テレワークに必要なITシステム｜選び方や行える業務についても紹介
テレワークシステムとは、テレワークに必要な機能を備えたITシステムやテレワークをより便利にするITシステムの総称です。テレワークではオフィスで行っていた業務を遠隔で行う必要があり、ITシステムはそれを可能にします。テレワークにはITシステムの導入が欠かせないのです。
とは言え、どんなITシステムが必要なのかは企業によって異なりますし、そもそもどんなITシステムがあるのかわからない場合もあるでしょう。
そこでこの記事では、テレワークシステムの種類や選び方を紹介していきます。最後まで読むと、自社に必要なITシステムがわかり、テレワークを導入する準備を進められるようになります。
テレワークができる環境を整えようとしている方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
ITシステム以外にもあるテレワークに必要なこと
まずはテレワークに必要なことを確認しておきましょう。
テレワークに必要なこと
- PCなどのデジタル端末
- インターネット環境
- 十分なセキュリティ対策
- ITシステム
大きな括りではありますが、以上4つをそろえることでテレワークが可能になります。
遠隔で業務をするためには、デジタル端末とインターネット環境が必要です。その上で、情報漏洩リスクを軽減するためのセキュリティ対策や、さまざまな業務をスムーズに行うためのITシステムが必要になるのです。
ただし、利用するデジタル端末によって導入すべきインターネット環境やITシステムが異なります。そのため、どういったテレワークをしたいのかを事前に明らかにし、逆算して導入するインターネット環境やITシステムを決定するようにしましょう。
テレワークシステムの利用形式とテレワーク方式
どのようなテレワークを行いたいのかを明確にしていきましょう。まず、利用するデジタル端末は会社に置いたままにするか、社員に持ち帰らせるかを決めてください。
テレワークには会社にデジタル端末を置いた状態でインターネットによって端末にアクセスする方法と、持ち帰ったデジタル端末で仕事をする方法の2つがあるからです。どちらを選ぶかによって、導入すべきITシステムが異なります。
デジタル端末を持ち帰る場合
デジタル端末を持ち帰る場合には、持ち帰った端末からVPNなどを利用して社内サーバーにアクセスすることで、テレワークを行います。会社で利用しているメールソフトなどは、社内サーバーからでしか利用できないからです。
デジタル端末には会社の膨大なデータが保存されています。社員が自宅やコワーキングスペースなどでデジタル端末を利用するので、端末の紛失によるデータの流出・破損のリスクが高いです。
ルールを定めたりデータのバックアップをとったりなどの手間やコストがかかります。
デジタル端末を持ち帰らない場合
デジタル端末を持ち帰らない場合には、以下3つテレワーク方式を利用できます。
- ①リモートアクセス
- ②仮想デスクトップ
- ③クラウド・アプリ
①リモートアクセス
リモートアクセスとは、会社内に設置されているデジタル端末にアクセスして遠隔操作することです。他のデジタル端末から会社内のデジタル端末を操作して社内サーバーにアクセスし、業務を行うのです。
オフィスでの作業環境をそのまま再現できるため、遠隔操作するためのITシステムの使い方さえマスターすればすぐに業務を開始できるのが魅力でしょう。
また、実際に操作するデジタル端末にはデータが保存されないので、情報漏洩リスクが低いのも嬉しいポイントです。情報漏洩リスクを低く抑えたい場合におすすめのテレワーク方式です。
②仮想デスクトップ
仮想デスクトップ（VDI）とは、社内サーバーにデスクトップ環境を構築することです。業務を行うためのデスクトップ環境をサーバーに設置して、デジタル端末からそのデスクトップを遠隔操作するのです。
利用する端末にはデータが保存されないのでセキュリティ対策にも役立ちます。仮想デスクトップを作成するには、新しく専用のサーバーを設置する必要があり初期費用がかかるのが難点です。
③クラウド・アプリ
クラウド・アプリは、クラウド上にあるアプリにアクセスすることで業務を行う方式です。
クラウド上のアプリを利用することで、自社サーバーを構築する手間を省けます。そのため、導入コストが低く手間がかかりません。
一方で、データが操作端末に残ってしまうためセキュリティ対策が必要になります。とは言え、端末上のデータを暗号化するなどの機能をもったサービスを選べば、セキュリティを高めることができます。
クラウド・アプリを利用するなら、セキュリティ対策がしっかりと行われているサービスを選ぶようにしましょう。
テレワークで解決すべき課題と必要なITシステム
前章ではテレワーク方式ごとに必要なITシステムを紹介しました。紹介したいずれかのテレワーク方式を導入することでテレワークを行う基盤ができあがります。
しかし、実際に業務を進めるためには以下のような解決すべき課題が出てきます。どの課題が出てくるかは企業によって異なるため、自社が抱えているものはどれか確認してみてください。
- ①コミュニケーションの円滑化
- ②勤怠管理
- ③採用活動
- ④セキュリティ強化
- ⑤営業活動
- ⑥事務作業
以上の課題を解決するためには、それぞれの業務を行えるITシステムの導入が必要です。どういったツールがあるのかを紹介していくので、ツール選びの参考にしてください。
①コミュニケーションの円滑化
テレワークではコミュニケーションが不足しやすいため、気軽にそしてスムーズに連絡できる環境を整備していきましょう。
電話やメールでもコミュニケーションは可能ですが、より円滑に連絡したいならビジネスチャットの導入がおすすめです。電話・メール・ビジネスチャットの違いは以下の通りです。
- 【電話】
- ・同時接続が必要
- ・リアルタイムで話を進められる
- ・複数人での会話が困難
- ・履歴が残らない
