テレワーク下でのコミュニケーションの工夫｜連携して生産性を保とう

テレワークを導入すると他の社員の様子が見えにくくなるため、コミュニケーションに悩みがちになります。

しかし、前例がなくどういった工夫をすれば解決できるのか困ってしまいますよね。

そこでこの記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの工夫について紹介します。

コミュニケーションの課題についても触れるため、自社が抱えている悩みを細分化して理解できるようになるでしょう。

テレワーク下でのコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

テレワークにおけるコミュニケーション上の課題として、以下5つが挙げられます。

雑談の機会が少ない
進捗が見えにくい
顔が見えない不安がある
指示が分かりにくい
チームの連携が分かりにくい

テレワークのコミュニケーションに対して抱いている悩みを細分化することで、解決方法が見えてきます。

まずは自社が抱えている悩みへの理解を深めていきましょう。

テレワークのコミュニケーション課題①雑談の機会が少ない

オフラインでは誰かを見かけた際にすぐに話しかけられますが、テレワークではこういった機会がありません。

そして、相手の状況が分かりにくく、連絡する心理的なハードルが高い傾向にあります。

そのため、業務連絡などの用事がないと連絡しなくなっていき、雑談の機会が減ってしまうのです。

雑談は業務の遂行に直接影響するわけではありませんが、チームの団結力や信頼性にかかわります。

社員のモチベーションが下がる可能性もあるため、雑談の機会を確保する工夫が必要です。

テレワークのコミュニケーション課題②進捗が見えにくい

テレワークでは他の社員の様子が見られないため、業務がどこまで進んでいるのかが分かりにくいです。

予定通りに進んでいるのか、誰が今何をしているのかがわからないと、話しかけるのが難しくなっていきます。

オフィスで仕事をする場合には作業している様子が見えるため「うまく進んでるね」などと気軽に話しかけられます。

しかし、テレワークでは相手の様子がわかりにくいため、話しかけるきっかけが得にくいのです。

互いが何をしているのかを確認できる環境を整えることが重要です。

テレワークのコミュニケーション課題③顔が見えない不安がある

テレワークでは電話やテキストチャットでの会話にて連絡を取り合うことが多いです。

相手の顔が見えず、言葉の真意が汲み取りにくくなります。

相手の顔や感情が見えないため、コミュニケーションの難易度も高く億劫になりがちです。

また、新入社員の場合には一緒に働く仲間の顔を覚えることすら難しく、強い孤独感に襲われることもあります。

定期的にオフィスで会うようにする、ビデオ通話を活用するなどの工夫をするようにしましょう。

テレワークのコミュニケーション課題④指示が分かりにくい

テキストチャットでの連絡が多くなると、指示のニュアンスが伝わりにくくなります。

そのため、上司は「ちゃんと伝わったのか？」と不安になりやすく、部下は「これであってるのかな？」と感じやすくなります。

テキストは音声よりも処理に時間がかかるため「最小限の連絡にしよう」という意識になりがちです。

そのため、違和感や不安を抱いた場合でも確認をしないことが増えてしまいやすいです。

テキストでのやり取りであっても、面倒くさがらずにお互いの方向性を確認するようにしましょう。

テレワークのコミュニケーション課題⑤チームの連携が分かりにくい

1対1のコミュニケーションであってもすれ違いが生じやすいため、チームの状況はさらにわかりにくいです。

作業の様子が見えず、誰と誰が仲がよく、誰と誰の馬が合わないのかなどがわからないのです。

上司はチームがうまく連携できるような指示を出したくても、状況がわからず指示の出し方に迷ってしまいます。

チーム全体で話をするようにして、連携がうまく取れているかを確認する機会を作りましょう。

テレワークにおけるコミュニケーションの工夫

テレワークにおけるコミュニケーション課題への理解が深まったところで、工夫について見ていきましょう。

テレワークでコミュニケーションを円滑に行いたい場合には、以下7つの工夫を取り入れてみてください。

雑談用のスペースを作る
雑談の機会を意図的に作る
状況を共有する
会議を意識的に設定する
テキストチャットは表現に気をつける
不明確な指示は避ける
顔を見ながら話をする

