、解消できるのでストレスが少なく働きやすくなるのです。
互いに協力し合う関係性を築くきっかけにもなるため、チームの団結力や生産性アップにもつながります。
「人に聞きづらい雰囲気をどうにかしたい」「活気ある職場にしたい」「チームの団結力を上げたい」という場合には、報連相を活発にする取り組みを行なっていきましょう。
②トラブルが起こっても迅速に対応できる
報連相がスムーズに行われるようになると、トラブルを未然に防いだり起きてしまった場合でも迅速に対応したりできます。仕事における大きなミスがなくなるので、やり直しになるなどの手間がなく生産性が高くなります。
また、スムーズに業務が進むので顧客もストレスが少なく、顧客満足度が高まりやすいのも嬉しいポイントです。
「トラブルが多くて困っている」「顧客満足度を高めたい」と感じるなら、報連相を意識的に増やしていくようにしてください。
③共通の目的に向かっていける
報連相が適切に行われていると、チーム全体の共通認識が生まれて同じ目的に向かって業務に取り組めます。「これであっているのかな」と不安を感じることが減り、誰かと共に働く喜びも生まれるでしょう。
「チームがまとまらない」「働きがいをもって生き生きと働く社員を増やしたい」のであれば、報連相を今よりも円滑に行う工夫をしていきましょう。
報連相ができない人の特徴
報連相は業務をスムーズに進める上で欠かせませんが、苦手意識があったりうまくできなかったりする人もいます。報連相ができない人の特徴を理解して、報連相ができるようにサポートしていくことが重要です。
報連相ができない人の特徴として、以下5つが挙げられます。
- ①自分を守る気持ちが強い
- ②上司に対して苦手意識や恐怖をもっている
- ③気の使い方を間違えている
- ④重要性を理解しておらず面倒だと思っている
- ⑤声を掛けるタイミングがわからず困っている
①自分を守る気持ちが強い
報連相ができない人に多いのが「間違ったことを言ったらどうしよう」などといった不安です。間違った発言をしたことを指摘されるのを恐れているため、なかなか自分から報連相ができません。
しかし、そもそも報連相は互いの認識のズレを明らかにし、すり合わせていくものです。報連相ができない人はこの大前提を理解していないので、報連相の目的と重要性を伝えていくことが重要です。
- ・現状の認識「間違った発言をして指摘されるのが怖い／嫌だ」
- ・本来もつべき認識「間違った認識で業務を進めてトラブルを起こすのが怖い」
- →「だから報連相を徹底しよう」
報連相は業務でトラブルを起こさないために行うものであると、伝えてみてください。「報連相の段階で間違いに気付ければトラブルは起きない」とわかれば、報連相をする意味を感じて自分から取り組むようになるでしょう。
②上司に対して苦手意識や恐怖をもっている
報連相をする相手である上司に苦手意識や恐怖を感じているケースもあります。報連相の重要性を理解している人であっても、上司に苦手意識をもっていると関わりを避けようとして、報連相をしなくなってしまうのです。
このケースでは上司との関係性を見直し、今よりも気軽に会話できるように工夫していく必要があります。
上司の側から「仕事をきちんと進めるためにも報連相してほしい」などと伝えるなどです。また、部下の報告などを聞く際の態度を変えることで部下が話しやすくなるケースもあります。詳しくは後述しますが、報連相を聞く上司は「おひたし」を意識することが重要です。
③気の使い方を間違えている
ビジネスシーンでは相手に気を使うのはマナーですが、気の使い方を間違えている部下もいます。「忙しそうだから言わないでいいかな」などと考え、自ら報連相をしない選択をしてしまうのです。
問題なく業務を進められればいいのですが、報連相をしないことでトラブルが発生することもあります。こうなるとトラブルの対応が必要になり、余計に相手の時間を奪ってしまう結果となります。
そのため「効率良く業務をするために報連相が必要だ」という認識をもってもらうことが重要です。報連相のための時間を惜しまない雰囲気をつくっていきましょう。
④重要性を理解しておらず面倒だと思っている
報連相の重要性を理解しておらず「なぜ報連相に時間をさく必要があるんだろう」「面倒だな」と感じている可能性もあります。このケースでは報連相をすることによってどんなメリットがあるのかを、伝えていくことが重要です。
