テキストコミュニケーションでは冷たいと感じやすい｜気持ちを楽にする考え方を紹介

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、コミュニケーションの方法は大きく変わりました。対面することが難しくなり、テキスト（文字）を使ったコミュニケーションの場面が増えてきました。

あなたはテキストコミニュケーションで冷たい印象を感じた経験はありませんか？チャットで冷たいと感じるメッセージが来ると、気持ちが落ち込んで仕事に集中しにくくなるものです。

また「自分は冷たいメッセージを送っていないかな？」と不安を感じる方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、テキストコミュニケーションが冷たく感じる理由や、温かみのあるメッセージを送る方法を紹介します。この記事の方法を実践すれば「あなたのメッセージは温かい」と言ってもらえるほど、気持ちよくコミュニケーションできます。

テキストコミュニケーションで冷たいと感じることが多い理由

対面でのコミュニケーションではお互いの表情や顔色・身振り手振りなどで相手を理解します。一方で、チャット・メールなどテキストを使ったコミュニケーションは、冷たく感じる傾向があります。

テキストコミニュケーションが冷たく感じる理由は以下のとおりです。

1. お互いの表情や声色・身振り手振りなどが伝わらない
2. 正確なニュアンスがわからない
3. ニュアンスがわからないため、悪い方向に考えてしまう
4. その結果、冷たく感じてしまう

テキストコミュニケーションでは、表情や声色などの非言語情報が伝わりません。そのため、言葉のニュアンスが伝わらず冷たく感じてしまうのです。

たとえば「〇〇を修正してください。」という言葉をチャットにて受け取ったとしましょう。送信者としては「ただ単に間違っているから修正をお願いした」という認識でしょう。

しかし、受信者は「間違えてしまった。怒らせたかな？」と不安を感じることがあります。

対面なら「表情は怒ってないな」などと気付けるものですが、テキストコミュニケーションではこういった気づきがないため冷たく感じやすいのです。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法

テキストコミュニケーションでは表情などがわからないため、言葉にしてしっかりと伝えることが重要です。
とは言え、慣れていないと言葉だけで自分の意図したことを伝えるのは難しいものです。

冷たい印象を与えずに自分の意図を伝えるためのポイントを7つ紹介しますので、ぜひ取り入れてみてください。

1. ①語尾を工夫する
2. ②肯定的な言葉を使う
3. ③感謝を伝える
4. ④指摘には労いの言葉を添える
5. ⑤積極的に反応する
6. ⑥背景を伝える
7. ⑦送信前に読み返す

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法①語尾を工夫する

一言で言い切る形だと「冷たい人」「攻撃的な人」などの印象をもたれがちになります。

柔らかい印象を与えるためには、語尾を工夫する必要があります。たとえば、以下のような具合です。

• 「〇〇さん、修正して再提出してください。」
  • →「〇〇さん、修正して再提出してほしいです。よろしくお願いします。」
• 「了解。」
  • →「了解！ありがとう＾＾」

顔文字や絵文字を活用することで表情をイメージできるようになり、親近感を与えられます。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法②肯定的な言葉を使う

良好なコミュニケーションを図るためには、肯定的な言葉を使うことが大切です。

否定的な言葉は冷たい印象を与えてしまい、良好な関係性を築くことも難しくなります。肯定的な言葉を使うように心がけていきましょう。

• 「資料に誤字脱字があります。会議に使用できないので、修正してください。」
  • →「資料で修正して欲しい点があります。会議に間に合わせたいので至急、対応していただけますか？」

このように、同じ内容を伝える場合でも肯定的な表現を使うことで、印象は大きく変わります。少しの意識で実践できることなので、ぜひ今日から取り入れてみてください。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法③感謝を伝える

相手に指摘をする場合でも、感謝を伝えることで温かい印象になります。

ただ「ありがとう」と伝えるのではなく、何に対して嬉しく感じたのかなどを具体的な内容を書くようにしましょう。具体的にするとより感謝の気持ちが伝わるからです。

• 「ありがとう」
  • →「ありがとう。〇〇さんが協力してくれたおかげで、苦手な〇〇の作業もスムーズにできて助かりました。」

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法④指摘には労いの言葉を添える

間違いを指摘するのは相手を否定することと同じく、冷たい印象を与えやすいです。指摘したいことがある場合は労いの言葉を添えて、温かい印象になるよう工夫していきましょう。

• 「伝え方の順序が間違っているから修正してください。」
  • →「結論から書くように修正してくれると、伝わりやすいので修正してほしいです。そのほかはよくまとめられていて、わかりやすかったです。ありがとうございます！」

このように、同じ修正をお願いする内容であっても、労いの言葉を添えるだけで印象が大きく変わります。労いを伝える癖をつけて相手の「否定された」という感覚やストレスを軽減していきましょう。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法⑤積極的に反応する

コミュニケーションが希薄になると、冷たい印象を与えがちになります。積極的にコミュニケーションを図るように意識していきましょう。

相手がメッセージを送ってきたら必ず返信し、グループチャットでも他の人の投稿に何らかの反応を示すようにしてみましょう。

自分の投稿に「反応してもらえる」という安心感があるとコミュニケーションが活発化しやすくなります。コミュニケーションが活発になり、お互いに自分の意見を言いやすくなると誤解が生まれたとしてもすぐに解きやすくなります。結果として、冷たい印象を与えることを避けられるでしょう。

また、メッセージを使ったコミュニケーションだけではなく、絵文字で返信するなど読んだことを伝えるのも有効です。忙しいときには絵文字を活用して気軽にチャットで反応を示していきましょう。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法⑥背景を伝える