すべての工夫を取り入れても社員に浸透しなければ意味がありません。

これらの工夫を取り入れる際には、マニュアルやルールをまとめたデジタルファイルを作って共有するなどして社員に知らせましょう。

オンライン上での会議を開いて説明するのもおすすめです。

テレワークのコミュニケーションの工夫①雑談用スペースを作る

社員の雑談を促したい場合には、雑談専用のスペースを作るのがおすすめです。

社員が「雑談したい」と感じたときに利用できるため、強制的な印象を与えることもありません。

チャットツールにて雑談をするためのスレッドを立ち上げてみてくださいね。

ただ、業務時間に雑談ばかりを行う社員が出る可能性もあります。

使用時間を制限するルールを作るなどして対応していきましょう。

テレワークのコミュニケーションの工夫②雑談の機会を意図的に作る

雑談のスペースを作っても、会社に入ったばかりの人や奥手な人は会話に入っていけない可能性があります。

そのため、オンラインランチ会を開いたり、朝礼や夕礼にて雑談の時間を作ったりなど機会を提供することも重要です。

最初は単発でよいので取り入れてみましょう。

社員の反応や業務との兼ね合いを考慮した上で、必要性を感じる場合には頻度を決めて定期的に実施してみてください。

テレワークのコミュニケーションの工夫③状況を共有する

相手の状況がわからないと孤独感を抱いたり、話しかけにくくなったりします。

そのため、業務の進捗状況や個人のタスクを共有するようにしましょう。

GoogleクラウドやGoogleカレンダーなどを利用すれば、進捗状況やタスクとスケジュールを簡単に共有できます。

また、日程調整ツールの導入もおすすめです。

日程調整ツールについて知りたい方は以下の記事も読んでみてください。

https://www.bluetec.co.jp/vcrm/column/5767/

コミュニケーションがしやすい環境を整えていきましょう。

テレワークのコミュニケーションの工夫④会議を意識的に設定する

雑談では話しにくいような仕事上での悩みなどを解決する機会も提供していきましょう。

1対1の面談や朝礼、夕礼などを設定することで、社員の仕事に対する気持ちについてもフォローできるようになります。

チームの連携に力を入れたい場合には、チーム会議もよいでしょう。

言いたいことや聞きたいことがあっても、テレワークでは自分から話しかけるハードルが高いものです。

機会を提供して社員が発言しやすい環境を整えていきましょう。

テレワークのコミュニケーションの工夫⑤テキストチャットは表現に気をつける

テレワークではテキストチャットでの連絡が増えます。

しかし、テキストチャットは顔や声色がわからないのですれ違いが起きやすいです。

感じていることをしっかりと言葉で表現して伝える意識をもつことが重要です。

社員に言葉で表現することの重要性を伝えたい場合には、社内研修を開くのもよいでしょう。

テキストチャットのやりとりの一例を挙げて、そのやりとりで感じたことを各社員に話合わせるのです。

言葉足らずの例を出すと、人によって認識の違いが生まれることを理解してもらえますよ。

テレワークのコミュニケーションの工夫⑥不明確な指示は避ける

テキストチャットで曖昧な指示を出してしまうと、すれ違いが起きてしまう可能性があります。

また、テレワークでは仕事をしている様子が見えないので、部下は評価基準に対する不安感をもちやすいです。

そのため、指示内容を明確にしてすれ違いを防ぎ、何をすれば評価されるのかをしっかり伝えていきましょう。

テレワークにおいては「空気を読めるのが1人前のビジネスパーソン」といった考えは通用しません。

言葉でしっかりと伝える工夫をしていきましょう。

テレワークのコミュニケーションの工夫⑦顔を見ながら話をする

テレワークでは相手の顔を見る機会が減るため「本当はどう思っているんだろう？」などと不安を感じることが増えます。

そのため、定期的にオフィスへの出勤をしてもらったり、ビデオ通話を取り入れて顔を見る機会を作りましょう。

普段の連絡もビデオ通話をするように促せば、より密なコミュニケーションが可能になります。

手軽に使える操作性のよいツールを導入するなどして、環境づくりをしていきましょう。

テレワークのコミュニケーションに役立つツール

ここまでテレワークについて網羅的に紹介してきました。

テレワークを実施するには効率的なコミュニケーションを実現できるビジネスチャットツールが便利でしょう。

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まとめ｜テレワークのコミュニケーションを工夫して生産性を高めよう

テレワークにおけるコミュニケーションの工夫について紹介しました。

テレワークではオフィスとは違い、相手の顔や作業状況が分かりにくいです。

話しかける機会があまりないため、意識的に会議を設定したり状況を共有したりするようにしてみてください。

ツールを導入することでよりコミュニケーションしやすい環境が整えられますよ。