- ・ミスを防ぐため
- ・共通認識をもつため
- ・チームワークを高めるため
- ・トラブルにすぐ対応するため
- ・話しやすく働きやすい環境にするため
以上のようなメリットを伝えて、報連相の重要性を理解してもらうようにしてください。また、報連相を怠ったことによってトラブルが起きた際に「あの時、報連相していたら問題は起きなかった」と伝えるのも効果的です。相手が重要性を身にしみて理解できるよう、できるだけ具体的に伝えるようにしてください。
⑤声を掛けるタイミングがわからず困っている
報連相の重要性を理解していても、声をかけるタイミングがわからない部下もいます。内容によっては、事前に相談すべきなのか、終わった後に結果を報告すべきなのかがわかりにくいものもあるからです。
確認のために事前に相談した際に「結果だけ知らせてくれればいい」などと言われてしまった経験をした部下は、声をかけるタイミングがわからなくなってしまうこともあります。
「こういう時は事前に知らせて」「この仕事については事後報告でいいよ」などと具体的に伝えましょう。
また、部下だけでなく職場に報連相ができない原因があるケースもあります。報連相ができない原因についてより広く、深く理解したい方は以下の記事もご覧ください。
＞報連相できない原因と解決策｜マインドと環境面の双方からアプローチしよう
正しい報連相の仕方・ポイント
正しい報連相をする方法をそれぞれ紹介します。
- ①報告
- ②連絡
- ③相談
①報告
報告をする際には、以下のポイントを簡潔に伝えることが大切です。
- ・何の報告なのか
- ・誰が関わっているのか
- ・どこで行われたのか
- ・いつの話なのか
- ・なぜしたのか
- ・どのようにしたのか
状況確認をした上で報告をすることで、次の指示を仰ぎやすくなります。
報告の手段は以下のように使い分けましょう。
- ・対面や電話：手短に済むもの、緊急を要するもの
- ・メールやチャット：記録に残したいもの、図解など視覚情報が必要なもの、相手の予定が合わないケース
手段の使い分けについては、連絡や相談についても同様です。
②連絡
連絡をする際のポイントは以下の通りです。
- ・何の連絡かを結論として冒頭に伝える
- ・現状を簡潔に伝える
- ・次にどうすべきか指示があるか確認しておく
連絡は現在進行形のことについて扱うため、最後に次にどうすべきかの指示やアドバイスがあるか確認しておきましょう。
自分では必要性を感じていなくとも、経験豊富な上司から見れば改善点や今後注意すべきところが見えることもあるからです。
また、報告とは違って説明が長くなりやすいため、結論ファーストを意識し、簡潔に伝えることを大切にしましょう。
③相談
相談をする際のポイントは次の通りです。
- ・相手の都合によっては後日の対応になることに留意する
- ・相談したいこととその理由を簡潔に伝える
相談は助言をもらう必要があり、その分だけ報告や連絡よりも時間がかかります。
そのため、内容や相手の都合によっては、後日に時間をとってじっくり話すことになるかもしれません。まずは相談を持ちかけてみて、相手の都合を探ってみましょう。
また、相談したいことやその理由は簡潔に伝えるようにし、相手の時間をとりすぎないように注意が必要です。
対面や電話などで相談するケースでは、相手の質問に答える形で状況を説明し、相手がアドバイスをまとめやすいように配慮しましょう。
報連相が円滑に行われる職場にする方法
報連相を円滑に行う職場にしたい場合には、以下2つの方法に取り組んでみてください。職場の環境そのものを変えることで、報連相が苦手な人でも自主的に行いやすくなります。
- ①マニュアルを作成する
- ②ツールを導入する
①マニュアルを作成する
報連相をするタイミングについてマニュアルを作成する方法です。どういった仕事に報連相が必要なのか、どのタイミングで報連相すべきなのかを事細かに決めておくのです。
マニュアルを作成しておくと報連相に対する共通認識が生まれるため、職場のコミュニケーションが図りやすくなります。作成には手間がかかりますが、一度作ってしまえば部下の教育にかける時間を短縮できます。
