テキストコミュニケーションできない人から抜けだそう【伝わる文章を書くコツ】

「テキストコミュニケーションが苦手な人の特徴を知りたい」
「テキストコミュニケーションが苦手で悩んでいる。解決法を知りたい」
「テキストコミュニケーションができない同僚がいて困っている。対応法を知りたい」
「便利なテキストコミュニケーションツールがあれば教えて欲しい」

以上のような方に向けて、テキストコミュニケーションができない原因と解決方法を解説します。 この記事を読むと、「テキストコミュニケーションする自信がついた」「ツールを使えばテキストコミュニケーションできそうだ」と、あなたにあったやり方を発見できます。わかりやすい内容ですので、気軽に読んでください。

テキストコミュニケーションができない人がいる理由

日常・ビジネスシーンにおけるコミュニケーションは、大きく2種類に分かれます。

1. ①テキスト（文章）： チャット・メール・書面などが該当し、物事を的確に伝えられる
2. ②会話 ：対面・ビデオ通話・音声通話などが該当し、言葉で表現しきれない気持ちを伝えられる

会話であれば、指を差し「あれやっといて」と一言で伝えることができます。

しかし、テキストではこれが通用しません。「あれ」を具体的に示し「どのように」「どのレベルで」やるのか指示する必要があります。 このように、テキストと会話では必要なスキルが異なります。

したがって、会話は上手でもテキストになると上手く表現できない人がいるのは仕方のないことなのです。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ

ここでは、テキストコミュニケーションの7つのコツをわかりやすく解説します。 これらのコツを実践すれば、自信を持ってテキストコミュニケーションできるようになります。

 

1. ①一文は短く
2. ②結論から述べる
3. ③肯定的な表現を使う
4. ④わかりやすい言葉を使う
5. ⑤催促は相手に配慮をする
6. ⑥お礼は具体的に伝える
7. ⑦見直しを必ずする

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ①一文は短く

一文は短くするように心がけてください。一文40～60字くらいが目安です。 長い文章は読み手に大きなストレスを与えるからです。

文章が長くなるほど論点がぼやけ、誤解が生じてしまいます。 文章を作成していて、一文が長くなってしまったときは2つに分けるようにしてください。たとえば、以下のような形です。

 

「先方の担当者が本日病欠のため、午後の会議は明日に変更になりました。」
　→「午後の会議は明日に変更になりました。本日、担当者が病欠したためです。」

また、一文には1つのメッセージだけにするようにしましょう。一文で多くのメッセージを伝えようとすると、以下の文のように伝わりにくいからです。

 

「素早くコミュニケーションが取れたり、情報共有できたり、チャットのメリットはたくさんある反面、セキュリティーを強化しないと情報漏洩のリスクがあるのでツール選びには注意が必要です。」

たくさん詰め込むとメッセージは伝わりにくくなります。これを一文に一つのメッセージに修正すると以下のようになります。

 

「チャットのメリットは、大きく2つあります。素早くコミュニケーションが取れること、情報共有できることです。ただし、報漏洩のリスクがあるため、セキュリティーの強いツールを選んでください」

簡潔でわかりやすい文章になることが実感できるでしょう。複数の内容を伝えたい場合には、最初にいくつ述べるのかを示すと伝わりやすくなります。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ②結論から述べる

結論を先に述べると、意図が明確になり相手の理解が深まります。以下を参考にしてください。

 

結論「 グループチャットではマナーを心がけてください。」
理由 「マナーを守ることで円滑なコミュニケーションを実現し、プロジェクトを成功に導くためです。ご協力お願い致します。」

結論を先に述べることで「何の話なのか」が相手に伝わり、頭を整理しやすい状態で詳細を読んでもらえます。結果としてチャットの内容がわかりやすくなるのです。 誤解が生まれにくくなるので「チャットがわかりにくい」と言われてしまう人はぜひ活用してみてください。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ③肯定的な表現を使う

テキストコミュニケーションでは、肯定的な表現を使用しましょう。以下の2パターンを比較してください。

否定的な表現： 「グループチャットではマナー違反はやめてください。」
肯定的な表現： 「グループチャットではマナーを心がけてください。」

同じメッセージでも、印象がガラッと変わります。テキストコミュニケーションでは声色や表情が伝わりません。そのため会話と比べ、冷たい印象になりがちです。相手が不快に感じたり、萎縮しないよう、肯定的な表現を使ってください。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ④わかりやすい言葉を使う

わかりにくい言葉は避けましょう。難しい漢字や専門用語は、読み手に大きなストレスを与えるからです。

 

「僭越ながら申し上げますと、コンバージョンに関して幾ばくかの齟齬が生じ、弊社のコアコンピタンスが曲解され、大変遺憾に思う次第です。」

少々極端な例ですが、これでは難解すぎて、メッセージが伝わりません。「中学生でもわかる言葉」を目安にしてください。

知識が豊富でも、相手に伝わらなければ意味がありません。本当に仕事ができる人は、相手や状況に合わせて言葉を変えます。心がけ次第で大きく変わりますので、ぜひ実践してみてください。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ⑤催促は相手に配慮をする

チャットやメールで返信を催促する場合、相手の状況に配慮しましょう。多くの場合、以下のような理由で返信が遅れているだけです。

 