チャットでは要件を簡潔に伝えることでスピーディーなやり取りが可能で、いつでも見直せます。しかし、要件だけのメッセージは冷たくも感じてしまいます。

以下のように、背景を伝えることでより温かみのあるメッセージになります。

• 「イベントは中止でお願いします。」
  • →「イベントは悪天候により中止になりました。延期も検討しましたが、参加者のスケジュール調整が難しいと判断しました。」

関係性が薄い人にほど背景の説明をするように心がけてください。関係性ができていれば相手が気づいてくれる可能性が高いですが、関係性が薄い場合には難しいからです。

しっかりと説明をして誠意をしめし、温かい印象を与えていきましょう。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法⑦送信前に読み返す

冷たい印象を与えずにテキストコミュニケーションを行うためのコツを解説してきました。

チャットにてメッセージを送信する際には、これらのコツを実践できているか確認する習慣をつけましょう。

• 顔文字や絵文字を活用するなど語尾の工夫をする
• 否定的なことを伝えるときでも、肯定的な言葉を使う
• 感謝は具体的に伝える・間違いを指摘する場合は褒めたり労ったりしてから指摘する
• 自分から積極的なコミュニケーションをとる・関係性が薄い人ほど丁寧に背景を伝える

以上の内容を確認することで、相手と気持ちのよいコミュニケーションをできるようにしていきましょう。

テキストコミュニケーションをさらに円滑にするコツ

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えない方法を紹介しました。冷たい印象を与えないことも大切ですが、さらにコミュニケーションを円滑にしたいのであればそのほかのコツも理解しておくようにしましょう。

テキストコミュニケーションで失敗したくない人、より良好な関係を築きたい人は以下3つのコツを実践してみてください。

1. ①他人のメッセージを気にしすぎない
2. ②結論から書いて詳細は後述する
3. ③電話なども活用する

テキストコミュニケーションをさらに円滑にするコツ①他人のメッセージを気にしすぎない

相手に冷たい印象を与えないメッセージを送ることも大切ですが、他の人のメッセージを気にしすぎないことも大切です。

相手のメッセージが冷たく感じられたとき「自分は嫌われているのかな」などと不安を感じると、仕事への集中力が落ちてしまうからです。

記事の冒頭でも紹介したように、そもそもテキストコミュニケーションは冷たい印象を与えやすいものです。この事実を覚えておくだけでも、気分が軽くなるでしょう。

チャットはあくまで仕事の効率化のためにあるものです。チャットのメッセージにとらわれて仕事の効率を下げないよう、意識しておきましょう。

テキストコミュニケーションをさらに円滑にするコツ②結論から書いて詳細は後述する

温かみのあるメッセージを意識すると、文章が長くなりがちになります。しかし、長い文章は相手の時間を奪い、仕事の効率を下げてしまうリスクがあります。

要件を簡潔に伝えつつ温かみのあるメッセージにするために、結論から書いて詳細や背景を後から伝える形にしましょう。

結論を先に書くことで、時間がない人でも必要最低限の内容がすぐに理解できます。詳細には目を通さなくても業務連絡は問題なく行えるようになるのです。

また、詳細を書いておけば時間に余裕のある相手は読んでくれるでしょう。ニュアンスが的確に伝わり、冷たい印象も与えずに済みます。

結論を先に伝えて後から詳細を書くことで、簡潔さと温かさのバランスをとっていきましょう。

テキストコミュニケーションをさらに円滑にするコツ③電話なども活用する

話したほうが早い場合や誤解を避けたい場合は、電話などを使用することで、冷たい印象を防げます。電話は声色や口調がわかるため、相手へ感情が伝わって冷たい印象を与えずに済むのです。

ネガティブな内容を伝えるときや、相手と議論をしたいときなど、テキストのみでは誤解が生じそうな場合には電話の利用がおすすめです。

ただし、電話は同時接続が必要なため、相手の時間を直接的に奪うツールでもあります。多用はせず、チャットでは伝わり切らない内容のときだけの使用に止めるようにしましょう。

テキストコミュニケーションでも温かみのあるやりとりを

テキストコミニュケーションでのお悩みは、ビジネスチャット『DiSCUS』で解決できます。

『DiSCUS』はスマートフォンでの使用にも対応しており、チャット画面から絵文字やスタンプなどを選択し簡単に送信できるからです。

若手社員に指摘をするときや管理職と雑談する場合など、絵文字を活用することで、温かみのあるやりとりが実現します。

また『DiSCUS』は、年齢やIT知識に影響なく使用できるシンプルな設計です。1対1から複数人を対象としたトークができ、自由にトーク名やアイコンの変更が可能です。

より詳しく『DiSCUS』について知りたい方は、以下のリンクから無料資料請求を申し込んでください。氏名やメールアドレスなどの必要事項を記入するだけの簡単操作で申し込みは完了します。

＞無料で『DiSCUS』の資料を請求する

まとめ｜テキストコミュニケーションを工夫して冷たい印象を軽減しよう

今回は、テキストコミュニケーションの特徴や、冷たい印象を感じさせないための工夫について解説しました。

絵文字を活用したり、否定的な言葉を避けたりすることでテキストコミュニケーションでも温かみのあるやりとりができます。

また、絵文字機能のあるツールを選ぶことも重要です。機能が充実したツールを選ぶことで、社内全体で温かみのあるコミュニケーションができる環境を整えてみてください。