新人教育に時間を取られすぎていると感じる場合や、自身の仕事が忙しく新人教育に手が回らない社員が多い場合におすすめの方法です。
②ツールを導入する
報連相をする際にもっとも判断が難しいのが、声をかけるタイミングです。すでに述べたような、相談するか報告にするかという問題だけでなく、上司の手が空いたタイミングを狙わなければいけないという問題もあります。
報連相をする間は相手が仕事をする手を止めさせることになるため、部下からすると「迷惑ではないか？」という不安が常に付きまとうのです。この問題を解決するのに有効なのがビジネスチャットツールです。
ビジネスチャットツールはメールと同様にテキストベースで会話を行います。そのため、報連相を受ける上司は自分の都合の良いタイミングでメッセージを確認できます。部下も上司に声をかけるタイミングを伺って無駄な時間を過ごすことがなくなるでしょう。
メールと比較してかしこまった表現が不要であり、手軽なので返信スピードも自ずと速くなります。即レスをすれば電話のようにリアルタイムで報連相が可能ですし、時間が空いた時に返事をするならメールのようにお互いの時間を無駄にしないやり取りが可能です。
報連相が苦手な社員が多い場合には、導入を検討してみてください。ちなみに、報連相をする目的でビジネスチャットツールを導入するならシンプルで操作が簡単な『DiSCUS』がおすすめです。
報連相をする人が注意するべきこと
職場の環境を変えることも重要ですが、報連相する人の意識を変えることも重要です。具体的には、以下3つが重要です。自分自身の意識を見返してみたり、社員がこれらの認識をもっているかを確認してみてください。
- ①必要なことだけを簡潔に伝える
- ②自分の意見と状況を混同しない
- ③わかった段階ですぐに伝える
①必要なことだけを簡潔に伝える
報連相では、必要なことを抜けもれなく簡潔に伝えることが求められます。肝心なことを伝えられないと判断のしようがありませんし、関連性の低いことを伝えていては業務効率が下がってしまうからです。
報連相をする前には、以下の内容を明らかにした上で上司に声をかけるようにしましょう。
- ・報告、連絡、相談のどれをするのか
- ・何を伝えるのか
- ・何について意見や指示が欲しいのか
②自分の意見と状況を混同しない
報連相をする際には自分の意見を言う必要があるシーンもあります。しかし、相手に伝える際には自分の意見なのか事実なのかを明確にすることが重要です。
たとえば、「クライアントは〇〇だと言っていました」であれば事実ですし「クライアントは〇〇だと思っているはずです」であれば意見です。しかし「クライアントは〇〇だと思っているでしょう」という言い回しだと事実なのか意見なのかがわかりません。
上司は正しいと思えることを元に次の指示を出すため、意見よりも事実を重視しています。伝える際には事実を先に述べ、事実から元にした推測や意見は後から述べると良いでしょう。
また、推測や意見であることがわかるように伝え、どうしてそう思うのかの理由も付け加えるのが理想的です。こういった伝え方をすると、上司が事実確認に時間を割かなくて済み、スムーズな報連相が実現します。業務効率アップにつながりますし、自分の評価アップにもつながる可能性があるのでぜひ取り組んでみてください。
③わかった段階ですぐに伝える
報連相では状況が変化したらすぐに行うことが重要です。たとえば、クライアントとの商談結果の報告が遅れた場合、次の施策を考えたり実行したりするまでに時間がかかってしまうでしょう。
時間がかかればかかるほどクライアントの関心が逸れてしまいます。報告を迅速に行い、クライアントが自社のサービスや製品に高い関心をもっているうちに次のアクションを起こすことで高い成果を出せます。
このように報連相は迅速に行い、適切な対応を素早く取れるようにすることが重要です。上司の状況に配慮しながら伝えることも重要ですが、いつも丁度良く上司の手が空くタイミングが訪れるわけではありません。
報連相したい内容も考慮しつつ、声をかけるタイミングを見極めていきましょう。
報連相を受ける人が注意するべきこと
報連相をする側だけでなく、受ける側が意識を変えることで報連相しやすい環境を整えられます。そのための心得は「ほうれん草（報連相）のおひたし」になぞらえて語られることが多いです。「おひたし」は以下4つの頭文字であり、報連相を受ける上司が気をつけるべきことです。