- 【メール】
- ・同時接続が不要で手軽
- ・返信が遅くなり話がスムーズに進まない
- ・複数人にも連絡できるが話の流れを追いづらい
- ・履歴は残るが1通ずつに分散されており不便
- 【ビジネスチャット】
- ・同時接続が不要で手軽
- ・挨拶文などが不要で返信スピードが速い
- ・複数人での連絡も容易で1画面で流れを把握できる
- ・履歴が1画面にまとまっているので管理が簡単
ビジネスチャットは同時接続が不要で手軽であり、履歴の管理が楽で会話もスムーズです。「即レス」をすればスピーディーな会話も可能なので、急を要する連絡でも安心でしょう。
ビジネスチャットの詳細は以下の記事をご覧ください。活用方法や選び方も紹介しています。
＞ビジネスチャットがテレワークに欠かせない理由｜業務効率を上げる活用方法も紹介
ちなみに、ビジネスチャットツールはクラウドで利用するものと、自社サーバーにシステムを構築するオンプレミス型があります。クラウド・アプリ、仮想デスクトップ、リモートアクセスの3つのテレワーク方式で利用可能です。
オンプレミス型については以下の記事を参考にしてください。
＞【ビジネスチャット】オンプレミス型のメリットデメリット・選び方のコツを紹介
②勤怠管理
テレワークでは出社がなく、誰がいつどのくらい働いているのかを把握できません。そのため、勤怠管理をどのように行うのかを事前に決めておくことが重要です。
テレワークの勤怠管理は以下2つの方法で行えます。
- ・勤怠管理専用のITシステムを利用：専用ツールなので使い勝手がよい
- ・ビジネスチャットを利用：情報が1つのツールに集約され管理が容易・低コスト
それぞれのメリットを考慮しつつ、自社はどちらがよいか検討してみましょう。勤怠管理をビジネスチャットで行う方法については、以下の記事でも取り上げています。
＞勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介
③採用活動
テレワーク環境で採用活動を行うためには、ビデオ通話を可能にするITシステムの導入が必要です。面接で応募者の顔や身なりを確認して、表情を見ながら会話をするためです。
Zoomなどは無料での利用も可能です。コストも安価なので導入しやすいでしょう。また、採用活動だけでなくWeb会議をするためのツールとしての活用もできます。
④セキュリティ強化
テレワークをするならセキュリティにも気をつかいましょう。テレワークでは使用するネット回線やデジタル機器が社員によって異なるからです。
ITシステムを導入するなら、セキュリティが強固なものを選ぶようにしましょう。たとえば、通信が暗号化されるものやデータが自動でバックアップされるものなどが挙げられます。
ITシステムのひとつであるビジネスチャットのセキュリティについて知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
＞ビジネスチャットのセキュリティリスクと対策方法｜ツール選びのコツから安全性を高める使用方法まで紹介
⑤営業活動
営業職をテレワークにする場合には、オンライン商談ツールの導入が必要です。オンライン商談ツールを使うと、顧客と対面せずともビデオ通話によって営業活動ができます。
⑥事務作業
事務作業を遠隔でスムーズにできるようにしていきましょう。
Wordなどのファイル編集ソフトをそろえることはもちろんのこと、完成した書類を提出したり共有したりするITシステムの導入も必要です。
クラウドに保存して共有するのも1つの方法ですが、すでに紹介したビジネスチャットにて資料の共有を行うのもよいでしょう。ITシステムを増やしすぎるとコストがかさみ、管理が大変になるからです。
コストをおさえたい方や管理を容易にしたい方はビジネスチャット、専用のシステムを使いたい方はクラウド共有システムの使用を検討してください。
テレワークシステムに最適なビジネスチャット『DiSCUS』
テレワークでのコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを導入するなら、シンプルなデザインですぐに使い方を覚えられるツールを選ぶのがおすすめです。
テレワークに切り替える際には複数のITシステムを導入することになり、すべての使い方を覚えるのは大変だからです。シンプルなデザインなら直感的に操作できるので、社員の負担が減るでしょう。
ちなみに『DiSCUS』は初めて使う場合でも、マニュアルを見ることなく操作できるよう設計されたビジネスチャットツールです。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末でも利用可能なので、出社日や出張の際にも便利です。
初期費用は無料、リーズナブルな利用料金で始められます。さらに詳しく知りたい方は、以下のリンクから無料で資料請求をお申し込みください。
まとめ｜自社にあったテレワークシステムを導入しよう
テレワークシステムについて紹介しました。
テレワーク方式によって導入するべきシステムが異なるので、まずは自社が行いたいテレワーク方式を決めるところから始めてみましょう。
その上でテレワーク中の業務を明確にし、業務にあったITシステムを導入するのがおすすめです。また、ITシステムはそれぞれ専門領域があるため、扱うシステムの数が多くなりすぎてしまうこともあります。
多すぎるとコストが高くなり、データ管理が難しくなります。たとえば、資料共有・勤怠管理・業務連絡をビジネスチャットツールで行うなど、1つのツールでまかなうようにするのもよいでしょう。
ビジネスチャットツールの導入を検討するなら複数のツールを比較して、自社に合うツールを見つけることが大切です。
以下の記事では、コストや社内or社外向けなのかなど複数の項目で19個のツールを比較しています。一覧表にまとめられているので、自社に合うツールをすぐに見つけられるでしょう。比較検討の時間短縮にぜひご活用ください。