• 会議中・接客中である
• 休暇中である
• 通知に気づかず未読のまま

このような相手の状況を推察し、丁寧に催促をしてください。ここでも例文をご紹介します。

「私のミスで、正しくメッセージが送付できていなかったのかもしれません、再送致しますので、ご確認よろしくお願い致します。」
「先日のメール、少しわかりにくかったと気づき、改めてご連絡申しあげました。」

文頭で「こちらのミスの可能性」に触れることで、相手を責める印象を与えずに済みます。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ⑥お礼は具体的に伝える

お礼の気持ちを伝える時は、「どこが良かったのか」「なぜそう思ったのか」を具体的に記載しましょう。 ただのお礼だけだとテンプレート感があり、社交辞令の印象を与えるからです。

 

お礼のみ「先日はお打ち合わせありがとうございました。」
具体的に表現したお礼「先日はお打ち合わせありがとうございました。事前に資料にお目通し頂き大変助かりました。」

このように具体的に感謝している点を書くと、感謝の気持ちが深く伝わります。

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すコツ⑦見直しを必ずする

ここまで紹介した6つのコツを実践してメッセージを作成したら、送信前に見直しをしてください。

文章が長すぎないか、わかりやすいか、誤字脱字はないか落ち着いて確認しましょう。

見直しは、テキストコミュニケーションの総仕上げです。ここまで実践できれば、あなたのテキストコミュニケーション能力は格段にアップします。

テキストコミュニケーションができない人への関わり方

相手が「テキストコミュニケーションができない人」の場合、どうすればよいでしょうか？

冒頭で説明した通り、テキストコミュニケーションが苦手な人がいるのは仕方のないことです。したがって、相手を変えようとするのではなく相手に配慮した対応を取るようにしましょう。

具体的には、以下3つの対応を実践すしてみてください。

 

1. ①返信しやすいメッセージを送る
2. ②コツをまとめた資料を共有する
3. ③電話なども活用する

テキストコミュニケーションができない人への関わり方①返信しやすいメッセージを送る

相手から返信が欲しい場合、箇条書きのＱ＆Ａ形式で質問するとよいでしょう。

 

通常の質問） 先日お持ちしたサンプルの感想をお聞かせください。
相手に配慮した質問） 先日お持ちしたサンプルについて、以下5への回答をお願いします。
　①良かった点はありますか？
　②良かった点が「ある」場合、具体的に教えてください。
　③悪かった点はありますか？
　④悪かった点が「ある」場合、具体的に教えてください。
　⑤悪かった点が「ある」場合、それを改善できる対策はありますか？

このように質問を明確にすると相手は答えやすくなります。また、相手からの回答も自ずと短い文章となるため、双方にとってメリットがあります。

テキストコミュニケーションができない人への関わり方②コツをまとめた資料を共有する

テキストコミュニケーションが苦手なメンバーが原因で、業務に支障が出ることがあります。

こういった場合、規制・制限・禁止事項をグループ内で共有しましょう。 本人に直接指導すると、その人は自分のふがいなさに気づき、落ち込んでしまうことがあるからです。

「チャットルール」「メッセージルール」などの資料を作成し皆で共有すれば、自然に改善を促せます。

テキストコミュニケーションができない人への関わり方③電話も活用する

上記2つの対応でも改善できない場合、電話を使いましょう。

電話はテキストに比べ時間と労力が必要ですが、 ミスコミュニケーションによるトラブルや損失を考えれば、手間を惜しまず電話を活用するべきと言えます。

しかし、業務効率は低下しますので、あくまで最後の手段という認識をもってください。まずは答えやすいメッセージを送ったり、コツをまとめた資料を共有したりして対処してみましょう。

テキストコミュニケーションができない人でも使いやすい『DiSCUS』

一昔前、コミュニケーション能力と言えば話術のことでした。その時代を生きてきた人の中には、「話せばわかる」と今だに考える方も多いのです。 そのような人は、得てしてテキストコミュニケーションを避けがちです。

そのため、いつまで経っても、テキストコミュニケーション能力が向上しません。デジタル機器もどんどん苦手になり、つい電話を使ってしまいます。 このような人には、これからも電話で対応するしかないのでしょうか？

ここで、誰でも簡単に使えるチャットツール『DiSCUS』をご紹介します。 『DiSCUS』はデジタル機器が苦手な人も使いやすいよう、大変シンプルな画面です。

使いやすさ・見やすさはチャットツールによって違うものです。機能を盛り込むあまり、複雑な画面となっているものも多々あります。 『DiSCUS』なら、はじめて使う方でもマニュアルなしで操作できる画面です。

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まとめ｜テキストコミュニケーションができない人から抜け出そう

今回は、テキストコミュニケーションができない原因と解決方法を紹介しました。

テキストコミュニケーションは対面とは異なる特徴があるため、慣れていないとうまく行えないものです。逆に言うと、コツを知って実践さえできれば、誰でも伝わりやすいメッセージを作成できるものです。

 この記事の内容を実践し、円滑なテキストコミュニケーションを実現しましょう。そして使いやすいチャットツールを選び、より多くの人と交流する喜びを手に入れてください。