- ①怒らない
- ②否定しない
- ③助ける
- ④指示する
①怒らない
報連相を受けた際にはその内容にかかわらず怒らないようにしましょう。
怒ってしまうと部下が「怒られるなら報連相しないほうがいいか」などと考えてしまうリスクがあるからです。そもそも、部下の失敗に対して怒鳴る対応をする人がいますが、ビジネスシーンで怒鳴る行為は必要ありません。
注意すべきことがあるのであれば、どうしてそれが起こってしまったのかの原因を考えるように促しましょう。「原因はなんだと思う？」と問いかけ、部下自身が考えて次の解決策を出せるように促してください。
答えを出すのが難しい場合には1つの正解を提示し、どうしてそれが正解なのかも説明します。その上で「次に同じようなことがあった場合にはこう対応してくれたら嬉しい」と今回の件を次に活かすよう促すとより良いでしょう。
②否定しない
報連相をしてくれた部下を否定することは避けてください。たとえ、必要のない報告を受けたり、忙しいタイミングで声をかけられたりした場合でも、部下を否定する表現は避けましょう。
否定してしまうと部下が報連相をしなくなってしまう可能性があるからです。
まずは部下の報連相をきちんと聞き、必要な指示を出してください。その上で「こういう件については今後は報告しなくて大丈夫です」「〇〇の作業をしている間は報告は後にしてほしい」などと要望を伝えるのです。
一旦受け入れる姿勢を見せることで、部下が報連相を嫌ったりあなたに苦手意識をもったりすることを防げます。
③助ける
報連相を受ける際には、部下をサポートすることを考えましょう。「何でもやってあげる」のではなく、話を聞いて必要な箇所だけ手助けをします。
部下が自分自身で考えて行動できるようにするために「今何を手助けしたら仕事を覚えられるだろう」と考えてみてください。部下ができる範囲のことは部下に任せ、一歩先のステップは手助けしながら一緒に進めていきます。
こうすることで部下が自分に足りていない点を理解しつつ、次にどうすべきなのかを自然に理解できます。
④指示する
報連相を受けたらそれに基づいて次の指示を出してください。指示がないと部下が次に何をしたらいいのかわからなくなり、時間を無駄にしてしまうからです。指示は具体的に出し、部下が戸惑わないようにすることが重要です。
ただし、事細かに指示を出すだけでは部下は指示待ちの状態から抜け出せません。何度か繰り返し教えたものについては、指示を出さずに部下のアクションを待つことも必要です。前章の「助ける」という視点をもった上で、指示を出してみてください。
報連相がスムーズにできる『DiSCUS』
報連相をスムーズに行いたいのであれば、手軽に使えて相手のタイミングで返事ができるビジネスチャットツールがおすすめです。『DiSCUS』ならシンプルな機能で使い方が簡単なので、報連相の効率化に適しています。
1対1のトークはもちろん、複数人でのグループチャットも可能です。プロジェクトチームでの報連相にも活用してみてください。
「チャットではセキュリティが不安」と感じる方もいるかもしれませんが、『DiSCUS』では豊富なセキュリティ機能を搭載しています。機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでも安心してお使いいただけます。
導入を検討される方は、まずは無料資料をダウンロードして『DiSCUS』の詳細をチェックしてみてください。
まとめ｜報連相の本当の意味を理解して取り入れよう
報連相の本当の意味・報連相がうまくいかない原因と対策方法について紹介しました。
報連相は「①職場の環境②行う側の認識③受ける側の認識」の3要素によってうまくいくかどうかが決まります。最も効果が高いのは、職場の環境を変えることです。
職場の環境が報連相しやすいものであれば、苦手意識のある社員でも無理なく報連相できるからです。職場環境の整備をするならビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
「ビジネスチャットツールって何ができる？」などと疑問を感じた方は、以下の記事も読んでみてください。
