テレワークにおけるコミュニケーション不足を解決する3つの方法｜注意点も紹介
働きやすい職場や生産性の向上を目指すためにテレワークを導入する企業が増えています。しかし、テレワークを導入する際にはコミュニケーション不足が大きな課題となります。
コミュニケーション不足が起こらないように対策しないと、テレワークの導入によって働きにくい職場になったり、生産性が下がったりしてしまうリスクもあるからです。
そこでこの記事では、テレワークのコミュニケーション不足が起こる理由とその解決方法を紹介していきます。
【この記事の内容】
テレワークではコミュニケーションが不足しやすい理由
テレワークでは出社する通常勤務と比較して、コミュニケーションが不足しやすいです。テレワークでは相手の状況が見えにくく、話しかけるタイミングがわかりにくいためです。
相手の状況が見えれば、仕事中であっても相手が一息ついているタイミングなどで話しかけることができます。しかし、テレワークでは相手がどんなふうに仕事に取り組んでいるのかが見えず「邪魔にならないか？」「どんなニュアンスで伝えるべきか？」と悩んでしまうのです。
業務連絡であればこういった悩みがあってもしなければならないので、タイミングの良し悪しはともかくとしてコミュニケーションが発生します。しかし、雑談に関しては直接的には業務に必要がないためテレワークでは行われにくいです。
雑談がなくなると短期的には生産性が高まることもありますが、長期的に見ると職場の雰囲気が悪くなり生産性の低下を招きかねません。意識的に雑談が生まれやすい環境を整えることが重要なのです。
テレワークでコミュニケーション不足になると起こる問題
テレワークでは業務連絡がしにくくなり、雑談は意識しない限り行う機会がなくなってコミュニケーション不足に陥ってしまう可能性があります。
実際にテレワークでコミュニケーション不足が起こると、以下3つの問題が生じてきます。コミュニケーション不足への問題意識を高め、解決に向けて行動を始めていきましょう。
- ①勤怠管理がうまくいかない
- ②進捗状況の把握ができない
- ③チーム意識がすり減り孤独感が募る
①勤怠管理がうまくいかない
テレワークでは勤怠管理が難しくなります。出社することがなく、社員がどのくらいの時間に業務を開始しているのかが見えないからです。
チャットやメールで勤怠連絡をするなど、コミュニケーションがうまく取れていれば問題はありません。
そもそもテレワーク下での勤怠管理をどのように行うのかを事前に伝えたり、チャットツールを導入してコミュニケーション手段の確保をしたりしておきましょう。
②進捗状況の把握ができない
テレワークでコミュニケーションが不足すると仕事の進捗状況を把握できなくなります。
オフィスでの勤務であれば部下のデスク近くを通る際に、なんの業務をしているのか見て確認できます。しかし、テレワークでは相手の姿が見えないため、そもそも部下がいつどんな仕事をしているのかを把握できません。
お互いがきちんと言葉にして伝えあう必要があるのです。テレワーク下では気軽に連絡を取りあえる環境を整え、通常よりも報告・連絡・相談を密にするよう心がけていきましょう。
③チーム意識がすり減り孤独感が募る
コミュニケーションが不足するとチームへの所属感が薄れ、孤独感が募ることがあります。テレワークでは他の人の姿が見えず、視覚的にはひとりで働いているように感じられるからです。
コミュニケーションを取らなければ一緒に働く仲間とのつながりを感じにくいのです。孤独感が強くなっていくと仕事への意欲が下がり、離職に至ってしまうケースもあるでしょう。
人材の確保という視点からも、テレワーク下でのコミュニケーション環境は重要なのです。
テレワークのコミュニケーション不足を解決する方法
テレワークでのコミュニケーション不足を解消する方法として、以下3つを紹介していきます。
- ①業務内容を可視化・共有する
- ②進捗状況を共有できる場をつくる
- ③雑談をする時間や機会をつくる
①業務内容を可視化・共有する
まずは業務内容を可視化して社内で共有しましょう。業務内容や誰がどの業務を行なっているのかを明確にして、誰に連絡すべきなのかをわかりやすくするのです。
周囲の様子がわからないテレワークでは「サボっていると思われないか…」という不安や「あの人はちゃんと仕事をしているのか」といった疑念が生まれやすいです。こういった負の感情が生まれることも、業務内容の可視化によって防げます。
お互いを信頼し協力しあえる関係を築いていくためにも、業務内容の可視化・共有を徹底していきましょう。
②進捗状況を共有できる場をつくる
業務内容を明らかにできたら、社員同士が進捗状況を共有できる場をつくりましょう。具体的な方法としては、チャットツールの導入などが挙げられます。
部署やプロジェクト単位でグループチャットをつくれば、メッセージを1回送るだけで知っておいてほしい人全員に伝わります。メールでも情報共有は可能ですが、1通ずつ内容がバラバラになって管理に手間がかかります。
迅速に情報を共有したいのであれば、会話履歴が1画面ですぐに確認できるチャットの利用がおすすめです。
③雑談をする時間や機会をつくる
テレワーク下ではとくに雑談が不足しがちになるため、意識的に増やしていきましょう。
チャットツールを導入するのであれば、雑談できるグループチャットをつくるのがおすすめです。雑談してもよい場を会社が用意することで、社員が気兼ねなく話せるようになります。
グループチャットをつくるだけでもよいですが、そのままだとあまり参加しない人も出てくることでしょう。そのような場合には「始業10分間は雑談タイム」などと時間を決めて全員が雑談をするように促すのも効果的です。
また、会話がスムーズに進むように「最近あった嬉しかったこと」「昨日の晩御飯」など、話題を会社側から提供するのもよいでしょう。提供した話題をきっかけに話が膨らんで社内の雰囲気も明るくなっていきます。
ビジネスシーンでの雑談で使える話題については以下の記事を参考にしてください。
＞【フリートークのテーマ一覧】ビジネスシーンで話を盛り上げるためのテクニック
テレワークのコミュニケーション不足にはビジネスチャットが有効
テレワークのコミュニケーション不足を解消するなら、ビジネスチャットツールの導入がおすすめです。チャットならメールや電話よりも気軽で、リアルタイムの連絡ができるからです。
リアルタイムかつ履歴が残るチャットは、勤怠管理や進捗の把握にも向いています。チャットで勤怠管理・進捗の把握・業務連絡のすべてを行えば、データが分散することもないので管理も容易です。
＞勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介
さらにグループチャットを活用すればチームの一体感も得られるので、孤独を感じて仕事へのモチベーションが下がることも防げます。
ビジネスチャットは通常のチャットツールよりもセキュリティが強固なので、安心して利用できます。
ちなみに『DiSCUS』なら、シンプルな画面設計でデジタルツールが苦手な方でも直感的に操作できます。機能や導入手順などについてより詳しく知りたい場合には、以下のリンクから無料資料請求を申し込んでください。
テレワークのコミュニケーション不足の解決を目指す際の注意点
テレワークにおけるコミュニケーション不足の解決を目指す場合には、コミュニケーション過多にならないように注意してください。
コミュニケーションが多くなりすぎるとストレスを感じ、いわゆる「テレワーク疲れ」を引き起こす可能性があるからです。
たとえば、チャットツールを導入すると業務時間外も通知が気になるなどの問題が起きることもあります。
このように起こりうる問題を事前に知っておけば、チャットの利用時間をルールとして定めたり、通知設定を柔軟に変更できるツールを選んだりなどの対策ができます。
テレワークのチャット疲れが起きる原因と対処法を知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
＞テレワークのチャットで疲れる原因とその対策法｜持続可能な働き方を目指そう
まとめ｜テレワークのコミュニケーション不足を解決して生産性を高めよう
テレワークのコミュニケーション不足の原因とその解決方法を紹介しました。
コミュニケーション不足は業務にさまざまな問題をもたらします。一般的に生産性が高まるとされているテレワークも、コミュニケーション不足への対策をしておかないと生産性を下げてしまうことにもなりかねないのです。
テレワークのコミュニケーション不足の解消には、ビジネスチャットの導入がおすすめです。セキュリティ性能が高く、非同期かつリアルタイムでの連絡が可能だからです。
ビジネスチャットの導入がテレワークにどんなメリットがあるのか、より業務効率をアップさせるための活用方法を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
